7022 Tenue de réunions d’étape

déc.-2023

Directives du BVG

Les discussions au sein de l’équipe de mission constituent une part importante du maintien de l’efficacité et de l’efficience de nos audits.

Les membres de l’équipe d’audit peuvent prendre connaissance de questions qu’ils doivent aborder entre eux tout au long de la mission d’audit. Ils doivent évaluer les renseignements obtenus et porter des jugements, notamment, pour déterminer si le niveau d’éléments probants est suffisant et approprié pour répondre aux risques identifiés, comment intervenir en cas d’écarts, quelles procédures supplémentaires mettre en œuvre et quelles mesures prendre concernant la gestion de la mission. Même si aucune question importante n’est portée à l’attention du responsable de la mission, des activités efficaces de direction et de supervision de l’équipe de mission sont l’occasion, pour le responsable de la mission, de vérifier si toute question nécessitant une attention supplémentaire a été relevée et réglée. L’expression « réunion d’étape » (l’utilisation de ce terme n’est pas obligatoire) indique que l’équipe se réunit pour faire le point sur les renseignements recueillis et les éléments probants obtenus et que l’on examine, en tant qu’équipe de mission ou membres individuels de l’équipe, si d’autres mesures peuvent être appropriées. On pourrait tout aussi bien appeler ces réunions des réunions de projet, ou simplement des réunions d’équipe.

Les réunions d’étape aident le responsable de la mission et les membres plus expérimentés de l’équipe à assurer la direction et la supervision des membres de l’équipe de mission et fournissent une partie des éléments probants démontrant que le responsable de la mission a respecté l’exigence de la NCA 220.30. Ces réunions sont également l’occasion, pour le responsable de la mission, de démontrer sa participation tout au long de l’audit afin d’assurer la gestion et l’atteinte de la qualité de l’audit et d’être en mesure d’établir si les jugements importants portés et les conclusions tirées conviennent à la nature et aux circonstances de la mission (conformément à la NCA 220.13). En plus des avantages pour la qualité de la mission offerts par la direction et de la supervision des membres de l’équipe de mission, les réunions d’étape fournissent aux membres de l’équipe de mission la possibilité d’échanger des renseignements qui peuvent être utiles aux autres. Elles offrent également aux membres les moins expérimentés de l’équipe des occasions d’apprentissage auprès du responsable de la mission et des membres plus expérimentés de l’équipe de mission. La réunion d’étape n’a pas besoin d’être une réunion en bonne et due forme. Elle peut, par exemple, prendre la forme d’une discussion informelle entre le responsable de la mission et d’autres membres de l’équipe de mission pour déterminer la réponse à un nouveau risque important qui a été identifié et convenir des mesures à prendre.

La documentation des résultats des réunions d’étape, sous la forme d’un compte rendu ou d’un document plus informel, permet d’étayer efficacement la direction et la supervision de l’équipe de mission exercées par le responsable de la mission tout au long de l’audit.

Directives du BVG

Puisqu’une part importante des réunions d’étape consiste à examiner les progrès accomplis et à convenir des prochaines étapes, des membres expérimentés de l’équipe (p. ex. le responsable de la mission ou le gestionnaire de l’équipe) y assistent et se servent de leur expérience et de leur jugement pour participer à la supervision et à la direction de l’équipe de mission tout au long de l’audit. Le nombre de réunions à tenir dans le cadre d’un audit, les personnes qui y prendront part et les sujets examinés varieront selon les circonstances de la mission.

Les réunions d’étape peuvent aussi servir à évaluer s’il existe des circonstances nécessitant la modification de certaines décisions de planification, particulièrement en ce qui concerne la direction et la supervision des membres l’équipe de mission et la revue de leurs travaux. Voici quelques exemples courants de sujets examinés lors des réunions d’étape :

