2011 Optimiser les avantages d’une gestion de projet efficace

juil.-2017

Directives du BVG

La gestion de projet se définit comme étant le processus de planification, de gestion et de suivi des travaux qui sont nécessaires, et comprend les communications efficaces et la résolution de problèmes. Tout cela doit se réaliser au bon niveau de détail et au moment opportun, afin :

• de recenser les tâches nécessaires en vue de l’achèvement de la mission, de fixer un calendrier d’exécution et de les réaliser;
• de déterminer et d’atteindre les objectifs de la mission, y compris tous les avantages souhaités, tels qu’un rapport approprié et la conformité.

Tout audit peut être considéré comme un projet. L’auditeur doit en fixer les objectifs, en définir les tâches et les assigner, les exécuter, en faire le suivi des progrès, prendre d’autres mesures au besoin et en vérifier l’achèvement. La gestion d’un projet d’audit comporte une série d’activités réalisées tout au long de la mission et, pour que cette gestion soit efficace, elle repose sur la communication, en continu, entre les membres de l’équipe de mission et le client. Notre stratégie de gestion de projet ne comporte aucun processus, technique ni outil précis obligatoires. En misant sur le jugement et l’expérience, l’auditeur peut effectuer la gestion de l’audit de la façon la plus appropriée qui soit.

En principe, les présentes directives sur la gestion de projet s’appliquent à tous les types d’audit, quelle qu’en soit l’étendue. Dans le cas de missions de petite envergure, il faut adopter une stratégie souple et adapter les pratiques exemplaires en fonction du rapport coûts-efficacité.

Outre les directives détaillées de la présente section, les auditeurs peuvent utiliser les outils suivants :

Modèles de plan de projet — Les modèles Calendrier d’audit et Répartition du budget et des tâches peuvent être utilisés pour faciliter le suivi des différents volets de gestion du projet.

Directives du BVG

Il convient en premier lieu de déterminer la meilleure façon de séparer les tâches pour gérer la mission avec succès (c.-à-d. diriger le projet), en se fondant sur le type et la quantité d’éléments probants requis qui ont été établis. Il faut savoir que des retards dans la prise de décisions au sujet des éléments probants peuvent nuire à l’exécution du plan. L’auditeur doit mettre en place des processus efficaces pour gérer cet aspect du travail. Toutefois, les présentes directives portent davantage sur le premier élément : le plan de projet, qui sert à gérer la mission. Il doit être examiné et modifié au besoin au cours des réunions d’étape (voir BVG Audit 7022). Le plan de projet comprend un résumé complet des tâches ou des éléments de travail assignés à des personnes en vue de permettre l’achèvement de l’audit dans un laps de temps précis. Il se veut un moyen efficace de suivre les progrès réalisés pour mener la mission à terme.

Les défis à relever pendant l’audit peuvent englober :

• Un nombre élevé de clients et de réunions d’étape — Un grand nombre de réunions obligatoires avec le personnel de l’entité auditée à différents échelons hiérarchiques, ainsi que le nombre de réunions d’étape requises au sein de l’équipe de mission constituent des défis qui mettent à l’épreuve les capacités d’organisation de celle-ci. L’expérience montre qu’il vaut la peine de mobiliser les membres de l’équipe et d’amorcer dès le début le processus de collecte des éléments probants et de planifier des réunions régulières avec le client et au sein de l’équipe.
• Une équipe multidisciplinaire composée de spécialistes en comptabilité ou en audit ainsi que d’experts internes choisis par l’auditeur — L’équipe de mission peut être constituée d’un vaste éventail de personnes ayant à la fois des compétences dans le secteur et des compétences spécialisées. Il faut de solides compétences en gestion de projet pour confier les travaux aux bonnes personnes de l’équipe et veiller à ce que les personnes concernées participent aux bonnes réunions. Ainsi, on pourrait désigner les personnes qui assisteront à la réunion au cours de la réunion de planification de l’équipe (réunion d’élaboration de l’approche d’audit) et décider à l’avance des personnes qui assisteront aux différentes réunions courantes de l’équipe.
• Calendrier d’affectation des ressources — En règle générale, les travaux d’audit s’étendent sur une certaine période et il faut une organisation minutieuse pour pouvoir confirmer que les membres de l’équipe nécessaires à la mission seront disponibles au moment voulu pour réaliser les travaux. Il importe de rencontrer les responsables des ressources à un stade précoce de la phase de planification afin d’organiser les affectations des membres de l’équipe. Il faut revoir la situation régulièrement, prévoir si les tâches peuvent changer et s’il faudra attribuer de nouvelles ressources ou fixer de nouvelles échéances
• Temps consacré par le responsable de la mission et le gestionnaire d’équipe — Le nombre d’heures consacrées à l’audit par le responsable de la mission et par le gestionnaire d’équipe est un facteur décisif pour la réalisation efficiente et efficace de la mission et l’obtention de tous les avantages connexes. Le temps qu’ils consacreront à la mission pourrait présenter des défis logistiques en raison de leurs autres engagements. Il importe d’organiser les revues et les réunions, y compris les réunions avec le client, dès que possible pendant la phase de la planification afin de s’assurer que les deux responsables participent à la mission comme il se doit, tout au long de l’audit, et en particulier aux étapes clés.
• Audits initiaux — Le responsable de la mission pourrait, au cours de la première année de l’audit, devoir consacrer plus de temps à la mission, ou réaménager son horaire de façon à accorder davantage d’heures aux premières étapes de l’audit, car sa participation aux réunions de planification avec la direction et aux réunions d’étape avec l’équipe de mission comporte des avantages. L’encadrement et la délégation, la prise de décisions en temps opportun et l’attention portée aux questions importantes, tout cela peut favoriser une gestion efficace du temps et ajouter une valeur réelle au travail de l’équipe et du BVG.

