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La présente section définit les périodes de conservation des dossiers d’audit au Bureau, indique comment et où ils sont conservés et décrit l’importance de ne supprimer ni retirer aucun document d’audit avant la fin de sa période de conservation.
Voici les périodes de conservation des dossiers de mission :
Une fois le dossier d’audit définitif constitué, l’auditeur ne doit supprimer ou jeter aucun élément de documentation avant la fin du délai de conservation prescrit. [nov.–2011]
L’auditeur doit indiquer dans le dossier électronique l’existence et l’emplacement physique de tout document d’audit conservé en format papier qui ne serait pas dans le dossier électronique, de façon à préserver l’intégralité du dossier d’audit. [nov.–2011]
Le logiciel pour les feuilles de travail d’audit est l’outil utilisé pour la saisie des données et la conservation des documents pendant la réalisation des audits, et PROxI est le dépôt institutionnel servant à gérer tous les documents du BVG, incluant les dossiers d’audit finalisés
L’achèvement de l’audit est essentiel pour permettre de constituer un dossier définitif contenant les procédures mises en œuvre, les éléments probants obtenus et les conclusions auxquelles l’auditeur est parvenu. De plus, l’achèvement de la constitution d’un dossier d’audit permet de s’assurer que seulement ce dossier servira de référence pour l’audit annuel suivant (pour les audits annuels), l’audit de performance ou l’examen spécial, et que seule sa version définitive, avec toutes les notes d’encadrement traitées et supprimées, pourra être utilisée comme source de référence ultérieure (p. ex. comme élément probant).
Les documents papier doivent être classés selon le code de produit.
Le format électronique est privilégié pour la tenue des dossiers d’audit. Toutefois, avec l’approbation de la Gestion de l’information et des dossiers, il peut y avoir des exceptions, notamment les fichiers électroniques trop gros ou incompatibles avec le logiciel pour les feuilles de travail d’audit, ou encore pour les documents ayant une cote de sécurité supérieure à Protégé B (se reporter à la section BVG Audit 1192 – Confidentialité, archivage sécurisé, intégrité, accessibilité et facilité de consultation de la documentation des missions).
Les équipes d’audit doivent sauvegarder dans le logiciel pour les feuilles de travail d’audit les documents électroniques qui font partie du dossier d’audit. Lorsque nécessaire, elles stockent d’autres documents électroniques dans PROxl ou conservent des dossiers papier sous le code de produit d’audit approprié, jusqu’à ce que l’audit soit finalisé.
Se reporter aux Directives sur la gestion des documents d’audit, annexe C – Liste de contrôle des dossiers d’audit pour obtenir des directives supplémentaires.
Les équipes d’audit peuvent sauvegarder temporairement la documentation d’audit dans PROxI, sur des clés USB chiffrées ou des disques durs locaux. Avant de constituer le dossier d’audit définitif, elles doivent transférer la documentation d’audit ainsi stockée au dossier d’audit électronique dans le logiciel pour les feuilles de travail d’audit (BVG Audit 1112 – Documents de l’entité et éléments probants de source électronique (y compris les courriels)).
Il est important de s’assurer que la documentation de l’audit est compilée de façon adéquate lors de la période de constitution du dossier définitif et qu’elle est effacée sur les supports de stockage temporaire dans un délai maximum de 60 jours. Tous les documents qui étayent la conclusion de l’audit doivent être conservés dans le logiciel pour les feuilles de travail d’audit.
Les équipes d’audit achèvent la constitution du dossier d’audit dans le logiciel pour les feuilles de travail d’audit dans le cadre du processus d’achèvement des travaux et livrent les dossiers papier à la Gestion de l’information et des dossiers aux fins de stockage et de mise à jour.
Le directeur principal de l’audit doit remplir le formulaire « Gestion du nouveau matériel par la Gestion de l’information et des dossiers » (annexe B) et examiner la « Liste de contrôle des documents de vérification » (annexe C), afin de veiller à ce que les documents d’audit fournis à la Gestion de l’information et des dossiers soient regroupés et complets. Le directeur principal doit ensuite remettre à ce service le formulaire « Gestion du nouveau matériel par Gestion de l’information et des dossiers » en même temps que les documents d’audit sur support papier.
Les dossiers d’audit électroniques achevés sont conservés dans le logiciel pour les feuilles de travail d’audit jusqu’à la fin du délai de conservation.
Dès que les équipes d’audit n’en ont plus besoin, elles doivent éliminer, dans un délai maximum de 60 jours, les documents éphémères, peu importe leur format, conformément aux procédures de sécurité appropriées. Bibliothèque et Archives Canada a accordé au BVG et à son personnel le pouvoir d’éliminer les documents éphémères.
En vertu de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, et selon les pouvoirs particuliers accordés au BVG en matière d’élimination de documents et ceux accordés à de nombreuses organisations fédérales, seul la Gestion de l’information et des dossiers a le pouvoir délégué d’éliminer les documents d’audit ayant une valeur durable.
À la fin de leur période de conservation, les dossiers d’audit sont éliminés par la Gestion de l’information et des dossiers, conformément aux ententes conclues avec Bibliothèque et Archives Canada.
Les périodes de conservation des documents peuvent être prolongées ou suspendues lorsque des documents font l’objet :
d’une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
d’une enquête officielle;
de procédures judiciaires;
d’autres conditions qui modifient la valeur opérationnelle, fiscale, administrative ou légale normale des documents.
Se reporter à la section BVG Audit 1192 pour obtenir des renseignements concernant la récupération et la consultation des documents dans le cas où la technologie a fait l’objet de mises à niveau ou de modifications au fil du temps.