5515 Fraude dans le secteur public

juin-2018

Directives du BVG

Lorsqu’il effectue son travail, l’auditeur doit toujours être conscient de la possibilité de fraudes dans la passation des contrats. Il doit connaître les différents types de fraudes et les indices d’activités du genre dans la passation des contrats.

Comment se produisent les fraudes dans la passation des contrats

Les facteurs suivants constituent les méthodes habituelles pour commettre des fraudes dans la passation des contrats :

• Subornation et pots-de-vin – Un entrepreneur donne de l’argent, des cadeaux ou fait d’autres faveurs à un fonctionnaire afin de conclure des contrats ou d’obtenir un traitement de faveur.

• Abus des autorisations de modification – Des modifications sont apportées au contrat original afin d’obtenir plus de fonds que ce qui avait été prévu à l’origine au contrat. Ces autorisations de modification peuvent être émises pendant la durée du contrat afin de compenser l’entrepreneur qui avait présenté une soumission basse au départ. Par exemple, des étapes supplémentaires de travail, qui n’avaient pas été précisées dans le contrat original, sont accordées à l’entrepreneur.

• Offre collusoire de contrats, fixation de prix ou truquage des offres – Il se pourrait qu’un groupe d’entrepreneurs concluent une entente afin d’éliminer ou de restreindre la concurrence. Ainsi, ils peuvent s’entendre pour que l’un d’entre eux présente une soumission plus basse que les autres. La partie IV de la Loi sur la concurrence, qui définit plusieurs infractions, notamment le complot et le truquage des offres pour limiter la concurrence, pourrait s’appliquer dans de telles situations.

• Mélange dans les contrats – Un entrepreneur facture le même travail en vertu de plus d’un contrat. Ainsi, les coûts de démolition sont facturés plusieurs fois en vertu de contrats distincts (par exemple, les coûts de démolition seraient facturés quatre fois en vertu de contrats distincts pour la construction des fondations, des murs, des plafonds et des planchers).

• Conflit d’intérêts – Les contrats sont attribués à des entreprises qui emploient des fonctionnaires ou des membres de leur famille, ou à des sociétés dans lesquelles les fonctionnaires ou des membres de leur famille ont des intérêts financiers non déclarés, par exemple des contrats d’impression attribués au beau-frère d’un fonctionnaire.

• Prix établi erroné – Un entrepreneur présente des factures gonflées qui ne sont pas conformes aux coûts ou aux prix prévus au contrat.

• Double facturation – Un entrepreneur présente deux copies de la même facture séparément pour le paiement et se voit par la suite payé deux fois.

• Fausses factures – Un entrepreneur présente des factures pour des biens qui n’ont pas été livrés ou une facture qui n’est pas conforme aux termes et conditions du contrat. Le contrat prévoit par exemple un prix fixe, mais l’entrepreneur établit une facture à prix coûtant majoré.

• Fausses déclarations quant à la qualité et au rendement – Un entrepreneur fait une fausse déclaration à propos de la qualité des produits qu’il fournira ou de sa capacité à rendre les services demandés.

• Abus de commandes d’achat local ou des achats fractionnés – Le coût total de l’achat de biens et de services dépasse la limite d’autorisation locale où il faut avoir recours au régime concurrentiel pour fournir de tels biens et services. Pour contourner ces règles, les achats sont fractionnés en plusieurs segments.

• Entrepreneur fictif – Un entrepreneur présente une facture d’une société fictive à l’appui de coûts fictifs réclamés dans le cadre d’un contrat gouvernemental à prix coûtant majoré.

• Substitution de produits – Un entrepreneur ne livre pas les biens ou services prévus au contrat. L’entrepreneur livre un produit de qualité inférieure sans en informer le gouvernement. Parmi les exemples typiques, mentionnons la livraison de produits qui sont fabriqués par des fournisseurs étrangers, tandis qu’ils sont censés être produits au Canada, ou le fait de ne pas mener d’essais qui garantiraient la qualité du produit, alors que le contrat l’exige.

• Abus des paiements à l’avancement : facturation dégressive ou paiement anticipé – En vertu des contrats gouvernementaux, les avances sont faites au fur et à mesure que progresse le travail. Les paiements se fondent sur les frais engagés, le pourcentage du travail terminé ou la réalisation d’étapes précises du travail. La fraude relative aux paiements à l’avancement comprend habituellement une fausse attestation de l’étape de travail terminée, laquelle permet de recevoir les paiements avant que le travail ne soit effectué. L’entrepreneur peut exagérer les coûts du travail initial afin de recevoir, lorsque la méthode de facturation basée sur le pourcentage des travaux complétés est appliquée, une rentrée de fonds correspondant à un montant supérieur aux travaux réellement effectués. Le coût du travail subséquent prévu au contrat serait sous-évalué en prévision des autorisations de modification moyennant une rétribution supplémentaire.

• Achat à des fins personnelles – Un fonctionnaire achète des articles à des fins personnelles, fait des achats supplémentaires, dont certains, pour utilisation personnelle. Il pourrait s’agir par exemple d’un fonctionnaire qui exploite une agence de publicité familiale et achète des articles par l’entremise du gouvernement pour ensuite les utiliser dans son entreprise.

• Courts délais pour le dépôt des soumissions – Le délai pour répondre à une proposition est anormalement court si bien que seuls les soumissionnaires qui possèdent déjà des connaissances du fonctionnement interne de l’entité sont en mesure de préparer une proposition à temps. Il n’existe pas de motifs impérieux qui justifient une réduction de façon marquée du temps de réponse.

• Spécifications sur mesure – Le fonctionnaire établit des spécifications inutiles ou très restrictives pour un produit auxquelles un seul entrepreneur peut se conformer. Le contrat peut préciser par exemple un type d’équipement qu’un seul entrepreneur peut fournir.

• Divulgation non autorisée d’information – Un fonctionnaire divulgue à un entrepreneur de l’information non autorisée pour l’aider à décrocher le contrat.

• Achats inutiles – Des achats sont faits pour des biens ou des services qui ont déjà été achetés et pour lesquels il n’existe aucun besoin.

Examen des contrats gouvernementaux

L’une des clés de la détection des fraudes consiste en la capacité de repérer les exceptions. Ces irrégularités doivent être considérées comme des indices de fraude. Les cas de fraude révèlent habituellement de tels indices. La connaissance de ces indices offre à l’auditeur une longueur d’avance dans la détection des fraudes potentielles. L’auditeur doit reconnaître les indices de fraude, savoir quand s’en servir et en comprendre les forces et les limites.

Lors de l’examen des contrats, l’auditeur doit rechercher certains éléments dans chacune des trois étapes de la passation du contrat :

• Étape 1 – Définition des besoins;

• Étape 2 – Acquisition, appel d’offres et sélection de l’entrepreneur (englobe les pratiques anticoncurrentielles et le contrat à fournisseur unique);

• Étape 3 – Administration, exécution et évaluation du contrat (comprend les contrats à prix fixes, les contrats à prix coûtant majoré et les contrats à coûts par contrat).

Lors de son examen des contrats pour y détecter des fraudes, l’auditeur doit analyser les documents suivants, qui sont habituellement associés à la passation des contrats :

• les plans et les rapports qui définissent les exigences et les besoins;
• les spécifications du travail;
• les comptes rendus des conversations entre l’organisme responsable de l’appel d’offres et les soumissionnaires;
• les demandes de propositions ou autres dossiers d’invitation à soumissionner;
• les copies des appels d’offres;
• les copies de l’évaluation des soumissionnaires;
• les dossiers d’acceptation des contrats;
• le contrat approuvé;
• les rapports d’étape;
• les reçus et les factures;
• les calendriers et les registres des paiements;
• les modifications au contrat et les autorisations de modifications ultérieures;
• les rapports d’assurance de la qualité et du rendement de l’entrepreneur;
• toutes les signatures d’approbation exigées par la Loi sur la gestion des finances publiques.

Étape 1 – Définition des besoins

Cette étape comprend l’évaluation des besoins de l’entité et les justifications qu’elle fait valoir pour acheter certains biens et services. Les stratagèmes frauduleux supposent habituellement un usage abusif du pouvoir discrétionnaire de la direction où les exigences contractuelles sont définies de sorte que le contrat peut être attribué à un entrepreneur en particulier. Une analyse insuffisante des besoins indique généralement une lacune administrative; mais, dans certains cas, il s’agit d’un indicateur de fraude. Voici les indices de fraude liés à la définition des besoins précisés dans les contrats :

• Des spécifications restrictives des besoins. La définition des besoins est si restrictive que seul un entrepreneur précis peut exécuter les travaux.

• On n’a pas consulté les experts techniques pour l’ébauche des spécifications des contrats techniques ou des achats. Les besoins doivent être décrits de manière à faciliter l’évaluation de solutions de rechange. Sans avis techniques adéquats, les spécifications sont rédigées de manière imprécise, ce qui donne plus de latitude à l’autorité contractante.

• Participation inhabituelle de la haute direction. Un haut fonctionnaire, qui ne participe pas habituellement au processus d’attribution de contrat, intervient directement dans la préparation de l’analyse des besoins.

• Examen superficiel, visant à déterminer si les biens, les services ou les renseignements à se procurer ont déjà été obtenus. Pour les contrats comportant l’achat de renseignements exclusifs, de secrets commerciaux ou d’autres renseignements techniques, les dossiers n’indiquent pas si on a cherché à savoir si le gouvernement possédait déjà ces renseignements. Pour les contrats prévoyant l’achat de marchandises ou de services, le service des contrats n’a pas cherché à savoir si les marchandises ou services commandés avaient déjà été achetés.

• Renseignements limités sur les ressources susceptibles de fournir les produits ou les services. Le fonctionnaire choisit le premier fournisseur de biens ou de services disponible et n’essaie pas d’en trouver d’autres.

• Analyse de besoins précipitée. Le temps alloué à l’étape de la définition des besoins est minimal en comparaison de l’estimation des coûts et de la complexité que représente sur le plan technique l’obtention des marchandises et des services. La précipitation est peut-être un signe que quelqu’un cherche à contourner le processus normal d’attribution des contrats.

• Analyse des besoins axée sur un produit plutôt que sur le rendement. L’évaluation des besoins décrit le produit à acquérir au lieu de justifier les besoins et les spécifications en matière de rendement. Le contrat définit une solution au lieu de définir un besoin et le choix du matériel est déjà fait.

• Achat excessif de marchandises. Les renseignements sur l’utilisation sont insuffisants ou les stocks excèdent de loin les besoins projetés. Une grande quantité des mêmes biens sont régulièrement achetés aux mêmes fournisseurs. Des articles qui ne se rattachent pas aux besoins de l’entité en matière d’approvisionnement sont acquis.

• Les renseignements sur les sources potentielles de matériel ne sont fournis qu’à un seul soumissionnaire. Cela peut être un signe que l’analyse des besoins a été préparée de sorte que le contrat est offert à un soumissionnaire particulier.

• Période de remplacement des biens écourtée. Les marchandises sont remplacées dans un délai nettement plus court que celui précisé dans les normes du fabricant ou de l’entité. Les biens remplacés peuvent ensuite être détournés à des fins personnelles ou vendus pour en tirer un gain personnel. Le risque est accru lorsque les biens concernés sont des biens de consommation ou des articles qui peuvent facilement être revendus.

• Remplacement de matériel excédentaire en bon état. Les marchandises encore en bon état de fonctionnement sont déclarées comme étant excédentaires, mais sont remplacées par la suite.

• Des spécifications des besoins limitatives. Les spécifications des besoins sont précises au lieu d’être générales, sans justification légitime. Cette situation réduit ou élimine la possibilité de concurrence.

• Le consultant qui a participé à la préparation des spécifications des besoins est autorisé à soumissionner. Les énoncés des travaux ou les spécifications sont préparés par un entrepreneur, ou avec sa collaboration, de sorte qu’il peut adapter les besoins à ses produits ou à ses capacités.

Étape 2 – Acquisition, appel d’offres et sélection de l’entrepreneur

Cette étape comprend le processus qui consiste à lancer ou non un appel d’offres pour des contrats futurs. Le Règlement sur les marchés de l’État établit les conditions à remplir pour octroyer un contrat sans avoir recours au processus concurrentiel. De plus, le processus de sélection peut varier substantiellement en fonction de la complexité du contrat. À cette étape, les fraudes peuvent comprendre la collusion entre un fonctionnaire et un entrepreneur ou la collusion entre des entrepreneurs qui soumissionnent pour les contrats. Les signes de fraude dans le cas d’acquisition, d’appel d’offres et de la sélection de l’entrepreneur sont les suivants :

• Non-conformité aux autorisations. Avant de conclure un contrat, les fonctionnaires doivent lancer un appel d’offres conforme au Règlement sur les marchés de l’État.

