Guide pour les sociétés d’État : rapports sur la mise en œuvre du décret sur les voyages et l’accueil dans le plan d’entreprise

On s’attend à ce que les sociétés d’État produisent un rapport sur le progrès réalisé en vue de mettre en œuvre le décret, mettant l’accent sur les principaux changements apportés à leurs politiques, leurs lignes directrices et leurs pratiques existantes en vue de les enligner avec les instruments du Conseil du Trésor. Elles doivent indiquer si leurs politiques sont maintenant pleinement conformes ou faire état du progrès réalisé par rapport à leur plan pour modifier leurs politiques et réaliser la pleine harmonisation dans un délai fixé.

Il importe de noter que les sociétés d’État doivent aussi faire rapport sur l’état de mise en œuvre des changements apportés aux politique et pratiques de leurs filiales en propriété exclusive.

De plus, le plan d’entreprise devrait indiquer si certains aspects des exigences du Conseil du Trésor en matière de dépenses de voyage, d’accueil, de conférences et d’événements sont incompatibles avec les obligations légales propres à la société d’État.

Le plan d’entreprise devrait décrire l’approche adoptée par la société d’État en vue d’améliorer la transparence et la communication publique de sa gestion des dépenses de voyage et d’accueil, y compris l’instauration de la divulgation proactive des dépenses de voyage et d’accueil. La société d’État devrait aussi préciser si elle a l’intention d’afficher sur son site Web ses politiques remaniées sur les dépenses de voyage, d’accueil, de conférences et d’événements et, si oui, à quel moment.

On s’attend à ce que le plan d’entreprise fasse état des dépenses annuelles totales en frais de voyage, en frais d’accueil et en frais de conférences^{Note de bas de page 1} au cours du dernier exercice et indique la moyenne de ces dépenses pour les trois exercices précédents. Le plan d’entreprise devrait aussi inclure les dépenses prévues dans chacune de ces catégories pour la période de planification suivant la mise en application de la directive sur les voyages.

Il est à noter que l’une des exigences de la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du Conseil du Trésor exige la divulgation du montant total des dépenses annuelles engagées au titre des frais de voyage, d’accueil et de conférence par la société au cours du dernier exercice par le biais de son site Web, y compris une brève description des principaux écarts par rapport aux dépenses réelles de l’exercice précédent. Le moment de cette divulgation doit coïncider avec le dépôt du Rapport annuel de la société. Les sociétés d’État ne sont pas tenues de donner une explication des écarts dans leur premier rapport annuel, seulement dans leur second rapport annuel et dans leurs rapports annuels subséquents.

S’il y a lieu, les sociétés d’État devraient décrire les défis que présente la mise en œuvre de la directive sur les voyages, dans le contexte de leurs activités et de leur effectif. Les répercussions opérationnelles et financières de ces défis doivent également être exposées.