8019 Présentation de l’ébauche du directeur principal (PX) et de l’ébauche de transmission

déc.-2022

Application de la NCMC 3001 lorsqu’il s’agit des ébauches des rapports d’audit

La NCMC 3001 exige que l’équipe d’audit demande à l’entité auditée de lui fournir une déclaration écrite affirmant qu’elle lui a fourni toutes les informations qui lui ont été demandées au cours de l’audit. L’équipe d’audit ne peut dater le rapport tant que cette déclaration écrite n’a pas été reçue de la part de l’entité auditée. La date de la déclaration écrite doit être aussi rapprochée que possible de la date du rapport. Vu que la date du rapport (BVG Audit 8017 — Approbation du contenu du rapport et date du rapport) est arrêtée entre l’ébauche du PX et l’ébauche de transmission, la direction de l’entité auditée doit fournir la déclaration écrite à l’équipe d’audit lorsqu’elle lui présente ses commentaires sur l’ébauche du directeur principal (PX).

Ébauche du directeur principal (PX)

Même si l’équipe communique avec les entités tout au long de l’audit, l’ébauche du directeur principal (PX) constitue la première description complète par écrit des constatations et des conclusions de l’audit que les entités reçoivent. Cette ébauche permet aux entités de faire part de leurs commentaires sur la validité et l’exhaustivité des constatations. La réputation et la crédibilité du BVG reposent en grande partie sur la qualité des rapports qu’il publie. Il est donc primordial que les rapports d’audit soient précis et bien présentés. C’est pour cela que le BVG procède à une revue approfondie du document avant que la présentation d’un rapport d’audit aux entités puisse être approuvée.

La rédaction de l’ébauche d’un rapport d’audit commence au cours de l’étape de l’examen. La section BVG Audit 7030 — Rédaction du rapport d’audit décrit les éléments essentiels qui doivent être inclus dans les rapports d’audit, afin de respecter les exigences de la NCMC 3001 et la politique du BVG. L’équipe soumet une première ébauche, connue sous le nom d’« ébauche interne », au responsable de la mission pour qu’il puisse l’examiner et en discuter avec les conseillers internes et externes, s’il y a lieu (BVG Audit 2050 — Réunions du comité consultatif).

À cette étape, l’équipe sollicite également l’avis des spécialistes internes ayant participé à l’audit au sujet de questions difficiles ou litigieuses, ou d’autres questions exigeant des connaissances et une expérience particulières. La section BVG Audit 3081 — Consultation et la section BVG Audit 3082 — Résolution des divergences d’opinions donnent plus de détails sur le processus de consultation des spécialistes internes. Plusieurs discussions peuvent s’avérer nécessaires avant d’en arriver à un commun accord. Le responsable de la revue de la qualité de la mission passe également en revue le dossier d’audit avant l’envoi de l’ébauche du directeur principal à l’entité. La section BVG Audit 3063 — Responsabilités du responsable de la revue de la  qualité de la mission explique le rôle du  responsable de la revue de la qualité de la mission de manière plus détaillée.

Avant d’envoyer l’ébauche du directeur principal (PX), le responsable de la mission doit avoir l’assurance que les éléments probants suffisants et appropriés ont été obtenus pour étayer les conclusions énoncées dans le rapport (BVG Audit 7021 — Évaluation du caractère suffisant et approprié des éléments probants obtenus).

Les entités reçoivent cette ébauche afin de valider les faits sur lesquels les conclusions sont basées, transmettre toute information nécessaire supplémentaire et préparer des réponses aux recommandations. Les ébauches sont confidentielles et sont, par conséquent, contrôlées par le BVG. Comme c’est le cas pour les autres documents contrôlés, l’équipe suit les procédures du BVG, qui sont décrites à la section BVG Audit 9020 — Gestion des documents contrôlés.

Les équipes d’audit informent les entités de la date à laquelle les ébauches du rapport d’audit leur seront envoyées et du délai dont elles disposent pour y répondre. La lettre d’accompagnement envoyée avec l’ébauche du directeur principal (PX), signée par le responsable de la mission, mentionne la date butoir de présentation des commentaires. L’équipe d’audit organise une réunion avec les entités, à un moment bien précis après l’envoi de l’ébauche du directeur principal (PX), pour discuter des constatations et des conclusions du rapport d’audit. Le responsable de la mission propose également de rencontrer la haute direction de l’entité (généralement un employé à l’échelon hiérarchique de sous-ministre adjoint ou le directeur général) pour discuter de l’ébauche, notamment du caractère approprié des recommandations d’audit proposées et de la manière dont l’entité pourrait y répondre (BVG Audit 8020 — Recommandations et réponses de l’entité). Dans la lettre envoyée avec l’ébauche du directeur principal (PX), l’équipe d’audit demande aux entités de soumettre – avant une date spécifique – une première ébauche de leurs réponses aux recommandations de l’audit et une déclaration écrite affirmant qu’elles lui ont fourni toutes les informations qui leur ont été demandées ou qui pourraient avoir une incidence importante sur les constatations ou la conclusion contenues dans le rapport. La partie responsable du programme ou de l’activité concernée, habituellement un sous-ministre adjoint, un administrateur général ou l’équivalent, doit fournir une confirmation écrite dans laquelle elle affirme que toutes les informations qui ont été demandées ou qui pourraient avoir une incidence importante sur les constatations ou la conclusion contenues dans le rapport d’audit ont été fournies. S’iI s’avère que ces documents sont signés par une personne autre que les parties désignées ci-dessus, l’équipe d’audit doit obtenir de l’entité une preuve documentaire de la délégation du pouvoir de signature.