• Les spécifications de la soumission ne sont pas claires. Lorsque les spécifications de l’appel d’offres sont vagues, le fonctionnaire a un grand pouvoir discrétionnaire dans le choix de l’entrepreneur. Cette situation peut également permettre à l’entrepreneur d’essayer de compenser les pertes qu’il n’aurait pas pu compenser autrement en les attribuant faussement à une augmentation des coûts résultant de spécifications inadéquates.

• Participation inhabituelle d’un dirigeant. Des hauts fonctionnaires du gouvernement montrent un intérêt inhabituel pour un contrat et veulent savoir s’il a été attribué ou non à un certain entrepreneur. Ils peuvent par exemple poser des questions sur certains détails du contrat, ou intervenir directement dans le processus d’appel d’offres et de sélection.

• Relation douteuse entre l’entrepreneur et les représentants du gouvernement qui choisissent l’entrepreneur. Voici quelques exemples :

  • Un employé entretient des relations professionnelles ou personnelles étroites avec l’entreprise ou ses dirigeants. Une telle situation influe sur le choix d’un entrepreneur.

  • Le fonctionnaire qui a choisi l’entrepreneur se joint à l’entreprise de ce dernier peu de temps après l’attribution du contrat.

  • Un cabinet de consultants ou ses employés, engagés par l’entité gouvernementale pour participer à la définition des besoins du contrat, acceptent de travailler pour un soumissionnaire éventuel et discutent de la définition des besoins qu’ils ont aidé à établir.

• Divulgation de renseignements confidentiels. Des renseignements confidentiels sur le contrat ont été divulgués à l’avance, ou de façon sélective, à certains entrepreneurs. Ou encore, des consultants ou des entreprises engagés par le gouvernement ont divulgué des renseignements à des entrepreneurs concurrents avant le lancement du processus d’appel d’offres.

• Pratiques inhabituelles concernant l’appel d’offres. En observant le comportement des entrepreneurs éventuels, on peut déceler les faits suivants :

  • certains entrepreneurs soumissionnent toujours l’un contre l’autre ou certains entrepreneurs ne soumissionnent jamais l’un contre l’autre;

  • les prix offerts chutent lorsqu’il y a un nouveau soumissionnaire ou un soumissionnaire qui présente rarement une soumission;

  • un entrepreneur fait une offre beaucoup plus élevée pour certains contrats alors qu’aucune différence évidente des coûts ne le justifie;

  • certains entrepreneurs qualifiés ne soumissionnent jamais ou soumissionnent rarement pour les contrats du gouvernement fédéral;

  • on accepte une soumission d’un entrepreneur qui n’a pas les compétences ni l’expérience correspondant aux critères des spécifications;

  • un entrepreneur dont le rendement laisse à désirer obtient un contrat;

  • certains entrepreneurs gagnent systématiquement dans un territoire particulier;

  • certaines soumissions non retenues étaient mal préparées; ou

  • le même entrepreneur obtient toujours le contrat d’une entité particulière alors qu’il n’a pas toujours le même succès avec d’autres organismes.

• Peu de soumissions. Le contrat n’attire pas beaucoup de soumissionnaires. Cela peut vouloir dire que les spécifications ont été établies de manière à favoriser certains entrepreneurs.

• Faiblesse des contrôles visant les appels d’offres. Par exemple, des appels d’offres sont refusés ou acceptés en retard.

• L’évaluation des entrepreneurs contredit le rendement précédent. Les capacités de l’entrepreneur sont surestimées ou sous-estimées en comparaison avec les défaillances signalées dans les évaluations de rendement des contrats précédents.

• Des contrats pour des biens ou des services similaires ou afférents ne sont pas regroupés dans un seul et même appel d’offres. Les contrats sont plutôt divisés dans différents appels d’offres afin de contourner des contrôles.

• Analyse des soumissions précipitée. La durée de l’appel d’offres est inhabituellement courte sans explication logique. Cela peut indiquer que certains fonctionnaires ont exercé leur pouvoir discrétionnaire afin d’écourter le délai accordé pour la préparation et la soumission des propositions. Seuls les entrepreneurs qui ont reçu l’information à l’avance disposent d’assez de temps pour préparer leurs soumissions ou leurs propositions.

• Les soumissions ont été évaluées par une personne au lieu d’un comité. Cela peut vouloir dire que l’entrepreneur a été choisi en raison de ses liens avec la personne qui a fait l’évaluation plutôt que pour les mérites de sa soumission.

• Le délai entre la date de lancement et la date de clôture de l’appel d’offres est excessivement long. Ce type de délai donne l’occasion de manipuler les soumissions.

• Avantages procurés par un entrepreneur à des représentants du gouvernement. L’information indique que le soumissionnaire retenu a donné des cadeaux, des fêtes, des repas ou d’autres avantages au fonctionnaire responsable du contrat.

• Un même entrepreneur remporte systématiquement les appels d’offres. Or, cet entrepreneur ne semble pas avoir des avantages concurrentiels, mais il obtient les contrats en dépit de la piètre qualité de ses produits ou de ses services.

• Plusieurs petits contrats sont attribués successivement au même fournisseur. Cela peut signifier que des contrats ont été scindés pour en rabaisser la valeur et éviter ainsi un processus concurrentiel. Les fonctionnaires ont plus de latitude dans l’octroi de petits contrats. En divisant un gros contrat en plusieurs petits, les fonctionnaires peuvent accorder le contrat à un fournisseur en particulier.

• Non-respect des délais fixés pour la présentation de soumissions. Les soumissions sont ouvertes avant l’expiration du délai. Les soumissions reçues après la date limite ne sont pas rejetées.

• Les soumissions sont modifiées après leur dépôt. L’information recueillie indique que des modifications ont été apportées à des dossiers de soumission après leur dépôt.

• Des changements ont été apportés aux spécifications après l’octroi du contrat, mais avant sa signature. Après avoir consulté le soumissionnaire retenu, on élabore de nouvelles spécifications et on les insère ensuite dans le contrat final. Ces spécifications donnent lieu à des frais supplémentaires qui s’ajoutent à ceux précisés initialement dans les documents de l’appel d’offres.

• La demande de proposition contient une erreur qui annule l’appel d’offres ou la demande elle-même. Si on trouve une erreur dans le document de spécifications de l’appel d’offres après l’évaluation des offres, ou qu’un soumissionnaire qualifié est disqualifié pour des raisons qui semblent arbitraires, cela peut vouloir dire qu’un fonctionnaire veut annuler l’appel d’offres parce que le mauvais entrepreneur aurait obtenu le contrat.

• Le soumissionnaire le moins disant n’a pas été choisi. On ne donne pas suffisamment d’explications sur le rejet du moins-disant alors que sa soumission satisfait à toutes les autres exigences relatives au contrat.

• La soumission retenue se situe tout juste en deçà du prix de la soumission qui arrive au deuxième rang, ou est anormalement proche de l’estimation de l’entité, ou est celle du dernier soumissionnaire à avoir présenté une soumission. Cela peut vouloir dire que le soumissionnaire retenu a obtenu des informations privilégiées et confidentielles.

Pratiques anticoncurrentielles concernant le processus d’appel d’offres

Dans le cas d’un processus concurrentiel, les spécifications de l’invitation à soumissionner sont préparées afin d’offrir aux soumissionnaires éventuels et aux représentants du gouvernement, chargés de la sélection, des modalités communes pour la préparation et l’acceptation des soumissions. Ces spécifications précisent :

• les critères d’admissibilité des entrepreneurs;
• une description du travail à exécuter ou du type de biens à livrer;
• un guide complet sur la façon de préparer et de présenter les soumissions.

Au cours du processus d’appel d’offres, la fraude peuvent consister en une collusion entre entrepreneurs comprenant des pratiques anticoncurrentielles, tels le truquage des offres et la fixation des prix. Ces activités comprennent des arrangements ou des accords officieux dans le but de limiter la concurrence.

La collusion entre soumissionnaires est plus probable lorsque certaines caractéristiques du marché sont présentes : industries offrant des produits ou des services homogènes, dont les vendeurs sont peu nombreux, ou lorsque la concurrence est principalement axée sur le prix. Voici des exemples de secteurs où il peut y avoir des pratiques anticoncurrentielles :

• dragage;
• construction immobilière;
• asphaltage;
• pose de toitures;
• expédition de biens ménagers;
• évacuation de déchets;
• fournisseurs de matériel électrique, de bois d’œuvre et de carburant.

Voici des exemples de pratiques anticoncurrentielles courantes :

• Élimination de soumissions – Un ou plusieurs entrepreneurs acceptent de s’abstenir de soumissionner pour un contrat ou de retirer une soumission déjà présentée afin que la soumission d’un autre entrepreneur soit acceptée.

• Appel d’offres complémentaire – Les entrepreneurs présentent des soumissions symboliques qui sont trop élevées pour être acceptées ou qui comportent des termes et conditions qui sont inacceptables. De telles soumissions sont présentées pour donner l’apparence d’appel d’offres concurrentiel.

• Rotation des soumissions – Les entrepreneurs s’entendent pour présenter à tour de rôle la soumission du moins-disant. Ces soumissions présentent souvent une tendance cyclique ou ont un lien avec l’ampleur du contrat.

• Partage du marché – Un groupe d’entrepreneurs acceptent de partager un marché particulier et de restreindre la concurrence. Les marchés peuvent être partagés en fonction des entités du gouvernement, des clients ou des zones géographiques. Par la suite, les entrepreneurs soumissionneront seulement dans le marché qui leur est attribué et ne soumissionneront pas ou ne présenteront que des soumissions complémentaires dans un marché qui ne leur est pas attribué.

Voici des signes de fraude pouvant être l’indice de pratiques anticoncurrentielles :

• Une analyse des soumissionnaires et de l’attribution des contrats indique des points communs dans le processus. Les soumissionnaires sont toujours les mêmes. Aucun soumissionnaire ne gagne de contrats consécutifs. Certains soumissionnaires gagnent toujours dans certaines régions du pays.

• La concurrence est limitée. La demande de propositions n’a pas été publiée dans les journaux ou n’a pas été diffusée pendant une période de temps suffisante. Elle a plutôt été soit communiquée oralement à quelques fournisseurs, soit annoncée dans des publications peu connues, soit annoncée en période de congé ou de fin de semaine. De plus, en dépit du peu de soumissions reçues, une autre demande de propositions n’a pas été publiée pour le contrat.

• Les soumissions renvoient aux pratiques de fixation des prix de l’industrie. Les soumissionnaires peuvent s’entendre pour fixer les prix. Voici des indices : mention dans la soumission d’une liste de prix ou d’accords de prix dans l’industrie ou mention de barèmes de prix d’une association, de barèmes de prix de l’industrie, de prix proposés par l’industrie, de prix dans l’industrie, de prix de la valeur marchande ou de la part du marché.

• Correspondance avec les entrepreneurs suggérant une collusion possible. Les lettres, les notes et les notes de service des fonctionnaires, des anciens employés ou des concurrents indiquent qu’une seule entreprise vend dans un secteur particulier ou que ce n’est pas au tour de cette entreprise d’obtenir le contrat. Le risque est accru lorsqu’il y a peu de concurrence dans un secteur donné.

• Les comportements des soumissionnaires et de leurs employés semblent indiquer une possible collusion. Par exemple, des concurrents qui se rencontrent régulièrement, qui assistent aux mêmes réunions, qui visitent leurs bureaux respectifs ou qui se donnent des travaux en sous-traitance.

• Retraits inhabituels de soumissions. Le soumissionnaire le moins disant retire sa soumission après l’avoir déposée ou un soumissionnaire se retire du processus d’appels d’offres invoquant une justification vague.

• Détails étranges concernant la soumission ou différentes soumissions présentant des similitudes. Un examen des soumissions révèle certaines anomalies. Ou alors des montants, des calculs ou des fautes d’orthographe sont identiques dans deux ou plusieurs soumissions concurrentes.

• L’entrepreneur retenu engage des concurrents comme sous-traitants. Si l’entrepreneur retenu engage des soumissionnaires concurrents comme sous-traitants, cela peut indiquer une collusion. L’auditeur doit porter une attention particulière aux situations où :

  • un soumissionnaire moins disant se retire du processus, mais devient par la suite sous-traitant du soumissionnaire le mieux disant;

  • le soumissionnaire retenu pratique à plusieurs reprises la sous-traitance avec des entreprises qui ont fait des soumissions plus élevées ou avec des entreprises qualifiées pour agir comme entrepreneur principal, mais qui n’ont pas présenté de soumission;

  • le dossier de soumission d’un entrepreneur comprend les soumissions des sous-traitants qui en réalité lui font concurrence pour l’obtention du contrat principal;

  • l’entrepreneur retenu engage des soumissionnaires non retenus comme sous-traitants pour le même projet.

• Les soumissions sont plus élevées ou plus basses que ce qui avait été prévu. Les soumissions finales sont plus élevées ou moins élevées que les estimations de prix initiales, que les soumissions précédentes des mêmes entreprises, que les listes de prix publiées ou que les soumissions comparables d’autres acheteurs pour le même contrat ou des contrats analogues.

