8090 Préparation en vue du dépôt des rapports de mission d'appréciation directe

déc.-2022

Lorsque les rapports sont communiqués correctement, les messages transmis par le BVG sont compris et l’on obtient divers résultats :

• les organismes audités acceptent les constatations du BVG et mettent en œuvre ses recommandations;

• les comités parlementaires (BVG Audit 9070 — Audiences des comités parlementaires pour les missions d’appréciation directe) organisent des audiences et des réunions d’information sur les questions signalées et appuient les recommandations;

• les journalistes rendent compte des constatations avec précision;

• les parlementaires et autres parties prenantes continuent de donner leur appui aux travaux du BVG.

Si les rapports sont ignorés ou si les messages sont mal compris, cela pourrait se traduire par un gaspillage des ressources et une remise en question de la crédibilité du BVG.

Message général et Survol

Le message général est élaboré dans le cadre de la rédaction du rapport, à laquelle l’équipe d’audit collabore avec les équipes de Production de rapports et de Communication des rapports. L’équipe de Communication des rapports fournit des directives et des conseils sur le synopsis du rapport dans son ensemble et sur les parties des messages.

Lorsque le rapport est finalisé, l’équipe de Communication des rapports est responsable de la compilation des éléments du Survol en vue de les transmettre aux services Web, qui se chargent de leur conversion en HTML et de leur affichage sur le site Web.

Par courtoisie, l’équipe de Communication des rapports organise un aperçu des entités. Lors de cet aperçu, un nombre limité de fonctionnaires des entités est invité à consulter le communiqué de presse, les extraits de la déclaration d’ouverture qui les concernent, le gazouillis qui portent sur leur entité et tout autre produit dérivé de communication qui pourrait être disponible. Les entités ne reçoivent pas une copie du rapport ni du Survol. Cet aperçu peut avoir lieu en présentiel ou virtuellement. Les fonctionnaires sont tenus de préserver la confidentialité du contenu de ces documents jusqu’au dépôt du rapport.

Séance d’information avec le vérificateur général (ou le commissaire) avant le dépôt

Après l’envoi de l’ébauche de transmission à l’entité, l’équipe d’audit assiste à une séance d’information préalable au dépôt avec le vérificateur général (ou le commissaire). Pour mener la discussion avec le vérificateur général, l’équipe peut envisager d’aborder les documents ou points suivants :

• événements de l’actualité susceptibles d’avoir une incidence sur les enjeux soulevés dans le rapport (p. ex. couverture médiatique, annonces faites par le ministre, pression exercée par des groupes d’intérêt);
• points sensibles (p. ex. problèmes relatifs à la confidentialité, réaction négative des entités à nos constatations, problèmes de compétences fédérales-provinciales, rapports externes qui contredisent nos positions);
• enjeux relatifs aux réponses données par les ministères, le cas échéant;
• revue des produits de communication, tels que les gazouillis et la déclaration d’ouverture;
• tout autre point que l’équipe d’audit peut vouloir porter à l’attention du vérificateur général.

Le vérificateur général adjoint, le responsable de mission, le directeur responsable de l’audit, ainsi que des représentants de la Direction de la liaison avec le Parlement, de la Direction des communications, de la Direction des services juridiques et tout autre représentant (le cas échéant) participent à une réunion d’information avant le dépôt du rapport avec le vérificateur général afin de discuter des points inscrits à l’ordre du jour, des gazouillis et des commentaires du vérificateur général pour la déclaration d’ouverture présentée aux médias. La Direction de la liaison avec le Parlement est chargée de convoquer la réunion qui doit avoir lieu plusieurs semaines avant le jour du dépôt. Parmi les sujets additionnels qui pourraient être abordés lors de cette réunion figurent les grandes questions qui seront probablement posées par les parlementaires et la presse, et les réponses du vérificateur général (ou du commissaire) aux questions.

