Annual Audit Manual

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2043 Exemples d’utilisation de données électroniques détaillées de l’entité
juin-2018

Contenu de la présente section

Compréhension des activités de l’entité

Tests liés aux contrôles

Aperçu

La présente section donne des exemples précis de l’utilisation qui peut être faite de données électroniques détaillées de l’entité.

Compréhension des activités de l’entité

Directives du BVG

Exemple 1

Supposons que l’auditeur a utilisé le diagramme ci-dessous produit par un outil d’analyse des données pour acquérir une compréhension des processus opérationnels de l’entité liés aux achats et aux créditeurs. Ce diagramme de Venn montre le nombre d’utilisateurs ayant créé des bons de commande, des factures et des bons de réception de marchandises pour des opérations d’achat au cours de la période d’audit. Les intersections mettent en évidence le nombre d’utilisateurs ayant créé plus d’un document, mais pas nécessairement pour la même opération d’achat. Un utilisateur peut faire un « zoom avant » pour voir les opérations comprises dans chaque intersection et déterminer si des utilisateurs ont créé un bon de commande, un bon de réception de marchandises et une facture pour une seule opération d’achat.

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Description de l’image

Ce diagramme de Venn montre les types d’activités des utilisateurs d’une société pour la période du 1er avril 2017 au 31 mars 2018.

Les trois cercles représentent les utilisateurs ayant créé des bons de commande, des bons de réception de marchandises et des factures.

Dans l’ensemble, il y avait :

  • 64 utilisateurs;
  • 16 547 bons de commande;
  • 25 195 bons de réception de marchandises;
  • 43 755 factures.

Les activités des utilisateurs se répartissent comme suit :

  • 11 utilisateurs ont créé un bon de commande seulement;
  • 23 utilisateurs ont créé un bon de commande et un bon de réception de marchandises;
  • 2 utilisateurs ont créé un bon de commande et une facture;
  • 1 utilisateur a créé un bon de commande, un bon de réception de marchandises et une facture;
  • 16 utilisateurs ont créé un bon de réception de marchandises seulement;
  • 2 utilisateurs ont créé un bon de réception de marchandises et une facture;
  • 9 utilisateurs ont créé une facture seulement.

Dans cet exemple, supposons que l’auditeur a relevé un cas où la même personne a créé le bon de commande, le bon de réception de marchandises et la facture.

L’entité avait déjà affirmé que, dans le cadre du contrôle lié à la séparation des tâches, une même personne ne peut pas créer le bon de commande, le bon de réception de marchandises et la facture. En utilisant l’outil d’analyse des données, l’auditeur peut ainsi acquérir une compréhension du processus, ce qui l’aide à cibler les efforts d’audit sur les secteurs exposés à un risque potentiel.

L’auditeur évalue les raisons de l’écart par rapport au processus attendu de l’entité en demandant des explications de la direction et en examinant la documentation de tiers. Il exerce son jugement pour évaluer la conception et la mise en place des contrôles liés aux achats de l’entité et déterminer l’incidence, s’il y a lieu, sur le niveau d’appui prévu sur les contrôles.

Exemple 2

Dans le cadre du processus d’acquisition d’une compréhension des activités et des processus opérationnels de l’entité, l’équipe d’audit a utilisé les outils d’analyse de données disponibles pour produire un rapport indiquant les totaux de toutes les écritures par compte du grand livre général et du grand livre auxiliaire. Il est également possible de consulter les totaux sous-jacents par mois et par écriture de journal individuelle par une analyse plus détaillée.

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Description de l’image

Cet exemple de rapport présente les totaux des écritures de journal pour des comptes et des documents comptables fictifs. Il s’agit d’un graphique sommaire à des fins d’exemple seulement et les montants sont exprimés en milliers de dollars.

  • Le compte 2500 — Comptes clients comprend les documents comptables connexes suivants :
  • un solde d’ouverture (balance de vérification) de 24 385 000 $;
  • des écritures pour ventes inscrites au débit de 143 097 000 $;
  • aucune écriture pour achats;
  • des écritures pour encaisse inscrites au crédit de moins 139 335 000 $;
  • des écritures pour mémoire inscrites au crédit de moins 299 000 $;
  • un solde de fermeture (balance de vérification) de 27 848 000 $ :
    • Une écriture pour mémoire faite dans le compte des créances dont les écritures proviennent normalement du grand livre des ventes (factures) et des comptes bancaires (paiements reçus); des enquêtes ont révélé un problème temporaire lié aux droits d’accès pour les écritures de journal.