Dans certains cas, l’entité peut être en désaccord avec certains énoncés de l’ébauche du rapport d’audit. Au cours de réunions, l’équipe et l’entité s’efforceront de résoudre les divergences. Si aucun accord ne peut être conclu, le différend est immédiatement porté à l’attention du vérificateur général adjoint. Si le différend n’est pas résolu, il peut être porté à l’attention du vérificateur général. Les questions litigieuses peuvent être mentionnées dans le corps du texte du rapport d’audit, si elles n’ont pu être résolues à la présentation de l’ébauche de transmission.

La section BVG Audit 8060 — Mentions de tiers explique le processus d’examen de la validité et de l’exhaustivité des faits auprès des organisations qui sont mentionnées dans le rapport d’audit, mais qui ne sont pas visées par l’audit. Cet examen est mené à l’étape de l’ébauche du directeur principal (PX).

Une entité peut demander de recevoir l’ébauche du directeur principal (PX) et l’ébauche de transmission dans une des deux langues officielles ou peut demander de recevoir les ébauches dans les deux langues. Si une entité demande d’avoir le document dans les deux langues officielles, les deux versions doivent être envoyées en même temps. L’équipe d’audit doit en être avisée au début de l’audit, de manière à ce que le calendrier (dates D-moins) puisse être adapté en conséquence et que les Services de révision et de traduction du BVG disposent de suffisamment de temps pour traduire le document. Dans le cas d’un audit de performance, l’ébauche du directeur principal (PX) doit être envoyée aux Services de révision pour une révision approfondie avant sa transmission à l’entité. Dans le cas d’un examen spécial, une telle révision peut aussi être nécessaire, à moins que le responsable de la mission ne juge que l’ébauche soit acceptable dans son état actuel et qu’elle puisse être envoyée à l’entité sans être révisée.

Confirmation écrite que toutes les informations demandées ont été fournies

La lettre qui accompagne l’ébauche du PX demande à l’entité auditée de fournir :

• ses commentaires au sujet de l’ébauche du PX;

• ses réponses aux recommandations formulées;

• une confirmation écrite affirmant qu’elle a fourni toutes les informations dont elle a connaissance et qui lui ont été demandées ou qui pourraient avoir une incidence importante sur les constatations ou la conclusion contenues dans le rapport (à l’exception de l’information classifiée comme documents confidentiels du Cabinet).

Si l’entité auditée ne fournit pas une telle confirmation écrite, ou si l’équipe d’audit a des doutes sur la fiabilité de la confirmation fournie, le responsable de la mission doit considérer l’incidence que cela peut avoir, s’il y a lieu, sur les travaux d’audit et sur le rapport d’audit, puis il doit consigner son évaluation. Ce faisant, l’équipe d’audit devrait discuter de la question avec les représentants de l’entité afin de comprendre la nature du refus de fournir cette confirmation.

La confirmation écrite doit être fournie avant l’établissement de la date du rapport. Cependant, si l’équipe n’arrive pas à obtenir cette confirmation, la préparation de l’ébauche de transmission ne devrait pas être reportée. L’équipe d’audit devrait procéder à l’établissement de la date du rapport et y inclure une explication appropriée précisant que la confirmation exigée conformément aux normes d’audit n’a pas été obtenue. Pour plus de détails à ce sujet, consulter BVG Audit 8017 — Approbation du contenu du rapport et date du rapport.

Approbation du contenu du rapport et date du rapport

Avant d’envoyer l’ébauche de transmission à l’administrateur général (audit de performance) ou au comité d’audit (examen spécial), l’équipe d’audit doit faire approuver le contenu du rapport et dater le rapport d’audit. Pour obtenir un complément d’information à ce sujet, voir la section BVG Audit 8017 — Approbation du contenu du rapport et date du rapport.

Dès la fin de la période visée par l’audit et jusqu’à la date du rapport, l’équipe d’audit doit demeurer à l’affût de tout élément probant ou de tout événement susceptible d’indiquer que les observations et les conclusions figurant dans l’ébauche du rapport sont incorrectes. Elles doivent aussi prendre en considération l’incidence que risquent d’avoir les événements postérieurs sur le contenu du rapport d’audit (voir BVG Audit 8030 — Événements postérieurs).