• Des entreprises liées présentent des soumissions séparément. Des entreprises liées déposent séparément des soumissions pour le même contrat en omettant de révéler leur lien.

• Le dépôt de soumissions fictives fait qu’il y a peu de soumissionnaires et un seul fournisseur qualifié. Une seule soumission correspond aux spécifications et aux besoins. Aucune des autres soumissions déposées ne répond aux exigences du contrat.

• Il y a une tendance selon laquelle le dernier soumissionnaire remporte le contrat. Cela peut vouloir dire que de l’information confidentielle sur les appels d’offres est communiquée au dernier soumissionnaire, ce qui lui donne un avantage déloyal.

• Coûts de main-d’œuvre trop élevés ou trop bas. Des soumissionnaires de connivence peuvent truquer les offres en manipulant les coûts de main-d’œuvre.

Fraude dans le cas des contrats à fournisseur unique

Le Règlement sur les marchés de l’État est fondé sur le principe selon lequel les contrats accordés dans un marché concurrentiel offriront la meilleure qualité et le meilleur prix. Un conflit peut exister entre la compétitivité et l’économie et l’efficience. Par conséquent, le Règlement établit les conditions à remplir pour qu’un contrat puisse être octroyé à un fournisseur unique sans processus d’appel d’offres officiel.

D’autres mécanismes comme les offres à commande et les commandes d’achat local peuvent réduire le temps et l’effort requis pour l’acquisition de biens et services. Les offres à commande sont des ententes conclues avec des fournisseurs en vue d’obtenir des biens et des services sur demande selon certains termes et conditions; lorsqu’un ministère ou un organisme fait une commande subséquente à une offre, cela tient lieu de contrat. Grâce aux commandes d’achat local, les ministères et organismes peuvent acheter des biens et des services jusqu’à concurrence d’une certaine valeur, directement des fournisseurs plutôt que d’utiliser les services d’achat de Services publics et Approvisionnement Canada.

Ces mécanismes sont sujets à des abus tels que :

• la subornation et les pots-de-vin;
• les conflits d’intérêts;
• les abus de commandes d’achat local;
• les achats à des fins personnelles;
• les achats inutiles.

Voici les indices de fraude dans le cas des contrats à fournisseur unique :

• Un contrat concurrentiel est transformé en contrat à fournisseur unique. Un contrat qui au départ devait être attribué selon un processus concurrentiel est par la suite transformé en contrat négocié afin de contourner les contrôles.

• Documentation justifiant l’attribution d’un contrat à fournisseur unique manquante ou inadéquate. Les documents figurant au dossier pour appuyer le choix d’un marché non concurrentiel ne justifient pas l’attribution d’un contrat à fournisseur unique ou ont été approuvés par un employé qui n’avait pas les pouvoirs voulus, ou il n’y a pas de comptes rendus exacts des réunions préalables au lancement de l’appel d’offres. Ces situations peuvent indiquer l’intervention de fonctionnaires qui normalement ne sont pas mêlés à ce type de contrat.

• La valeur d’un grand nombre de contrats à fournisseur unique est tout juste sous le seuil requis pour les marchés concurrentiels. Cela peut vouloir dire que des contrats importants, qui auraient dû être attribués par appel d’offres, sont divisés en petits contrats à fournisseur unique.

• Les justifications du recours à un fournisseur unique sont définies par un entrepreneur, ou avec sa collaboration, qui est ainsi autorisé à participer au processus d’approvisionnement. Cela donnerait au fournisseur un avantage déloyal.

• Les contrats sont attribués au même fournisseur à maintes reprises. On ne cherche pas d’autre source d’approvisionnement pour les biens et services; on achète sans cesse du même fournisseur. Ou encore, on achète des marchandises ou des services du même fournisseur pendant une longue période sans vérifier si les prix courants ont changé ou s’il y a d’autres fournisseurs pour ces produits ou services.

• Plusieurs petits contrats prévoyant l’acquisition de biens ou de services sont attribués successivement au même fournisseur. Des contrats ont été divisés pour contourner les autorisations financières du gouvernement et pour éviter plusieurs niveaux de révision.

• Les offres à commandes sont inhabituelles. L’utilisation inhabituelle d’offres à commande peut indiquer qu’un fournisseur est favorisé outre mesure, par exemple pour des achats importants qui auraient pu justifier de faire appel à un processus concurrentiel.

• Les commandes d’achat local dépassent le plafond autorisé. L’utilisation des commandes d’achat local pour faire de petits achats auprès du même fournisseur peut indiquer que celui-ci est indûment favorisé. D’habitude, l’auditeur n’audite pas les commandes d’achat local en raison de leur faible caractère significatif. Toutefois, il devrait songer à le faire, car en principe elles ne sont pas bien contrôlées.

Étape 3 – Administration, exécution et évaluation des contrats

Cette étape fait référence à la façon dont les contrats sont administrés et gérés afin d’en garantir l’exécution. Les stratagèmes frauduleux pendant cette étape ont trait pour la plupart à la méthode d’établissement des prix du contrat. Il y a trois méthodes communes d’établissement des prix : les contrats à prix fixe, à prix coûtant majoré et à coûts par contrat.

Les contrats à prix fixe

Les contrats à prix fixe désignent les contrats dans lesquels le prix total payable est fixé et dont les travaux doivent être exécutés par l’entrepreneur au prix convenu. Les stratagèmes frauduleux dans le cas des contrats à prix fixe ont trait habituellement à des situations où l’entrepreneur tente de modifier le prix fixe du contrat. Les contrats à prix fixe sont exposés :

• à l’abus des autorisations de modification;
• aux paiements en double;
• aux fausses déclarations;
• à la substitution de produits.

Voici les indices de fraude dans le cas des contrats à prix fixe :

• Des modifications sont apportées à un contrat qui a déjà été accordé, causant ainsi une importante hausse de coûts. L’entité gouvernementale modifie la définition des services requis après l’octroi du contrat. Cela permet à l’entrepreneur de facturer les pertes qu’il met sur le compte des modifications autorisées par le gouvernement. À l’inverse, des modifications sont apportées après l’octroi du contrat en vue de réduire les besoins pour des   éléments de peu de valeur de la soumission.

• Une autorisation de modification est émise sans explication valable ou résulte de circonstances qui auraient dû être prévues. Des autorisations de modification sont émises sans être justifiées adéquatement ou peuvent résulter de problèmes que l’entrepreneur aurait dû connaître. Ainsi, pendant l’exécution d’un contrat de démolition, des matières dangereuses sont découvertes, ce qui contribue à faire augmenter le coût de la démolition de l’immeuble. L’entrepreneur facture des coûts supplémentaires qui auraient dû être prévus avant l’attribution du contrat.

• Le contrat est prolongé à l’improviste. Une prolongation de contrat est accordée de manière inattendue, ce qui permet à l’entrepreneur de terminer le projet après la date d’achèvement précisée dans le contrat ou dans la définition des besoins.

• Dépassement de coûts important. L’entrepreneur facture un montant beaucoup plus élevé que ce qui est prévu au contrat et la justification n’est pas très crédible. Cette situation peut dépendre de spécifications mal définies qui permettent à l’entrepreneur de récupérer les pertes ne pouvant être compensées autrement.

• Les factures de l’entrepreneur ne sont pas vérifiées. Les factures de l’entrepreneur ne sont pas comparées aux factures soumises précédemment ou au calendrier du projet pour déterminer si elles ont déjà été payées par le gouvernement. Ou encore, les factures ne sont pas examinées pour s’assurer qu’elles sont conformes aux spécifications du projet.

• Les documents relatifs aux tests d’essai manquent ou sont inadéquats. Le dossier du contrat ne contient pas de résultats ni de rapports d’essai originaux alors qu’ils sont exigés dans les spécifications. Ou encore, il manque une attestation d’essai d’une agence indépendante, alors qu’elle est exigée.

• Les rapports d’inspection sont insuffisants ou il n’y en a pas. Les inspections de Services publics et Approvisionnement Canada ou les autres inspections gouvernementales semblent inadéquates, ou encore les rapports sont inadéquats ou il n’y en a pas, ou ils semblent avoir été falsifiés ou signés par des employés qui n’ont aucune responsabilité relative à l’assurance qualité.

• Des plaintes et des révélations sont formulées à propos de la qualité inférieure des biens et des services fournis. La documentation ou les entretiens révèlent des inquiétudes à propos de la qualité médiocre des marchandises ou des services fournis. Par exemple, des biens usagers, excédentaires ou de contrefaçon ont été livrés.

• L’attestation en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques n’est pas fournie ou elle est incorrecte. L’article 34 requiert qu’une personne compétente atteste que les travaux ont été exécutés, que les biens ont été reçus et que les services ont été rendus tel qu’il est stipulé dans le contrat. Le dossier ne contient pas l’attestation requise en vertu de l’article 34 ou la personne l’ayant approuvée n’a pas le pouvoir de signature.

Les contrats à prix coûtant majoré et à coûts par contrat

Les contrats à prix coûtant majoré peuvent être nécessaires lorsque la définition des besoins est complexe. Les contrats à coûts par contrat sont établis selon le coût unitaire de la main-d’œuvre, des matériaux ou une autre unité mesurable. Dans ces cas, la fraude est associée à des situations où l’entrepreneur tire avantage de la nature variable du prix du contrat. Par exemple, l’entrepreneur peut :

• facturer au gouvernement des coûts qui ne sont pas admissibles en vertu du contrat;
• facturer au gouvernement des coûts qui sont déraisonnables;
• facturer au gouvernement des coûts qui ne peuvent pas être directement ou indirectement affectés au contrat.

Les fraudes de ce type sont perpétrées en dissimulant des coûts ou en les présentant faussement comme des coûts admissibles, ou encore en les cachant dans certains comptes qui ne sont pas audités de près.

Les types de fraudes qui sont les plus susceptibles de se produire dans les contrats à prix coûtant majoré ou à coûts par contrat comprennent :

• l’établissement de prix erronés;
• la fausse facturation;
• la facturation dégressive;
• la passation de contrats fictifs;
• les avances non justifiées.

Voici les indices de fraude dans le cas des contrats à prix coûtant majoré ou à coûts par contrat :

• Le processus d’inspection est inadéquat à chaque étape du contrat. Il n’y a aucun inspecteur du gouvernement qualifié sur le terrain pour confirmer que les travaux facturés aux différentes étapes prévues au contrat ont été exécutés selon les spécifications prévues.

• Les tarifs sont supérieurs à ceux prévus au contrat. L’entrepreneur facture à des tarifs plus élevés que ceux précisés dans le contrat ou soumet des factures pour des services ne faisant pas partie du contrat ou qui ne figurent pas dans les spécifications.

• La documentation du processus d’approvisionnement est insuffisante. Il manque des factures, des commandes ou des bordereaux de marchandises ou ils sont incomplets.

• L’entrepreneur ne communique pas les documents internes sur les rabais offerts par le fournisseur ou d’autres informations qui réduiraient le coût de sa proposition. Cela pourrait indiquer que l’entrepreneur propose un prix trop élevé.

• Des photocopies de factures de sous-traitants sont présentées à l’appui du prix demandé. L’entrepreneur soumet au gouvernement des photocopies de factures pour un contrat à prix coûtant majoré.

• La double facturation est évidente. Des factures pour les mêmes marchandises et les mêmes services sont présentées plus d’une fois.

• L’entrepreneur fournit des documents justificatifs différents pour un même article et les prix à l’unité varient grandement. Cela pourrait indiquer que l’entrepreneur propose un prix trop élevé.

• Identification incorrecte de l’entrepreneur sur la facture. La facture de l’entrepreneur ou du sous-traitant ne contient pas de numéro de téléphone ou ne fournit qu’une adresse avec boîte postale. Le fournisseur ne se trouve pas dans les annuaires des entreprises; il a un nom qui ressemble à celui d’un autre fournisseur; ou il a une adresse ou un numéro de téléphone qui est similaire ou identique à ceux d’un employé du service de l’approvisionnement, ou d’autres renseignements personnels similaires ou identiques.

• Factures douteuses. On a rayé de l’information ou utilisé un liquide correcteur sur le document original. Les produits énumérés sur la facture ne sont représentés que par un numéro. Les services facturés sont peu ou pas définis du tout.

• Les factures portent des numéros qui se suivent. Par exemple, les factures 101, 102 et 103 qui ont 30 jours entre elles.

• Aucune indication de factures payées. L’entrepreneur n’atteste pas que les factures d’un tiers présentées au gouvernement sont déjà payées.

• Les employés de l’entrepreneur ou les sous-traitants n’ont pas les compétences requises. L’entrepreneur engage des employés sans formation pour des travaux exigeant du personnel qualifié.

