7542 Communication avec le conseiller juridique externe de l’entité

sept.-2022

Directives du BVG

L’auditeur doit consigner au dossier les raisons d’exclure, s’il y a lieu, le conseiller juridique de l’entité des destinataires des demandes d’informations.

En général, les lettres de demandes d’information que le Bureau envoie au conseiller juridique externe, après avoir obtenu l’accord de la direction, contiennent aussi un paragraphe dans lequel il est demandé expressément au conseiller juridique externe de fournir, pour chaque procès ou litige significatif, les informations suivantes :

• si le procès représente une obligation actuelle ou possible;
• si une sortie de ressources est probable ou faible;
• s’il est possible d’estimer la sortie de ressources de manière fiable, dans l’éventualité où une sortie de ressources est probable.

Les demandes d’informations sont habituellement adressées au principal conseiller juridique externe de l’entité, à tout autre conseiller juridique externe chargé de questions importantes et au conseiller juridique interne de l’entité, le cas échéant. De plus, l’auditeur doit songer à envoyer ces lettres aux autres conseillers juridiques externes auxquels l’entité a eu recours dans le passé et à ceux auxquels des paiements sont effectués, même si aucune question en particulier n’a été portée à leur attention.

Le conseiller juridique qui se limite à confirmer si les procès et litiges sont terminés ne répond pas à titre d’expert choisi par la direction de l’entité. Le conseiller juridique n’est considéré comme un expert choisi par la direction que lorsqu’il fournit à l’entité des estimations dont elle se sert dans la préparation des états financiers. Se reporter à la section BVG Audit 3111 pour obtenir des directives pour les cas où un conseiller juridique agit à titre d’expert choisi par la direction.

Directives additionnelles concernant certains aspects de la préparation des confirmations juridiques

La NCA 501 (CA25b-CA25c) et les directives du BVG indiquent que les équipes de mission peuvent adresser des lettres de demandes d’informations au conseiller juridique interne de l’entité. Dans de tels cas, les équipes de mission doivent s’interroger sur la pertinence et la fiabilité des informations obtenues. Toutefois, il faut recourir à un conseiller juridique interne uniquement si l’entité n’est pas représentée par un conseiller juridique externe ou si le montant global possible dans le cadre du litige n’est pas significatif.

Dans les cas où la direction est incertaine des facteurs à inclure dans sa lettre de réponse à la lettre de demandes d’informations, les équipes de mission doivent encourager la direction à aborder ces questions avec le cabinet d’avocats avant de finaliser sa lettre.   

En général, un seuil ne doit être utilisé que s’il y a un nombre important de litiges ou de litiges possibles. Les équipes de mission doivent faire preuve de jugement professionnel au moment d’établir le seuil, mais ce seuil doit se situer entre le seuil de report au SANC et le seuil de signification pour les travaux et être appliqué selon le montant possible dans le cadre du litige. Les équipes de missions devraient consulter les Services d’audit si elles ont des questions quant à l’applicabilité du seuil.

Les communications orales

Dans certaines circonstances, il peut être approprié que l’auditeur recueille les réponses du conseiller juridique lors d’une rencontre. Bien qu’il soit préférable que l’auditeur obtienne des réponses écrites, il est reconnu qu’une rencontre peut être souhaitable dans certaines circonstances pour discuter par exemple de cas où l’exercice du jugement est complexe. Le conseiller juridique devra alors être informé que l’auditeur accordera la même importance à l’information transmise oralement qu’à celle transmise par écrit. Lors d’une rencontre, dans la mesure du possible, deux représentants du BVG doivent être présents afin de prévenir tout malentendu à l’égard des réponses du conseiller juridique.

L’auditeur consigne au dossier tout le contenu de la discussion et les conclusions établies. Une copie de ce document (ou un résumé) devra ensuite être envoyée au conseiller juridique, accompagnée d’une lettre dans laquelle on lui demande de confirmer (par écrit ou oralement) si le résumé écrit reflète une compréhension adéquate des questions discutées lors de la rencontre.

