1071 Rotation du personnel

déc.-2023

Contexte

Les auditeurs sont censés être indépendants et objectifs et faire preuve de jugement professionnel sans parti pris, ne pas se trouver en situation de conflit d’intérêts et être libres de toute influence.

L’emploi prolongé des mêmes cadres ou responsables de la revue de la qualité dans une mission de certification pourrait constituer un risque de familiarité menaçant l’indépendance. La politique portant sur la rotation du personnel est l’une des principales mesures de protection utilisées pour réduire le risque de familiarité constituant une menace à l’indépendance.

La présente politique traite du risque de familiarité constituant une menace à l’indépendance en établissant des exigences de rotation pour les membres de haut niveau et les responsables de la revue de la qualité dans le cadre de toute mission de certification.

Dans cette politique, l’expression « cadre » désigne les personnes qui sont les ultimes responsables de l’exécution de la mission et de la signature du rapport de la mission de certification. Il s’agit habituellement du responsable de mission. Le vérificateur général du Canada, qui est le signataire des rapports d’audit de performance et de certains audits d’états financiers, n’est pas visé par la politique de rotation du personnel en raison des exigences légales entourant sa nomination. Il est nommé pour un mandat de dix ans maximum et ne peut être nommé de nouveau à ce poste.

Les critères en matière de rotation du personnel pour les audits de performance et les examens spéciaux sont évalués selon le nombre d’années consécutives pendant lesquelles les cadres et les responsables de la revue de la qualité ont été associés à l’entité.

La rotation du personnel, toutefois, ne concerne pas uniquement les cadres. Tout le personnel d’audit doit pouvoir détecter rapidement les menaces à l’indépendance liées à la familiarité et discuter ouvertement de ces menaces et de la rotation des employés avec ses superviseurs. Des rotations du personnel d’audit sont fréquemment effectuées pour que ces derniers alternent entre les missions d’audit et d’autres affectations. Cela permet en partie de réduire à un niveau acceptable les menaces à l’indépendance liées à la familiarité. Il est plus facile de procéder à une rotation du personnel lorsqu’elle est envisagée et planifiée suffisamment à l’avance, tant au niveau des employés qu’à celui de l’équipe ou du groupe.

Règles de déontologie pertinentes

Les règles d’indépendance pertinentes énoncées dans les règles ou le code de déontologie et le Code de valeurs, d’éthique et de conduite professionnelle du BVG exigent que le Bureau et ses employés soient et demeurent libres de tout influence, intérêt ou relation étroite en ce qui concerne les affaires de l’entité qui réduisent l’objectivité ou le jugement professionnel du Bureau et de ses employés ou qui, de l’avis d’un observateur raisonnable, réduiraient l’objectivité ou le jugement professionnel du Bureau et de ses employés.

Les divers ordres comptables provinciaux établissent également des règles de déontologie quant à la durée du mandat des cadres et des responsables de la revue de la qualité d’une mission. Voici un exemple de règle tirée du code de déontologie des CPA établie par les Comptables professionnels agréés de l’Ontario.

« Un membre ne doit pas demeurer associé responsable de mission ou responsable de la revue de la qualité de la mission dans le cadre d’une mission d’audit d’états financiers exécutée pour un émetteur assujetti ou une entité cotée pendant plus de sept ans au total, ni participer par la suite à un audit des états financiers de cet émetteur assujetti ou de cette entité cotée avant un délai supplémentaire de cinq ans. »

Afin de se conformer aux règles de déontologie pertinentes, le Bureau a établi dans sa politique que les entités cotées et les émetteurs assujettis sont des entités dont les actions, les parts ou les titres de créance sont cotés, inscrits à la cote officielle d’une bourse de valeurs reconnue, ou négociés suivant les règles d’une bourse de valeurs reconnue ou d’un autre organisme équivalent. De plus, le Bureau applique maintenant les exigences relatives à la durée de l’association des cadres à toutes les missions de certification de manière à démontrer l’importance qu’il accorde à l’indépendance.

Risques de familiarité constituant une menace à l’indépendance

Le risque de familiarité est défini à la section BVG Audit 1031 Règles de déontologie régissant une mission de certification. Les circonstances pouvant mener à un risque de familiarité y sont aussi présentées.

Lorsqu’un risque de familiarité constituant une menace à l’indépendance est mis en lumière, les cadres de la mission et du Bureau doivent en évaluer l’importance. Si le risque n’est pas manifestement négligeable, il faut alors repérer les mesures de protection disponibles et, le cas échéant, les mettre en œuvre de manière à éliminer la menace ou à la ramener à un niveau acceptable.