Directives du BVG

L’établissement d’un plan de projet au début de l’audit ne garantit pas la réussite de la mission. Il doit faire l’objet d’examens réguliers et être modifié au besoin, ce qui aidera l’équipe de mission à gérer le ou les processus d’audit.

L’efficacité et l’efficience des processus d’audit mis en place par l’équipe sont garantes de la qualité. Tous les audits doivent être exécutés selon une gestion de projet efficace, pour atteindre l’excellence.

Directives du BVG

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Il existe huit éléments essentiels qui déterminent si tous les avantages potentiels d’une gestion de projet efficace ont été optimisés. Ces huit éléments garants du succès de l’audit servent de cadre pour l’identification, l’établissement et le suivi des objectifs.

Huit éléments garants du succès de l’audit

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Il est plus probable qu’il y ait optimisation des avantages lorsque les huit éléments conjugués sont gérés de façon proactive et continue tout au long de l’audit. Cela permet d’établir un équilibre entre des exigences qui peuvent parfois sembler contradictoires quant à la qualité, aux échéances et aux ressources. La qualité est inscrite au cœur des responsabilités en matière d’audit et des valeurs du Bureau.

Voici la liste des huit éléments, assortis de questions qui doivent trouver une réponse à la fin de la phase de la planification de l’audit. Si ces questions ne sont pas éclaircies au cours de cette phase, il y a risque que les avantages d’une gestion de projet efficace ne soient pas optimisés.

Chacun des objectifs de l’audit fait l’objet d’un suivi pendant la mission. À chaque réunion d’étape, un compte rendu de leur progression est présenté (p. ex. en mettant à jour les coûts réels par rapport au budget). La réunion d’étape permet également de convenir d’autres mesures nécessaires pour atteindre tous les objectifs. L’application de ce cadre fait appel au jugement et à l’expérience.

L’établissement d’objectifs personnels dans le cadre d’une affectation vise à améliorer la performance et à perfectionner les compétences de chaque membre de l’équipe. Pour y parvenir, chacun doit établir ses objectifs à l’avance et discuter de sa performance et des prochaines étapes à venir.

Les objectifs doivent être précis, mesurables, atteignables, réalistes et délimités dans le temps.

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Pour mettre au point le plan de projet et en faire le suivi, il faut définir les tâches d’audit de façon suffisamment détaillée. Il faut aussi établir, au sein de l’équipe de mission et, au besoin, avec le client, les modalités entourant le suivi des progrès concernant l’exécution des tâches de l’audit.

Durée des tâches

Il est important de délimiter les tâches afin de pouvoir en effectuer un suivi et un contrôle judicieux. La microgestion est peut-être inefficace, mais en délimitant les tâches de manière trop vague, on ne peut en faire un contrôle efficace. En effet, cela pourrait amener l’équipe à constater trop tard l’existence de retards et la nécessité de mesures correctives. Le nombre de tâches dépend de l’étendue et de la complexité de la mission. Les tâches les plus efficaces durent généralement entre une demi-journée et deux à trois jours.

