Performance Audit Manual
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4100 Plan d’examen spécial
juil.-2020
Aperçu
Le BVG remet à l’entité auditée le plan d’audit (contenant l’objectif de l’audit, les critères, l’étendue et l’approche) et demande à l’administrateur général de chaque entité auditée de reconnaître officiellement le caractère valable des critères comme fondement pour évaluer l’objet considéré et tirer une conclusion par rapport à l’objectif de l’audit. Pour ce faire, il utilise le modèle Plan d’examen spécial.
L’équipe d’audit remet aussi le plan d’examen spécial au comité d’audit de la société d’État et rencontre ce dernier pour en discuter.
Exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques pour les examens spéciaux
Paragraphe 138(3) : Avant de procéder à ses travaux, l’examinateur étudie les moyens et les méthodes de la société visée et établit un plan d’action, notamment quant aux critères qu’il entend appliquer; il présente ce plan au comité de vérification de la société ou, à défaut, au conseil d’administration de celle-ci.
Paragraphe 138(4) : Les désaccords entre l’examinateur et le comité de vérification ou le conseil d’administration d’une société sur le plan d’action visé au paragraphe (3) peuvent être tranchés :
a) dans le cas d’une société d’État mère, par le ministre de tutelle;
b) dans le cas d’une filiale à cent pour cent, par la société d’État mère qui la détient.
Politiques du BVG
L’équipe d’audit doit :
- remettre le plan d’examen spécial à la direction de la société d’État et à son comité d’audit;
- informer la direction de la société d’État et son comité d’audit de tout changement important apporté subséquemment au plan d’examen spécial. [nov.-2016]
Dans la lettre envoyée à l’administrateur général de la société d’État avec le plan d’examen spécial, l’équipe d’audit doit demander à la direction de l’entité de reconnaître le caractère valable des critères d’audit. Si l’équipe n’est pas en mesure d’obtenir cette reconnaissance, le responsable de la mission doit en évaluer les répercussions, le cas échéant, sur les travaux d’audit et le rapport, et documenter son évaluation. [nov.-2016]
Directives du BVG
Application de la NCMC 3001 lorsqu’il s’agit du plan d’examen spécial
La Loi sur la gestion des finances publiques exige que l’équipe d’audit soumette un plan d’examen au comité d’audit avant de commencer l’étape d’examen de l’audit. Selon la politique du BVG, le plan d’examen à soumettre au comité d’audit doit présenter l’objectif, l’étendue et l’approche de l’audit, ainsi que les critères d’audit et leurs sources.
Aux termes de la NCMC 3001, l’équipe d’audit doit demander à l’entité auditée de reconnaître par écrit sa responsabilité quant à l’objet considéré et le caractère valable des critères d’audit. Cela permet de réduire le risque de désaccords avec l’entité au sujet des termes et conditions de la mission qui pourraient surgir ultérieurement.
La lettre envoyée avec le plan d’examen spécial à l’administrateur général de la société d’État à la fin de l’étape de la planification sert à chercher à obtenir une reconnaissance par écrit que les critères sont valables pour la mission. L’entité auditée reconnait que les critères présentés dans le document sont valables pour évaluer l’objet considéré et tirer une conclusion par rapport à l’objectif de l’audit. La NCMC 3001 exige que l’équipe d’audit demande à l’entité de reconnaître qu’elle comprend les termes et conditions de l’audit de performance. Cette reconnaissance contribue à éviter les malentendus. La reconnaissance de la direction de sa responsabilité quant à l’objet considéré et son acceptation des termes et conditions de la mission sont soumises plus tôt dans le cadre du processus d’audit, dans la réponse à la lettre de mission (voir BVG Audit 2030 — Communication avec l’entité auditée : initiale et continue).
Rédaction du plan d’examen spécial
L’équipe d’audit doit rédiger le plan d’examen spécial en se servant du modèle officiel du BVG. Le contenu de ce modèle peut toutefois être modifié selon le jugement professionnel du responsable de mission, afin de satisfaire aux besoins d’information de la haute direction de l’entité ou du comité d’audit. L’équipe d’audit doit cependant s’assurer que toute modification au plan d’audit respecte les exigences de la NCMC 3001.
Le plan d’examen spécial présente les termes et conditions de la mission à l’entité auditée. Il contient des renseignements clés tirés de la grille logique d’audit (BVG Audit 4044 — Élaboration de la stratégie d’audit : grille logique d’audit), notamment un sommaire des risques identifiés, l’objectif de l’audit (BVG Audit 4041 — Objectif de l’audit), l’étendue et l’approche (BVG Audit 4042 — Étendue et approche de l’audit), ainsi que les moyens et méthodes sélectionnés aux fins de l’examen, les critères de l’audit et leurs sources (BVG Audit 4043 — Critères de l’audit). Le plan sert à donner suffisamment d’information à la direction de l’entité et aux membres du comité d’audit pour qu’ils puissent comprendre les termes et conditions précis de la mission et reconnaître le caractère valable des critères d’audit. Afin de s’assurer que la société d’État ait une compréhension claire des modalités selon lesquelles elle sera examinée, le responsable de la mission peut envisager d’inclure les questions d’audit dans le plan d’examen spécial et d’inviter la direction de la société d’État à examiner les sources des critères.