Le compte 2501 — Provision pour créances douteuses comprend les documents comptables connexes suivants :

  • un solde d’ouverture de moins 2 445 000 $;
  • aucune écriture pour ventes, pour achats ou pour encaisse;
  • des écritures pour mémoire de 2 211 000 $ inscrites au débit;
  • des écritures pour mémoire de moins 2 000 000 $ inscrites au crédit :
    • Un ajout à la provision pour créances douteuses de 2 millions. En faisant une analyse plus détaillée des données, le rapport montrait une écriture faite avant la fin de l’exercice, dont l’équipe d’audit pourrait discuter directement avec la direction. De plus, une des 12 écritures inscrites au débit de ce compte représentait 80 % du total du crédit. L’équipe de mission a utilisé des tests ciblés pour vérifier cette écriture.
  • un solde de fermeture de moins 2 234 000 $.

Le compte 3010 — Taxe sur la valeur ajoutée (TVA) de 19 % à payer comprend les documents comptables connexes suivants :

  • aucun solde d’ouverture et aucune écriture pour achats, pour encaisse ou pour mémoire;
  • des écritures pour ventes inscrites au crédit de moins 21 090 000 $ :
    • Un rapprochement facile entre la TVA à payer et les ventes connexes (= 19 % des ventes nettes classées comme des ventes taxables), ce qui a facilité l’audit des procédures relatives aux taxes.
  • un solde de fermeture de moins 21 090 000 $.

Le compte 3011 — TVA à récupérer comprend les documents comptables connexes suivants :

  • aucun solde d’ouverture et aucune écriture pour ventes, pour encaisse ou pour mémoire;
  • des écritures pour achats inscrites au débit de 15 887 000 $;
  • un solde de fermeture de 15 887 000 $.

Le compte 8000 — Ventes taxables, TVA à 19 % comprend les documents comptables connexes suivants :

  • aucun solde d’ouverture et aucune écriture pour achats, pour encaisse et pour mémoire;
  • des écritures pour ventes inscrites au débit de 14 553 000 $ :
    • Une partie importante des ventes (12 %) sont réglées par des notes de crédit. En faisant une analyse plus détaillée des données, l’équipe d’audit a constaté : a) que le traitement des ventes est de qualité insuffisante et entraîne des frais de manutention et la production de notes de crédit subséquents et b) que deux notes de crédit avaient été produites juste avant la clôture de l’exercice, ce qui révèle une fraude liée à la séparation des périodes;
  • des écritures pour ventes inscrites au crédit de moins 125 556 000 $;
  • un solde de fermeture de moins 111 002 000 $.

Le compte 8001 — Ventes exemptées de la TVA comprend les documents comptables connexes suivants :

  • aucun solde d’ouverture et aucune écriture pour achats, pour encaisse ou pour mémoire;
  • des écritures pour ventes inscrites au crédit de moins 11 005 000 $ :
    • Une partie importante des ventes ne sont pas prises en considération dans le calcul de la TVA à payer. Plus tard, une enquête a permis de confirmer qu’il s’agissait de « ventes à l’étranger » qui étaient effectivement exemptées de la TVA.
  • un solde de fermeture de moins 11 005 000 $.

L’analyse du rapport a permis à l’équipe d’audit d’effectuer ou de constater ce qui suit :

  1. Un rapprochement facile entre la TVA à payer et les ventes connexes (= 19 % des ventes nettes classées comme des ventes taxables), ce qui a facilité l’audit des procédures relatives aux taxes.

  2. Une partie importante des ventes (12 %) sont réglées par des notes de crédit. En faisant une analyse plus détaillée des données, l’équipe d’audit a constaté : a) que le traitement des ventes est de qualité insuffisante et entraîne des frais de manutention et la production de notes de crédit subséquents et b) que deux notes de crédit avaient été produites juste avant la clôture de l’exercice, ce qui révèle une fraude liée à la séparation des périodes.

  3. Une partie importante des ventes ne sont pas prises en considération dans le calcul de la TVA à payer. Plus tard, une enquête a permis de confirmer qu’il s’agissait de « ventes à l’étranger » qui étaient effectivement exemptées de la TVA.

  4. Une écriture faite dans le compte des créances dont les écritures proviennent normalement du grand livre des ventes (factures) et des comptes bancaires (paiements reçus). Des enquêtes ont révélé un problème temporaire lié aux droits d’accès pour les écritures de journal.

  5. Un ajout à la provision pour créances douteuses de 2 millions. En faisant une analyse plus détaillée des données, le rapport montrait une écriture faite avant la fin de l’exercice, dont l’équipe d’audit pourrait discuter directement avec la direction. De plus, une des 12 écritures inscrites au débit de ce compte représentait 80 % du total du crédit. L’équipe de mission a utilisé des tests ciblés pour vérifier cette écriture.