De plus, l’adjointe ou l’adjoint du vérificateur général organise des séances d’information entre le vérificateur général (ou le commissaire à l’environnement et au développement durable) et les ministères concernés, le président et le secrétaire du Conseil du Trésor, le greffier du Conseil privé et les leaders du gouvernement au Sénat. Des séances d’information peuvent également être proposées aux ministres responsables des entités qui ne sont pas mentionnées dans le rapport.

Jour de dépôt

La déclaration d’ouverture aux médias est finalisée avant le dépôt et présentée aux parlementaires le jour du dépôt.

Déroulement des événements le jour de dépôt :

• Séance d’examen préalable pour les députés : le vérificateur général (ou le commissaire) et les responsables de mission qui sont responsables de rapports d’audit assistent à la séance d’examen préalable à l’intention des parlementaires sur la Colline. Une séance d’information à huis clos aura lieu pour discuter du rapport avec les parlementaires.

• Huis clos des médias : les journalistes peuvent consulter le rapport avant son dépôt à condition qu’ils acceptent de ne pas divulguer son contenu à quiconque à l’extérieur de la « salle de huis clos des médias ». Ils sont tenus de rester dans cette salle jusqu’au dépôt du rapport à la Chambre des communes. Des représentants de chaque équipe d’audit (généralement le directeur responsable) répondent aux questions des journalistes. Avant le jour de dépôt, les personnes concernées doivent participer à la formation sur les médias donnée par la direction des Communications.

• Conférence de presse : le vérificateur général (ou le commissaire) organise une conférence de presse à huis clos dans la salle destinée aux médias.

• Dépôt : le président de la Chambre présente le rapport à la Chambre des communes.

• Séances de questions orales : le vérificateur général (ou le commissaire), les vérificateurs généraux adjoints responsables des audits et le responsable des Communications assistent à la séance de questions orales à la Chambre des communes.

Après le dépôt

Un membre désigné de l’équipe d’audit surveille la presse écrite et orale afin de relever les commentaires faits sur le rapport et signaler les erreurs importantes à la direction des Communications. La Direction de la liaison avec le Parlement surveille les périodes de questions orales à la Chambre pour relever les déclarations concernant le rapport et en aviser les responsables de mission.

Au cours de la semaine du dépôt, le vérificateur général (ou le commissaire) est le principal porte-parole des rapports d’audit de performance du BVG, à moins que le vérificateur général ou la direction des Communications ne délèguent cette responsabilité à une autre personne (par exemple, le vérificateur général adjoint ou le responsable de mission). Le responsable de mission est généralement le principal porte-parole pour les rapports visant les gouvernements territoriaux, à la demande de la direction des Communications.

Après le dépôt du rapport, les journalistes doivent s’adresser à la direction des Communications pour pouvoir interviewer les employés du BVG. La direction des Communications répond aux journalistes au nom du BVG, organise les interviews et conseille ou prépare les représentants du BVG sélectionnés pour parler aux médias.

Étapes suivantes

Après le dépôt du rapport, l’équipe d’audit récupère, s’il y a lieu, tous les documents contrôlés en format papier (BVG Audit 9020 — Gestion des documents contrôlés) et constitue le dossier d’audit définitif (BVG Audit 1171 — Constitution du dossier d’audit définitif). Outre le Comité des comptes publics, d’autres comités parlementaires peuvent également organiser des audiences sur les sujets d’audit présentés dans le rapport (BVG Audit 9070 — Audiences des comités parlementaires pour les missions d’appréciation directe). À l’avenir, le BVG pourrait évaluer les progrès réalisés par l’entité en vue de mettre en œuvre les recommandations de l’audit dans le cadre de ses travaux favorisant l’acquisition d’une connaissance des activités de l’entité (BVG Audit 1505 — Acquisition et maintien d’une connaissance des activités de l’entité dans le cas des audits de performance) ou de ses travaux de suivi des audits.