• Coûts de main-d’œuvre qui semblent élevés. La facturation des coûts de main-d’œuvre présente un risque élevé de fausse déclaration parce que les données sur le travail des employés peuvent facilement être changées en falsifiant les fiches de présence. L’entrepreneur peut facturer des heures travaillées à d’autres projets. De plus, les coûts de main-d’œuvre peuvent ne pas correspondre à l’avancement du contrat ou il peut y avoir une augmentation des heures de travail sans augmentation du matériel utilisé ou des unités livrées. Les heures réelles et les montants sont systématiquement égaux ou presque équivalents aux montants prévus dans le budget, ce qui peut aussi indiquer la possibilité que les coûts de main-d’œuvre ne soient pas raisonnables.

• Des faiblesses dans les contrôles internes donnent de nombreuses possibilités de modifier les coûts de main-d’œuvre. Par exemple, des dossiers du personnel sont perdus, ou il n’y a pas de piste d’audit permettant de vérifier les coûts de main-d’œuvre.

• Abus des heures supplémentaires. On facture des heures supplémentaires inexistantes ou à des tarifs énormément plus élevés que ceux stipulés dans le contrat.

• Faible contrôle de la qualité ou absence de contrôle. Voici des exemples de faible contrôle de la qualité :

  • l’entité a peu de programmes d’inspection et d’assurance de la qualité ou n’en a pas;

  • les marchandises et le matériel n’ont pas été testés conformément aux spécifications du contrat;

  • des produits étrangers ont été fournis à la place de produits nationaux;

  • l’entité contractante se fie entièrement à l’entrepreneur pour ce qui est d’assurer la conformité des biens et des services aux spécifications du gouvernement;

  • l’entité contractante se fie entièrement à l’entrepreneur pour ce qui est d’assurer la tenue de tests ou de vérifier s’ils satisfont aux exigences du gouvernement;

  • les travaux réalisés ne sont pas conformes aux spécifications;

  • les biens et services ne sont pas utilisés ou servent à d’autres fins que les fins prévues;

  • des quantités ou des articles inexacts sont livrés;

  • certains éléments de la soumission n’ont pas été réalisés ou achetés conformément aux modalités du contrat;

  • l’entrepreneur propose de choisir lui-même l’échantillon et de le préparer en vue du test;

  • des biens analogues sont livrés;

  • l’entrepreneur restreint les inspections des biens ou des services au moment de la livraison ou l’évite; ou

  • les tests prévus dans le contrat ne sont pas réalisés du tout ou ne sont pas réalisés selon la méthode requise.

• Des livraisons de biens ou de services sont en retard, incomplètes ou les travaux réalisés ne sont pas satisfaisants et les produits et services sont de piètre qualité. Des défauts de la sorte peuvent accroître les coûts.

• Des photocopies de chèques incomplets sont présentées comme preuve de paiement. L’entrepreneur soumet seulement des photocopies du recto d’un chèque en guise de preuve de paiement de factures représentant les frais d’un contrat à prix coûtant majoré.

• Les dates des paiements à l’avancement des frais ne concordent pas avec celles des plans. Les paiements à l’avancement des travaux ne semblent pas coïncider avec les plans de l’entrepreneur.

• Des réclamations sont faites pour des matériaux qui n’ont pas été achetés. L’entrepreneur demande un paiement à l’avancement pour l’achat de matériel pour lequel il ne soumet pas de preuve de paiement.

La Liste de contrôle 1 – Examen de la passation des marchés en vue de détecter les actes fautifs et la fraude sera utile à l’auditeur qui veut détecter des indices de fraude dans la passation des contrats.

Directives du BVG

Même si la présente partie est axée sur les subventions et les contributions, l’auditeur doit appliquer ces principes d’audit à d’autres mécanismes de financement du gouvernement qui sont conçus pour transférer des fonds à diverses entités dans le cadre d’accords redditionnels ou d’autres autorisations spécifiées. On peut citer, à titre d’exemple :

• les modes optionnels de financement;
• les accords de collaboration;
• les projets conjoints;
• les partenariats;
• les fondations spéciales.

Comment peuvent se produire les fraudes dans le cas des subventions et contributions

Les types communs de fraudes dans le cas des subventions et contributions sont les suivants :

• la subornation et la corruption – Donner de l’argent, des cadeaux ou d’autres avantages à un décideur dans le but de l’influencer. Dans le contexte des subventions et contributions, une société donne une carte d’abonnement de hockey à un fonctionnaire afin que sa demande de financement soit accueillie favorablement.

• le conflit d’intérêts – Le fait de détenir des intérêts privés non déclarés (p. ex. avoir pour habitude de ne pas remplir le formulaire de déclaration des conflits d’intérêts) pourrait avoir un effet sur l’indépendance ou l’objectivité d’une personne dans l’exercice de ses fonctions, ou être perçu comme tel. Un fonctionnaire pourrait par exemple recommander qu’une contribution soit accordée à une entreprise qui emploie son épouse sans déclarer le conflit d’intérêts potentiel.

• la malversation – Utiliser des fonds obtenus légalement à d’autres fins, sans que l’organisme qui les a octroyés le sache ou donne son consentement. Par exemple, une personne utilise une subvention qui est accordée pour un projet donné pour payer ses dettes de jeu.

• la fausse représentation – Faire sciemment des représentations fausses ou trompeuses pour recevoir un avantage indu. Dans le contexte des subventions et contributions, ceci pourrait se traduire par de fausses déclarations pour persuader le gouvernement d’octroyer du financement à une organisation. Par exemple, un requérant présente les antécédents de l’organisation, sa situation financière ou la viabilité du programme proposé sous un faux jour. Ou bien, un organisme étranger, qui prétend être constitué en société au Canada et appartenir à des intérêts canadiens, présente une demande de subvention ou de contribution pour laquelle la propriété canadienne constitue une exigence.

• les fausses réclamations – Présenter de faux documents afin de continuer à recevoir des paiements de contribution périodiques. Par exemple, un bénéficiaire présente les contributions en nature ou l’aide financière de tiers de façon à pouvoir satisfaire aux conditions de l’accord de financement.

• la dissimulation frauduleuse – Cacher sciemment certains renseignements qui sont nécessaires et importants lorsqu’il s’agit de prendre une décision concernant l’octroi des fonds. Par exemple, un requérant qui fait une demande de financement au gouvernement afin d’effectuer de la recherche omet de divulguer qu’il a déjà reçu une aide financière du gouvernement sous un nom commercial différent afin d’effectuer une recherche identique.

• des pouvoirs d’approbation inhabituels ou inadéquats – Les personnes qui approuvent les demandes de financement n’ont pas la délégation de pouvoir nécessaire. Ou bien, des cadres supérieurs, qui ne devraient normalement pas intervenir dans le processus d’approbation, s’intéressent particulièrement à l’approbation d’une demande de financement.

• un mauvais usage des fonds ou des actifs – Une personne utilise des fonds ou des actifs du gouvernement à des fins non prévues. Par exemple, le bénéficiaire d’une subvention du gouvernement utilise les fonds à des fins personnelles ou pour un projet autre que celui spécifié dans l’accord.

• une substitution de la qualité – Le gouvernement reçoit un produit ou un service de remplacement dont la qualité est inférieure à celle du produit ou du service qui est précisé dans l’accord. On cache cette substitution au gouvernement.

• une information sur le rendement suspecte ou frauduleuse – Un bénéficiaire ne satisfait pas pleinement aux exigences en matière d’information sur le rendement de l’accord de financement. Ou bien, l’information sur le rendement est tellement insatisfaisante qu’elle laisse planer des doutes sur la manière dont les fonds ont été utilisés. Une information minimale ou l’absence d’information sur le rendement peut indiquer que les fonds du gouvernement ont été réaffectés à d’autres projets non autorisés ou utilisés à des fins personnelles.

Examen des subventions et des contributions

L’une des clés de la détection des fraudes consiste en la capacité de repérer les exceptions. Ces irrégularités doivent être considérées comme des indicateurs de fraude. Les cas de fraude révèlent habituellement de tels indices. La connaissance de ces indices offre à l’auditeur une longueur d’avance dans la détection des fraudes potentielles. L’auditeur doit reconnaître les indices de fraude, savoir quand s’en servir et en comprendre les forces et les limites.

Il est important que l’auditeur comprenne le processus normal d’octroi de subventions et de contributions de façon à être en mesure de détecter les indices de fraude. Le processus d’octroi des subventions et des contributions comporte les quatre étapes suivantes :

• Étape 1 – Proposition, demande et sélection;
• Étape 2 – Établissement de l’accord et du financement initial;
• Étape 3 – Compte rendu et surveillance de la conformité aux conditions;
• Étape 4 – Examen après ratification et événements subséquents.

En tout premier lieu, l’auditeur doit se poser les deux questions suivantes lorsqu’il examine des subventions et des contributions :

1. Est-ce que le ministère ou l’organisme a agi adéquatement lorsqu’il a demandé les approbations nécessaires et, le cas échéant, l’approbation du Conseil du Trésor?

2. Est-ce que le ministère ou l’organisme et le bénéficiaire ont exercé adéquatement leurs pouvoirs et leurs responsabilités en ce qui a trait à l’exécution des termes et conditions de l’accord?

Les réponses à ces questions pourraient permettre de relever des indices de fraude pouvant nécessiter une enquête plus approfondie.

Évaluation des risques de fraude

Étant donné que les subventions ne font pas l’objet d’obligation redditionnelle, un organisme ayant l’intention d’obtenir frauduleusement une subvention n’a qu’à falsifier des documents à l’étape de la demande. Il est difficile de détecter les fraudes dans le cas de subventions après que l’accord a été signé, car les activités du bénéficiaire ne sont soumises qu’à un examen limité.

Par contre, la probabilité de détecter des fraudes dans le cas de contributions est plus grande, car :

• les accords de contribution comportent plus de mécanismes redditionnels;
• le paiement des contributions est effectué selon un calendrier;
• le suivi et l’audit font partie de l’accord.

Lors de l’audit des accords de subvention et de contribution, l’auditeur doit s’assurer que toutes les approbations ont été obtenues, c’est-à-dire :

• le Parlement a autorisé le financement du programme dans le Budget des dépenses ou la loi;
• le Conseil du Trésor a approuvé les termes et conditions du programme, selon le cas;
• les représentants compétents des ministères ou organismes ont dûment approuvé les accords;
• les représentants compétents des ministères ou organismes et, au besoin, le Conseil du Trésor ont autorisé les modifications.

L’auditeur doit aussi déterminer si le bénéficiaire du financement a respecté les termes et conditions établies par le Conseil du Trésor et le ministère ou organisme, en ce qui concerne le programme et l’information financière.

Conflit d’intérêts

L’auditeur doit prêter une attention particulière aux conflits d’intérêts. Les fonctionnaires doivent se conformer au Code régissant les conflits d’intérêts et l’après-mandat du Conseil du Trésor qui s’applique à la fonction publique, lequel exige notamment d’être impartiale et objectif. Ce code ne s’applique pas aux bénéficiaires de subventions et de contributions gouvernementales. Lorsque des situations de conflit d’intérêts surviennent dans le cas de subventions ou de contributions accordées à un tiers, l’auditeur doit déterminer l’importance du conflit et si le BVG a le mandat pour intervenir. Si le BVG n’a pas ce mandat, l’auditeur doit déterminer si l’auditeur interne du ministère ou de l’organisme est habilité à auditer les activités du bénéficiaire. Dans l’affirmative, il peut alors lui demander d’examiner la question et de prendre les mesures appropriées.

Examen de la documentation liée aux subventions et contributions

Afin d’examiner comme il se doit les accords de subvention et de contribution pour y détecter des fraudes, l’auditeur doit passer en revue les documents suivants :

• les demandes de financement, y compris l’information complémentaire, tels les états financiers annuels audités et les rapports annuels de l’organisme;
• les études de faisabilité, les plans d’affaires ou les autres rapports connexes;
• les dossiers ou les documents qui décrivent le processus décisionnel pour l’attribution des subventions et des contributions;
• l’accord de financement signé et tout document justificatif exigé par l’accord, par exemple la structure organisationnelle de l’entité, les rapports financiers et budgétaires ainsi que les conditions et le calendrier des paiements;
• les modifications apportées à l’accord;
• les approbations exigées par la Loi sur la gestion des finances publiques;
• les documents relatifs à la demande de chèque à l’appui du paiement initial;
• les rapports d’étape du bénéficiaire afin de justifier les paiements subséquents;
• les dossiers où figurent la comptabilité finale des fonds reçus et utilisés, et les documents justificatifs.

Étape 1 – Proposition, demande et sélection

L’objectif de la première étape est de s’assurer que les bénéficiaires des subventions ou des contributions répondent aux critères d’admissibilité du programme et aux autres critères d’évaluation. La détection des fraudes à cette étape est plus facile, car les requérants soumettent habituellement de nombreux documents afin d’établir leur admissibilité. L’auditeur peut alors examiner cette information pour vérifier si les bénéficiaires répondent aux critères d’évaluation. Il doit aussi examiner l’évaluation des demandes des requérants à qui le financement a été refusé pour confirmer que le processus de sélection a été mené avec diligence. Voici les indices de fraude pour la proposition, la demande et la sélection :

• Aucune demande de financement au dossier. Il n’y a aucune preuve au dossier de la demande du bénéficiaire et de la justification du financement. Il n’y a aucune preuve que le processus de sélection a été suivi, ou bien la sélection a été faite après l’attribution des fonds.

