7030 Rédaction du rapport d’audit

déc.-2022

Application de la NCMC 3001 lorsqu’il s’agit de rédiger le rapport d’audit

La NCMC 3001 présente une liste de plusieurs exigences concernant le rapport d’assurance. L’une de ces exigences est que le rapport écrit doit énoncer une conclusion qui est clairement séparée des autres informations présentées dans le rapport. Les éléments suivants doivent également être inclus dans le rapport d’audit :

Objectif du rapport d’audit

En tant qu’auditeur externe du gouvernement, le BVG a pour rôle d’aider le Parlement à surveiller les dépenses et le rendement du gouvernement. Les rapports d’audits de performance et d’examens spéciaux font état des constatations de l’audit et des recommandations afin d’apporter des améliorations utiles aux entités auditées. Ces rapports reflètent également ce que les médias et le public perçoivent du travail du BVG. Ainsi, la réputation et la crédibilité du BVG reposent en grande partie sur la qualité des rapports qu’il publie. Les rapports d’audit doivent être rédigés de manière juste et factuelle afin de refléter l’objectivité avec laquelle l’audit a été mené.

Les rapports d’audit ne doivent pas uniquement se conformer aux exigences en matière de rapport de la NCMC 3001, mais également aux normes du BVG en matière de contenu, de style et d’exactitude. Les rapports d’audit doivent être rédigés dans un langage clair, en évitant l’utilisation de jargon; ils doivent définir les termes techniques, présenter les idées de manière logique et faire une distinction claire entre les descriptions des processus de l’entité et les constatations de l’audit. La corroboration des énoncés identifiés doit être préparée et présenter les liens entre les éléments probants recueillis tout au long de l'audit et les déductions logiques, les jugements professionnels et les conclusions. (BVG Audit 7060 — Corroboration). Plusieurs versions des rapports d’audit sont rédigées afin de répondre à ces normes strictes. Les équipes d’audit doivent également respecter les échéances de production.

Structure du rapport d’audit

L’équipe d’audit structure le rapport en se basant sur ce qu’elle considère être important pour le Parlement. Il se peut que cette façon de structurer diffère de l’ordre dans lequel les sujets sont présentés dans la grille logique d’audit (BVG Audit 4044 — Élaboration de la stratégie d’audit : grille logique d’audit).

Les équipes d’audit peuvent choisir d’utiliser une approche de mappage de rapport afin de structurer le rapport d’audit. Le mappage du rapport est une étape facultative qui se fait avec l'aide des Services d’édition lors d'une réunion (séance de mappage du rapport) conçue pour aider les équipes à organiser les informations recueillies pendant l’étape d’examen et à dégager et à communiquer efficacement les constatations clés de l’audit, ainsi que les messages clés possibles.

Lors de la deuxième étape, l’équipe passe d’un résumé des constatations à la rédaction de l’ébauche de rapport, en se servant du modèle de rapport afin de respecter le format du BVG.

Les équipes d’audit consultent les équipes des Services de révision et de Communication des rapports pour obtenir des instructions et de l’aide pour structurer le rapport. Elles doivent utiliser le modèle standardisé de rapport du BVG. Avant de modifier ce modèle, les équipes doivent obtenir l’approbation des Services d’audit.

Le rapport d’audit de performance comprend les éléments suivants :

Titre du rapport : Le titre du rapport est déterminé par l’équipe responsable de la communication des rapports en consultation avec l’équipe d’audit. Il n’est pas soumis à l’approbation de l’entité. Il reflète la question ou l’activité dominante couverte par l’audit, sans sous-titre, et ne donne aucune indication sur les conclusions de l’audit. Les entités uniques sont nommées dans le titre, ce qui n’est pas le cas pour de multiples entités.

