7062 Planification de la présence à la prise d’inventaire physique

sept.-2022

Directives du BVG

Pour chacun des exemples mentionnés dans la NCA 501.A3, il faut examiner les éléments ci-dessous :

• Les risques d’anomalies significatives liés aux stocks.

  • Comprendre la nature des stocks et une valeur approximative, par établissement ou catégorie de stocks.

  • Connaître le volume des stocks, l’identification des articles de grande valeur, la méthode de comptabilisation des stocks et les conditions de déclaration d’obsolescence.

• La nature du contrôle interne relatif aux stocks.

  • Examiner les processus opérationnels et comptables et les systèmes connexes de contrôle interne permettant d’identifier tous les secteurs où des problèmes peuvent survenir.

  • Comprendre les procédures de séparation des exercices (c.-à-d. pour les marchandises en transit, les articles reçus/expédiés pendant le comptage et les articles en transit entre les établissements pendant le comptage).

• S’il y a lieu ou non de s’attendre à ce que des procédures adéquates soient établies par la direction et des instructions adéquates communiquées pour la prise d’inventaire physique.

  • Revoir les instructions et déterminer si elles ont été diffusées en temps opportun.

  • Évaluer les compétences du personnel affecté.

• Le moment de la prise d’inventaire physique.

  • Si le comptage n’est pas fait à la fin de l’exercice, examiner la fiabilité des données employées pour le report ou le redressement des soldes. Voir les directives sur le report à la section BVG Audit 7015.

• Les établissements où les stocks sont détenus par l’entité peuvent comprendre une ou plusieurs installations. Nous appelons « lieu de comptage » un établissement où nous observons le comptage effectué par l’entité. Nous devons :

  • Connaître l’emplacement des stocks et la méthode adoptée par l’entité pour vérifier l’existence des stocks à chaque établissement et pour chaque catégorie de stocks. En ce qui concerne le choix des établissements, consulter la partie « Sélectionner les emplacements à visiter » ci-après.

  • S’informer pour savoir si l’entité a confié des stocks à d’autres entités ou si des stocks appartenant à d’autres entités sont dans des locaux de l’entité. Voir la section BVG Audit 7068.

Note : Les NCA ou le Manuel d’audit du BVG ne stipulent aucun montant minimal de l’étendue, et le recours à des tests acceptation-rejet ou à un sondage en audit n’est pas exigé. Le choix des établissements est affaire de jugement professionnel. L’auditeur doit évaluer le profil de risques des établissements qui ne seront pas observés pour déterminer s’il a effectué des travaux suffisants en ce qui concerne le solde résiduel des stocks.

• Si la participation d’un expert choisi par l’auditeur est requise ou si l’on a recours à un expert choisi par la direction.

  • Examiner la nécessité de faire appel à un spécialiste ou à un expert pour établir les quantités ou vérifier l’évaluation des stocks en raison de caractéristiques des stocks ou de leur entreposage. Par exemple, le propriétaire d’une carrière peut vouloir faire l’inventaire d’un tas de pierres excavées. La circonférence et l’angle de repos du tas doivent être mesurés afin de calculer le volume qui doit ensuite être employé avec un facteur de conversion pour établir le poids de l’amas de pierres. L’auditeur examinera habituellement la possibilité de recourir aux services d’un expert qui exécuterait ce travail à sa place. Si l’auditeur choisit un expert externe ou un expert choisi par la direction qui accomplira cette tâche, il faut documenter les travaux effectués et mettre en œuvre des procédures d’audit, s’il y a lieu.. Voir la section BVG Audit 3090 pour obtenir des indications sur le recours à un expert choisi par l’auditeur.