• Propositions ou plans d’affaires imprécis. Lorsque les détails nécessaires ne figurent pas dans la proposition, plus la surveillance exercée sur les dépenses de programme risque d’être minime.

• Conflit d’intérêts possible entre le fonctionnaire et le demandeur. Il est habituellement difficile de fournir la preuve d’un conflit d’intérêts. Si l’admissibilité du demandeur peut être remise en question ou si on a des doutes quant au processus de sélection, l’éventualité d’une relation entre le demandeur et le fonctionnaire doit être examinée.

• L’organisme n’a pas d’antécédents financiers ou a des antécédents de réussite limitée. Lorsque les antécédents d’un organisme sont mal connus, celui-ci peut cacher des renseignements ayant une incidence sur sa demande de fonds.

• Information financière auditée de l’organisme non disponible ou limitée. Les termes et conditions de l’accord de contribution peuvent exiger que le bénéficiaire paie certaines dépenses à même ses propres fonds. Le peu d’information financière communiquée peut indiquer que l’organisme dispose de liquidités limitées pour ses opérations. Si l’évaluation des propositions est bien effectuée, le manque d’information financière doit être examiné.

• Un organisme bénéficiaire reçoit régulièrement des fonds dans le cadre du programme. Il est possible que les demandes de financement et les propositions soumises régulièrement par un organisme ne soient pas toujours examinées minutieusement par les fonctionnaires. De même, plus les parties se connaissent et se font confiance, plus on doit exiger des documents détaillés et plus l’examen doit être rigoureux.

• L’organisme satisfait à peine aux critères d’admissibilité ou a peu d’expérience dans le domaine. Il est possible qu’un organisme satisfasse à peine ou même pas du tout aux critères d’admissibilité. Ou alors le projet sera exécuté par des parties qui ne possèdent pas l’expertise voulue. La présence de parties inhabituelles ou inappropriées, sans justification suffisante, doit susciter une enquête plus approfondie.

• Le financement de contrepartie est trompeur ou incorrect. Un organisme peut avoir besoin de fonds de contrepartie provenant d’une autre source que le gouvernement. Il peut être tenté de surévaluer le montant de ces fonds. Les indices de fraude qui peuvent indiquer des fonds de contrepartie surévalués ou inexistants, sont notamment :

  • un financement en nature fréquent;

  • des états financiers non conformes à la norme ou mal présentés;

  • l’utilisation de sommes à recevoir d’un organisme lié comme source principale de fonds de contrepartie;

  • un financement de contrepartie faussé pour une courte période par un organisme lié au demandeur et qui est retiré lorsque le demandeur reçoit les fonds du gouvernement.

• La viabilité de la proposition est suspecte en raison d’affirmations qui ne peuvent être confirmées. Les demandes du bénéficiaire qui sont faites sans documents justificatifs doivent être traitées avec circonspection.

Étape 2 – Établissement de l’accord et du financement initial

Une fois les demandes examinées et les fonds accordés, l’accord entre le gouvernement et le bénéficiaire est préparé. Même si à cette étape le risque de fraude est minime, il peut y avoir des indications que le bénéficiaire n’a pas l’intention de se conformer aux objectifs de l’accord. Voici les indices de fraude à vérifier à l’étape de l’établissement de l’accord et du financement initial :

• L’accord est imprécis. Un accord imprécis ouvre la voie à la fraude. Le rendement du bénéficiaire sera difficile à mesurer et la probabilité qu’il réclame des dépenses inadmissibles augmentera.

• Certains termes et conditions favorisent de manière déraisonnable le bénéficiaire et augmentent l’étendue des dépenses admissibles. Les termes et conditions irréguliers, spécialement des dispositions généreuses visant les dépenses admissibles, doivent faire l’objet d’une enquête. De même, des termes et conditions favorables pourraient être un indice de subornation ou de pots-de-vin.

• Le nom et l’adresse figurant sur l’accord de financement diffèrent de ceux figurant sur la demande de financement initiale. Cela pourrait indiquer que le bénéficiaire n’est pas l’organisme dont le nom figure sur la demande de financement. Cela pourrait aussi indiquer que le nom initial était fictif ou que le requérant a fait une déclaration trompeuse sur des points importants. Il peut s’avérer nécessaire de faire des recherches dans le registre des sociétés afin d’obtenir les documents de constitution en société ou des renseignements généraux sur ces entreprises.

Étape 3 – Compte rendu et surveillance de la conformité aux termes et conditions

L’objectif de la troisième étape est de s’assurer que les fonds sont utilisés en conformité avec les termes et conditions de l’entente. Les bénéficiaires de financement présentent, en vertu d’un accord de contribution, des rapports aux ministères et organismes du gouvernement qui les utilisent afin de prendre des décisions à propos de la poursuite du financement.

C’est au cours de cette troisième étape que les risques de rapports frauduleux sont élevés, car les bénéficiaires peuvent être amenées à modifier les documents pour cacher leurs actes répréhensibles, et ainsi continuer de recevoir des fonds. Les chances de détecter des fraudes augmentent également au cours de la troisième étape, parce qu’à ce stade le rendement fait l’objet d’une plus grande surveillance.

Les faiblesses des activités de surveillance des ministères et organismes peuvent augmenter les risques de fraude. L’auditeur doit examiner si les activités de surveillance sont suffisantes, afin de détecter des déficiences importantes. À tout le moins, les ministères et organismes doivent surveiller les activités précisées dans les termes et conditions de l’accord. Voici les indices de fraude à examiner au cours de l’étape du compte rendu et de la surveillance de la conformité aux termes et conditions :

• Des plaintes sont formulées par les utilisateurs des services du bénéficiaire. Des plaintes répétées à propos de la qualité du service offert par le bénéficiaire peuvent être un indice que ce dernier utilise les fonds à d’autres fins. Il est possible que l’information financière ne fournisse aucun indice à ce sujet. Un audit indépendant par un tiers pourrait être nécessaire pour confirmer un tel abus.

• Les sous-traitants ou les fournisseurs ne sont pas payés. Les sous-traitants ou les fournisseurs se plaignent au ministère ou à l’organisme de ne pas avoir été payés ou ceux-ci apprennent que le bénéficiaire est poursuivi par des sous-traitants concernant des travaux effectués dans le cadre du projet.

• Le ministère ou l’organisme ne surveille pas adéquatement les accords de contribution. L’accord de financement donne le droit au ministère ou à l’organisme d’auditer le bénéficiaire, mais ils n’exercent jamais ce droit. Les états financiers soumis par les bénéficiaires ne sont pas audités par des tiers bien que l’accord l’exige.

• Le rendement et les rapports financiers du bénéficiaire semblent exagérés et incohérents. Pour que les niveaux de financement soient maintenus, les rapports d’étape et les rapports financiers doivent démontrer que le travail a été fait. Lorsqu’un bénéficiaire éprouve des difficultés, il est fort possible qu’il falsifie ses rapports de rendement afin de continuer à recevoir des fonds. Lorsqu’un bénéficiaire réclame des dépenses inadmissibles, on peut s’attendre à ce que ses rapports financiers présentent des montants surévalués et que ses rapports de rendement présentent une information exagérée qui vise à justifier les dépenses. Des résultats incohérents peuvent aussi indiquer que les travaux ne se déroulent pas comme prévu et que les rapports ont été falsifiés.

• Le bénéficiaire devient insolvable ou déclare faillite peu après avoir reçu des fonds du gouvernement. Peu après avoir reçu des fonds du gouvernement, l’organisation déclare faillite et utilise les fonds pour payer les créanciers. Cela peut indiquer que le bénéficiaire n’a jamais eu l’intention de remplir les exigences prévues dans l’accord de financement, mais plutôt qu’il a détourné les fonds pour payer ses créanciers.

• Presque tous les fonds ont été dépensés, mais les objectifs de l’accord sont loin d’être réalisés. Lorsque le bénéficiaire a presque entièrement dépensé les fonds et que les objectifs de l’entente sont loin d’être réalisés, il se peut que les fonds aient été détournés. Le détournement de fonds à des fins personnelles est tentant lorsque des sommes importantes sont en jeu. Prendre de petites sommes d’argent à intervalles réguliers ou canaliser des fonds vers des organisations liées peut empêcher la détection.

• L’évaluation des contributions en nature semble déraisonnable. Parfois, lorsque les bénéficiaires doivent jumeler les fonds reçus du fédéral avec un financement reçu d’autres parties, ces contributions peuvent prendre la forme de biens ou services. L’organisme accorde une valeur déraisonnable à ces biens ou services afin de justifier son financement jumelé au financement fédéral. L’évaluation de la contribution en nature ne peut être auditée facilement.

• Information fausse concernant le financement fourni par un tiers. Un organisme bénéficiaire peut exagérer les fonds jumelés provenant d’un tiers ou présenter un jumelage de fonds qui n’a pas été fait.

• Des paiements sont effectués sans qu’on vérifie bien si le travail a été fait. Habituellement, après que le paiement initial stipulé dans l’accord a été effectué, les paiements ultérieurs sont effectués en remboursement des coûts ou des dépenses engagés par le bénéficiaire. Des paiements sans preuve que le bénéficiaire a engagé la dépense devraient être examinés attentivement. Des paiements à la fin de l’exercice sans pièces justificatives sont fréquents.

• Un incident remet soudainement en question la réussite du projet. Le bénéficiaire peut avoir présenté une information fausse au gouvernement dans le but de continuer à recevoir du financement pour le projet.

Étape 4 – Examen après ratification et événements subséquents

L’auditeur examine généralement les subventions et contributions se rattachant à des projets terminés. À  cette étape, l’auditeur peut évaluer le rendement global du bénéficiaire et la conformité du ministère ou de l’organisme aux autorisations. Voici les indices de fraude pouvant être détectés à l’étape de l’examen après ratification et les événements subséquents :

• Le projet tel que décrit dans le rapport final ressemble peu à celui décrit dans l’accord initial. L’auditeur doit examiner l’accord initial afin de déterminer si des changements ont été apportés et, dans l’affirmative, pourquoi; il doit aussi s’assurer que les autorisations adéquates ont été obtenues. Un projet peut sembler raisonnable, mais tout écart important par rapport aux termes et conditions de l’accord initial peut être un l’indice d’un mauvais usage des fonds.

• Des exigences précises de l’accord de contribution n’ont pas été satisfaites. Par exemple, toutes les sources de financement n’ont pas été divulguées au ministère ou à l’organisme, ou les états financiers du bénéficiaire n’ont pas été audités, alors que l’accord le prescrit.

• Les dépenses n’ont pas été approuvées par la personne compétente. L’auditeur doit examiner toute opération qui n’a pas été adéquatement autorisée. Même si les dépenses sont dans les limites du budget et semblent raisonnables, cela n’empêche pas qu’il faille les faire autoriser.

• Des modifications à l’accord initial n’ont pas été autorisées par la personne compétente. Généralement, les modifications doivent être approuvées par les parties à l’accord. L’auditeur doit faire le suivi de toute modification apportée à un accord qui n’a pas été dûment autorisée.

• L’approbation du Conseil du Trésor pour les modifications ou les dépenses n’a pas été obtenue, lorsque cela était nécessaire. Les opérations qui dépassent les seuils prédéterminés exigent l’approbation du Conseil du Trésor. Lorsque ces opérations ne sont pas soumises au Conseil du Trésor, cela peut indiquer qu’on ne veut pas qu’elles soient examinées.

• Les coûts réels totaux sont de beaucoup supérieurs ou de beaucoup inférieurs ou sont assez près de ceux du budget initial. On peut s’attendre à certains dépassements de coûts ou à des coûts nettement inférieurs, mais les écarts importants par rapport au budget peuvent indiquer des activités irrégulières. Des dépassements de coûts peuvent indiquer que des dépenses inadmissibles ont été réclamées. Des coûts inférieurs au budget peuvent indiquer que des biens ou des services de qualité inférieure ou en quantité insuffisante ont été fournis. Un projet qui se rapproche du budget imparti peut aussi éveiller des soupçons. Il se peut qu’un projet ait été réalisé en deçà du budget, mais que des dépenses non admissibles ou pour des fins personnelles aient été facturées afin d’épuiser les fonds. Pour déterminer la vraisemblance des dépenses, l’auditeur peut avoir besoin d’obtenir l’opinion de spécialistes.

• Un rapport final est retardé de manière significative ou il y manque des renseignements essentiels. Comme le paiement final dépend de la réception d’un rapport final, les bénéficiaires s’assurent normalement que ce document est présenté le plus rapidement possible. Une présentation tardive peut indiquer que le rapport a dû être remanié pour être acceptable. L’auditeur doit examiner le rapport final afin de s’assurer qu’il est complet et que les termes et conditions de l’accord ont été respectés.