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La durée d’une tâche est fonction de l’étendue de l’audit, de la complexité ou de l’importance de la tâche et de l’expérience de la personne qui l’exécute. Il faut éviter de définir les tâches de façon trop détaillée afin de ne pas s’embourber dans des processus bureaucratiques ni consacrer trop de temps pour en faire le suivi.

Il pourrait être utile de fractionner les tâches lorsque la réalisation de l’audit est source de préoccupation. De cette manière, les problèmes pourront être décelés plus rapidement (p. ex. lorsqu’un client ne présente pas l’information demandée en temps voulu).

Tâches d’audit

Les rubriques suivantes portent sur certaines des tâches et des activités qu’un membre de l’équipe assurant le suivi du projet pourrait entreprendre à différentes étapes de l’audit. Elles ne sont peut-être pas toutes nécessaires ou peuvent ne pas s’appliquer dans le cas de petites missions.

Directives du BVG

Tout comme l’audit n’est pas réalisé en établissant le plan de mission, la gestion du projet ne se réalise pas en établissant le plan de projet. Indubitablement, la planification pendant la phase de la planification de l’audit est cruciale, mais ce n’est que le début du processus. Les aspects suivants sont généralement abordés au cours des premières discussions de planification de l’équipe (réunion de projet de planification) :