• s’il faut communiquer des informations obtenues lors d’autres réunions (y compris les réunions avec le client) au reste de l’équipe de mission, y compris la mise à jour des connaissances à l’égard de l’entité;
• la communication des questions pertinentes aux membres de l’équipe de mission qui n’ont pas assisté à la réunion de planification de l’équipe, y compris les membres de l’équipe affectés à la mission après la planification;
• s’il faut réviser la nature, le calendrier ou l’étendue des procédures dont la mise en œuvre avait déjà été prévue;
• si les niveaux de risque évalués comportent de nouveaux risques ou des changements;
• s’il existe des conditions qui peuvent entraver l’exercice de l’esprit critique, notamment des restrictions budgétaires, des délais serrés, un manque de collaboration ou des pressions indues de la direction ou des difficultés à accéder à certains dossiers, à certaines installations ou à certains employés;
• si des changements importants ont été apportés à la nature, au calendrier ou à l’étendue de la direction, de la supervision ou de la revue des travaux qui sera exercée ou réalisée (p. ex. afin d’accroître la participation du responsable de la mission ou d’autres membres plus expérimentés de l’équipe);
• la réflexion faite par le responsable de la mission pour déterminer si les autres membres de l’équipe de mission ont réalisé les procédures, les tâches ou les mesures qui leur ont été attribuées comme prévu. Par exemple, les responsables de la revue effectuent‑ils la revue des travaux d’audit selon les attentes du responsable de la mission?
• l’évaluation des travaux réalisés par l’expert ou le spécialiste choisi par l’auditeur, des conclusions tirées et de l’incidence des résultats sur le reste des travaux d’audit;
• le caractère adéquat des ressources humaines affectées à la mission (y compris les experts et les spécialistes) et le temps que ces ressources affectent à la mission compte tenu de l’état actuel de la mission;
• si les questions importantes soulevées et les jugements importants portés pendant la mission d’audit ont fait l’objet de discussions avec le responsable de la revue de la qualité de la mission, ou si une telle discussion est planifiée;
• s’il y a des circonstances qui indiquent qu’il faut obligatoirement mener des consultations ou que celles‑ci sont nécessaires;
• toute divergence d’opinions au sein de l’équipe de mission, entre l’équipe de mission et le responsable de la revue de la qualité de la mission ou entre l’équipe de mission et la personne consultée;
• toute réunion ou toute communication officielle prévue avec la direction, les responsables de la gouvernance ou les autorités de réglementation, s’il y a lieu, y compris toute revue prévue par le responsable de la mission des communications écrites officielles avant leur présentation.

Le responsable de la mission peut également se servir des réunions d’étape pour rappeler à l’équipe de mission, entre autres, de ce qui suit :

• la responsabilité de chaque membre de l’équipe de mission à l’égard de la gestion et de l’atteinte de la qualité de l’audit;
• l’importance de la conformité aux obligations déontologiques, y compris le code de conduite professionnelle du Bureau et les exigences en matière d’indépendance, pertinentes à la mission;
• l’importance de soulever toute préoccupation sans crainte de représailles.

Directives du BVG

Bien qu’elle vise essentiellement la communication de renseignements et la prise de décisions pour les prochaines étapes, les réunions d’étape peuvent également constituer une part importante du processus de revue. La mesure dans laquelle ces réunions peuvent représenter une revue de la documentation de l’audit et une discussion d’équipe dépendra des personnes présentes à la réunion, du déroulement de celle‑ci et du fait que la documentation y est examinée ou non.

Voir la section BVG Audit 1161, BVG Audit 1162 et BVG Audit 1163 pour obtenir des précisions sur la revue de la documentation de l’audit et sur les discussions en équipe. Voir la section BVG Audit 3062 pour obtenir des précisions sur la preuve que la revue a été faite par le responsable de la mission.

Directives du BVG

Le compte rendu des réunions d’équipe et la compilation des questions abordées et des opinions émises contribuent à démontrer que l’audit a été adéquatement planifié, dirigé et supervisé et que les travaux ont été revus, conformément à la NCA 220.30. Toutefois, il existe d’autres types d’éléments probants pour étayer la conformité à cette exigence, notamment :

• le dossier d’audit fait état des questions importantes et des jugements importants, et de la participation du responsable de la mission (BVG Audit 1141, BVG Audit 1142 et BVG Audit 1143);
• le dossier d’audit fait état des revues, en particulier celles qui sont effectuées par le responsable de la mission, conformément à la section BVG Audit 3062;
• la documentation fournit l’information à l’appui du plan d’audit, notamment les réponses à l’évaluation des risques de même qu’à la nature, au calendrier et à l’étendue des procédures d’audit au niveau des assertions pour chaque poste significatif des états financiers, et les détails de tout changement important apporté (notamment en ce qui concerne la direction et la supervision des membres de l’équipe de mission et la revue de leurs travaux qui ont été planifiées);
• d’autres politiques de documentation soient appliquées et les directives, respectées (BVG Audit 1100).

On doit également mettre en œuvre les procédures suivantes à la suite des réunions d’étape :

• apporter en temps opportun les modifications nécessaires aux procédures d’audit, lorsqu’on doit obtenir des éléments probants additionnels (BVG Audit 7010);
• vérifier que les changements importants au plan et à la stratégie d’audit, y compris à l’évaluation des risques, ainsi que la direction et la supervision des membres de l’équipe de mission et la revue de leurs travaux qui ont été planifiées sont consignés de manière adéquate (BVG Audit 4050);
• déterminer que le dossier d’audit contient la démonstration des revues faites lors des réunions d’étape (BVG Audit 1161, BVG Audit 1162 et BVG Audit 1163);
• mettre à jour le plan de projet afin d’y ajouter les mesures additionnelles et les nouvelles responsabilités, si les modifications sont importantes.