• Les parties remboursables des contributions ne sont pas recouvrées. Lorsque l’accord précise qu’une partie de la contribution doit être remboursée (par exemple lorsque l’objectif visé est le développement économique), l’auditeur doit s’assurer que ces fonds sont remboursés.

• Le paiement final a été fait avant d’obtenir l’assurance que tous les termes et conditions de l’accord ont été satisfaits. Le paiement final pour les subventions et les contributions ne devrait être fait que lorsque tous les renseignements exigés ont été reçus et que les autorisations ont été données.

La Liste de contrôle 2 – Examen des subventions et des contributions en vue de détecter les actes fautifs et la fraude sera utile à l’auditeur qui veut détecter des indices de fraude dans le cas des subventions et des contributions.

Directives du BVG

En plus de percevoir des impôts, le gouvernement tire des recettes de ses investissements, notamment des sociétés d’État consolidées et d’autres entreprises d’État, des transactions en monnaies étrangères, de la cession d’actifs excédentaires et des droits imposés pour un éventail de produits et services ou des redevances donnant accès aux ressources. Ainsi, le gouvernement tire des recettes des droits et services suivants :

• les services d’inspection;
• les droits d’utilisation des installations d’essai du gouvernement;
• l’évaluation des drogues;
• les passeports;
• les services consulaires;
• les licences d’importation et d’exportation;
• l’utilisation du spectre de fréquences radio;
• les permis de pêche commerciale;
• les droits miniers;
• les droits de brevet;
• les redevances de droits d’auteur.

La fraude dans le cas des recettes non fiscales peut facilement passer inaperçue dans les entités gouvernementales, parce que tant l’auditeur que les entités se concentrent sur les dépenses. Ils ont tendance à surveiller et à contrôler les dépenses – que les recettes non fiscales.

Comment se produisent les fraudes dans le cas des recettes non fiscales

• Radiations de comptes clients – Un employé radie des comptes clients sous le prétexte qu’ils ne sont pas recouvrables, alors qu’il n’y a pas d’arriéré ou que les sommes dues pourront vraisemblablement être recouvrées. Cela se fait afin de dissimuler le vol de paiements à un compte client ou le vol futur de paiements. Un tiers peut aussi comploter avec des fonctionnaires afin de faire radier ses comptes clients impayés en échange d’un pourcentage du montant radié.

• Sources inhabituelles de recettes – Des fabricants ou des grossistes offrent parfois des remises ou rabais pour les gros achats ou les achats sur volume. Ces remises ou rabais sont habituellement accordés annuellement sous la forme d’un chèque distinct. À titre de gros acheteur, le gouvernement pourrait se qualifier pour recevoir une remise ou un rabais. Un fonctionnaire n’entre pas les montants des chèques reçus dans le système comptable et vole les chèques. Ils peuvent être facilement volés et difficilement détectés étant donné qu’ils n’ont jamais été inscrits dans les comptes clients.

• Subornation ou pots-de-vin – Une personne donne à un fonctionnaire de l’argent ou des cadeaux afin d’obtenir un traitement de faveur. Par exemple, une personne offre de l’argent à un fonctionnaire afin d’obtenir à bas prix des biens excédentaires de l’État.

• Soumission collusoire, fixation des prix – Des acheteurs éventuels de biens du gouvernement ou de droits d’exploitation de ressources appartenant au gouvernement concluent un accord dont l’effet est d’éliminer ou de limiter la concurrence.

• Conflit d’intérêts. Un fonctionnaire cache des intérêts personnels qui pourraient avoir un effet sur son indépendance ou son objectivité dans le cadre de ses fonctions ou être perçus comme tels. Dans le contexte des recettes non fiscales, un représentant du gouvernement vend des biens ou des services à une entreprise qui emploie son époux ou épouse à un prix bien inférieur ou à des conditions beaucoup plus favorables que s’il avait fait affaire avec une autre entreprise.

• Cession d’actifs pour un profit personnel – Un fonctionnaire qui s’intéresse à des actifs du gouvernement pourrait déclarer ces actifs excédentaires même s’ils sont encore utiles au gouvernement. L’employé déclare ces actifs excédentaires uniquement afin de pouvoir les acheter pour en tirer un profit personnel.

• Divulgation d’information fausse – Un organisme divulgue de l’information fausse au gouvernement afin de maximiser ses profits. Ainsi, un organisme pourrait obtenir le droit d’utiliser les terres publiques en échange du paiement de frais établis pour du bois débité ou des minéraux extraits. L’organisme donne de faux renseignements sur la quantité et la qualité des ressources afin de réduire ses redevances. Ou bien, un organisme obtient les droits d’utilisation de la propriété intellectuelle de l’État moyennant le paiement d’un pourcentage des profits qui seront générés par l’application commerciale de la propriété intellectuelle. L’organisme donne de faux renseignements sur les recettes réalisées grâce à l’application commerciale de la propriété intellectuelle, ce qui cause une perte de recettes pour le gouvernement.

• Vol d’information. Un employé du gouvernement communique sans frais de l’information qui aurait dû être vendue.

• Fraude par reports différés des comptes clients – Un employé s’approprie un paiement reçu. Ou un employé n’enregistre qu’une partie du paiement reçu et empoche la différence. Pour éviter la détection, l’employé inscrit le paiement de B dans le compte de A, le paiement de C dans le compte de B et ainsi de suite. Ce processus, appelé fraude par reports différés, exige la manipulation et le contrôle de plusieurs comptes et opérations.

• Ventes non enregistrées ou montants inférieurs enregistrés – Un fonctionnaire vend des biens et des services du gouvernement à un tiers et vole immédiatement le paiement sans avoir enregistré la vente. Ou bien, un fonctionnaire vend des actifs du gouvernement qui sont ensuite oubliés ou enregistrés comme articles volés. Un fonctionnaire peut aussi n’enregistrer que partiellement les paiements en inscrivant sur la copie de la facture du gouvernement un montant moindre que celui figurant sur la facture du tiers. Lorsque le paiement est reçu par la suite, l’employé empoche la différence.

Examen des recettes non fiscales

L’un des éléments clés de la détection de la fraude est la capacité de repérer les exceptions. Ces irrégularités doivent être considérées comme des indices de fraude. Les fraudes révèlent habituellement de tels indices. La connaissance de ces indices de fraude offre à l’auditeur une bonne longueur d’avance dans la détection des fraudes potentielles. L’auditeur doit reconnaître les indices de fraude et les indicateurs, savoir quand s’en servir et en comprendre les forces et les limites.

L’examen des recettes non fiscales pour détecter les indices de fraude doit être effectué dans le cours normal d’un travail d’audit. L’auditeur doit connaître les facteurs de risque qui s’y rattachent. Un examen et des tests plus poussés des recettes non fiscales doivent être entrepris lorsque les risques de fraude sont élevés.

Lors de l’examen des recettes non fiscales en vue de détecter des fraudes, l’auditeur doit examiner les éléments suivants :

• les factures relatives à la vente de biens ou de services;
• les contrats à fin de bail de terres publiques;
• les accords pour l’octroi de droits et privilèges;
• les accords pour l’utilisation de la propriété intellectuelle de l’État;
• les contrats pour la cession d’actifs excédentaires de l’État;
• le classement chronologique des comptes débiteurs;
• la radiation des comptes débiteurs et les notes de crédit;
• les rapprochements bancaires pour tous les comptes à fins déterminées.

Voici les indicateurs de fraude dans le cas des recettes non fiscales :

• Approbations nécessaires non obtenues. Les opérations sont approuvées par un fonctionnaire n’ayant pas le pouvoir d’approbation nécessaire.

• Participation inhabituelle de cadres supérieurs. On doit porter une attention spéciale aux opérations auxquelles des cadres supérieurs ont pris une part active alors que ce n’est pas le cas habituellement.

• Relation sans lien de dépendance suspecte. Des indices qui font état d’une relation entre un fonctionnaire et un organisme qui fait affaire avec le gouvernement devraient être examinés plus à fond, surtout lorsqu’un employé gère une entreprise extérieure. Par exemple, un consultant qui a identifié des biens excédentaires de l’État soumet aussi des propositions pour acheter certains de ces biens.

• Tendances inhabituelles dans les recettes. Les recettes générées par une entité gouvernementale sont stables ou ne reflètent pas la performance économique sans qu’il y ait d’explication valable. Les recettes provenant des droits de licence en matière de propriété intellectuelle appartenant à l’État, qui ont trait à une application commerciale, baissent sans raison.

• Les recettes ne se comparent pas à celles des provinces. Les recettes générées par les droits pour l’enlèvement du bois débité ou l’extraction des minéraux sur des terres fédérales ne correspondent pas aux droits exigés par les provinces pour de telles activités sur des terres semblables des environs.

• Peu de soumissions sont reçues pour les droits d’utilisation des terres publiques. Les compagnies peuvent être de collusion pour répartir le pays en régions. Les sociétés ne présentent des soumissions que dans leur région afin que les prix restent bas.

• Des biens de l’État déclarés excédentaires sont vendus et, peu après, sont remplacés par de nouveaux biens semblables. Un fonctionnaire peut avoir déclaré certains biens de l’État excédentaires pour pouvoir les acheter, dans un but de bénéfices personnels ou pour aider un tiers à acquérir ces biens à bas prix.

• Court délai pour la cession des biens excédentaires de l’État. Le délai fixé pour le dépôt des soumissions concernant des biens excédentaires de l’État est très court sans justification apparente. Cela peut indiquer que seuls les soumissionnaires disposant de renseignements confidentiels pourront présenter une soumission.

• Aucune publicité ou publicité restreinte pour la cession des biens de l’État. On ne fait qu’une publicité restreinte pour la cession de biens excédentaires de l’État importants ou uniques, par exemple des terres ou des immeubles ou de grosses pièces d’équipement.

• Des biens excédentaires de l’État sont revendus par l’acheteur peu après avec un gros profit. Si un acheteur peut revendre les biens à un prix beaucoup plus élevé, le gouvernement n’a pas reçu la juste valeur marchande.

• Les frais sont inférieurs à la juste valeur marchande. Les prix des biens et services du gouvernement sont sensiblement inférieurs à la juste valeur marchande, ou bien sont inférieurs au prix affiché par le gouvernement ailleurs au pays.

• Les reports des sommes à recevoir ne correspondent pas aux dépôts. Si les crédits portés aux comptes clients ne correspondent pas aux dépôts, cela pourrait indiquer un vol des paiements.

• La séparation des tâches n’est pas bien appliquée pour les comptes clients. L’inscription des paiements reçus et l’enregistrement des paiements dans le grand livre des comptes clients doivent être faits par des personnes différentes. Si ces deux fonctions sont exécutées par la même personne, une surveillance supplémentaire de l’employé responsable pourrait s’avérer nécessaire.

• Des comptes à jour sont confiés à une agence de recouvrement. Cela peut indiquer qu’il y a collusion entre un employé du gouvernement et une agence de recouvrement. Par exemple, le fonctionnaire confie un compte qui n’a pas d’arriéré important à une agence de recouvrement en échange d’un pot-de-vin de l’agence.

• Le grand livre de comptes clients ne concorde pas avec le compte de contrôle. Lorsque les comptes du grand livre ne concordent pas avec d’autres contrôles, cela peut indiquer que des entrées n’ont pas été enregistrées ou que des fonds ont été détournés.

• Recouvrement des comptes clients peu efficace. Les antécédents de l’organisme en matière de recouvrement des comptes clients sont lamentables. Un employé peut avoir volé des paiements de comptes clients et les avoir radiés par la suite.

• Changements inattendus dans les comptes clients. De bons comptes ont maintenant des arriérés ou le montant total des arriérés des comptes clients est exceptionnellement élevé. Un employé peut avoir détourné les paiements relatifs à ces comptes.

• Les radiations de comptes clients ne sont pas dûment approuvées. Un employé radie des comptes clients sans avoir le pouvoir de le faire, ou bien les deux autorisations requises pour les radiations n’ont pas été obtenues. La radiation de comptes clients est une façon de cacher le vol de paiements.

• Radiations inhabituelles de comptes clients. Les comptes qui semblent être de bons comptes sont radiés. Cela peut indiquer que des fonds ont été détournés.

• La documentation relative au processus d’approvisionnement est insuffisante. Il manque des factures, des commandes ou des bordereaux de marchandises ou ils sont incomplets. Les documents contiennent des erreurs ou semblent avoir été antidatés, ou il y a des signatures manquantes, sujettes à caution ou déraisonnables vu les circonstances.

• Des paiements sont détournés. Par exemple, un chèque libellé au nom d’un fournisseur de l’extérieur de la ville est encaissé localement.

La Liste de contrôle 3 – Examen des revenus non fiscaux en vue de détecter les actes fautifs et la fraude sera utile à l’auditeur qui veut détecter des indices de fraude dans le cas des recettes non fiscales.