En gros, un tel rapport :

  1. permet à l’équipe d’audit d’acquérir une compréhension générale des activités de l’entité (planification);

  2. identifie les risques d’audit (nouveaux ou accrus) liés à des reports au grand livre général ou à des postes des états financiers particuliers (planification);

  3. fait ressortir des points à examiner ou des déficiences possibles dans l’environnement de contrôle interne de l’entité (planification ou audit intermédiaire);

  4. fournit à l’équipe d’audit des informations pour évaluer la qualité et l’efficience des processus administratifs et de clôture des comptes (audit intermédiaire ou de clôture).

Ce rapport aide donc l’équipe de mission à obtenir des informations pertinentes sur les activités de l’entité et leur incidence financière, et à concevoir un audit mieux ciblé et axé sur les risques. Elle peut ainsi accroître :

  • Sa connaissance de la façon dont l’entité fait des affaires et conçoit ses processus opérationnels, administratifs et informatiques, ainsi que ses processus d’information et de communication. Cela donne à l’équipe de mission l’occasion de confirmer ses connaissances des activités de l’entité et de communiquer ces informations générales avec l’entité.

  • La qualité des questions posées à l’entité.

  • L’efficacité et l’efficience du processus d’audit, étant donné que l’équipe de mission peut consacrer moins de temps et d’attention aux secteurs d’audit comportant des risques plus faibles.

Exemple 3

Dans le cadre du processus d’acquisition d’une compréhension des activités de l’entité, l’équipe de mission a utilisé les outils d’analyse des données disponibles pour mieux comprendre les systèmes d’information et de communication de l’entité et a produit un rapport qui analyse le compte des produits et les notes de crédit recensées. Le rapport a indiqué que 13,86 % des factures étaient assorties de notes de crédit qui représentaient 11,32 % du solde des produits.

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Description de l’image

Cet exemple de diagramme présente le montant total et le montant du crédit par mois en 2009 et en 2019. Les montants ont varié à la fois en 2009 et en 2019. Les montants totaux les plus élevés ont atteint plus de 200 000, tandis que les montants du crédit les plus élevés dépassaient 40 000 $. Les montants totaux les moins élevés étaient d’environ 65 000 $, tandis que les montants du crédit les moins élevés étaient d’environ 0 $. Les montants par mois en 2009 et en 2019 étaient les suivants :

  • En janvier 2009, le montant total était supérieur à 120 000 $ et le montant du crédit était d’environ 20 000 $.
  • En février 2009, le montant total était supérieur à 120 000 $ et le montant du crédit était d’environ 20 000 $.
  • En mars 2009, le montant total était d’environ 140 000 $ et le montant du crédit était de 0 $.
  • En avril 2009, le montant total était supérieur à 100 000 $ et le montant du crédit était d’environ 20 000 $.
  • En mai 2009, le montant total était inférieur à 160 000 $ et le montant du crédit était d’environ 30 000 $.
  • En juin 2009, le montant total était supérieur à 160 000 $ et le montant du crédit était de moins de 5 000 $.
  • En juillet 2009, le montant total était supérieur à 80 000 $ et le montant du crédit était d’environ 5 000 $.
  • En août 2009, le montant total était d’environ 110 000 $ et le montant du crédit était inférieur à 5 000 $.
  • En septembre 2009, le montant total était supérieur à 180 000 $ et le montant du crédit était supérieur à 40 000 $.
  • En octobre 2009, le montant total était supérieur à 160 000 $ et le montant du crédit était d’environ 30 000 $.
  • En novembre 2009, le montant total était supérieur à 160 000 $ et le montant du crédit était supérieur à 30 000 $.
  • En décembre 2009, le montant total était supérieur à 140 000 $ et le montant du crédit était inférieur à 5 000 $.
  • En janvier 2019, le montant total était d’environ 180 000 $ et le montant du crédit de 0 $.
  • En février 2019, le montant total était supérieur à 140 000 $ et le montant du crédit était supérieur à 40 000 $.
  • En mars 2019, le montant total était supérieur à 200 000 $ et le montant du crédit était de 0 $.
  • En avril 2019, le montant total était supérieur à 150 000 $ et le montant du crédit était supérieur à 40 000 $.
  • En mai 2019, le montant total était supérieur à 140 000 $ et le montant du crédit était d’environ 5 000 $.
  • En juin 2019, le montant total était d’environ 205 000 $ et le montant du crédit était supérieur à 5 000 $.
  • En juillet 2019, le montant total était d’environ 120 000 $ et le montant du crédit était d’environ 20 000 $.
  • En août 2019, le montant total était d’environ 80 000 $ et le montant du crédit était de 0 $.
  • En septembre 2019, le montant total était d’environ 100 000 $ et le montant du crédit était d’environ 20 000 $.
  • En octobre 2019, le montant total était d’environ 90 000 $ et le montant du crédit était d’environ 0 $.
  • En novembre 2019, le montant total était d’environ 65 000 $ et le montant du crédit était d’environ 40 000 $.
  • En décembre 2019, le montant total était d’environ 80 000 $ et le montant du crédit était d’environ 5 000 $.

