Manuel de la vérification annuelle
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2215 Bonnes pratiques de communication pour l’ensemble des missions
oct.-2012
Contenu de la présente section
Aperçu
La présente section traite des questions suivantes :
- la gouvernance d’entreprise;
- l’évaluation du rendement;
- la rencontre à « huis clos » avec le comité d’audit.
Directives du BVG
Bonnes pratiques pour toutes les missions
Il est bon d’amorcer un dialogue sur le rôle et les pratiques des responsables de la gouvernance afin de promouvoir une meilleure compréhension de la fonction de gouvernance de l’entité. Il faut aussi s’assurer qu’il y a une compréhension mutuelle à l’égard des rôles respectifs des responsables de la gouvernance, de la direction et de l’auditeur.
Compte tenu de l’attention grandissante portée à l’efficacité de la gouvernance d’entreprise, il est essentiel que l’auditeur entame des discussions avec les responsables de la gouvernance sur leurs rôles et leurs pratiques. Le responsable de la mission doit toujours rester au courant de tous les changements aux règles et aux attentes des responsables de la gouvernance.
Forme et calendrier
Pendant la phase de la planification de l’audit, le responsable de la mission engage un dialogue avec le président des responsables de la gouvernance, la direction ou d’autres responsables de la gouvernance pour comprendre leur point de vue sur leur rôle de surveillance. S’il y a lieu, l’auditeur s’assure qu’une discussion générale à ce sujet est inscrite à l’ordre du jour d’une des réunions des responsables de la gouvernance.
Directives détaillées
L’auditeur doit prendre les mesures décrites ci-dessous pour comprendre la façon dont les responsables de la gouvernance envisagent cette fonction et transmettre le point de vue de l’auditeur sur la gouvernance d’entreprise.
L’auditeur doit aussi confirmer auprès des responsables de la gouvernance que leurs responsabilités et celles de l’auditeur correspondent aux responsabilités énoncées dans la Lettre de mission.
Pour favoriser les discussions, l’auditeur doit poser des questions incitant à la réflexion et tenir compte de la philosophie générale que les responsables de la gouvernance appliquent à l’exercice de cette fonction, notamment :
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Quelles sont vos priorités? Que considériez-vous comme les limites de vos fonctions en matière de gouvernance et de gestion du risque? Comment décririez-vous la culture de l’organisation? Cette culture favorise-t-elle ou freine-t-elle l’exercice de votre rôle? Quelles qualités sont les plus importantes pour exercer efficacement votre rôle au sein de l’organisation? Dans quelle mesure les responsables de la gouvernance prennent-ils des initiatives comparativement aux autres comités dont vous avez fait partie? Est-ce que les responsables de la gouvernance profiteraient d’une rencontre avec un plus vaste éventail de membres de la direction et du personnel? Si oui, avec qui? Quelle est la meilleure initiative réalisée par le comité depuis que vous en êtes membre? Comparativement à votre expérience vécue dans d’autres conseils d’administration, dans quels domaines avez-vous le plus contesté les décisions de la direction? Quelles autres informations souhaiteriez-vous obtenir de la direction et du BVG? Selon vous, quel est le point de vue de l’investisseur à l’égard de la Société? Est-il juste? Que peut faire la direction pour améliorer cette image? |
Documentation
Dans le dossier d’audit, consigner la date de la réunion avec les responsables de la gouvernance ainsi que l’objet de la discussion.
Directives du BVG
Le BVG recueille régulièrement les commentaires des organisations ayant fait d’objet d’un audit. Ces précieux commentaires permettant au Bureau de recenser les secteurs susceptibles d’être améliorés. Pour l’audit d’états financiers, le responsable de la mission est chargé de la préparation du questionnaire de sondage et de l’exécution du sondage. Le questionnaire étant une communication officielle adressée aux responsables de la gouvernance, une version en français et une version en anglais doivent être préparées. Le modèle du questionnaire est publié sur l’INTRAnet du BVG dans les deux langues officielles. Se reporter à la section BVG Audit 9081 pour obtenir de plus amples renseignements.
Directives du BVG
Il est de bonne règle de rencontrer le comité d’audit en l’absence de la direction, étant donné que cela permet une discussion franche et approfondie entre l’auditeur et les membres du comité. Il faut encourager de telles rencontres à « huis clos » et les considérer comme une pratique normale et constructive.