• L’évaluation exhaustive de l’acceptation et du maintien de la mission — Le responsable de la mission effectue l’évaluation. Le membre de l’équipe chargé du suivi du projet s’assure que l’évaluation a été approuvée comme il se doit et que la liste des risques importants identifiés est consignée dans le dossier d’audit. Pour des directives supplémentaires, se reporter aux sections BVG Audit 3011 et BVG Audit 5011.
• La rencontre avec le client — Le gestionnaire d’équipe et le responsable de la mission déterminent la façon de rencontrer le client ainsi que le contenu des discussions avec ce dernier. Dans le cadre de la gestion du projet, il faut s’assurer que la réunion a bien lieu. Le gestionnaire d’équipe rédige un ordre du jour ou un rapport en vue de la réunion. Les tâches à réaliser en vue de la réunion sont les suivantes :
  • convenir de la date de réunion avec le client;
  • envoyer l’ordre du jour aux participants à l’avance.
• L’envoi de la lettre de mission — Certaines équipes de mission devront demander de l’aide pour rédiger les lettres de mission. Dans le cadre de la gestion du projet, il faut collaborer à la préparation d’informations qui seront revues par le responsable de la mission (p. ex. une liste d’entités à inclure).
• La mise sur pied de l’équipe de mission — Le gestionnaire d’équipe doit déterminer les ressources nécessaires à la réalisation de l’audit, même de manière générale, avant le début de la planification détaillée de l’audit. Dans le cadre de la gestion du projet, il faut examiner le plan des ressources et confirmer que les ressources nécessaires sont assignées dans les systèmes de planification du personnel.
• La préparation des réunions de planification — Dans le cadre de la gestion du projet, il faut s’assurer que les réunions ont été organisées et que les membres de l’équipe sont bien préparés, et notamment décider s’il y aura un ordre du jour et un résumé du plan de projet.
• Les réunions de planification de l’équipe — Dans le cadre de la gestion du projet, il faut consigner par écrit les mesures donnant suite aux discussions qui ont eu lieu pendant les réunions de planification de l’équipe, ainsi que les décisions prises et les mesures approuvées pendant chaque réunion. Il faut également évaluer et comprendre la façon dont l’état d’avancement du projet sera surveillé. Enfin, il faut tenir compte des éléments suivants au moment de déterminer la méthode d’évaluation de l’état d’avancement du projet :
  • l’état d’achèvement des tâches par rapport au plan;
  • l’état d’achèvement du calendrier des réunions;
  • la comparaison entre le budget prévu et le budget réel;
  • la fréquence de la communication de l’information sur les progrès;
  • la façon de présenter des rapports sur les progrès;
  • les questions devant être examinées et réglées immédiatement.
• L’établissement d’un plan de projet — Le plan de projet est communiqué à toute l’équipe et sert à faire le suivi des progrès de l’audit. Les bonnes techniques de gestion de projet englobent l’utilisation d’étapes clés et de décisions relativement à des activités qui déterminent le cheminement critique de l’audit. Ces étapes représentent les points principaux en regard desquels les progrès de l’audit seront communiqués. Voici les tâches à évaluer et à inclure dans le plan de projet :
  • La préparation du sommaire des tâches — Les tâches liées à l’audit sont recensées et planifiées et un calendrier d’exécution est établi avec le niveau de détails approprié. Les membres de l’équipe de mission déterminent quelles tâches doivent être achevées pour réaliser un audit d’excellente qualité et le membre de l’équipe responsable du suivi du projet complète cette liste, en y ajoutant les tâches à accomplir pour que l’audit soit efficient. Dans le cadre de la gestion du projet, il faut coordonner l’élaboration d’un sommaire des tâches à partir de cette liste, lequel servira de fondement au plan de projet.
  • La préparation du plan d’affectation des ressources aux tâches clés — L’équipe de mission détermine qui sera responsable de chacune des tâches identifiées. Ces informations seront indiquées dans le plan de projet, permettant ainsi à l’équipe de suivre les progrès de manière plus efficace.
• La coordination des activités de suivi du budget de l’audit — L’équipe de mission détermine la somme des efforts à déployer pour réaliser les tâches. La gestion de projet comprend la coordination de la consolidation du budget et le signalement des progrès par rapport au temps réel consacré à une activité.
• Définir le calendrier des éléments à délivrer par le client (aide du client) — Les membres de l’équipe de mission doivent déterminer les éléments à livrer par le client. Ces éléments peuvent revêtir différentes formes : réunions précises, documents à fournir et décisions clés à prendre avant une certaine date. La gestion de projet inclut la coordination et le regroupement de la liste des éléments à livrer que le gestionnaire d’équipe doit passer en revue, et la mise à jour du calendrier lorsque le client fournit les éléments.
• La planification des réunions avec le client (y compris les réunions de validation des faits et les séances-bilans) — C’est une tâche importante que de prendre les dispositions pour les réunions avec le client et il faut le faire aussitôt que possible dans le processus d’audit. On tient une liste des réunions, avec les noms des participants attendus (du BVG et du client), ainsi que de la date de la réunion organisée. Cette liste se révèle un outil de contrôle utile pour vérifier si toutes les réunions avec le client ont été organisées et qui doit y assister et qui y a assisté en fait. La plupart du temps, les échéances pour la réalisation de l’audit sont connues. La gestion de projet comprend donc l’organisation des réunions de façon appropriée en vérifiant les échéances.
• La planification des réunions internes (y compris les réunions d’étape et de validation et les séances-bilans) — Ces réunions sont planifiées de façon à coïncider avec les principaux points de décision du processus d’audit et, dans la mesure du possible, les dates sont inscrites à l’agenda des équipes de mission.
• Le suivi général du projet — À des fins de gestion de projet, l’auditeur assure un suivi constant de l’état d’avancement du plan de projet par rapport aux étapes prévues, résume les progrès et les communique à l’équipe aux réunions d’étape. Voici les tâches à réaliser pour assurer le suivi de l’état d’avancement du projet :
  • Assurer le suivi des mesures convenues lors des réunions d’étape — Il est peu utile de tenir des réunions d’étape si le résultat de celles-ci ne donne pas lieu à des mesures. Les personnes investies de la responsabilité de la mise en oeuvre de ces mesures doivent livrer la marchandise. La gestion de projet comprend également la collecte d’information sur les progrès à communiquer à l’équipe de telle sorte que le dossier sur cet élément puisse être clos ou qu’une autre décision ou une autre mesure soit prise.
  • Suivi des produits à livrer par le client et du calendrier des réunions — À des fins de gestion de projet, l’auditeur vérifie et signale les progrès par rapport au calendrier en assurant la coordination avec la personne-ressource du client à l’aide de l’information fournie par l’équipe de mission. Lorsque le client s’est engagé à fournir de l’information ou à tenir des réunions et qu’il ne respecte pas cet engagement, en évaluer les conséquences et prendre des mesures correctives au besoin.
  • Contrôler les résultats budgétaires — Le membre de l’équipe responsable du suivi du projet calcule les heures réelles à l’aide du rapport d’établissement des coûts des produits affiché sur INTRAnet. Les membres de l’équipe de mission communiquent leur estimation des dépassements de coût de leurs tâches respectives. Ces informations sont regroupées et présentées à nouveau à l’équipe.
  • Passer en revue le rapport d’affectation des ressources (affichés sur INTRAnet) — À l’aide des informations fournies par l’équipe aux fins de l’analyse du budget, déterminer s’il faut réviser le plan d’affectation des ressources, s’il faut affecter davantage de ressources ou si des ressources peuvent être libérées.
• La communication des problèmes liés au projet au responsable de la mission et/ou au gestionnaire d’équipe — Dans certaines circonstances, certains problèmes liés au projet devront être soulevés immédiatement auprès du responsable de la mission ou auprès du gestionnaire d’équipe. À des fins de gestion de projet, l’auditeur travaille avec le gestionnaire d’équipe afin de produire un plan d’action pour contribuer à régler certains de ces problèmes.
• La mise à jour des plans de projet — La gestion de projet comprend la mise à jour des plans de projet afin d’y intégrer toutes les modifications convenues avec l’équipe de mission. Tous les changements sont communiqués à l’équipe.

