Manuel de la vérification annuelle
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2223 Communication avec les responsables de la gouvernance
oct.-2012
Contenu de la présente section
Aperçu
La présente section traite de la question suivante :
- la communication avec les responsables de la gouvernance.
Exigences des NCA
L’auditeur doit communiquer par écrit et en temps opportun aux responsables de la gouvernance les déficiences importantes du contrôle interne relevées au cours de l’audit. (NCA 265.9)
Directives des NCA
La communication par écrit des déficiences importantes aux responsables de la gouvernance reflète l’importance du sujet et aide les responsables de la gouvernance à s’acquitter de leurs responsabilités de surveillance. La NCA 260 présente des aspects pertinents à prendre en considération en ce qui concerne la communication avec les responsables de la gouvernance dans le cas où ceux-ci participent tous à la gestion de l’entité. (NCA 265.A12)
Pour déterminer quand transmettre sa communication écrite, l’auditeur peut se demander si la réception de cette communication constituerait un facteur important pour permettre aux responsables de la gouvernance de s’acquitter de leurs responsabilités de surveillance. De plus, il se peut que, dans certains pays, les responsables de la gouvernance des entités cotées doivent avoir reçu la communication écrite de l’auditeur avant la date d’approbation des états financiers pour pouvoir s’acquitter de certaines responsabilités relatives au contrôle interne à des fins réglementaires ou autres. Dans d’autres cas, l’auditeur peut transmettre la communication écrite à une date ultérieure. Néanmoins, la communication écrite des déficiences importantes par l’auditeur fait partie du dossier d’audit définitif et est donc soumise à l’exigence primordiale selon laquelle l’auditeur doit achever la constitution du dossier d’audit définitif en temps opportun. À ce sujet, la NCA 230 précise que la constitution du dossier d’audit définitif est normalement achevée dans un délai d’au plus 60 jours à compter de la date du rapport de l’auditeur. (NCA 265.A13)
Quel que soit le moment où il communique par écrit les déficiences importantes, l’auditeur peut les communiquer de vive voix d’abord à la direction et, au moment propice, aux responsables de la gouvernance, afin de leur permettre de prendre en temps opportun des mesures correctives pour réduire autant que possible les risques d’anomalies significatives. Ce faisant, l’auditeur n’est toutefois pas dégagé de sa responsabilité de communiquer les déficiences importantes par écrit, comme l’exige la présente NCA. (NCA 265.A14)
Le niveau de détail à respecter pour la communication des déficiences importantes relève du jugement professionnel de l’auditeur dans les circonstances. Les facteurs que l’auditeur peut prendre en considération pour déterminer le niveau de détail qu’il convient de communiquer comprennent notamment : (NCA 265.A15)
- la nature de l’entité — par exemple, les points à communiquer dans le cas d’une entité d’intérêt public ne sont pas nécessairement les mêmes que dans le cas d’une autre entité;
- la taille et la complexité de l’entité — par exemple, les points à communiquer dans le cas d’une entité complexe ne sont pas nécessairement les mêmes que dans le cas d’une entité dont l’activité est simple;
- la nature des déficiences importantes relevées par l’auditeur;
- la composition du groupe des responsables de la gouvernance de l’entité — par exemple, un niveau de détail élevé peut être nécessaire si certains responsables de la gouvernance n’ont pas une expérience suffisante du secteur d’activité de l’entité ou des aspects du contrôle touchés par les déficiences;
- les exigences légales ou réglementaires concernant la communication de certains types de déficiences du contrôle interne.
Il se peut que la direction et les responsables de la gouvernance soient déjà au courant des déficiences importantes relevées par l’auditeur au cours de l’audit et aient choisi de ne pas y remédier, en raison des coûts ou pour d’autres considérations. Comme la responsabilité d’évaluer les coûts et les avantages des mesures correctives incombe à la direction et aux responsables de la gouvernance, l’exigence du paragraphe 9 de la NCA 265 s’applique, peu importe les coûts ou les considérations dont la direction et les responsables de la gouvernance peuvent tenir compte pour déterminer s’ils vont remédier aux déficiences. (NCA 265.A16)
Le fait que l’auditeur ait communiqué une déficience importante aux responsables de la gouvernance et à la direction lors d’un audit antérieur ne le dispense pas de répéter la communication si des mesures correctives n’ont pas encore été prises. Dans le cas où subsiste une déficience importante dont l’existence a déjà été communiquée, il est possible, dans la communication pour l’exercice considéré, de reprendre la description communiquée antérieurement ou de simplement faire référence à la communication antérieure. L’auditeur peut demander à la direction ou, le cas échéant, aux responsables de la gouvernance pourquoi il n’a pas encore été remédié à la déficience importante. Le défaut d’agir peut, en l’absence d’une explication raisonnable, constituer lui-même une déficience importance. (NCA 265.A17)
Directives du BVG
Il faut communiquer les déficiences importantes relevées par tous les membres de l’équipe de mission participant à l’audit (c.-à-d. les spécialistes de l’audit informatique, l’actuaire, etc.).