L’ébauche de transmission

Pour les examens spéciaux, on entend par « ébauche de transmission »  l’ébauche soumise au comité d’audit.

L’ébauche de transmission comprend les modifications apportées à la suite de l’examen de l’ébauche du PX par l’entité et des discussions entre l’entité et l’équipe d’audit, ainsi que les réponses de l’entité aux recommandations. Cette ébauche tient également compte de tout autre commentaire et observations formulés par les spécialistes internes au sujet de questions difficiles ou litigieuses, ou d’autres questions exigeant des connaissances et une expérience particulières. L’équipe discute ensuite de l’ébauche de transmission avec le vérificateur général (BVG Audit 2040 — Discussions avec le vérificateur général), avant de la faire parvenir à l’administrateur général de l’entité auditée, dans le cadre d’un audit de performance, ou au président du comité d’audit, dans le cadre d’un examen spécial.

L’ébauche de transmission constitue la version presque définitive du rapport d’audit et il faut limiter les modifications ultérieures. Comme pour l’ébauche du PX, l’ébauche de transmission est un document contrôlé et l’équipe suit les procédures du BVG, qui sont décrites à la section BVG Audit 9020 — Gestion des documents contrôlés.

La lettre qui accompagne l’ébauche de transmission est signée par le responsable de la mission et pour les audits de performance, elle comprend une invitation à discuter des résultats de l’audit avec l’administrateur général de l’entité.

L’administrateur général de l’entité (pour les audits de performance) ou le président du comité d’audit (pour les examens spéciaux) a deux semaines après la réception de l’ébauche de transmission pour confirmer par écrit que :

• les faits présentés dans le rapport sont exacts – ou justifier tout désaccord;

• les réponses de l’entité aux recommandations sont définitives (BVG Audit 8020 — Recommandations et réponses de l’entité).

Si l’équipe ne peut pas obtenir cette l’approbation, le rapport doit l’indiquer. Pour ce faire, dans la section du rapport intitulée « À propos de l’audit », l’affirmation indiquant que nous avons obtenu de la direction de l’entité la confirmation que les faits présentés dans le rapport sont exacts est supprimée. Au lieu, une phrase sera généralement ajoutée  (p. ex. « En dépit de tous nos efforts, la direction a refusé de confirmer que les faits présentés dans le rapport sont exacts »). L’équipe peut également envisager de donner des précisions ou des explications complémentaires sur les constatations avec lesquelles l’entité n’est pas d’accord et les raisons qui ont motivé son désaccord.

Entre la date du rapport et la publication de ce dernier, l’équipe d’audit doit demeurer à l’affût de tout élément probant ou de tout événement qui auraient pu influencer la conclusion du rapport d’audit s’ils avaient été connus plus tôt. Si des événements se produisent après la date du rapport, les équipes d’audit ne sont pas tenues de mettre en œuvre des procédures à l’égard de l’objet considéré, mais plutôt d’examiner l’incidence des événements survenus (dans le cas des audits de performance, voir BVG Audit 8030 — Événements postérieurs; dans le cas des examens spéciaux, voir BVG Audit 8095 — Présentation du rapport d’examen spécial au conseil d’administration et publication du rapport).

Communication de copies des rapports d’audit de performance après l’envoi de l’ébauche de transmission

Il incombe au responsable de la mission de décider si une copie de la version finale du rapport d’audit sera fournie à l’avance aux entités auditées. Le principal facteur à considérer est la mesure dans laquelle le rapport définitif a changé par rapport à l’ébauche de transmission signée par l’entité ou les entités. Pour cette raison, les entités ne devraient pas s’attendre à ce que des copies leur soient automatiquement envoyées à l’avance pour tous les rapports. Le responsable de la mission devrait bien faire comprendre à l’entité qu’une copie lui est fournie à l’avance pour l’aider à se préparer avant le dépôt et non pour solliciter des commentaires additionnels sur le contenu du rapport.

Les demandes doivent venir des dirigeants principaux de l’audit ou de leur personnel, et l’interface CODI doit être utilisée pour transmettre les copies. En réponse aux demandes des entités, les équipes ne pourront distribuer que deux copies papier des documents contrôlés par le BVG, destinées à l’usage du sous-ministre et du ministre. Ces copies devraient être retournées au Bureau avec les autres copies papier distribuées dans le cadre de l’audit.

Les équipes doivent obtenir les copies de leur rapport auprès des Services de révision pour s’assurer de transmettre les versions les plus récentes.

Les équipes d’audit ne peuvent fournir de copies à l’avance qu’aux entités ayant fait l’objet de l’audit, au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et au Bureau du Conseil privé.

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