Directives du BVG

Ce chapitre traite des aspects de la fraude dans d’autres domaines à risque. Il  vise des secteurs précis des opérations du gouvernement où la fraude peut aussi se produire et qui n’ont pas été abordés antérieurement dans d’autres parties. Voici les autres domaines à risque où la fraude peut se produire :

1. les cartes d’achat et cartes de crédit;

2. les comptes de dépenses;

3. la fonction de paye et des ressources humaines;

4. les actifs.

L’un des éléments clés de la détection de la fraude consiste en la capacité de repérer les exceptions. Ces exceptions doivent être considérées comme des indices de fraude. Les cas de fraude présentent habituellement de tels indices. La connaissance de ces indices offre à l’auditeur une bonne longueur d’avance dans la détection des fraudes potentielles. L’auditeur doit reconnaître les indices et les indicateurs, savoir quand s’en servir et en comprendre les forces et les limites.

Cartes d’achat et cartes de crédit

Comment se produit la fraude par cartes d’achat et cartes de crédit

Ces problèmes se produisent lorsque les cartes ou leurs numéros de crédit sont utilisés pour acheter des biens ou des services à des fins non gouvernementales ou à des fins non autorisées. Leur utilisation pour s’approprier des fonds directement du gouvernement est aussi une fraude. Le risque de fraude par carte d’achat est élevé parce que :

• c’est une méthode tellement facile pour faire des achats;

• il y a un grand nombre de détenteurs de cartes de crédit du gouvernement;

• les cartes de crédit du gouvernement sont acceptées par des millions de marchands;

• les bordereaux d’achat ou les relevés mensuels ne sont pas examinés régulièrement ni par les détenteurs de cartes, ni par le personnel des finances, ni par l’auditeur.

Voici certains types de fraudes par cartes d’achat et cartes de crédit :

• Achats personnels – Un fonctionnaire détenteur d’une carte achète des biens ou des services à des fins personnelles en se servant de sa carte de crédit du gouvernement sans y être autorisé et laisse le ministère ou l’organisme payer ces biens ou services sans rembourser l’employeur. Cette fraude peut passer inaperçue si les biens et les services semblent être des achats habituels du gouvernement, tels des ordinateurs, de l’essence pour automobile et des frais de déplacement et d’accueil.

• Facturations non autorisées – Une personne accepte intentionnellement la facturation d’articles personnels ou non gouvernementaux sur une carte de crédit du gouvernement, sans que le détenteur de la carte soit au courant, et ne rembourse pas ces achats au gouvernement. Cette dernière fraude passe souvent inaperçue lorsque le détenteur d’une carte de crédit du gouvernement ne vérifie pas tous les frais figurant sur le relevé de la carte avant d’autoriser le paiement du solde.

• Dépenses non autorisées présentées par des détaillants, des grossistes et des entrepreneurs – Des entreprises portent au compte des cartes de crédit du gouvernement des biens et des services qui n’ont jamais été autorisés ni fournis. Ce genre de fraude comprend aussi des prix plus élevés que le prix convenu pour les biens et les services fournis. Cette fraude passe inaperçue lorsque le détenteur d’une carte de crédit du gouvernement ne compare pas tous les frais figurant sur le relevé de la carte avec les factures ou les bons de commande avant d’autoriser le paiement du solde.

Examen des cartes d’achat et des cartes de crédit pour y détecter une fraude

Pour examiner les achats faits par carte d’achat et carte de crédit afin d’y déceler des fraudes, l’auditeur doit analyser les documents suivants :

• les relevés des cartes d’achat;
• les reçus des opérations par carte d’achat;
• les factures des marchands;
• les demandes de remboursement de frais de déplacement et d’accueil;
• les registres de vacances et d’autres congés;
• les directives du gouvernement et de l’entité sur l’utilisation des cartes d’achat.

Voici les indices de fraude dans le cas des cartes d’achat et des cartes de crédit :

• Plusieurs achats sont faits auprès du même fournisseur ou le même jour. Les biens sont achetés à des fins personnelles ou les achats sont divisés afin que le détenteur de la carte ne dépasse pas sa limite de transaction. Pour ne pas soulever de questions, les achats peuvent aussi être limités à de petits montants.

• Les achats sont faits auprès d’un fournisseur inhabituel ou d’un fournisseur en particulier où il n’est pas habituel de faire des achats par carte de crédit. Cela pourrait indiquer que les achats ont été faits à des fins non gouvernementales. Par exemple, les achats par carte de crédit à un magasin de vêtements ou à un magasin de chaînes stéréophoniques et de matériel électronique, ou encore de meubles seraient bizarres. Un achat par carte de crédit chez un entrepreneur qui n’accepte généralement pas de carte de crédit des clients commerciaux ou gouvernementaux serait aussi inhabituel.

• Les reçus présentés contiennent une longue liste d’articles achetés. Cela pourrait être une tentative de dissimulation d’achats personnels.

• Des transactions multiples sont effectuées avec des fournisseurs inconnus. Cela pourrait indiquer des achats frauduleux.

• Reçus incomplets ou inexistants à l’appui des opérations figurant au relevé. L’information sur l’achat est vague. Cela pourrait indiquer qu’il y a eu abus de la part d’un fournisseur ou que les achats ont été faits à des fins personnelles.

• Les relevés mensuels de carte d’achat ne sont pas examinés par le service des finances. Si des détenteurs de carte ne s’attendent pas à ce que leurs achats ou relevés mensuels soient examinés, les risques de fraude augmentent.

• Les détenteurs de carte font des achats pendant les fins de semaine, pendant leurs vacances ou lors d’un congé spécial. Cela pourrait indiquer que les achats étaient personnels ou que le détaillant facture le gouvernement pour des achats non gouvernementaux.

• Le détenteur de carte éprouve des difficultés financières personnelles. Les risques d’abus peuvent augmenter lorsqu’un détenteur de carte a une mauvaise cote de solvabilité, que son salaire fait l’objet d’une saisie ou qu’il est impliqué dans une procédure de faillite. Ou bien, le titulaire a un train de vie extravagant, prend rarement des vacances ou a la réputation d’avoir des comportements qui ne sont pas éthiques (p. ex. accepter des cadeaux inappropriés).

La Liste de contrôle 4 – Examen des cartes d’achat/cartes de crédit en vue de détecter les actes fautifs et la fraude sera utile à l’auditeur qui veut détecter des indices de fraude dans le cas des cartes d’achat ou des cartes de crédit.

Allocations de dépenses

La fraude dans le cas d’une allocation de dépenses ou d’une demande de remboursement des dépenses se traduit habituellement par le remboursement de dépenses surévaluées, fictives ou présentées en double. Les  risques de fraude liés à une allocation de dépenses et à une demande de remboursement des dépenses sont élevés parce que les commis qui gèrent ces demandes ne se sentent pas à l’aise de remettre en question les rapports et les demandes de remboursement, particulièrement ceux présentés par des cadres supérieurs. Même si des directives très explicites du Conseil du Trésor traitent des dépenses exigibles d’employés, les allocations de dépenses font facilement et souvent l’objet d’abus.

Comment se produit la fraude dans le cas d’une allocation de dépenses

Voici des exemples d’abus et de fraude dans le cas d’une allocation de dépenses :

• Des dépenses personnelles sont présentées comme étant des dépenses professionnelles. Un employé présente des dépenses personnelles, tels des accessoires informatiques, de l’essence ou des repas personnels, comme étant des dépenses professionnelles.

• Présentation en double des dépenses. Un employé est remboursé plus d’une fois pour les mêmes dépenses ou pour des articles qui, même s’ils ont été achetés et payés par l’entité, ont été réclamés dans un rapport de dépenses ou une demande de remboursement. Par exemple, un billet d’avion payé d’avance par le gouvernement est changé et un nouveau billet est émis à un prix nominal. L’employé réclame le montant du nouveau billet d’avion.

• Présentation d’une demande de remboursement de dépenses payées par une autre personne. Par exemple, trois fonctionnaires partagent un taxi et chacun présente des frais de taxi sur son rapport de dépenses. Ou bien, les repas payés d’avance à titre de dépenses d’accueil ou dans le cadre d’une conférence sont réclamés ultérieurement par un employé à titre d’indemnité de repas journalière.

• Présentation de faux frais de kilométrage d’un véhicule. Un employé présente une demande de remboursement pour le kilométrage d’un véhicule qui est plus élevé que celui réellement parcouru.

• Présentation de factures pour un article qui a été retourné pour remboursement. Par exemple, un employé présente une copie d’une facture d’achat d’un accessoire informatique alors que le remboursement de cet article a déjà été reçu.

Examen des allocations de dépenses pour y détecter une fraude

Pour examiner les allocations de dépenses ou les demandes de remboursement afin d’y détecter des fraudes, l’auditeur doit analyser les documents suivants :

• l’allocation de dépenses ou la demande de remboursement;
• les dépenses de voyage et d’accueil;
• les relevés mensuels de la carte d’achat de l’entité;
• les feuilles de présence ou les itinéraires de voyage;
• les vacances et autres types de congés;
• les directives en matière de voyage et d’accueil.

Voici les indices de fraude dans le cas des allocations de dépenses :

• Il manque des reçus de dépenses. Cela peut indiquer que la dépense n’a pas été faite.

• Il manque les reçus détaillés des dépenses. Seul le bordereau de la carte de crédit est fourni sans le reçu détaillé correspondant. Ou bien, un employé semble avoir l’habitude d’utiliser des cartes de crédit pour régler des dépenses de peu de valeur, mais payer comptant les dépenses de grande valeur.

• Des photocopies de reçus ou de factures sont présentées. Cela peut indiquer des factures en double, modifiées ou fictives.

• Les dates des reçus sont anciennes ou manquantes. Cela peut indiquer que les dépenses ont déjà été présentées.

• Les dépenses d’un employé dépassent les montants prévus, les charges de l’an dernier ou les dépenses  d’un autre employé. Cela peut indiquer que les dépenses ne sont pas raisonnables.

• Un employé présente un rapport de dépenses même s’il dispose d’une carte de crédit de l’entité. L’entité paie les dépenses de l’employé faites par carte de crédit. L’employé présente un rapport de dépenses pour les mêmes dépenses.

• Les reçus ne correspondent pas au voyage, aux plans, à l’horaire de travail ou aux feuilles de temps de l’employé. Cela peut indiquer que des reçus fictifs ou des dépenses personnelles sont soumis pour remboursement.

• La raison de la dépense n’est pas indiquée. Cela peut indiquer que la dépense n’a pas été faite pour les besoins d’activités professionnelles.

• Les relevés de carte de crédit de l’entité ne font pas l’objet d’un rapprochement avec les rapports de dépenses. Le rapprochement des relevés de carte de crédit avec les rapports de dépenses permettrait de mettre en évidence les éléments présentés dans un rapport de dépenses qui pourraient avoir été déjà payés avec la carte de crédit de l’entité.

• Les rapports de dépenses sont systématiquement égaux ou tout juste inférieurs au seuil établi pour un examen supplémentaire. Cela peut indiquer que l’employé veut éviter tout contrôle.

• Examen superficiel des rapports de dépenses. Si des employés connaissent les faiblesses du processus d’examen des dépenses, ceci peut augmenter le risque de fraude.

• Un feuillet T4A n’est pas émis pour les avantages imposables. Un employé fait une fausse déclaration à son entité afin qu’un feuillet T4A ne soit pas émis. Par exemple, le fait de déclarer qu’un véhicule du gouvernement n’est pas utilisé à des fins personnelles alors qu’en réalité c’est souvent le cas.

• Le code de conduite ou les politiques en matière d’éthique sont faibles ou inexistants ou ne sont pas appliqués. Lorsque la haute direction n’établit pas, n’applique pas ou ne fait pas respecter les politiques appropriées en vigueur, cela donne le mauvais exemple aux employés, ce qui accroît les risques de fraude.

La Liste de contrôle 5 – Examen des comptes de dépenses en vue de détecter les actes fautifs et la fraude sera utile à l’auditeur qui veut détecter des indices de fraude dans le cas des allocations de dépenses.

La paye et les ressources humaines

La fraude dans le cas de la paye et des ressources humaines se traduit par des interventions au niveau du système de paye. L’organisme fait alors des débours de paye frauduleux sans le savoir. Les organismes qui ont des contrôles insuffisants sur les fonctions de la paye et des ressources humaines s’exposent à la fraude.

Comment se produit la fraude dans le cas de la paye et des ressources humaines

Voici les types les plus courants de fraude dans le cas de la paye et des ressources humaines :

• Abus concernant les activités de dotation et de classification – Des gestionnaires peu scrupuleux peuvent obtenir la coopération de leurs employés en reclassifiant des postes à des niveaux de rémunération plus élevés ou en changeant des postes temporaires ou pour une période déterminée contre des postes pour une période indéterminée.