Introduction : L’introduction fournit un contexte pour éveiller l’intérêt des lecteurs et les aider à comprendre les enjeux en cause, sans détail futile. Elle comporte également une description des rôles et des responsabilités de l’entité, ainsi qu’un exposé des responsabilités qui incombent à la direction de l’entité à l’égard des éléments considérés qui sont audités, tel qu’ils sont énoncés dans le sommaire du plan d’audit (BVG Audit 4090 — Sommaire du plan d’audit pour les audits de performance). Les budgets des programmes audités, le budget global de l’entité, le contexte historique, l’environnement opérationnel, la nature des activités de l’entité et toute pièce, comme des calendriers, des procédés ou des photographies peuvent également être inclus.

Constatations : L’équipe d’audit devrait se servir des programmes d’audit (BVG Audit 4070 — Programmes d’audit) comme point de départ pour rédiger ses constatations. L’équipe d’audit aura verbalement communiqué les constatations aux responsables de l’entité dans le contexte des communications continues avec l’entité (BVG Audit 2030 — Communication avec l’entité auditée : initiale et continue). Avant de transmettre l’ébauche du rapport du directeur principal (PX) (BVG Audit 8019 — Présentation de l’ébauche du directeur principal (PX) et de l’ébauche de transmission), l’équipe tient une séance d’information avec l’entité pour vérifier auprès d’elle l’exactitude des faits qui sont mentionnés dans le rapport.

Dans le rapport, l’analyse de chaque constatation traite des questions suivantes :

• Quel était le critère (la situation attendue ou souhaitée)?

• Pourquoi est-ce important?

• Qu’est-ce qui a été examiné?

• Qu’avons-nous constaté (les aspects positifs et négatifs)? Si possible, des mesures quantitatives devront être utilisées.

• Quelles sont les conséquences des faits constatés? Les auditeurs devraient faire état de l’incidence éventuelle ou avérée de l’écart entre la situation constatée et la situation attendue ou souhaitée qui a servi de critère. Une insuffisance observée devrait ainsi faire ressortir explicitement les conséquences du fait que le critère n’a pas été satisfait (par exemple, « Sans une information adéquate sur les coûts des projets, la Défense nationale ne peut s’assurer de disposer de fonds suffisants pour assurer le fonctionnement et l’entretien à long terme des hélicoptères »). Ceci rehausse l’attention que suscitera le rapport et les chances que des mesures correctives soient mises en œuvre.

• Quels sont les facteurs de causalité sous-jacents qui expliquent les lacunes observées? En examinant le « Pourquoi », le BVG informe le Parlement en faisant des recommandations plus significatives.

Recommandations : Un audit doit comprendre des recommandations qui ouvrent la voie à des changements positifs quant aux insuffisances les plus sérieuses signalées. Elles devraient avoir trait aux enjeux stratégiques, traiter de secteurs dans lesquels l’entité serait exposée à des risques importants, et inciter la mise en œuvre rapide de mesures correctives. Elles doivent également porter uniquement sur des faiblesses importantes ou des défauts graves, pas nécessairement sur chacune des constatations découlant de l’audit. Toutes les recommandations doivent être pragmatiques et orienter les mesures correctives nécessaires pour régler les problèmes signalés dans la constatation (BVG Audit 8020 — Recommandations et réponses de l’entité).

Afin de pouvoir élaborer des recommandations pragmatiques et pratiques, l’équipe d’audit doit commencer à rédiger les recommandations d’avance et demander l’avis de la direction du BVG. Les recommandations doivent être entièrement corroborées par des constatations; elles doivent en découler et viser à remédier à la cause sous-jacente de l’insuffisance (BVG Audit 8020 — Recommandations et réponses de l’entité).

Conclusion : Au moment de formuler une conclusion, l’auditeur évalue l’importance des constatations par rapport à l’objectif de l’audit. La conclusion ne doit pas être un résumé des constatations, mais plutôt une conclusion claire exprimée sur l’objectif de l’audit.