D’après l’analyse :

  • Une partie des notes de crédit comptabilisées après la clôture de l’exercice aurait dû être comptabilisée au cours de l’exercice considéré.

  • En raison du nombre élevé de notes de crédit en avril, l’équipe de mission a effectué des sondages de démarcation additionnels pour les éléments comptabilisés autour de cette date et aucune anomalie n’a été détectée. Toutefois, les notes de crédit en avril découlaient de problèmes de qualité, ce qui a entraîné une discussion avec la direction au sujet du montant approprié de la provision pour garanties.

  • L’analyse a permis de déterminer que l’approbation des notes de crédit constitue un sous-processus important au sein du processus opérationnel lié aux produits et aux créances. Ainsi, l’auditeur a correctement intégré le test des notes de crédit aux procédures de test des contrôles relatifs aux processus opérationnels des produits et des créances.

  • Faisant preuve d’esprit critique, l’équipe de mission s’est renseignée auprès de la direction sur les raisons pour lesquelles un nombre aussi élevé de notes de crédit avaient été produites. La direction a fait enquête et il semblerait que la plupart des notes de crédit seraient liées à des différences de prix. En modifiant la configuration des prix dans l’application, la direction a pu réduire de façon importante le nombre de notes de crédit.

Par conséquent, grâce à l’analyse ci-dessus et aux précisions obtenues, l’équipe de mission a pu acquérir une compréhension du processus et des problèmes sous-jacents, ce qui l’a aidée à axer l’audit sur les secteurs de risque.

Tests liés aux contrôles

Directives du BVG

Exemple 1

Pour acquérir une compréhension de la conception des activités de contrôle de l’entité et tester leur fonctionnement, l’auditeur a utilisé le rapport ci-après portant sur les processus opérationnels liés aux achats et aux créditeurs, qui a été produit au moyen d’un outil d’analyse des données. Le rapport présente une analyse de toutes les factures enregistrées au cours de la période et un rapprochement entre celles-ci et les bons de commande (BC) ou bons de réception de marchandises (BRM) correspondants en réexécutant le « contrôle par triple rapprochement » de l’entité. Le rapport met en correspondance les informations pertinentes (p. ex. les quantités et les prix par unité) apparaissant sur la facture du fournisseur et celles figurant sur le bon de commande ainsi que les quantités réellement reçues indiquées sur le BRM. La mise en correspondance est effectuée au niveau des éléments. Il est possible de saisir un prix ou une quantité comme seuil de tolérance, car l’entité applique, dans certains cas, un seuil de tolérance prédéterminé dans le cadre du contrôle par triple rapprochement.

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Description de l’image

Cet exemple de diagramme à secteurs a été produit pour une société pour la période du 1er avril 2017 au 31 mars 2018 et montre le nombre de factures qui correspondaient aux bons de commande ou aux bons de réception de marchandises. Voici les informations du diagramme :

  • Le nombre de factures qui correspondaient avec un seuil de tolérance était de 45 127, ce qui représente environ la moitié du montant total.
  • Le nombre d’écarts entre les bons de commande et les factures était de 19 002, ce qui représentait moins du quart du montant total.
  • Le nombre de factures qui correspondaient aux bons de réception de marchandises et aux bons de commande était de 64 129, soit environ les trois quarts du montant total.
  • Moins du quart du montant total représentait des factures qui correspondaient aux bons de commande.
  • Un faible nombre de factures n’avait aucun document lié, et un encore plus petit nombre de factures correspondait à des bons de réception de marchandises d’une période antérieure.
  • Le nombre d’éléments était de 88 494.
  • Le montant net (éléments) était de 117 401 334,05 $.
  • Le nombre de factures était de 43 755.
  • Le montant net était de 117 401 334,05 $.
  • La taxe sur la valeur ajoutée était de 15 279 607,60 $.
  • Le montant brut était de 132 680 941,65 $.
  • Les bons de réception de marchandises ne comprennent pas généralement les prix unitaires. Les prix qui y figurent n’ont donc pas été rapprochés avec les factures.
  • Les écarts de prix correspondent à l’écart maximal par élément lorsqu’un élément de la facture est lié à plusieurs bons de commande.

