Manuel de la vérification annuelle
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2224 Communication avec la direction
avr.-2015
Contenu de la présente section
Aperçu
La présente section traite de la question suivante :
- la communication avec la direction.
Exigences des NCA
L’auditeur doit aussi communiquer en temps opportun à la direction, au niveau hiérarchique approprié : (NCA 265.10)
a) par écrit, les déficiences importantes du contrôle interne qu’il a communiquées ou qu’il entend communiquer aux responsables de la gouvernance, à moins qu’il ne soit pas approprié, dans les circonstances, de communiquer directement avec la direction;
b) les autres déficiences du contrôle interne relevées au cours de l’audit qui n’ont pas déjà été communiquées à la direction par d’autres parties et qui, selon le jugement professionnel de l’auditeur, sont suffisamment préoccupantes pour nécessiter l’attention de la direction.
Directives des NCA
Généralement le niveau hiérarchique approprié est celui où les dirigeants sont investis de la responsabilité et de l’autorité voulues pour évaluer les déficiences du contrôle interne et mettre en œuvre les mesures correctives qui s’imposent. Dans le cas des déficiences importantes, le niveau approprié sera probablement celui du directeur général ou du directeur financier (ou l’équivalent), puisque ces déficiences doivent aussi être communiquées aux responsables de la gouvernance. Pour les autres déficiences du contrôle interne, le niveau approprié est probablement celui du gestionnaire d’exploitation de qui relèvent le plus directement les aspects en cause du contrôle et qui a l’autorité pour prendre des mesures correctives appropriées. (NCA 265.A19)
La détection de certaines déficiences importantes du contrôle interne peut mettre en question l’intégrité ou la compétence de la direction. Ce serait le cas, par exemple, s’il y avait des preuves de fraude ou de non-conformité intentionnelle aux textes légaux et réglementaires de la part de la direction, ou si la direction se montrait incapable d’exercer une surveillance sur la préparation d’états financiers adéquats, ce qui soulèverait un doute quant à sa compétence. C’est pourquoi il peut ne pas être approprié de communiquer de telles déficiences directement à la direction. (NCA 265.A20)
La NCA 250 définit des exigences et fournit des indications sur la communication des cas identifiés ou suspectés de non-conformité aux textes légaux ou réglementaires, y compris lorsque les responsables de la gouvernance eux-mêmes sont impliqués. La NCA 240 définit des exigences et fournit des indications sur la communication avec les responsables de la gouvernance dans le cas où l’auditeur a détecté ou suspecte une fraude impliquant la direction. (NCA 265.A21)
Au cours de l’audit, il peut arriver que l’auditeur relève des déficiences du contrôle interne qui ne sont pas des déficiences importantes, mais qui peuvent quand même être suffisamment préoccupantes pour nécessiter l’attention de la direction. La question de savoir quelles sont les autres déficiences du contrôle interne qui nécessitent l’attention de la direction relève du jugement professionnel de l’auditeur dans les circonstances, compte tenu de la probabilité et de l’ampleur potentielle des anomalies auxquelles ces déficiences peuvent aboutir dans les états financiers. (NCA 265.A22)
Il n’est pas nécessaire que la communication des autres déficiences du contrôle interne qui nécessitent l’attention de la direction se fasse par écrit; elle peut se faire de vive voix. Si l’auditeur s’est entretenu avec la direction des faits et circonstances qu’il a constatés, il peut considérer qu’il a communiqué de vive voix les autres déficiences à la direction par la même occasion. Il n’a donc pas besoin de procéder à une communication officielle par la suite. (NCA 265.A23)
Si l’auditeur a communiqué des déficiences du contrôle interne autres que des déficiences importantes à la direction au cours d’une période antérieure et que la direction a choisi de ne pas y remédier, pour des raisons de coût ou pour d’autres considérations, l’auditeur n’a pas besoin de répéter la communication pour la période considérée. L’auditeur n’est pas non plus tenu de répéter les informations sur ces déficiences si elles ont déjà été communiquées à la direction par d’autres parties, telles que la fonction d’audit interne ou les autorités de réglementation. Il peut toutefois être bon que l’auditeur communique de nouveau ces autres déficiences s’il y a eu un changement dans la direction ou s’il a obtenu de nouvelles informations qui changent la compréhension des déficiences que lui et la direction avaient. Néanmoins, le fait que la direction n’a pas remédié aux autres déficiences du contrôle interne qui lui ont été communiquées antérieurement peut devenir une déficience importante qui nécessite d’être communiquée aux responsables de la gouvernance. La question de savoir si c’est le cas relève du jugement professionnel de l’auditeur dans les circonstances. (NCA 265.A24)
Dans certaines situations, il se peut que les responsables de la gouvernance souhaitent connaître le détail des autres déficiences du contrôle interne que l’auditeur a communiquées à la direction ou être brièvement informés de la nature de ces déficiences. Ce peut par ailleurs être l’auditeur qui considère approprié que les responsables de la gouvernance soient informés de la communication de ces déficiences à la direction. Dans les deux cas, l’auditeur peut communiquer de vive voix ou par écrit avec les responsables de la gouvernance, selon les besoins. (NCA 265.A25)
La NCA 260 présente des aspects pertinents à prendre en considération en ce qui concerne la communication avec les responsables de la gouvernance dans le cas où ceux-ci participent tous à la gestion de l’entité. (NCA 265.A26)
Directives du BVG
L’auditeur doit discuter des commentaires qui seront communiqués aux responsables de la gouvernance avec la direction d’abord, et présenter les observations (notamment la description, l’incidence et le risque connexe) et les recommandations (notamment les améliorations proposées) du BVG. Pendant la discussion avec la direction, l’auditeur doit mettre l’accent sur la confirmation des faits et des circonstances pour s’assurer de l’exactitude de l’information.