Directives du BVG

Voici les tâches de gestion de projet à effectuer pendant la phase de collecte des éléments probants de l’audit :

• Les réunions de mise à jour avec le client — Dans le cadre de la gestion du projet, le membre de l’équipe désigné s’assure que les réunions de mise à jour avec le client ont lieu et que le client et l’équipe se sont préparés pour les réunions. Voici les tâches à réaliser dans le cadre des réunions de mise à jour avec le client :
  • planifier les réunions avec les clients, le responsable de la mission et les membres pertinents de l’équipe de mission;
  • communiquer l’ordre du jour aux participants à l’avance.
• Les réunions avec le client — Les tâches de gestion de projet associées à ces réunions auront eu lieu, de préférence, pendant la phase de planification de l’audit. L’organisation des réunions et l’envoi de l’ordre du jour doivent être réalisés à l’avance. Si le calendrier des réunions n’a pas été clairement défini (p. ex. lors de la première année de la mission ou lorsqu’il faut tenir des réunions supplémentaires en raison des décisions prises pendant les réunions d’étape), le membre de l’équipe chargé de cette tâche de gestion de projet peut planifier ces réunions. Le membre de l’équipe fait le suivi des réunions qui ont été organisées, tenues et documentées. La forme que prend le suivi de ces réunions n’est pas précisée. Toutefois, en pratique, les équipes peuvent utiliser une feuille de travail pour consigner en dossier la date convenue, les participants, l’élaboration de l’ordre du jour et la confirmation de la documentation. Voici les tâches à accomplir pour les réunions avec le client :
  • planifier les réunions;
  • envoyer l’ordre du jour à l’avance et le consigner dans le dossier d’audit;
  • confirmer que le dossier d’audit a été mis à jour comme il se doit (p. ex. la documentation des réunions par le membre compétent de l’équipe).
• Les réunions d’étape — La réunion d’étape permet de comparer les progrès de l’audit avec le plan de mission pour déterminer si des éléments probants adéquats ont été recueillis, et de déterminer les mesures de suivi appropriées. Au cours de ces réunions, le membre de l’équipe chargé de cette tâche de gestion de projet informera l’équipe de l’état d’avancement du projet (p. ex. le nombre de réunions qui ont eu lieu). Il importe de passer en revue les objectifs à chaque réunion d’étape et de signaler tout risque pouvant nuire à l’atteinte d’un objectif (comme l’amélioration de la relation avec le client), puis de convenir d’un plan d’action pour l’objectif concerné (p. ex. communiquer avec le contrôleur financier une fois par semaine pour discuter des problèmes). Voici les tâches à accomplir pour les réunions d’étape :
  • planifier les réunions;
  • inviter à la réunion tous les membres de l’équipe concernés, y compris les spécialistes et les experts internes;
  • rédiger le compte rendu de la réunion et déterminer les mesures à prendre en spécifiant les responsables de leur mise en œuvre et les échéances connexes;
  • rendre compte de l’état d’avancement du projet;
  • signaler tout problème influant sur l’avancement du projet.
• Approbation des travaux d’audit de clôture — En général, la quantité de travail à réaliser à la clôture de l’exercice est déterminée lors d’une réunion d’étape avant la date de clôture. Au cours de cette réunion, l’équipe décide des autres procédures d’audit qui seront mises en œuvre (c.-à-d. des tests de corroboration). Du point de vue de la gestion de projet, il se peut que des informations additionnelles soient requises du client et que le calendrier de livraison des produits à fournir du client doive être revu, compte tenu de cette décision. Les membres de l’équipe de mission déterminent les informations à fournir et les échéances connexes. Dans le cadre de la gestion du projet, le membre de l’équipe désigné assurera la coordination avec la personne-ressource chez le client et lui communiquera les exigences. Voici les tâches à accomplir durant la phase de l’approbation des travaux de clôture :
  • envoyer toute modification apportée au calendrier de livraison des produits à fournir du client.
• Travaux d’audit de clôture — Le membre de l’équipe chargé de cette tâche de gestion de projet pourrait être tenu d’organiser des réunions supplémentaires avec le client. Cependant, pour être plus efficaces, les membres de l’équipe de mission peuvent convenir du calendrier directement avec le personnel du client (p. ex. lorsqu’il ne faut tenir que de courtes réunions portant sur des questions ou des documents précis). Voici les tâches à accomplir pendant la phase des travaux de clôture :
  • s’assurer que l’équipe d’audit met à jour le dossier d’audit;
  • faire un suivi auprès du client à l’égard des produits à livrer convenus et consigner en dossier les retards et les dépassements de budget
• Approbation du responsable de la mission — L’équipe d’audit doit se réunir pour passer en revue les résultats finaux de l’audit avec le responsable de la mission. Il peut être nécessaire que le membre de l’équipe chargé des tâches de gestion de projet assiste à la réunion pour mettre à jour l’état d’avancement du projet, notamment pour comparer le budget prévu au budget réel. Voici la tâche à accomplir dans le cadre de l’obtention de l’approbation du responsable de la mission :
  • confirmer que l’ordre du jour a été élaboré à temps pour la réunion.

