Guide sur les instruments du Conseil du Trésor à l’intention des sociétés d’État

Remarque : Cette information a été rédigée par le Secrétariat du Conseil du Trésor.

Le 16 juillet 2015, le gouverneur en conseil a demandé aux sociétés d’État d'harmoniser leurs politiques, lignes directrices et pratiques avec les politiques, directives et instruments connexes du Conseil du Trésor portant sur les dépenses de voyage, d’accueil, de conférences et d’événements, tout en assumant leurs responsabilités légales.

Ces instruments du Conseil du Trésor comprennent :

• la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements (DDVACE) et les lignes directrices connexes;
• les Autorisations spéciales de voyager;
• les règles sur la divulgation proactive des dépenses.

Remarques importantes

• On ne s’attend pas à ce que les sociétés d’État harmonisent leurs politiques à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, mais celle­ci est utile à titre de document de référence sur les taux de remboursement. Les sociétés d’État doivent faire concorder leur taux maximal de remboursement des repas et des frais accessoires ainsi que les autres taux, sauf ceux visés par des modalités d’emploi ou des conventions collectives, avec les limites pertinentes établies dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.
• Les autres instruments du Conseil du Trésor mentionnés portent sur des processus qui ne s’appliquent pas aux sociétés d’État. Cela comprend notamment la Politique sur l’accueil officiel à l’étranger adoptée par Affaires étrangères et Commerce international Canada, qui s’applique uniquement aux fonctionnaires fédéraux en poste à l’étranger, et qui ne fait pas partie de la présente obligation d’harmonisation.

Dans le cadre de l’examen des politiques et des procédures des sociétés d’État qui doivent être harmonisées avec les exigences gouvernementales, les ministères de portefeuille et les sociétés d’État doivent tenir compte de l’interprétation suivante des politiques et des lignes directrices, afin d’assurer une mise en œuvre pertinente et opportune dans le contexte du fonctionnement des sociétés d’État.

Les sociétés d’État doivent mettre en œuvre toutes les sections et les exigences de ces instruments du Conseil du Trésor, dans la mesure où elles sont compatibles avec leurs responsabilités légales.

La « compatibilité avec les responsabilités légales » s’entend d’un ensemble très restreint de circonstances dans le cadre desquelles la conformité à une exigence oblige une société d’État à enfreindre une responsabilité existante (p. ex., des taux établis dans une convention collective qui ne respectent pas les taux fixés dans les instruments du Conseil du Trésor, ou une contrainte particulière de la société établie dans sa loi habilitante). Les modalités d’un contrat de travail en vigueur ou des nominations constituent une telle responsabilité juridique et elles l’emportent sur les dispositions incompatibles des instruments du Conseil du Trésor. À l’échéance du contrat, de nouvelles modalités conformes aux instruments du Conseil du Trésor devront toutefois être ajoutées.

L’indépendance des sociétés d’État est respectée, car les ministres responsables ne sont pas tenus d’approuver les dépenses. Les politiques, lignes directrices et pratiques révisées des sociétés d’État doivent toutefois adopter des niveaux d’approbation comparables à ceux établis dans les instruments du Conseil du Trésor. Les modifications devraient respecter les niveaux d’approbation suivants :

Approbation dans un instrument du Conseil du Trésor	Approbation par une société d’État
Ministre	Président du conseil d’administration*
Administrateur général	Président et chef de la direction**
Cadres supérieurs du ministère	Vice-présidents
Gestionnaires délégataires	Niveaux inférieurs aux vice-présidents

La DDVACE est destinée à s’appliquer à tous les « membres » des sociétés d’État, c’est­à­dire les employés et les personnes nommées par le gouverneur en conseil, y compris le chef de la direction et les membres du conseil d’administration, qu’ils soient à temps plein ou à temps partiel, à l’instar de la politique actuelle sur les voyages de chaque société d’État.

Les politiques révisées des sociétés d’État doivent inclure une section de définitions, afin de préciser les personnes visées et dans quelles circonstances; les instruments du Conseil du Trésor font quelques distinctions à ce sujet en fonction de la situation d’emploi. Les mentions dans les instruments doivent être interprétées comme suit dans le contexte du fonctionnement des sociétés d’État :

Définitions dans la Directive	Équivalent dans la polituque d’une société d’État
Fonctionnaire/Employé fédéral	Le terme « employé ou titulaire de charge » s’entend d’une personne employée ou rémunérée par une société d’État fédérale, y compris les employées, dirigeants, administrateurs-dirigeants, administrateurs et personnes nommées par le gouverneur en conseil, à temps plein ou à temps partiel.
Non-fonctionnaire	Le terme « personne non employée d’une société d’État » désigne une personne qui n’est pas à l’emploi de la fonction publique ou d’une société d’État fédérale.

