2010 Gestion de projet

août-2021

Réalisation des audits en temps opportun

Pour que les audits soient effectués de manière efficace et terminés à temps, le BVG établit un calendrier à titre indicatif comportant des dates butoirs provisoires pour la réalisation des produits à livrer.

Les équipes d’audit devraient connaître les dates des produits à livrer et accorder le temps nécessaire pour :

• exécuter le travail (BVG Audit 4044 — Élaboration de la stratégie d’audit : grille logique d’audit; BVG Audit 4070 — Programmes d’audit);

• exécuter les consultations nécessaires (BVG Audit 3081 — Consultation; BVG Audit 2040 — Discussions avec le vérificateur général; et BVG Audit 2050 — Réunions du comité consultatif);

• examiner les ébauches avec l’entité (BVG Audit 8019 — Présentation de l’ébauche du directeur principal (PX) et de l’ébauche de transmission).

Exécution des audits dans les limites du budget

La proposition de rapport d’audit (dans le cas d’un audit de performance) ou le calendrier des examens spéciaux (dans le cas d’un examen spécial) contient les données sur le montant budgété, et chaque audit se voit attribuer un nombre d’heures et un budget.

Les directeurs ont la responsabilité d’allouer le budget à chacun de leurs audits. Pour cela il faut :

• déterminer le nombre d'heures nécessaires par exercice;

• déterminer les principales tâches à exécuter pour réaliser l’audit;

• déterminer le nombre d’heures nécessaires aux principales tâches et désigner les personnes qui réaliseront les travaux;

• déterminer les frais de déplacement pour l’audit;

• déterminer les frais des contrats (p. ex. les experts-conseils) accordés pour l’audit.

Le total de ces frais détermine le budget de l’audit. Les auditeurs qui participeront à l’audit peuvent avoir différents degrés de disponibilité; il est donc important d’établir le nombre d’heures nécessaires à l’exécution de l’audit en fonction de leur disponibilité.

On s’attend à ce que les membres de l’équipe de tous les niveaux fassent preuve de diligence raisonnable dans la gestion des budgets. Cela signifie qu’ils devraient contribuer à la prise des décisions relatives au budget et surveiller les projets pour éviter les surprises.

Le processus d’approbation de l’examen (BVG Audit 4080 — Approbation de l’examen) exige des autorisations attestant que les travaux de l’étape de planification ont été achevés et le budget définitif, établi.

Surveillance des progrès

Tout au long de l’audit, le responsable de mission surveille l’utilisation des ressources en fonction du budget pour garantir que les échéances des étapes clés sont respectées et que tout écart est noté et géré. Le responsable de mission peut déléguer certaines de ces responsabilités au directeur et à d’autres membres de l’équipe.

Les équipes d’audit doivent rester vigilantes tout au long de l’audit et suivre en permanence les travaux accomplis par rapport au plan établi. Elles doivent également réagir et s’adapter aux situations qui se présentent. Si la date fixée pour une étape change, l’équipe doit en évaluer l’incidence sur la production du rapport d’audit définitif.

Outils de gestion de projet

La grille logique d’audit et les programmes d’audit afférents sont des outils qui permettent de gérer les audits avec efficience et de garder l’équipe d’audit centrée sur ce qui a été décidé à l’étape de la planification de l’audit.

La grille logique d’audit est un outil de planification qui établit l’approche d’audit à suivre à l’étape de l’examen et qui contribue à planifier les audits de manière efficiente et efficace. Elle établit des liens logiques entre l’objectif, les critères et l’approche d’audit et les constatations qui pourraient découler de l’examen. Elle fournit les questions à poser, les méthodes d’analyse et de collecte d’éléments probants à utiliser, les limites quant aux données et les messages destinés aux utilisateurs concernés. Pour plus d’informations, voir BVG Audit 4044 — Élaboration de la stratégie d’audit : grille logique d’audit.

Les programmes d’audit sont liés directement à la grille logique d’audit et contiennent l’information détaillée au sujet des travaux à effectuer. L’information est détaillée pour que les membres comprennent bien ce qu’il faut faire à l’étape de l’examen. Les programmes contiennent le budget estimatif et le calendrier d’exécution pour différentes étapes des programmes d’audit. Les procédures d'audit peuvent être documentées dans la grille logique d'audit ou dans des programmes d'audit distincts. Pour plus d’information, voir BVG Audit 4070 — Programmes d’audit.

Documents d’audit et approbations

Le logiciel pour les feuilles de travail d’audit électronique du BVG fournit des informations détaillées sur les documents d’audit à conserver et les approbations à obtenir. Ces documents et approbations clés comprennent les éléments suivants, sans toutefois s’y limiter :

Principaux documents

• le formulaire de confirmation d’indépendance relative à la mission de certification, rempli et signé par chaque membre de l’équipe d’audit;

• la grille logique d’audit;

• le sommaire du plan d’audit ou le plan d’examen spécial;

• les programmes d’audit détaillés précisant les travaux à effectuer et les travaux effectués;

• les documents contenant les commentaires et les avis de conseillers externes, des membres des Services juridiques, des spécialistes internes, du vérificateur général et de l’examinateur de la qualité de la mission (s’il y en a un), ainsi que les mesures prises pour donner suite aux conseils reçus (les décisions d’audit prises par le responsable de mission à la suite des conseils reçus);

• les documents montrant les commentaires de la direction de l’entité sur l’ébauche des rapports d’audit et la façon dont on y a donné suite;

• une liste des documents sur support papier contrôlés qui ont été envoyés à l’entité;

• les lettres reliées à la mission et les réponses connexes.

Principales approbations

• l’approbation du choix de l’audit (s’il y a lieu);
• l’approbation de l’examen;
• l’approbation du contenu du rapport;
• l’approbation de la publication.

Aspects généraux à considérer relatifs à la gestion de projet

Les audits doivent être réalisés conformément aux politiques du BVG et aux normes de certification de CPA Canada (BVG Audit 1011 – Normes de CPA Canada dans le contexte d’une mission d’appréciation directe et BVG Audit 1012 – Qualité des audits, notamment les rôles et responsabilités liés à la qualité des audits).

Pour une gestion efficace d’un projet, il ne suffit pas de réaliser l’audit en respectant les délais fixés et le budget établi; il faut également :

• attribuer les diverses tâches aux membres de l’équipe de manière à ne pas les sous-utiliser ou les surcharger de travail;

• attribuer les diverses tâches aux membres de l’équipe de manière à les aider à développer et/ou à profiter de leur expertise, selon les besoins;

• motiver et assister les membres de l’équipe et faire en sorte qu’ils restent concentrés et informés de la progression du projet;

• encourager les membres de l’équipe à communiquer leurs préoccupations de manière à ce que les problèmes puissent être abordés et résolus dans les meilleurs délais;

• planifier en tenant compte des imprévus de manière à avoir un plan de rechange si la réalisation d’une étape ne se passait pas comme prévu;

• être informé des obstacles susceptibles d’entraver la progression du processus d’audit et planifier en conséquence;

• être informé de la manière dont les décisions sur un aspect de l’audit pourraient affecter les autres aspects (par exemple le fait de prendre plus de temps pour une étape d’audit réduira le temps disponible pour les autres).