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2080 Audits confiés en sous-traitance
déc.-2022
Aperçu
La présente section du manuel s’applique lorsque le Bureau retient les services d’un ou de plusieurs fournisseurs de services (aussi nommés « entrepreneurs ») afin de pourvoir la totalité ou la quasi-totalité des postes de l’équipe de mission dans le but de réaliser un audit d’états financier, un audit de performance ou un examen spécial (un tel audit est dit « confié en sous-traitance »). Dans de tels cas, la responsabilité quant à la qualité de l’audit, l’obligation de rendre compte de la réalisation de la mission conformément aux normes professionnelles applicables ainsi qu’aux exigences légales et réglementaires et les conclusions tirées restent du ressort d’un responsable de mission du Bureau. La participation de l’associé du fournisseur de services (ou d’une personne occupant un poste équivalent) dans le cadre d’un audit confié en sous-traitance ne réduit pas les responsabilités du responsable de la mission.
Cette section du manuel ne s’applique pas aux audits conjoints dans lesquels la responsabilité de l’opinion globale et l’obligation de rendre compte sont partagées avec l’auditeur conjoint désigné. Pour en savoir plus sur les audits conjoints, veuillez consulter la section 3067 Organisation du travail avec le co-auditeur.
Politiques du BVG
Tous les audits confiés en sous-traitance doivent être confiés à un responsable de mission au sein du personnel du Bureau. [déc.-2021]
Le responsable de la mission doit s’assurer que l’audit confié en sous-traitance est réalisé conformément aux politiques d’audit du Bureau, aux normes professionnelles, aux exigences légales et réglementaires ainsi qu’au système de gestion de la qualité du Bureau. [déc.-2021]
Tous les documents d’audit préparés par les fournisseurs de services sont la propriété du Bureau et doivent être conservés conformément à ce qui est indiqué dans la section BVG Audit 1191 — Procédures et politiques sur la conservation des dossiers d’audit. [déc.-2021]
Directives du BVG
Responsabilités du responsable de la mission
Lorsqu’il confie un audit en sous-traitance, le Bureau retient les services d’un fournisseur de services pour effectuer des audits en son nom, se déchargeant ainsi de certaines des responsabilités liées à la réalisation de la mission d’audit. La décision de confier des audits en sous-traitance (y compris le choix des audits à confier et le fournisseur de services ou le cabinet retenu) ne fait pas partie du champ d’application des présentes directives. En prenant la décision de retenir les services d’un fournisseur de services pour la réalisation d’une mission d’audit, le responsable de la mission ne renonce à aucune de ses responsabilités concernant l’audit. Toutes les exigences des normes applicables et des politiques d’audit du Bureau demeurent et doivent être respectées. Même dans une situation où un associé d’un fournisseur de services (ou une personne occupant un poste équivalent) participe à la mission, le responsable de la mission conserve les mêmes responsabilités que si le Bureau avait confié l’audit à son propre personnel.
Contrats
Les appels d’offres et les contrats pour les audits confiés en sous-traitance ainsi que les responsabilités et la participation du responsable de la mission dans le processus d’approvisionnement sont soumis aux processus et aux procédures d’approvisionnement particulières du Bureau et ne relèvent pas du champ d’application des présentes directives.
Pour des indications supplémentaires sur le processus d’approvisionnement qui s’applique dans de tels cas, veuillez consulter http://cmsprd.oag-bvg.gc.ca/intranet/controleur/contrats-approvisionnement/tv_lp_f_3915.shtm.
Le moment d’engager une consultation avec le service des contrats et approvisionnements (qui fera ensuite intervenir les Services juridiques si nécessaire) est important, car la nécessité de considérer la manière de structurer l’approvisionnement et le contrat correspondant doit être évaluée avant d’engager un fournisseur potentiel.
En outre, la vérification de la compétence et de la capacité du fournisseur de services ainsi que des dispositions visant à résoudre les changements imprévus au personnel contractuel affecté à la mission revêtent une importance particulière au cours du processus d’approvisionnement.
Réalisation de la mission
Avant le début des travaux, le responsable de la mission doit :
-
s’assurer que le personnel de l’entrepreneur affecté à l’audit et les membres de l’équipe d’audit du Bureau comprennent clairement les voies de communication et la façon de soulever et de traiter tout problème ou question; et
-
s’entendre avec l’entrepreneur sur les objectifs, les priorités et le calendrier de la mission, et discuter du plan de projet ainsi que des principaux jalons et produits livrables.