Harmonisation avec des instruments de politique particuliers du Conseil du Trésor

Voici des points importants à considérer par les sociétés d’État pour l’harmonisation avec chacun des instruments pertinents du Conseil du Trésor.

1.  Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements

La DDVACE (http ://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=27228) et la Ligne directrice connexe (hhttp ://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=27518) représentent les principaux instruments qui décrivent les principes et les règles régissant les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements au gouvernement du Canada.

Les politiques des sociétés d’État doivent s’harmoniser avec ces documents en ce qui concerne toutes les activités mentionnées dans les définitions de chaque type de dépense.

Dans leurs révisions, les sociétés d’État doivent ignorer les éléments qui exigent la conformité à d’autres processus gouvernementaux non pertinents pour elles, c.­à­d. le recours obligatoire aux services de Services partagés Canada ou aux services de voyage du gouvernement, la surveillance de la conformité par le contrôleur général, le codage des éléments pour le receveur général, la Semaine nationale de la fonction publique et les exemptions connexes pour les récompenses.

On trouvera dans les instruments publiés toutes les exigences de la DDVACE et de la Ligne directrice. La section suivante présente les faits saillants de ces instruments, et l’annexe A fournit un tableau de concordance pour l’interprétation de la Directive dans le contexte du fonctionnement des sociétés d’État.

• L’autorité de gestion financière de la société d’État répondra aux questions liées à l’application et à l’interprétation des politiques de l’organisation.
• L’autorité de gestion financière du ministère de portefeuille (groupe des politiques financières) répondra aux questions liées à la DDVACE et à la Ligne directrice provenant de toutes les sociétés d’État du portefeuille et concernant l’interprétation des politiques dans le contexte général du portefeuille ou du gouvernement.
• Les coordonnateurs ministériels désignés de voyage des ministères de portefeuille répondront aux questions liées aux Autorisations spéciales de voyager et aux taux établis dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte provenant de toutes les sociétés d’État du portefeuille et concernant l’interprétation des politiques dans le contexte général du portefeuille ou du gouvernement.
• À noter que dans le cadre de leurs surveillance et recommandation du plan d’entreprise annuel d’une société d’État, les ministères de portefeuille doivent également déterminer si les politiques, lignes directrices et pratiques révisées des sociétés d’État sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’activités sont harmonisées avec les instruments du Conseil du Trésor. Les centres de politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor répondront aux questions des ministères de portefeuille concernant l’interprétation de la DDVACE et des Autorisations spéciales de voyager, afin d’aider les conseils d’administration à déterminer l’application appropriée dans le contexte du fonctionnement des sociétés d’État.
• Le centre d’expertise du Secrétariat du Conseil du Trésor sur la gouvernance des sociétés d’État continuera de participer à la réalisation de l’harmonisation avec les instruments de politique du Conseil du Trésor, notamment cerner les enjeux communs et assurer la coordination avec le centre de décisions, les organisations de portefeuille, les organismes centraux et les sociétés d’État.

2.  Autorisations spéciales de voyager

Les politiques, lignes directrices et pratiques révisées des sociétés d’État doivent tenir compte des sections suivantes des Autorisations spéciales de voyager (http ://www.tbs-sct.gc.ca/psm-fpfm/pay-remuneration/travel-deplacements/menu-travel-voyage-fra.asp) :

3.  Lignes directrices sur la divulgation proactive des dépenses

La section 9.2 de la Ligne directrice sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements (http ://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=27518) précise qu’à chaque trimestre, les organisations sont tenues de divulguer de manière proactive, sur leur site Web, des renseignements sur les dépenses de voyages et d’accueil de certains fonctionnaires.

Il incombe à chaque institution de déterminer les fonctionnaires visés par l’obligation de divulgation proactive. Cela dit, la Ligne directrice suggère que l’obligation s’applique aux titulaires de poste de sous-ministre adjoint ou équivalent et des niveaux supérieurs. Les politiques révisées des sociétés d’État devraient donc prévoir la divulgation de manière proactive des renseignements sur les dépenses de voyages et d’accueil du président et chef de la direction, des vice-présidents, ainsi que du président et des membres du conseil d’administration.