Directives du BVG

Voici les tâches de gestion de projet à accomplir pendant la phase d’achèvement de l’audit :

• L’obtention de l’approbation du client — Dans le cadre de sa fonction de gestionnaire de projet, le membre de l’équipe désigné enverra au client les ordres du jour ou les comptes rendus avant la tenue de la réunion d’approbation. Si le projet a été modifié depuis l’établissement du plan en ce qui concerne le calendrier des réunions ou les produits à livrer, ces informations seront communiquées au responsable de la mission et au gestionnaire d’équipe afin que le client puisse en prendre connaissance au moment approprié.
• La séance-bilan avec le client — Dans le cadre de sa fonction de gestionnaire de projet, le membre de l’équipe désigné peut apporter une contribution appréciable à l’ordre du jour de cette réunion, étant donné qu’il a coordonné plusieurs éléments liés au rendement pendant la mission, par exemple :
  • le respect du calendrier des réunions par l’équipe du client;
  • les résultats par rapport aux calendriers de livraison de produits convenus;
  • l’incidence des retards sur l’affectation de ressources à la mission.
• La séance-bilan avec l’équipe — Le membre de l’équipe affecté aux tâches de gestion de projet peut formuler des commentaires sur le rendement de l’équipe en ce qui a trait à sa contribution à la gestion du succès de la mission et examiner ce qui a bien marché et les améliorations à apporter. Les discussions porteront également sur l’efficacité de la gestion de projet et viseront à dégager des idées pour renforcer et améliorer la mission, qui seront documentées en tant que points auxquels il faudra donner suite lors de l’audit du prochain exercice. Voici les tâches à accomplir dans le cadre de la séance-bilan avec l’équipe :
  • planifier la réunion;
  • communiquer l’ordre du jour aux participants à l’avance;
  • prendre note des principaux points discutés;
  • rendre compte du rendement du projet;
  • incorporer les résultats au plan de gestion pour le prochain exercice.

Directives du BVG

Voici certains des facteurs de réussite essentiels pour une gestion de projet efficace :

• utilisation efficace des agendas et planification de toutes les réunions (sur les lieux de l’entité et en interne);
• rôle clairement défini du membre de l’équipe chargé du suivi du projet et temps alloué pour qu’il s’acquitte de ses tâches à cet égard;
• plan de projet détaillé, assorti d’étapes clés;
• stratégie souple – adapter les outils disponibles qui conviennent le mieux à l’entité – ne pas faire de surenchère, trouver le juste équilibre;
• suivi constant de l’état d’avancement – comparer les résultats réels par rapport au plan et mettre à jour le plan de projet;
• politiques claires sur la fréquence des réunions d’étape et les sujets à passer en revue à chaque réunion;
• politiques claires sur la présentation de la documentation en temps opportun;
• politiques claires sur les tâches en retard;
• suffisamment de temps réservé pour chaque visite effectuée dans le cadre de l’audit de façon à pouvoir terminer à temps les tâches connexes;
• désignation d’une personne-ressource chez l’entité, chargée d’aider à planifier et organiser les réunions et les visites;
• encadrement adéquat de la part du responsable de la mission/du gestionnaire d’équipe de sorte que tous les membres de l’équipe comprennent exactement ce que l’on attend d’eux.