Lettre de recommandations
Les lettres de recommandations doivent normalement être signées par le responsable de la mission. Les lettres de recommandations qui ne sont pas produites en temps opportun ne sont pas utiles à l’entité et ne répondent pas aux attentes du BVG. Une ébauche de lettre de recommandations doit normalement être présentée au plus tard un mois après la date du rapport de l’auditeur. Les questions suffisamment importantes pour être signalées doivent faire l’objet d’un suivi dans le cadre d’audits subséquents.
Catégories de constatations
Afin de fournir un cadre permettant de classer les constatations d’un audit d’états financiers en fonction du risque qu’elles représentent pour l’audit et pour l’entité, et dans le but d’uniformiser les rapports présentés à la direction et aux responsables de la gouvernance, les constatations d’audit sont classées selon les trois catégories suivantes :
Catégorie A
1) les questions qui doivent obligatoirement être communiquées en vertu des NCA ou des politiques du Bureau, quelle que soit leur importance;
2) les questions qui sont urgentes, car elles représentent un risque d’entreprise ou un risque financier important pour l’audit ou l’entité auditée, y compris les risques liés à l’information financière et les risques importants de non-conformité aux lois applicables. L’évaluation doit tenir compte de la probabilité que le risque se matérialise et de ses conséquences, le cas échéant.
Catégorie B
Les questions qui représentent un risque d’entreprise ou un risque financier modéré pour l’audit ou l’entité auditée, y compris les risques liés à l’information financière, ou les questions qui ont été portées à l’attention de la direction dans le passé, mais qui n’ont pas été réglées de manière satisfaisante. Ces constatations comprennent les questions qui pourraient avoir des conséquences importantes, mais qui risquent peu de se matérialiser.
Catégorie C
Les questions de procédure ou les lacunes administratives mineures. Ces constatations comprennent les problèmes de comptabilité mineurs ou les défaillances relativement isolées des contrôles qui doivent être portés à l’attention de la direction, ainsi que les questions de non-conformité aux lois, si elles ne sont pas significatives.
Rapport à la direction
Toutes les constatations des catégories A et B doivent être signalées à la direction, au niveau hiérarchique approprié, de vive voix d’abord puis par écrit, conformément aux exigences des NCA, s’il y a lieu. L’auditeur le fait habituellement par écrit dans une lettre de recommandations, ou d’une manière qu’il estime plus appropriée. Il doit faire preuve de jugement si la question est délicate et ne peut pas ou ne doit pas être communiquée par écrit.
Les constatations de la catégorie C doivent être communiquées à la direction, verbalement ou par écrit, dans une lettre de recommandations.
La détermination du niveau hiérarchique approprié de la direction avec lequel il est approprié de s’entretenir des constatations dépend de la structure de la direction de l’entité et repose sur le jugement professionnel. Il est normalement préférable de communiquer les constatations des catégories A et B aux échelons les plus élevés de la hiérarchie (premier dirigeant ou directeur financier). Les constatations de la catégorie C seront quant à elles communiquées aux personnes responsables du secteur fonctionnel concerné (habituellement, le directeur financier ou un membre de la direction qui relève du directeur financier, y compris les personnes responsables des différentes fonctions de l’entité et des systèmes informatiques).
Forme et calendrier
Les constatations de l’audit doivent idéalement être communiquées avant la fin de l’exercice, mais cela variera en fonction des pratiques au sein de l’entité. L’auditeur devrait communiquer en temps opportun les questions soulevées au cours de l’audit des états financiers. Pour déterminer à quoi correspond le « temps opportun », l’auditeur se fonde sur le caractère significatif de l’élément constaté et sur son évaluation de l’urgence de la situation.
Sauf en cas de circonstances inhabituelles, les communications écrites avec la direction et les responsables de la gouvernance doivent avoir lieu dans un délai d’au plus 60 jours à compter de la date du rapport.
Les questions n’ayant pas trait aux déficiences importantes peuvent être communiquées de vive voix, selon la nature, le degré de sensibilité et l’importance de celles-ci ainsi que selon la nature et la taille du client. Documenter dans le dossier d’audit les communications effectuées de vive voix et les discussions avec le client connexes.