En n’utilisant aucun seuil de tolérance, l’auditeur note qu’environ 30 % des éléments comportaient des écarts entre le bon de commande et la facture. Après avoir examiné le contrôle de l’entité et demandé des informations à la direction, l’auditeur apprend que l’entité accepte un écart de prix de 2 % entre le bon de commande, le bon de réception de marchandises et la facture. Après avoir refait l’analyse en tenant compte du seuil de tolérance de 2 % de l’entité, l’auditeur a noté qu’il n’y avait que des achats pour lesquels il y avait un écart entre le BC/BRM et la facture. Ensuite, l’auditeur a mis en œuvre des procédures de suivi pour évaluer si les deux achats ayant un écart de prix supérieur au seuil de tolérance avaient été approuvés par le gestionnaire des achats conformément aux procédures de contrôle de l’entité. Il a constaté que l’approbation avait été obtenue et documentée.

L’auditeur a aussi effectué des tests concernant la fiabilité des informations sous-jacentes produites par le système de l’entité qui servent à produire ce rapport (y compris le rapprochement des éléments avec les factures et les bons de réception de marchandises de tiers). Aucune exception n’a été relevée.

Ce rapport ainsi que les tests supplémentaires réalisés ont aidé l’auditeur à évaluer la conception et le fonctionnement du contrôle par rapprochement des factures de l’entité.

Exemple 2

Dans le cadre du processus d’acquisition d’une compréhension des activités de contrôle de l’entité, l’équipe de mission a produit à l’aide des outils d’analyse des données disponibles un rapport qui a recensé les numéros des écritures de journal manquantes pour un compte donné, en l’occurrence, les charges/créditeurs :

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Description de l’image

L’image montre un exemple de rapport contenant les numéros d’écritures de journal manquants de la société. Le premier tableau comprend les renseignements suivants :

  • Début de l’exercice/de la période en 201X-000
  • Fin de l’exercice/de la période en 201X-012
  • Fourchettes de numéros distinctes par journal

Le deuxième tableau comporte les renseignements suivants :

  • Le numéro d’écriture manquant est le 258-540000, le prochain numéro d’écriture est le 540001 et la date est le 30‑01‑201X.
  • Le numéro d’écriture manquant est le 541264-640000, le prochain numéro d’écriture est le 640001 et la date est le 16‑01‑201X.
  • Le numéro d’écriture manquant est le 640573, le prochain numéro d’écriture est le 640574 et la date est le 29‑05‑201X.
  • Le numéro d’écriture manquant est le 641145, le prochain numéro d’écriture est le 641146 et la date est le 02‑12‑201X.
  • Le numéro d’écriture manquant est le 641195, le prochain numéro d’écriture est le 641196 et la date est le 31‑12‑201X.
  • Le numéro d’écriture manquant est le 641210-641211, le prochain numéro d’écriture est le 641212 et la date est le 30‑11‑201X.
  • Le numéro d’écriture manquant est le 641217, le prochain numéro d’écriture est le 641218 et la date est le 10‑12‑201X.
  • Le numéro d’écriture manquant est le 641222-4000007, le prochain numéro d’écriture est le 4000008 et la date est le 28‑01‑201X.

Selon l’analyse du rapport :

  • Il est possible de supprimer certaines écritures du système d’information sans créer une piste d’audit. Après enquête, il semblerait que les écritures manquantes étaient liées à des factures incorrectes. L’équipe de mission a signalé le problème à la direction, qui ne savait pas que les employés pouvaient supprimer des écritures de cette façon. Pour corriger la situation, les droits d’utilisateur de l’application ont été mis à jour.

  • Dans un des cas relevés, l’écriture de journal a été supprimée à la demande de la direction. Bien que cela n’ait donné lieu à aucune erreur significative, l’équipe de mission a pris ce cas en considération lorsqu’elle a évalué le risque de contournement des contrôles par la direction.

  • L’écriture manquante du 31 décembre aurait dû être comptabilisée dans l’exercice considéré. Les charges et les créditeurs à la clôture de l’exercice ont donc été sous-évalués. Une écriture de correction a été préparée, puis comptabilisée par la direction.

L’analyse des données électroniques détaillées a donc contribué à l’efficience et à l’efficacité des procédures d’audit suivantes :

  1. évaluation des activités de contrôle;
  2. évaluation du risque de contournement des contrôles par la direction;
  3. sondages de démarcation visant les créditeurs;
  4. communication d’une déficience du contrôle.