9054 Exigences officielles s’appliquant aux déclarations écrites

sept.-2022

Directives du BVG

Le modèle de déclaration de la direction est disponible dans la procédure « Autres procédures d’audit et d’achèvement » qui se trouve dans le programme « Achèvement de l’audit et établissement du rapport ». Les équipes de mission doivent revoir et modifier soigneusement les lettres d’affirmation, s’il y a lieu, pour rendre compte des circonstances particulières de la mission.

Des copies des lettres d’affirmation sont parfois transmises par télécopieur ou par tout autre moyen électronique. Obtenir les lettres originales signées pour les consigner dans le dossier d’audit.

Voir la section BVG Audit 2343 pour prendre connaissance des directives sur les audits de groupes.

Directives du BVG

Dans certaines circonstances, une lettre d’affirmation distincte concernant certaines opérations précises ou d’autres événements peut également être obtenue à une date postérieure à la date du rapport de l’auditeur, par exemple à la date d’un appel public à l’épargne.

Parfois, il se peut qu’une lettre d’affirmation de la direction soit reçue à la date du rapport d’audit, mais que le rapport soit publié avec un retard important (p. ex. à la date du communiqué de presse et non à la date des états financiers). Dans diverses autres circonstances, l’auditeur peut se voir demander d’exprimer à nouveau une opinion sur des états financiers déjà publiés. Dans l’une ou l’autre de ces situations, envisager d’obtenir une lettre d’affirmation actualisée. Il n’est pas nécessaire de demander au client de reproduire le contenu de la lettre originale. Il suffit plutôt de demander à l’entité d’actualiser ses déclarations en faisant un renvoi à la lettre précédente et en communiquant tout autre fait ultérieur important. Si possible, les lettres mises à jour doivent être signées par les signataires de la lettre d’affirmation originale.

Dans sa lettre d’affirmation mise à jour, la direction devrait confirmer : a) si elle a pris connaissance d’une information l’incitant à croire que toute déclaration précédente doit être modifiée; et b) s’il est survenu des événements postérieurs à la date de clôture des derniers états financiers sur lesquels l’auditeur a fait rapport qui nécessiteraient un ajustement des états financiers ou la fourniture d’informations dans ceux-ci.

La publication d’un communiqué sur les résultats n’équivaut pas à la publication des états financiers, parce que, en règle générale, la présentation et le format d’un communiqué sur les résultats ne sont pas conformes au référentiel d’information financière applicable. La direction ne serait pas en mesure de signer la lettre d’affirmation au moment de la publication des résultats puisqu’elle n’aurait pas encore fini de préparer les états financiers.

Dans certaines situations, il se peut que les membres de la direction pendant la période faisant l’objet de l’audit aient été remplacés après cette période. Dans ces cas-là, l’auditeur doit obtenir une lettre d’affirmation couvrant toutes les périodes présentées auprès de la direction en poste qui est responsable des états financiers. Si l’auditeur ne peut obtenir une telle lettre, il y a limitation de l’étendue des travaux d’audit. Les membres de la direction en poste devront faire ce qu’ils estiment nécessaire pour présenter les déclarations demandées. L’auditeur, de son côté, doit avoir la conviction que les dirigeants disposent d’une base raisonnable pour fonder leurs déclarations.

Des difficultés d’ordre pratique peuvent survenir en cas de vente, de détachement d’une filiale ou de scission partielle. Lorsque la mission de l’auditeur consiste à auditer des états financiers préparés à partir de documents comptables historiques, tenus par l’ancienne direction de l’entité, alors que l’entité était détenue par de nouveaux propriétaires au moment de la mission, la direction peut s’opposer à la demande de signer les lettres d’affirmation. Ainsi, cette résistance à accéder à la demande de signer les lettres d’affirmation peut survenir lorsque la direction en poste estime n’avoir aucune responsabilité à l’égard des documents comptables établis par ses prédécesseurs ou lorsque les ajustements apportés au prix d’achat découlent d’informations fournies dans les états financiers audités et que l’on s’attend à un arbitrage.

Il y aura une limitation de l’étendue de l’audit si l’auditeur n’est pas en mesure d’obtenir des déclarations écrites de la direction en poste, notamment des employés qui lui ont fourni des affirmations importantes. Il faut discuter de cette obligation de fournir des lettres d’affirmation signées au tout début des missions visant des entités qui ont de nouvelles équipes de direction (p. ex. des missions visant une entité concernée par une vente, le détachement d’une filiale ou une scission partielle). Il faut aussi s’assurer que les dirigeants concernés sont conscients de leurs responsabilités à l’égard des états financiers audités. En cas de difficulté à obtenir les déclarations requises, il peut être approprié de consulter les Services d’audit.

Utilisation de signatures électroniques

Lorsque les signatures électroniques sont acceptables aux termes des lois et règlements pertinents, il est possible d’utiliser la technologie de signature électronique comme moyen d’obtenir des signatures sur les lettres d’affirmation de la direction.

Toutefois, il faut savoir que dans le cas de l’utilisation d’une signature électronique, celle-ci est habituellement accompagnée d’une date et d’une heure générées par le système (p. ex., la date et l’heure de la signature réelle sont générées par le système et enregistrées dans l’outil de signature électronique). Par conséquent, dans ces circonstances, il peut y avoir deux dates dans la lettre d’affirmation, soit la date de la lettre elle-même inscrite dans le texte de la lettre (appelée « date de la lettre d’affirmation » dans les présentes directives) et la date à laquelle la signature électronique est consignée (appelée « date de signature » ou « date de signature électronique » dans les présentes directives).

Tout comme la pratique d’obtention de lettres d’affirmation signées manuellement, l’auditeur doit éviter les situations où la date de signature électronique est postérieure à la date du rapport d’audit. En fait, la date de signature est une preuve documentée du moment où la direction a affirmé sa responsabilité à l’égard des états financiers, et il s’agit d’une partie requise des éléments probants qu’il faut obtenir avant de terminer l’audit. Par conséquent, l’auditeur doit obtenir la signature électronique de la direction avant de transmettre le rapport d’audit signé et daté à l’entité. Puisque cette exigence est la même en ce qui a trait aux technologies de signature électronique, il est encore plus important de vérifier la date de signature électronique enregistrée par la technologie pour confirmer qu’elle n’est pas postérieure à la date du rapport d’audit.

Lors de la planification de l’audit, l’auditeur doit comprendre la structure hiérarchique de la direction de l’entité pour déterminer de qui il obtiendra les déclarations de la direction et prévoir en conséquence l’obtention de ces représentations à la date la plus proche possible de la date du rapport de l’auditeur sur les états financiers. Il doit également établir le niveau hiérarchique de la personne dont il obtiendra les déclarations. Les déclarations écrites sont considérées comme des éléments probants.

Les déclarations écrites devraient être obtenues des personnes responsables de la préparation des états financiers. Il s’agit généralement du chef de la direction et du chef des services financiers de l’entité, ou, dans le cas des entités où ces titres ne sont pas utilisés, des personnes occupant des postes équivalents. Dans certaines circonstances, les responsables de la gouvernance sont également chargés de la préparation des états financiers. Veuillez consulter les paragraphes A2 à A6 de la NCA 580 pour obtenir des directives supplémentaires à ce sujet et sur les déclarations de la direction. Ces paragraphes donnent des informations au sujet des « déclarations éclairées ».