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1091 Plaintes et allégations
déc.-2022
Aperçu
Cette section présente les politiques et procédures du Bureau relatives au traitement des plaintes et des allégations formulées par le personnel du BVG, des entités auditées ou de tierces parties, qui signalent que le Bureau ou son personnel ne s’est pas conformé aux normes professionnelles, notamment aux exigences applicables en matière d’éthique, aux exigences des textes légaux et réglementaires, ou à son propre système de gestion de la qualité.
Politiques du BVG
Les employés du Bureau, les entités auditées, les tiers et les membres du public peuvent formuler une plainte ou une allégation s’ils estiment que le Bureau ne s’est pas conformé aux normes professionnelles, notamment aux exigences applicables en matière d’éthique, aux exigences des textes légaux ou réglementaires, ou au système de gestion de la qualité du Bureau. Cependant, les employés du Bureau devraient en premier lieu recourir au mécanisme de résolution des divergences d’opinions. (Voir la section BVG Audit 3082 pour des directives sur la résolution des divergences d’opinions.) [nov.-2011]
Les plaintes et les allégations seront reçues par le vérificateur général ou le président du Comité d’audit du BVG. Les employés des Services juridiques prêteront leur concours à l’un ou à l’autre pour ce qui est de l’examen des plaintes ou des allégations, lorsqu’il sera approprié de le faire. Dans certains cas, ils pourraient mener l’enquête si, par exemple, la plainte ou l’allégation concerne des litiges possibles ou des poursuites. [sept.-2014]
Il n’y aura pas de représailles exercées par le Bureau, ses employés ou son Conseil de direction contre un employé du Bureau, une entité auditée ou un tiers qui aurait formulé de bonne foi une plainte selon laquelle le Bureau ne se conformerait pas aux normes professionnelles, aux exigences en matière d’éthique, aux exigences des textes légaux ou réglementaires, ou à son système de gestion de la qualité. [nov.-2011]
La confidentialité sera préservée tout au long de l’enquête dans la mesure du possible, et le Bureau tiendra compte des circonstances particulières et de toutes les obligations légales. Par conséquent, seules les personnes qui doivent en être informées sauront qu’une enquête est en cours. Tous les rapports et les documents relatifs aux plaintes ou aux allégations seront réservés aux personnes chargées de l’enquête, aux Services juridiques et aux membres du Conseil de direction. [nov.-2011]
Si l’enquête permet de constater l’existence de déficiences dans la conception des politiques et procédures de gestion de la qualité du Bureau, ou l’existence de cas de non-respect du système de gestion de la qualité du Bureau par une ou plusieurs personnes, le Bureau doit prendre des mesures appropriées, notamment les suivantes :
- des mesures correctives appropriées à l’égard d’une mission de certification ou d’une personne;
- la communication des constatations aux responsables de la formation et du perfectionnement professionnel;
- des modifications à apporter aux politiques et procédures de gestion de la qualité;
- des sanctions disciplinaires à l’encontre de ceux qui n’auraient pas respecté les politiques et procédures du Bureau, particulièrement en cas de manquements répétés. [nov.-2011]
Lorsque l’enquête confirme des cas de manquement aux règles de déontologie pertinentes, ils doivent être communiqués aux responsables de mission qui ont travaillé directement avec la personne en cause et qui se sont fiés au travail de celle-ci. [juin-2021]
Au moins une fois par trimestre, ou à n’importe quel moment où cela est jugé nécessaire, un rapport sommaire sur chaque plainte ou allégation formulée pendant le trimestre et sur les plaintes ou allégations non réglées doit être présenté au Conseil de direction. Ce rapport doit comprendre :
- la teneur de la plainte;
- l’avancement de l’enquête;
- les constatations et conclusions de la personne chargée de l’enquête;
- les recommandations de la personne chargée de l’enquête. [mars-2012]
À la fin du processus, le plaignant recevra une réponse l’informant que sa plainte ou son allégation est accueillie favorablement ou rejetée. En cas d’accueil favorable, la réponse mentionnera les mesures qui ont été prises. [nov.-2011]
Directives du BVG
Qu’entend-on par « plainte »?
Une plainte ou une allégation soumise en vertu de la présente politique doit être liée au défaut du Bureau d’effectuer un audit de performance, un audit d’états financiers ou un examen spécial conformément aux normes professionnelles et aux dispositions réglementaires et légales, y compris aux exigences applicables en matière d’éthique, et au non-respect du système de gestion de la qualité du Bureau. La plainte ou l’allégation doit être présentée de bonne foi.
Il est important de noter que ce processus est conçu pour traiter uniquement les défauts décrits précédemment. Il ne doit pas être utilisé pour contester et remettre en question les résultats et les constatations de l’audit, pas plus que les décisions professionnelles qui les sous-tendent.