Le responsable de la mission conserve la responsabilité de la qualité globale et de la supervision de la mission d’audit confiée en sous-traitance. Dans le cadre de ces responsabilités, le responsable de la mission doit rester attentif aux indices de non-conformité avec les exigences pertinentes en matière de déontologie et d’indépendance de la part des membres de l’équipe d’audit, y compris des membres à qui la mission a été confiée en sous-traitance. En ce qui concerne les consultations, le responsable de la mission doit veiller à ce qu’elles soient effectuées lorsque cela est nécessaire et assurer la liaison entre le fournisseur de services et le Bureau. Les consultations peuvent inclure celles avec les Services juridiques (par l’entremise d’un conseiller juridique désigné, s’il y a lieu) sur, notamment : a) des documents confidentiels du Cabinet et des documents secrets; b) des renseignements personnels ou des renseignements commerciaux confidentiels; et c) des renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat fournis par le conseiller juridique des entités ou par les Services juridiques du Bureau. Le responsable de la mission doit être conscient de la position du BVG de ne pas accorder aux fournisseurs des services l’accès aux documents confidentiels du Cabinet. De plus, le responsable de la mission travaille avec les Services juridiques (par l’entremise d’un conseiller juridique désigné, s’il y a lieu) pour mettre en place une approche selon laquelle le fournisseur des services aurait accès aux conseils juridiques (de l’entité et du Bureau) de manière à minimiser le risque de renonciation au secret professionnel de l’avocat.
Le responsable de la mission passe en revue les aspects critiques faisant appel au jugement, en particulier ceux qui ont trait aux questions complexes ou controversées apparues tout au long de la mission, les risques importants et les autres aspects considérés comme importants. Il discute aussi des questions importantes avec le responsable du contrôle qualité, si une telle personne est désignée.
Le responsable de la mission doit s’assurer que les travaux de l’employeur fournissent des éléments probants suffisants et appropriés pour étayer les constatations et la conclusion de l’audit avant la délivrance du rapport d’audit. L’associé responsable de la mission du fournisseur de services retenu dans le cadre de l’audit (ou une personne occupant un poste équivalent) peut aussi avoir à approuver l’audit par écrit, si cela été convenu dans le cadre de l’entente de sous-traitance.
Documentation
En ce qui concerne la documentation de l’audit, le niveau de participation du responsable de la mission dans la revue (et dans la documentation de cette revue) devrait être suffisant pour satisfaire aux procédures de gestion de la qualité. En ce sens, le responsable de la mission s’assure que des documents d’audit appropriés sont conservés pour fournir des preuves de la réalisation des objectifs du praticien et que la mission a été réalisée conformément aux politiques de vérification du Bureau, aux normes professionnelles et aux exigences légales et réglementaires pertinentes. Une documentation d’audit appropriée est suffisante pour déterminer la nature, le moment et l’étendue des procédures effectuées, ainsi que les résultats des procédures effectuées et les éléments probants obtenus. Elle reflète les travaux effectués et soutient les conclusions obtenues. Le responsable de la mission s’assure également que la documentation d’audit, y compris les dossiers du fournisseur de services, est complète et prête à être finalisée conformément aux dispositions du présent manuel d’audit.
Dans certains cas, le fournisseur de services pourrait vouloir utiliser ses propres méthodes et son propre logiciel d’audit. Ces cas doivent être évités, puisque la documentation du dossier d’audit peut poser certains problèmes. Dans des circonstances exceptionnelles où il est impossible de faire autrement, le responsable de la mission doit s’assurer, avant le début des travaux, qu’il est possible de récupérer la documentation d’audit auprès de l’entrepreneur. Le Bureau est le propriétaire ultime de la documentation d’audit et doit donc avoir une copie complète et lisible du dossier d’audit à sa disposition à tout moment aux fins de consultation, de revue interne ou d’inspection. II incombe au responsable de la mission de traiter la question de l’accès aux dossiers d’audit et de veiller à ce que les pratiques de sécurité appropriées soient appliquées au sein du fournisseur de services.