Des éléments qualitatifs aussi bien que quantitatifs doivent être pris en compte pour apprécier la gravité d’un élément en particulier. Un élément ne peut être considéré comme manifestement négligeable que s’il est jugé à la fois anodin et sans conséquence. Les cadres doivent faire preuve de jugement professionnel lorsqu’ils évaluent la gravité d’une menace et déterminent les mesures de protection à leur disposition qui pourront être utilisées.

La gravité d’une menace liée à la familiarité dépendra de facteurs comme :

• la durée de la période pendant laquelle la personne en question a fait partie de l’équipe de mission;

• le rôle de cette personne au sein de l’équipe de mission;

• la structure du Bureau;

• la nature de la mission de certification, notamment la complexité de l’élément considéré et le degré de jugement professionnel nécessaire.

Si une menace liée à la familiarité n’apparaît pas manifestement négligeable, le responsable de mission doit alors remplir un rapport d’exception relatif à la mission qui sera consigné au dossier conformément aux exigences de la section BVG Audit 1031 — Règles de déontologie régissant une mission de certification.

Mesures de protection possibles en cas de menace liée à la familiarité

Voici quelques mesures de protection possibles :

• le remplacement des cadres de l’équipe de mission;

• la participation d’un autre membre du bureau qui ne fait pas partie et n’a jamais fait partie de l’équipe de mission et qui révise le travail effectué par cette personne, ou formule des conseils;

• l’affectation à la mission d’un responsable de la revue de la qualité.

Directives supplémentaires

Une personne peut exercer le rôle de responsable de la revue de la qualité avant d’exercer le rôle de responsable de mission. Cependant, le nombre d’années passées à exécuter les fonctions de responsable de la revue de la qualité réduit le nombre d’années qu’il pourra consacrer à exercer les fonctions de responsable de mission.

Une personne ne peut pas assumer la fonction de responsable de la revue de la qualité immédiatement après avoir été responsable de mission, peu importe la période pendant laquelle elle a été responsable de mission. Un temps d’arrêt de deux ans dans le cas d’une entité non cotée et de cinq ans dans le cas d’une entité cotée doit être respecté avant que cette personne ne puisse être nommée à titre de responsable de la revue de la qualité.

Une personne qui a été remplacée comme responsable de mission ou responsable de la revue de la qualité d’une mission doit être prudente lorsqu’elle consulte l’équipe de mission pendant la période suivant son remplacement, pour éviter d’influer directement sur les résultats de la mission ou d’être perçue comme exerçant une influence directe sur ces résultats.

La rotation du personnel devrait être envisagée et planifiée suffisamment à l’avance tant au niveau de l’employé qu’au niveau de l’équipe. Les occasions de rotation du personnel doivent être ouvertement annoncées et communiquées et les employés devraient être en mesure de parler ouvertement de la rotation du personnel au moins une fois par an avec leur superviseur, soit durant l’évaluation du rendement annuelle. Les employés devraient également être évalués à la lumière de la présente politique pour déterminer s’il y a une menace liée à la familiarité.

La rotation du personnel peut être plus difficile à faire en région. Elle peut donc demander un plus long délai et plus de consultations entre les cadres.

Il faut communiquer à l’entité le besoin ainsi que la décision de remplacer les cadres.

Les Services d’audit doivent consigner en dossier tous les documents d’analyse et les recommandations concernant la rotation des cadres et des responsables de la revue de la qualité de la mission. Les Services d’audit consignent aussi en dossier les documents d’approbation par le vérificateur général adjoint des Services d’audit quant à la rotation des responsables de la revue de la qualité, y compris les documents relatifs aux exceptions à la politique de rotation des responsables de la revue de la qualité et des vérificateurs généraux adjoints.

Chaque pratique d’audit qui s’applique consigne en dossier l’approbation par les vérificateurs généraux adjoints concernant la rotation des cadres, y compris les documents relatifs aux exceptions à la politique de rotation des cadres. Les exceptions aux règles de rotation du personnel sont censées être rares.

En plus de bien connaître les principes et les lignes directrices concernant la rotation du personnel, le personnel doit assurer la mise en œuvre de ces principes et lignes directrices. Voici la liste des différents membres du personnel et la manière dont ils contribuent au bon fonctionnement de la rotation du personnel :