L’auditeur peut aussi envoyer une copie de ce document à un représentant de l’entité qui a assisté à la réunion et lui demander d’apposer ses initiales sur le document, puis de renvoyer le document signé au BVG. Ce document constituera un élément probant du processus de corroboration.

L’auditeur peut rencontrer le conseiller juridique ou communiquer avec lui par téléphone pour aborder des questions de moindre importance au sujet desquelles il veut des éclaircissements ou pour actualiser de l’information. L’auditeur n’a alors pas besoin de demander au conseiller juridique de confirmer par écrit le contenu de ces discussions.

Dans les situations décrites ci-dessus, l’auditeur doit garder à l’esprit que les éléments probants découlant de communications orales sont moins convaincants qu’une réponse écrite satisfaisante du conseiller juridique. L’auditeur doit évaluer le caractère adéquat des réponses fournies oralement avant de tirer des conclusions dans des situations complexes.

Mise à jour des procédures

L’auditeur doit obtenir les déclarations des conseillers juridiques à une date la plus rapprochée possible de la date du rapport d’audit.

Dans l’éventualité où la date de la réponse ne serait pas suffisamment proche de la date du rapport d’audit, l’auditeur pourra prendre en considération les facteurs suivants afin de déterminer s’il convient de faire une autre demande d’informations :

• le temps qui sépare la date de la réponse (ou une date d’entrée en vigueur antérieure, si la réponse l’indique) de la date du rapport d’audit;

• le nombre et l’importance des questions abordées dans la réponse du conseiller juridique;

• la probabilité que des événements plus récents soient survenus au sujet des questions comprises dans la réponse du conseiller juridique;

• la fiabilité des politiques et procédures de l’entité visant à identifier, à évaluer et à comptabiliser les procès et litiges.

Bien qu’il soit préférable que la demande d’informations supplémentaire soit faite par écrit, l’auditeur devra parfois la faire oralement, en raison de contraintes de temps. Il devra alors consigner toute réponse fournie oralement et demander au conseiller juridique de confirmer par écrit ses réponses lorsque ces dernières diffèrent grandement des réponses fournies dans la première lettre.

Directives du BVG

L’auditeur doit évaluer si chaque réponse reçue, qu’elle soit écrite ou orale, est adéquate et complète en fonction des considérations suivantes :

• la réponse porte sur toutes les questions soulevées dans la demande d’informations;
• la réponse est claire et précise;
• la réponse contient toutes les déclarations requises, par exemple, elle indique à l’entité si le conseiller juridique est au courant de litiges qui auraient pu être omis de la liste détaillée.

Lorsque l’auditeur évalue la présentation et la comptabilisation des éventualités par l’entité, ainsi que la détermination des incidences possibles sur l’étendue de l’audit et le rapport de l’auditeur, il doit examiner les réponses, y compris les mises en garde qu’elles pourraient contenir. L’auditeur doit ensuite évaluer les estimations et les informations fournies par l’entité à la lumière de ces réponses.

Voici les autres points que l’auditeur doit prendre en considération lorsqu’il examine les réponses du conseiller juridique :

• Les compétences du conseiller juridique — Lorsqu’il évalue la réponse du conseiller juridique, l’auditeur doit se demander s’il a des raisons de douter des compétences professionnelles et de la réputation de cette personne. S’il sait que le conseiller juridique est qualifié, il n’est pas nécessaire de demander des informations particulières. Dans le cas contraire (p. ex. si un conseiller juridique dont on ne connaît pas la réputation représente l’entité dans ce qui semble être une cause importante), il pourrait se renseigner dans les milieux du droit et des finances sur les antécédents professionnels, la réputation et la qualité pour agir du conseiller juridique, et examiner les informations contenues dans les publications juridiques. Une fois qu’il est satisfait, l’auditeur peut accepter l’opinion du conseiller juridique à propos d’une question de droit, à moins qu’elle ne semble déraisonnable.