Directives du BVG

Comme l’observation de l’inventaire physique se déroule en temps réel, il faut comprendre, avant le début de l’inventaire physique, la nature de l’inventaire qui sera observé et les procédures et contrôles que l’entité utilise pour faire le comptage. Il faut tenir compte de la nature et de la portée des procédures d’audit à appliquer à tous les secteurs clés, comme les secteurs suivants : le nombre de comptages par sondage et comment ils seront répartis sur diverses catégories de stocks; les tests du contrôle des étiquettes ou des feuilles de comptage de l’entité; l’identification des stocks obsolètes par l’entité; le traitement des stocks difficiles à compter; le traitement des écarts de comptage; les documents appartenant à l’entité qui sont à conserver (p. ex. une copie de la liste de contrôle des étiquettes ou des feuilles de comptage, une copie d’une partie ou de la totalité des étiquettes ou feuilles de comptage des stocks, préparées à la main ou générées par le système); et le moment où il faut faire appel à un membre plus expérimenté pour faire partie de l’équipe de mission. Le modèle Liste de contrôle de l’observation de l’inventaire physique peut faciliter la consignation en dossier des résultats de l’observation.

Il faut comprendre ce qu’il faut communiquer aux membres de l’équipe d’audit, qu’ils soient sur place ou non, au sujet des problèmes qui pourraient survenir pendant l’observation. Des problèmes pourraient exiger une solution immédiate de la part du responsable de la mission, du responsable de l’équipe, ou des deux. Ainsi, l’on examine habituellement au préalable le niveau des écarts dans les comptages par sondage dans divers secteurs qui peuvent ne pas être considérés comme significatifs ou encore exiger un nouveau comptage par l’entité. Comme des problèmes exigeant l’attention immédiate du responsable de la mission, du responsable de l’équipe, ou des deux, peuvent survenir pendant l’observation de la prise d’inventaire, il faut examiner si des plans appropriés ont été établis pour communiquer avec les membres appropriés de l’équipe de mission les problèmes qui pourraient survenir lors des procédures d’observation physique et les résoudre.

Il faut documenter la résolution de tels problèmes pendant l’observation de la prise d’inventaire ou aussitôt que possible par la suite.

Directives du BVG

Il est essentiel de bien consigner au dossier le travail exécuté pendant l’observation de la prise d’inventaire physique. Par exemple, les numéros de série des dernières marchandises reçues et expédiées ainsi que les données sur les mouvements constatés pendant la prise d’inventaire physique pourront servir plus tard à vérifier la séparation des exercices. Après la prise d’inventaire, il faudra faire le suivi des questions consignées dans les documents de travail au moment du comptage, y compris les cas apparents de stocks obsolètes ou en voie de détérioration.

Quand l’entité exploite un système d’inventaire permanent qui sert à établir le solde à la fin de la période, il faut évaluer, au moyen de la mise en œuvre de procédures additionnelles, si les motifs de tous les écarts significatifs entre les résultats de la prise d’inventaire physique et les données de l’inventaire permanent sont compris et si les données sont rajustées de façon appropriée.

Le modèle Liste de contrôle de l’observation de l’inventaire physique peut faciliter la consignation au dossier de l’observation.

Directives du BVG

La présence de l’auditeur lors de la prise d’inventaire physique peut servir de test des contrôles et/ou de procédure de corroboration à l’égard des stocks selon son évaluation des risques et son approche prévue. Pendant l’observation, l’auditeur inspecte l’état des stocks et observe les contrôles de la direction sur l’application des procédures de comptage, ainsi que sur l’enregistrement et le contrôle du comptage des stocks. L’auditeur observe aussi les mesures mises en place pour protéger les stocks, surtout les articles de valeur élevée susceptibles de vol. L’observation sert également de procédure de détection des fraudes pour vérifier que des quantités fictives de stocks ne sont pas enregistrées. Les éléments probants obtenus à la suite de l’observation de la prise d’inventaire découlent non seulement des comptages par sondage de l’auditeur, mais également d’autres procédures d’audit mises en œuvre pendant l’observation.

L’auditeur doit obtenir les informations de l’entité, y compris les instructions de la direction, assez tôt avant l’observation de la prise d’inventaire pour donner à l’équipe le temps de revoir ces informations et de communiquer avec la direction si des modifications sont jugées nécessaires.