Il y a essentiellement quatre types de conclusion possibles qui peuvent être tirées au terme d’un audit : la conclusion favorable (« oui »), la conclusion avec réserve (« oui, mais » ou « non, mais »), la conclusion défavorable (« non ») et l’impossibilité d’exprimer une conclusion (lorsque l’équipe d’audit n’est pas en mesure d’exprimer une conclusion). Les auditeurs doivent communiquer clairement le type de conclusion qu’elle formule. Ils doivent recourir au jugement professionnel pour exprimer la conclusion.

La conclusion ne sert pas à résumer les constatations. Pour plus de renseignements à ce sujet, consulter la section BVG Audit 7040 — Conclusion de l’audit.

Dans les examens spéciaux, la conclusion est formulée de manière à comprendre un énoncé d’opinion (comme l’exige la Loi sur la gestion des finances publiques) indiquant si les moyens et méthodes examinés comportaient des défauts graves. La conclusion doit être clairement exprimée par rapport à l’objectif de l’audit, tel qu’il est défini dans la Loi, à savoir déterminer si les moyens et les méthodes de la société d’État qui ont été sélectionnés aux fins de l’examen spécial fournisse à la société d’État une assurance raisonnable que ses actifs sont protégés et contrôlés, que la gestion de ses ressources est menée de façon économique et efficiente et que ses activités ont réalisées avec efficacité, comme l’exige l’article 138 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Le libellé standardisé de la conclusion (opinion) d’un examen spécial, qui est présenté dans le modèle de rapport d’examen spécial, est similaire d’un examen à un autre.

Si les travaux d’un expert (interne ou externe) sont mentionnés dans le rapport, le libellé de ce rapport ne doit pas donner à entendre que la responsabilité du responsable de la mission à l’égard de la conclusion exprimée se trouve amoindrie du fait de l’intervention de cet expert (BVG Audit 2070 — Utilisation d’experts).

Événements postérieurs : S’il y a des événements postérieurs, le responsable de la mission doit veiller à la réalisation d’une évaluation préliminaire de l’incidence des événements sur les constatations et la conclusion et, au besoin, voir à ce que l’information pertinente soit intégrée au rapport (BVG Audit 8030 — Événements postérieurs).

À propos de l’audit : Cette section décrit clairement et précisément la conception et l’exécution de l’audit, en donnant suffisamment de détails pour que les lecteurs soient convaincus que les constatations de l’audit reposent sur des questions claires et bien définies, une méthode appropriée et des sources de données adéquates. Les composantes de la section intitulée « À propos de l’audit » sont les suivantes :

• l’énoncé des normes professionnelles suivies;

• un énoncé indiquant que, dans le cadre du notre processus d’audit normal, l’entité auditée :

  • reconnaît sa responsabilité à l’égard de l’objet considéré (comme l’indiquent BVG Audit 4090 — Sommaire du plan d’audit pour les audits de performance ou BVG Audit 2030 — Communication avec l’entité auditée : initiale et continue);

  • a revu et reconnu le caractère valable des critères (comme l’indiquent BVG Audit 4090 — Sommaire du plan d’audit pour les audits de performance ou BVG Audit 4100 — Plan d’examen spécial);

  • a fourni une confirmation par écrit qu’elle a fourni toutes les informations dont elle a connaissance et qui lui ont été demandées ou qui pourraient avoir une incidence importante sur les constatations ou la conclusion contenues dans le rapport de certification (comme le prévoit la section BVG Audit 8019 — Présentation de l’ébauche du directeur principal (PX) et de l’ébauche de transmission);

  • confirme que les faits présentés dans l’ébauche du rapport sont exacts (comme le prévoit la section BVG Audit 8019 — Présentation de l’ébauche du directeur principal (PX) et de l’ébauche de transmission);

• l’énoncé de l’objectif de l’audit;

• une brève description informative de l’étendue et de la stratégie de l’audit;

• l’énoncé des critères de l’audit et leurs sources pour les audits de performance et pour les examens spéciaux;

• la période couverte par l’audit, soit la période visée par la conclusion exprimée dans le rapport;

• la date du rapport (voir BVG Audit 8017 — Approbation du contenu du rapport et date du rapport);

• l’équipe d’audit.