L’ébauche du plan d’examen spécial doit être revue et approuvée par le responsable de la mission, après discussion avec les experts internes et externes, conformément au processus de consultation établi (BVG Audit 3081 — Consultations). Le responsable de la mission, en consultation avec le vérificateur général adjoint, peut également décider de demander l’avis du vérificateur général sur l’étendue de la mission.
Dans la plupart des cas, l’information contenue dans le plan d’examen spécial sera intégrée au rapport d’audit, dans la section « À propos de l’audit » du rapport d’audit (BVG Audit 7030 — Rédaction du rapport d’audit). Il faut savoir que l’ébauche du plan d’examen spécial qui est envoyée à l’administrateur général de la société d’État peut être désigné comme un document contrôlé, si le responsable de mission juge que ce soit nécessaire. (BVG Audit 9020 — Gestion des documents contrôlés).
Communication du plan d’examen spécial à la société d’État
L’ébauche du plan d’examen spécial est communiquée à la direction de la société d’État, afin qu’elle puisse l’examiner et formuler ses commentaires avant la rédaction de la version définitive du plan. La communication de l’ébauche du plan d’examen spécial à la direction de la société d’État permet de s’assurer que tous s’entendent sur les secteurs qui seront examinés par l’équipe d’audit et sur les raisons pour lesquelles ils le seront, et fournit à la direction l’occasion de formuler des commentaires sur le contenu du plan, y compris les critères, avant qu’une ébauche ne soit présentée au comité d’audit.
Le responsable de mission doit tenir compte des commentaires de la direction de la société d’État et passer en revue et approuver le plan d’examen spécial définitif avant de le présenter à l’administrateur général de la société d’État et au comité d’audit. Une lettre d’accompagnement contenant le « modèle de lettre de réponse » est jointe au plan pour permettre à l’administrateur général de la société d’État de reconnaître par écrit le caractère valable des critères d’audit. Il est important de noter que cette étape ne retarde pas la progression de l’audit, notamment, dans certains cas, les premiers travaux d’examen. Cela doit être indiqué clairement à l’entité dès le départ. Cependant, l’étape de l’examen de l’audit ne peut pas commencer tant que le comité d’audit n’a pas reçu la version définitive du plan.
Par ailleurs, l’équipe d’audit rencontrera le comité d’audit pour discuter de l'objectif de l’examen spécial, de l’étendue, de l’approche et des critères en fonction desquels les moyens et les méthodes de la société seront évalués, du calendrier prévu des principales communications et des étapes de l’examen spécial, et de toute question du comité d’audit concernant le plan d’examen spécial. L’équipe d’audit doit rassembler et consigner les commentaires importants reçus du comité d’audit et la façon dont on y a donné suite.
Si l’équipe d’audit décide qu’il faut apporter des changements au plan à la suite des commentaires formulés par le comité d’audit, elle doit encore une fois présenter le plan (si les changements apportés sont majeurs), ou un addenda, au comité d’audit et rencontrer ce dernier de nouveau, s’il y a lieu.
Changements aux termes de la mission d’audit après l’envoi du Plan à l’entité
Parfois, au cours de l’étape d’examen, des changements peuvent devoir être apportés au plan d’audit, aux critères, à la méthode d’examen ou aux ressources en raison de circonstances particulières. Ces changements et leur justification sont documentés dans le dossier d’audit et approuvés par le responsable de la mission, examinés par le responsable du contrôle qualité (s’il y en a un) et communiqués à l’entité auditée s’ils sont importants.
Lorsque l’équipe d’audit modifie les critères applicables, elle peut juger nécessaire, afin d’éviter les malentendus, de demander à l’entité une reconnaissance du changement.
S’il y a désaccord entre l’équipe d’audit et le comité d’audit, la question doit être tranchée conformément aux dispositions du paragraphe 138(4) de la Loi sur la gestion des finances publiques.
Le professionnel en exercice ne doit pas accepter une modification des termes et conditions de la mission en l’absence de justification valable.
Différends non réglés
En cas de désaccord avec l’entité sur la reconnaissance du caractère valable des critères d’audit, ou si l’entité ne répond pas au plan d’examen spécial, le responsable de la mission doit s’occuper de ces questions immédiatement.
Le responsable de la mission et l’équipe d’audit collaborent étroitement avec la direction de l’entité pour trouver une solution. Si le désaccord persiste ou si aucune réponse valable n’est reçue, le responsable de la mission, en consultation avec le vérificateur général adjoint, communique le problème au vérificateur général qui décidera de la prochaine étape.
Si le désaccord persiste et que l’audit se poursuit, le responsable de la mission devra évaluer les effets du désaccord sur les travaux d’audit et le rapport, et les documenter. Tout désaccord au sujet du caractère valable des critères d’audit doit être communiqué dans le rapport d’audit, généralement dans la section « À propos de l’audit » (BVG Audit 7030 — Rédaction du rapport d’audit).