• Abus des heures supplémentaires – Les employés ont la responsabilité d’autoriser leurs heures supplémentaires et personne ne supervise cette activité. Parfois, les superviseurs et les employés sont de connivence pour partager les paiements d’heures supplémentaires exagérées.

• Paiement forfaitaire des vacances annuelles – Un employé encaisse le paiement de ses vacances annuelles, alors qu’il a pris des congés tout au long de l’année sans présenter de demande de congé. Par exemple, des demandes de remboursement de frais de voyage peuvent indiquer qu’un congé personnel a été pris avant ou après un voyage d’affaires.

• Paiement en trop – Un employé est payé à un taux supérieur à celui auquel il a droit et ne signale pas cette erreur.

• Indemnité de départ – Un employé reçoit une indemnité de départ même s’il travaille toujours pour un ministère ou organisme ou même s’il n’y a pas droit.

• Employés fictifs – Un employé fictif est inscrit au livre de paye du ministère ou de l’organisme et les paiements pour cet employé sont déposés dans le compte bancaire du fraudeur ou d’un membre de sa famille. Avec les dépôts électroniques des payes, il est plus difficile de découvrir les employés fictifs.

• Des employés qui quittent leur emploi ne sont pas supprimés du système de paye – Les paiements se poursuivent pour les employés qui quittent le service ou qui prennent leur retraite, ceux qui ont démissionné ou ceux qui sont en congé de maladie. Les paiements de la paye sont déposés dans le compte bancaire du fraudeur ou d’un membre de sa famille.

• Fraude liée à l’assurance-emploi – De faux relevés d’emploi sont remis à un employé afin qu’il puisse répondre aux exigences d’admissibilité du programme d’assurance-emploi.

Examen des dossiers de paye et des ressources humaines pour y détecter une fraude

L’audit de la dotation en personnel et de la classification requiert  un examen poussé des dossiers. L’auditeur examine aussi les dossiers de rendement ainsi que les rapports de congés et d’heures supplémentaires.

Pour examiner les dossiers de paye afin d’y déceler des fraudes, l’auditeur a généralement recours à des techniques assistées par ordinateur, telle l’exploration des données. L’exploration des données a pour objet de détecter des indices de fraude à l’aide de logiciels spéciaux. Les logiciels d’exploration des données permettent de faire des recherches dans de grandes bases de données et de signaler les problèmes (occurrences) qui pourraient dissimuler des irrégularités ou une fraude. L’auditeur peut utiliser ces logiciels pour relever des indices de fraude qui ne seraient probablement jamais découverts autrement, dans de grandes bases de données ou entre différentes bases de données. L’auditeur analyse le rapport des occurrences afin de détecter des fraudes.

Des exemples de recherches effectuées à l’aide des logiciels d’exploration de données sont fournis ci-dessous sous la rubrique Exploration pour détecter la fraude.

Voici des indices et de fraude dans le cas de la paye et des ressources humaines :

• Les contrôles internes des fonctions de paye et de personnel sont insuffisants. Les fraudes dans la gestion de la paye et du personnel exigent la manipulation des systèmes de l’organisme. Les faiblesses du contrôle, comme le manque de séparation des tâches ou un contrôle insatisfaisant de l’accès aux systèmes de paye, encouragent la fraude.

• Des cadres supérieurs se font payer régulièrement des montants forfaitaires tenant lieu de vacances. Comme personne n’ose demander des comptes sur les absences des cadres supérieures, il est facile pour des cadres supérieurs sans scrupule de prendre des congés et de demander des remboursements de vacances qui ont déjà été prises. Une forte proportion de congés annuels n’est pas prise et est monnayée chaque année. Il existe également un lien inapproprié entre les vacances monnayées et la rémunération des heures supplémentaires.

• Il y a de nombreuses reclassifications à la hausse ou autres activités de dotation inhabituelles. Les gestionnaires peuvent utiliser des activités de dotation pour récompenser des employés qui tolèrent des comportements inappropriés de la part de la haute direction. Il peut aussi y avoir des postes dédoublés ou fictifs pour favoriser les amis ou des membres de la famille. Une promotion accordée à une date rapprochée de la retraite ou une promotion rétroactive particulièrement à l’échelon des cadres supérieurs peuvent être des indices de fraude.

• Activités de dotation sans concours. Une personne est embauchée à un poste occasionnel, puis ce poste devient un poste à durée déterminée dans le cadre d’un contrat de service, puis la personne est finalement embauchée à un poste permanent pour éviter le concours.

• La gestion du rendement n’est pas conforme aux politiques du Conseil du Trésor. Il n’y a pas d’objectifs de rendement ni d’évaluations aux dossiers personnels des cadres. Les primes leur étant attribuées sont plus importantes que celles accordées normalement dans la fonction publique.

• Il y a abus des heures supplémentaires. Les heures supplémentaires ne sont pas approuvées à l’avance, ou il n’y a pas de justification pour le nombre élevé d’heures supplémentaires déclarées. Les congés compensatoires pour les cadres ne sont pas documentés.

• Numéros d’assurance sociale en double ou faux numéros. Lorsque plusieurs employés utilisent le même numéro d’assurance sociale ou que le numéro est inacceptable, cela pourrait révéler qu’il existe des employés fictifs ou des employés pour lesquels aucun impôt n’est déduit de leur revenu d’emploi.

• Adresses en double ou comptes de banque identiques. Lorsque plusieurs employés utilisent le même compte bancaire pour leurs dépôts de paye ou la même adresse, cela pourrait révéler qu’il existe des employés fictifs.

• Des retenues à la source manquent sur les feuilles de paye. Souvent, les feuilles de paye des employés fictifs n’ont aucun prélèvement pour les impôts, les assurances et autres déductions normales.

• Avis de charges sociales échues provenant de l’ARC. Des avis provenant de l’Agence du revenu du Canada peuvent indiquer que des retenues sur les feuilles de paye ont été empruntées, même si c’est pour une courte période, avant d’être versées à l’Agence.

• Le nombre de chèques produits manuellement est élevé. Lorsque le processus de paye est automatisé, les chèques produits manuellement peuvent indiquer une fraude.

La Liste de contrôle 6 – Examen de la rémunération et du personnel en vue de détecter les actes fautifs et la fraude sera utile à l’auditeur qui veut détecter des indices de fraude dans le cas de la paye et des ressources humaines.

Les actifs

Le risque  de fraude augmente lorsqu’un organisme possède des actifs qui peuvent être facilement exploités indûment ou enlevés de ses locaux. Le risque de fraude est aussi élevé lorsqu’un organisme ne dispose pas d’un système adéquat de dénombrement, d’étiquetage et d’identification des biens. Dans  certains cas, des employés peuvent produire de faux documents ou falsifier des registres de stock pour cacher des actifs manquants. Des  tiers peuvent être complices de fraudes.

Comment se produit la fraude dans le cas des actifs

Voici des types de fraude dans le cas des actifs :

• Détournement d’actifs pour usage personnel – Un employé détourne des actifs d’un organisme en vue d’en faire un usage personnel ou vend des actifs au comptant sans enregistrer l’aliénation de l’actif.

• Vente d’actifs à une valeur inférieure à la juste valeur marchande – Des actifs sont vendus ou aliénés à une valeur inférieure à la juste valeur marchande à une personne liée à l’employé. Les actifs aliénés peuvent aussi être enregistrés à une valeur inférieure à celle qui a été reçue et l’employé empoche la différence.

• Des formulaires de demande d’achat ou des documents d’expédition sont utilisés pour déplacer des actifs vers un autre lieu pour en faciliter le vol – Un employé demande plus de fournitures et de matériaux que ce que requiert le projet de manière à s’approprier l’excédent. Ou bien de faux documents d’expédition sont utilisés pour envoyer des biens à l’employé ou à un complice.

• Les fonctions d’achat et de réception de biens sont manipulées – Un employé de la réception de biens d’un organisme falsifie les documents de réception et s’approprie une partie de la marchandise.

Examen de la gestion des actifs

Voici des indices de fraude dans le cas des actifs :

• La séparation des tâches n’est pas appliquée dans la gestion des actifs. Lorsque la séparation des tâches n’est pas bien appliquée, cela fournit l’occasion de détourner des biens ou les produits de la vente. Par exemple, un même employé peut faire une commande, recevoir les biens et services et approuver leur paiement. Les formulaires de demande de biens sont approuvés par la même personne qui réclame les biens. Ou  bien, l’employé responsable de la vente d’un actif reçoit le produit de la vente.

• Les actifs sont mal contrôlés. On ne dresse pas l’inventaire chaque année ou le dénombrement des stocks n’est pas bien supervisé ni vérifié. Personne n’est responsable de la garde des actifs.

• Les biens sont livrés à une adresse bizarre ou fictive. L’adresse de livraison est différente de celle de la facture. Ou bien, les documents d’expédition indiquent un mouvement de biens inhabituels. Cela peut indiquer que des biens sont déplacés pour faciliter la fraude.

• La radiation des actifs ou les ventes ne sont pas bien contrôlées. La radiation de stock est une façon d’enlever des biens d’un livre de comptes pour cacher leur disparition. Ou bien, le voleur peut enregistrer de fausses opérations de ventes pour laisser entendre que les biens manquants ont été vendus.

• Les autorisations et évaluations appropriées ne sont pas obtenues pour la cession d’actifs. Approuver la cession d’actifs est une façon de cacher des actes de fraude. Ou alors, les actifs devant être cédés sont évalués à une valeur bien inférieure afin d’être vendus à un complice à une valeur inférieure à la juste valeur marchande.

La Liste de contrôle 7 – Examen de la gestion des actifs en vue de détecter les actes fautifs et la fraude sera utile à l’auditeur qui veut détecter des indices de fraude dans le cas des actifs.

Directives du BVG

L’exploration de données peut contribuer énormément à la reconnaissance des indices de fraude dans les grandes bases de données. Cette méthode consiste à utiliser des programmes informatiques spéciaux conçus pour chercher des indices de fraude dans de grandes bases de données et repérer des indices (occurrences) d’irrégularités ou de fraude. L’auditeur peut utiliser ces logiciels pour relever des indices qui ne seraient probablement jamais découverts autrement, dans de grandes bases de données ou entre différentes bases de données. L’auditeur analyse le rapport des occurrences afin de détecter des fraudes.

Les programmes informatiques peuvent être conçus de manière à rechercher ou à explorer les données et pour signaler les divergences qui peuvent être des indicateurs de fraude. La présente annexe renferme un échantillon de recherches au moyen d’exploration de données.

Paye et personnel

L’exploration de données de la paye et du personnel peut inclure les éléments suivants :

• rechercher les paiements contractuels envoyés à la même adresse que celle d’employés;
• rechercher les paiements importants faits aux employés;
• rechercher les paiements faits aux employés qui diffèrent d’un chèque de paye à l’autre;
• cerner les tendances des heures supplémentaires des employés et les analyser;
• rechercher les paiements de paye aux employés sans retenue d’impôts, d’assurance-emploi ou autre retenue normale;
• rechercher les employés ayant la même adresse;
• rechercher les employés ayant le même numéro d’assurance sociale;
• rechercher les numéros d’assurance sociale invalides;
• rechercher les employés ayant le même numéro de compte de dépôt bancaire;
• rapprocher les fichiers de payes actifs avec les fichiers d’assurance-invalidité, de rente de retraite ou d’indemnités d’accidents du travail.

Décaissements

L’exploration de données sur les décaissements peut inclure les éléments suivants :

• rechercher les paiements en double (d’après le même montant, le même fournisseur, les mêmes dates);
• rechercher les paiements inhabituels aux employés effectués en dehors de la paye normale;
• rechercher les paiements faits à un fournisseur ayant la même adresse ou le même numéro de téléphone qu’un employé ou un autre fournisseur;
• rechercher les paiements envoyés à une adresse avec boîte postale;
• rechercher les fournisseurs dont un membre de la famille est un fonctionnaire;
• rechercher les entrepreneurs qui étaient des soumissionnaires non retenus et qui sont maintenant des sous-traitants;
• rechercher les paiements aux fournisseurs qui ont été enclenchés ou effectués en dehors du système habituel;
• rechercher les décaissements où la TPS n’a pas été perçue;
• rechercher les factures de fournisseurs numérotées suivant un ordre séquentiel et qui pourraient indiquer un fournisseur fictif;
• rechercher les opérations dont les montants sont légèrement inférieurs au seuil approuvé.

Recettes et débiteurs

L’exploration de données sur les recettes et les débiteurs peut inclure les éléments suivants :

• dresser la liste de toutes les radiations, les annulations, les remboursements et les autres ajustements de débiteurs, et en analyser les tendances, les similitudes et les exceptions.

Autres

L’exploration de données peut inclure d’autres éléments :

• rechercher les adresses et les numéros de téléphone en double dans différentes bases de données;
• détecter les opérations bizarres quant à la date, à la fréquence, à l’endroit ou aux montants;
• détecter les soldes et les opérations négatifs;
• dresser la liste tous les paiements manuels.