Si l’entité ne communique pas une ou plusieurs confirmations écrites (p. ex. la responsabilité de la direction à l’égard de l’objet considéré, le caractère valable des critères ou le fait que toutes les informations demandées ont été reçues ou le caractère valable des faits et des réponses définitives aux recommandations), l’équipe d’audit doit en évaluer les répercussions, le cas échéant, sur les travaux d’audit, le rapport d’audit et la conclusion exprimée. L’équipe doit décrire la nature de tout différend non réglé dans le rapport d’audit. Elle peut notamment envisager ce qui suit : décrire le désaccord dans le corps du rapport ou modifier le libellé standardisé de la section « À propos de l’audit » pour indiquer que l’entité a refusé de donner une des confirmations demandées et expliquer pourquoi.

Pièces : La préparation des pièces jointes et des autres éléments graphiques commence généralement au cours de la rédaction initiale du rapport et continue jusqu’à l’impression finale. Il peut y avoir plusieurs versions d’une pièce jointe avant qu’elle soit finalisée. L’utilisation probante des graphiques sera meilleure s’ils sont intégrés dès les premières versions du rapport. Les pièces jointes du gouvernement et d’autres sources peuvent être protégées par un droit d’auteur. L’équipe d’audit doit alors contacter les Services juridiques qui les aideront à obtenir la permission de reproduire l’original.

Travaux d’audit de suivi pour les audits de performance

Le vérificateur général présente régulièrement des rapports présentant des travaux effectués dans le cadre d’un audit de suivi. Ces rapports font état des progrès réalisés par le gouvernement pour répondre aux recommandations de rapports d’audit de performance précédents et donner suite aux constatations présentées dans ces rapports, et peuvent aussi traiter de nouveaux travaux d’audit. Dans la conclusion des rapports, les éléments faisant partie des travaux d’audit de suivi doivent être bien distingués par rapport à ceux faisant partie des nouveaux travaux d’audit. La structure de ces rapports est similaire à celle des rapports faisant état d’un nouvel audit de performance, à quelques exceptions près :

• constatation : à la fin de chaque constatation, une note globale « satisfaisant/non satisfaisant » est donnée sur la façon dont l’entité a mis en œuvre la recommandation initiale ou résolu les problèmes liés à la recommandation initiale ou aux constatations importantes;

• conclusion : la conclusion ne se rapporte pas uniquement à l’objectif de l’audit fondé sur les éléments probants rassemblés au cours de l’étape de l’examen, mais elle indique également, dans le cas des travaux d’audit de suivi, si l’entité a mis en œuvre l’intégralité des recommandations des travaux d’audit précédents et, dans le cas contraire, si des progrès satisfaisants ont été réalisés à l’égard de leur mise en œuvre.

Rôle des Services de révision

La rédaction de rapports d’audit qui sont conformes aux normes de qualité du BVG est un travail d’équipe qui mobilise non seulement l’équipe d’audit, mais également d’autres groupes au sein du BVG. Les Services de révision ont pour principale responsabilité de s’assurer que les rapports d’audit du BVG sont rédigés dans un langage simple à lire et à comprendre. Étant donné que la Loi sur les langues officielles exige que les rapports du vérificateur général soient présentés dans les deux langues officielles, les Services de révision ont également pour responsabilité de fournir des traductions exactes.

En outre, les Services de révision contribuent à faire en sorte que les messages soient clairs, sans ambiguïté et faciles à comprendre.

Étapes suivantes

Lorsque la version interne est achevée, l’équipe d’audit demande l’avis des spécialistes internes et des conseillers externes (BVG Audit 2050 — Réunions du comité consultatif). L’équipe doit également prévoir suffisamment de temps pour permettre ces niveaux d’examen. Suite à ces examens et aux révisions nécessaires, l’équipe envoie la version du directeur principal (PX) à l’entité (BVG Audit 8019 — Présentation de l’ébauche du directeur principal (PX) et de l’ébauche de transmission).