• L’étendue de l’investigation — On s’attend à ce que le conseiller juridique de l’entité porte une attention au fond de la question pour préparer sa réponse. Cependant, il est difficile de définir avec exactitude ce qu’on entend par « porter une attention au fond », expression qui peut avoir différentes interprétations. L’auditeur doit lire la réponse du conseiller juridique attentivement et tenter de déterminer si ce dernier a étudié le cas ou s’il a simplement lu la demande. Si le conseiller utilise des expressions comme « d’après les informations qui sont à ma disposition... », sans plus de précisions, l’auditeur peut se demander si l’opinion exprimée n’est pas tout simplement une « assurance de forme négative ». Autrement dit, l’auditeur doit s’attendre à ce que le contenu de la lettre fournisse des éléments sur le fond de la question. En l’absence de tout raisonnement appuyant la conclusion du conseiller juridique, il pourrait être souhaitable de demander que plus d’informations soient présentées par écrit.

• La prise en considération de tous les facteurs — Même si l’auditeur s’appuie sur l’avis du conseiller juridique en ce qui concerne l’issue probable des procès et litiges, il doit examiner toutes les informations relatives à la poursuite qui ont été obtenues au cours de l’audit. Si les faits connus semblent contredire les informations sur lesquelles se fonde le conseiller juridique, l’auditeur doit résoudre les contradictions de manière satisfaisante avant d’exprimer une opinion.

• La cohérence — L’auditeur doit évaluer si la position actuelle du conseiller juridique est cohérente avec les opinions exprimées à une date antérieure. Par exemple, si les questions soulevées dans une lettre à l’attention de l’auditeur ont également été soulevées dans une correspondance antérieure, il convient de déterminer si l’opinion du conseiller juridique a changé. À moins que les effets d’événements ultérieurs ne soient évidents, l’auditeur doit demander au conseiller juridique de l’entité d’évaluer tout changement sur le fond de la question considérée.

• Le remplacement du conseiller juridique ou la démission de celui-ci —Si l’auditeur est informé que le conseiller juridique à qui l’on a adressé une lettre de demande d’informations a démissionné ou indique son intention de démissionner, il doit demander à l’entité quelles sont les raisons de ce départ et évaluer s’il est nécessaire de mettre en œuvre d’autres procédures. L’auditeur doit consigner les demandes d’informations à cet égard, y compris les réponses de l’entité, dans les feuilles de travail.

En lisant les avis du conseiller juridique, l’auditeur ne doit pas oublier que le conseiller défend les droits de l’entité et qu’il peut être enclin à présenter les choses sous leur meilleur jour. S’il procédait autrement, cela pourrait en effet nuire aux intérêts de l’entité et à ses relations client. Un conseiller juridique de bonne réputation ne dénaturera pas délibérément les faits ou les lois. Par contre, s’il estime qu’il est dans l’intérêt de l’entité de ne pas reconnaître publiquement la possibilité d’une obligation importante, le conseiller juridique pourrait tenter de minimiser l’importance de la question, sans compromettre son intégrité.

Les réponses du conseiller juridique qui diffèrent de celles que l’auditeur avait auparavant jugées crédibles pourraient entraîner la nécessité de comptabiliser des montants à payer ou des produits à recevoir ou de présenter d’autres informations ou d’exprimer une opinion avec réserve. Dans certains cas, les questions peuvent être réglées de manière à ce qu’il ne soit pas nécessaire d’en venir à cela. Il arrive que l’entité parvienne à convaincre le conseiller juridique de fournir les informations qu’il avait de prime abord retenues. Dans d’autres circonstances, l’entité peut autoriser le conseiller juridique à examiner la question plus en profondeur ou lui fournir des éléments de preuve additionnels pour qu’il les prenne en considération, ce qui pourrait amener le conseiller juridique à modifier son évaluation. À l’occasion, le problème apparent réside dans le choix des termes employés par le conseiller juridique, ce à quoi il est possible de remédier en lui demandant de réviser la lettre.

Directives du BVG

L’auditeur doit consigner en tant que questions importantes les questions relatives aux déclarations des conseillers juridiques, que ces déclarations soient sous forme orale ou écrite, en donnant le détail des entretiens et des conclusions, y compris les raisons et les conclusions.

Se reporter à la section BVG Audit 1143 pour obtenir des directives complémentaires sur la documentation des questions importantes et des jugements professionnels importants qui s’y rapportent.