Comment déposer une plainte?
Les employés, les entités auditées, les tiers et les membres du public peuvent présenter une plainte ou soulever une allégation par courrier ou par courriel, à l’adresse suivante :
Bureau du vérificateur général du Canada
240, rue Sparks
Ottawa (Ontario) K1A 0G6
À l’attention du : responsable des plaintes et des allégations
complaints-plaintes@oag-bvg.gc.ca
L’employé devrait fournir les renseignements suivants :
- Son nom, son numéro de téléphone et la direction où il travaille, sauf s’il choisit l’anonymat.
- Tout autre renseignement pertinent susceptible d’aider l’enquête concernant la plainte ou l’allégation.
L’entité auditée, le tiers ou le membre du public devrait fournir les renseignements suivants :
- Son nom, son numéro de téléphone ou son adresse électronique, sauf s’il choisit l’anonymat.
- La nature des rapports qu’il a avec le Bureau (l’entité auditée doit fournir le nom du ministère de la société d’état ou de l’organisme).
- Tout autre renseignement pertinent susceptible d’aider le BVG dans son enquête concernant la plainte ou l’allégation.
Les entités auditées, les tiers et les membres du public trouveront sur le site Web du BVG de l’information sur la manière de formuler une plainte.
Le Bureau acceptera les plaintes et les allégations formulées anonymement, mais il faut savoir qu’il sera généralement plus difficile de faire enquête sur celles-ci et que le Bureau ne pourra répondre et communiquer les mesures prises.
Droits et responsabilités des parties en cause
Toutes les parties ont des droits et des responsabilités à ne pas négliger tout au long du processus de traitement d’une plainte ou d’une allégation, dont :
- La personne qui formule une plainte ou une allégation a le droit de déposer une plainte ou de formuler une allégation et de la faire examiner sans craindre de représailles.
- Les personnes visées par une plainte ont le droit d’être informées qu’une plainte a été déposée.
- Les deux parties doivent coopérer avec les personnes chargées de l’enquête.
- Les deux parties ont le droit d’être accompagnées par la personne de leur choix lors des entretiens portant sur la plainte ou sur les allégations, s’il est opportun de le faire.
- Si le plaignant est un employé, il a le droit de savoir que sa plainte écrite ou que ses commentaires écrits ne seront pas versés dans son dossier personnel.
- Les deux parties ont le droit d’être tenues informées du déroulement du processus, sous réserve des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
- Les deux parties ont le droit d’être informées du résultat de l’enquête.
- Le plaignant sera informé de toute mesure corrective qui sera prise.
- Les deux parties ont droit à une résolution rapide de la plainte.
Procédures de traitement des plaintes ou des allégations
- Le Bureau dispose de 90 jours pour enquêter sur la plainte ou l’allégation et y répondre. Le vérificateur général ou le président du Comité d’audit du BVG peut prolonger ce délai s’il estime être en présence de circonstances atténuantes.
- Le vérificateur général ou le président du Comité d’audit du BVG peut choisir d’appliquer le processus d’enquête en milieu de travail du BVG dans la mesure où il est applicable.
- Le vérificateur général ou le président du Comité d’audit du BVG examine la plainte ou l’allégation et décide si elle est formulée de bonne foi. Il confiera la responsabilité de faire enquête sur la plainte ou sur l’allégation à une personne occupant un poste de niveau directeur principal ou plus élevé à l’intérieur du Bureau ou à un enquêteur ou médiateur externe qualifié. Si nécessaire, un membre des Service juridiques pourra prêter main forte pour ce qui est de l’examen de la plainte et même, dans certains cas, être chargé de l’enquête, par exemple si la plainte ou l’allégation a trait à des litiges possibles ou à des poursuites. Une enquête ne sera menée en aucun cas par une personne qui est liée à l’entité du secteur public, à l’engagement ou au personnel impliqué dans la plainte ou l’allégation.
- À moins d’indication contraire de la part du vérificateur général ou du président du Comité d’audit du BVG, la personne désignée effectuera l’enquête sur la plainte ou l’allégation et en communiquera les résultats au vérificateur général ou au président du Comité d’audit du BVG. Elle pourrait envisager le recours à la médiation pour résoudre l’affaire. Si, selon les observations de la personne chargée de l’enquête, les allégations sont avérées et qu’elles sont sérieuses, elle recommandera les mesures correctives qui s’imposent.
Si une plainte ou une allégation touche un litige possible ou une poursuite, le vérificateur général ou le président du Comité d’audit du BVG pourrait décider à tout moment de suivre une procédure différente pour faire enquête et traiter la plainte ou l’allégation.