L’auditeur peut communiquer ses constatations de différentes façons. Habituellement, il le fait par écrit dans le Rapport au Comité de vérification — Résultats de l’audit annuel et dans la lettre de recommandations, mais il peut aussi le faire de vive voix, selon l’importance de la constatation et les exigences des NCA.
L’incorporation de la réponse de la direction dans le rapport présenté au comité d’audit ou aux responsables de la gouvernance est considérée comme une bonne pratique.
Catégories de constatations
Afin de fournir un cadre permettant de classer les constatations d’un audit d’états financiers en fonction du risque qu’elles représentent pour l’audit et pour l’entité, et dans le but d’uniformiser les rapports présentés à la direction et aux responsables de la gouvernance, les constatations d’audit sont classées selon les trois catégories suivantes :
Catégorie A
1) les questions qui doivent obligatoirement être communiquées en vertu des NCA ou des politiques du Bureau, quelle que soit leur importance;
2) les questions qui sont urgentes, car elles représentent un risque d’entreprise ou un risque financier important pour l’audit ou l’entité auditée, y compris les risques liés à l’information financière et les risques importants de non-conformité aux lois applicables. L’évaluation doit tenir compte de la probabilité que le risque se matérialise et de ses conséquences, le cas échéant.
Catégorie B
Les questions qui représentent un risque d’entreprise ou un risque financier modéré pour l’audit ou l’entité auditée, y compris les risques liés à l’information financière, ou les questions qui ont été portées à l’attention de la direction dans le passé, mais qui n’ont pas été réglées de manière satisfaisante. Ces constatations comprennent les questions qui pourraient avoir des conséquences importantes, mais qui risquent peu de se matérialiser.
Catégorie C
Les questions de procédure ou les lacunes administratives mineures. Ces constatations comprennent les problèmes de comptabilité mineurs ou les défaillances relativement isolées des contrôles qui doivent être portés à l’attention de la direction, ainsi que les questions de non-conformité aux lois, si elles ne sont pas significatives.
Rapport aux responsables de la gouvernance
Les constatations des catégories A et B doivent à tout le moins être signalées par écrit aux responsables de la gouvernance, conformément aux exigences des NCA, dans un rapport au comité d’audit ou par un moyen plus approprié, par exemple un entretien téléphonique privé avec le président du comité d’audit s’il s’agit d’une question de fraude. L’auditeur doit faire preuve de jugement si la question est délicate et ne peut pas ou ne doit pas être communiquée par écrit.
Les modèles fournis pour l’audit d’états financiers respectent toutes les exigences des NCA en matière de communication et doivent servir dans les communications avec les responsables de la gouvernance, à moins qu’il n’en ait été décidé autrement.
Le fait de communiquer les problèmes et les risques potentiels dès que possible à la direction et aux responsables de la gouvernance permet d’éviter les surprises et d’intervenir en temps opportun.
Forme et calendrier
Les constatations de l’audit doivent idéalement être communiquées avant la fin de l’exercice, mais cela variera en fonction des pratiques au sein de l’entité. L’auditeur devrait communiquer en temps opportun les questions soulevées au cours de l’audit des états financiers. Pour déterminer à quoi correspond le « temps opportun », l’auditeur se fonde sur le caractère significatif de l’élément constaté et sur son évaluation de l’urgence de la situation.
L’auditeur peut communiquer verbalement et dès que possible aux responsables de la gouvernance les déficiences importantes du contrôle interne qu’il a relevées, avant de les communiquer par écrit comme l’exige la NCA 265. Sauf en cas de circonstances inhabituelles, les communications écrites avec la direction et les responsables de la gouvernance doivent avoir lieu dans un délai d’au plus 60 jours à compter de la date du rapport.
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Conseil d’audit Il faut s’assurer de s’être entretenu, aux niveaux hiérarchiques appropriés de l’entité, de toutes les déficiences du contrôle qui seront signalées dans les rapports à la direction et aux responsables de la gouvernance, et s’assurer d’avoir recueilli tous les faits et écouté les divers points de vue. Cela donnera l’occasion aux responsables du processus d’examiner leur réponse au sein de l’entité lorsque la question sera communiquée aux échelons supérieurs de la direction. En se chargeant, le plus tôt possible, des discussions sur les constatations et en prenant des mesures pour confirmer les faits et les circonstances avant la communication officielle de l’information, l’auditeur accroît la confiance du client à l’égard de ses jugements et de sa façon de traiter les questions. L’auditeur peut profiter de cette occasion pour montrer comment il utilise les connaissances qu’il a acquises à l’égard des opérations, de la stratégie et du secteur d’activité de l’entité pour formuler les observations, les questions et les recommandations. |
Directives des NCA
Lorsqu’il réalise des audits de petites entités, l’auditeur peut communiquer avec les responsables de la gouvernance de manière moins structurée que dans le cas des entités de plus grande taille. (NCA 265.A18)