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1121 Préparation en temps opportun de la documentation de l’audit
avr.-2018
Aperçu
La préparation en temps opportun d’une documentation d’audit contribue à améliorer la qualité de l’audit et à accroître l’efficacité de la revue et de l’évaluation des éléments probants obtenus, ainsi que des conclusions tirées, avant que le rapport de certification ne soit achevé.
La présente section souligne qu’il est important de préparer la documentation en temps opportun, ainsi que de signer et de dater les documents de travail et les procédures exécutées.
Politiques du BVG
Les auditeurs doivent préparer en temps opportun la documentation de l’audit, et y inscrire qui a effectué les travaux d’audit et à quelle date ils ont été achevés. [nov.–2011]
Directives du BVG
L’importance de la documentation est reconnue dans pratiquement toutes les autres normes canadiennes de certification. Le Bureau s’est fondé sur la NCA 230, « Documentation de l’audit » et la Norme canadienne de missions de certification (NCMC) 3001, Missions d’appréciation directe, pour établir les principes et les directives qui régissent la préparation en temps opportun de la documentation de l’audit dans le cadre de toutes ses missions de certification. Les exigences et modalités d’application décrites dans la NCA peuvent être consultées en cliquant sur l’onglet « Plus » affiché dans les renseignements sur les normes susmentionnées.
Préparation en temps opportun de la documentation de l’audit
Il est habituellement difficile de reconstituer et de se remémorer des activités précises se rapportant à la collecte d’éléments probants des semaines ou des mois après que le travail a été exécuté. Par conséquent, le Bureau s’efforce de consigner son travail en dossier en temps opportun afin :
- de réduire les risques de se fier à une documentation d’audit inexacte;
- d’améliorer la qualité de l’audit;
- d’améliorer l’efficacité de la mission.
Les équipes d’audit peuvent ajouter de l’information à la documentation existante ou procéder à des modifications en vue d’améliorer la documentation pour se conformer aux normes, aux méthodes ou aux politiques du Bureau. De plus, le responsable de mission peut, selon son jugement, demander l’ajout de documents ou des modifications aux documents existants. Ces ajouts ou changements peuvent être effectués pourvu que la nature et le calendrier de telles mises à jour soient conformes aux directives sur la documentation des éléments probants de l’audit après la date de délivrance du rapport de certification (BVG Audit 1171 — Constitution du dossier d’audit définitif). Cependant, il peut être nécessaire d’ajouter des documents au dossier d’audit même après que le rapport de l’auditeur a été déposé ou que le rapport d’examen spécial a été présenté au conseil d’administration (voir la section BVG Audit 1172 — Modification des documents d’audit après la constitution du dossier d’audit définitif et la section BVG Audit 1173 — Questions relevées après la date du rapport de mission de certification).
Consignation des résultats par écrit, au fur et à mesure
Les équipes d’audit devraient consigner en dossier leurs résultats d’audit en cours de mission et faire preuve de rigueur dans le logiciel pour les feuilles de travail d’audit. Elles ne devraient pas attendre une date ultérieure pour inscrire leurs résultats. Tous les documents d’audit ajoutés dans le dossier d’audit doivent comporter des renvois à l’étape d’audit appropriée. Pour chacune des procédures d’audit, les équipes devraient répondre à chacun des éléments de l’étape d’audit lorsqu’elles enregistrent leurs résultats dans les sections appropriées. Elles devraient également créer des hyperliens menant aux documents de travail appropriés. Tous les documents d’audit appuyant les observations ou conclusions d’audit (les documents reçus de l’entité ou créés à l’interne) devraient être classés dans le logiciel pour les feuilles de travail d’audit dans le dossier approprié et nommés selon la règle d’affectation des noms appropriée. Le dossier d’audit achevé devrait contenir uniquement les documents dont un auditeur d’expérience, qui n’a jamais pris part à l’audit en question, aurait besoin pour comprendre les procédures d’audit effectuées, les éléments probants obtenus et les conclusions de l’audit.
Au début, les membres de l’équipe peuvent stocker les éléments provenant des entités dans PROxI. Lorsqu’un auditeur juge qu’un document doit être inclus dans le dossier de mission, il doit alors le copier dans le dossier ou à l’étape du procédé qui convient dans le logiciel pour les feuilles de travail d’audit. Les documents reçus ou préparés qui ne seront pas utilisés pour appuyer l’audit ne doivent pas être stockés dans le dossier d’audit. Ils peuvent cependant être stockés dans PROxI. Les documents dont la classe de confidentialité est supérieure à « Protégé B » ne peuvent être stockés dans le logiciel pour les feuilles de travail d’audit, ni dans PROxI, ni ailleurs dans le réseau du BVG. (Voir la section BVG Audit 1192 — Confidentialité, archivage sécurisé, intégrité, accessibilité et facilité de consultation de la documentation des missions et la section BVG Audit 1111 — Nature, utilité et étendue de la documentation de l’audit.)
Attester la date et l’auteur de la documentation d’audit
Le logiciel pour les feuilles de travail d’audit permet d’inscrire le nom de la personne qui a préparé, modifié et signé les documents de travail, ainsi que la date à laquelle chacune de ces actions ou modifications a été effectuée. Lorsque d’autres personnes ont exécuté ou revu certaines procédures d’audit et que la preuve de leur participation ne sera pas évidente à partir des signatures des procédures, les noms de ces personnes et leurs signatures doivent être consignés dans le logiciel pour les feuilles de travail d’audit afin d’attester leur participation. Pour le travail consigné ailleurs que dans le logiciel pour les feuilles de travail d’audit, l’auditeur doit consigner les noms des personnes ayant préparé ou achevé le travail et; le responsable de la revue doit consigner sa revue sur le document de travail imprimé.