Dans le cadre de son examen des instructions, l’auditeur obtient une compréhension des méthodes appliquées par l’entité pour quantifier ses stocks pendant le comptage (p. ex. dénombrement, pesage, lecture d’un compteur, état d’avancement des travaux en cours). Si les équipes de comptage comptent utiliser des balances ou des lectures de compteur, l’auditeur doit comprendre (et tester lors de l’observation de la prise d’inventaire) la calibration des balances et des compteurs dans la mesure jugée utile. Il doit aussi relever les articles qui peuvent être difficiles à quantifier (par exemple estimer une pile de charbon en vrac) et, le cas échéant, il doit aussi identifier le processus appliqué par la direction pour convertir les quantités mesurées en vue de les inscrire dans le grand livre général. Cette compréhension permettra à l’auditeur de déterminer les compétences spécialisées dont il pourrait avoir besoin et l’étendue des travaux à réaliser au cours de l’observation de la prise d’inventaire.

Dans certains cas, l’entité peut fixer un seuil de tolérance à l’égard des écarts relevés dans les estimations au cours d’un comptage. Lorsqu’il planifie son observation de la prise d’inventaire, l’auditeur évalue le caractère approprié des seuils de tolérance de la direction en vue de déterminer si les montants consignés dans le registre d’inventaire permanent seront ajustés en fonction des résultats de l’inventaire physique. Pour ce faire, l’auditeur peut notamment évaluer le caractère significatif de l’inexactitude possible et déterminer si cette inexactitude possible serait ou pourrait être significative. Si l’auditeur conclut que le seuil fixé n’est pas approprié, il doit en discuter avec la direction, déterminer si cela a des conséquences sur les contrôles et comprendre l’ampleur de l’ajustement au seuil qui sera apporté avant le comptage.

Les entités peuvent faire appel à une tierce partie pour réaliser les procédures de comptages au nom de la direction. Le recours à une tierce partie pour faire les comptages ne modifie en rien la responsabilité qu’a l’auditeur d’évaluer l’équipe de comptage et de mettre en œuvre des comptages par sondage.

Les questions importantes sont :

• l’examen et l’approbation des instructions par un dirigeant compétent et leur communication effective aux personnes qui participent au comptage;

• la façon dont les personnes effectuant les comptages détermineront ou enregistreront l’état d’avancement des stocks de produits en-cours;

• l’existence d’instructions précises sur les mesures à prendre pour faire un suivi des écarts relevés (p. ex. procéder à un nouveau comptage);

• l’établissement de procédures adéquates permettant de contrôler l’utilisation des étiquettes d’inventaire ou des feuilles de comptage par les équipes de comptage (par exemple, au moyen d’étiquettes ou de feuilles de comptage préalablement numérotées et le retour avec explications de toutes ces étiquettes et feuilles de comptage, y compris les étiquettes et feuilles de comptage utilisées, inutilisées et annulées) et de tenir compte de la séparation des tâches entre les personnes chargées de contrôler les étiquettes et les feuilles de comptage, de compter les stocks et d’enregistrer les étiquettes d’inventaire ou les feuilles de comptage remplies dans les dossiers d’inventaire;

• la détermination de l’existence des informations nécessaires pour identifier correctement les stocks et retracer ultérieurement les comptages par sondage dans les listes d’inventaire qui sont faciles à utiliser;

• la détermination de la composition des équipes de comptage des stocks à savoir si elles comprennent :

  • des personnes en mesure d’établir la nature et la qualité des éléments,

  • des personnes qui proviennent de services auxquels n’incombe aucune responsabilité en matière de garde, de déplacement et d’enregistrement de stocks.

  • Si les deux conditions ci-dessus ne sont pas réunies, il faudra peut-être réviser l’étendue du travail exécuté afin d’établir qu’un comptage complet et exact a été fait et que les stocks à rotation lente, obsolètes et endommagés sont correctement identifiés. Cela peut vouloir dire de demander à l’entité de recompter ses stocks, puis de mettre en œuvre des comptages par sondage supplémentaires.