Documentation des travaux relatifs aux missions d’appréciation directe dans TeamMate

Ce document est périmé et sera remplacé en 2018.

La documentation des travaux d’audit est un aspect essentiel du processus d’audit de performance. Le présent document fournit aux équipes d’audit des directives sur la manière de structurer leurs dossiers dans TeamMate, afin de documenter leurs travaux de planification et d’examen.

Les normes de l’Institut Canadien des Comptables Agréés (ICCA) exigent que les éléments probants soient recueillis et consignés de manière à étayer les conclusions de l’audit de performance.

Manuel de l’ICCA

« Le praticien doit réunir des éléments probants suffisants et appropriés pour servir de fondement raisonnable à la conclusion exprimée dans son rapport. » (chapitre 5025.53)

« Le praticien doit consigner en dossier les éléments qui, selon son jugement professionnel, constituent des éléments probants importants à l’appui de la conclusion qu’il exprime dans son rapport. » (chapitre 5025.58)

Les présentes directives visent à montrer comment documenter un audit de performance afin que le plan d’audit, les travaux d’audit et les conclusions de l’audit soient bien harmonisés. Une approche uniforme en la matière facilite la préparation et la revue, et améliore l’efficacité et la qualité des audits de performance.

1. Documentation des travaux de planification

Les équipes d’audit commencent à recueillir des éléments probants au cours de la phase de planification de l’audit. La documentation initiale ainsi recueillie peut être consignée séparément de celle de la phase d’examen sous « Dossier d’audit — Phase de planification », parmi les répertoires habituels « Dossier d’audit de contrôle » importés de TeamStore. « Dossier d’audit — Phase de planification » peut contenir des sous-répertoires servant à consigner la documentation, les entretiens, les feuilles de travail et la correspondance de la phase de planification (voir la figure 1).

L’équipe peut structurer les procédures dans les sous-répertoires selon ses besoins. Ainsi, chaque sous-répertoire peut être structuré en fonction du service, du secteur d’examen, du membre de l’équipe ou des éléments considérés.

Figure 1

2. Documentation des travaux d’examen

Les équipes d’audit ont constaté que de créer des dossiers TeamMate au début de la phase d’examen les aidait à éliminer l’information superflue recueillie au cours de la phase de planification. Cette façon de procéder facilite la tenue de dossiers d’examen ne contenant que la documentation pertinente pour l’audit. Les dossiers de travail de la phase d’examen peuvent être créés sous le répertoire « Dossier d’audit — Phase de planification ».

Lorsque la grille logique d’audit (GLA) a été approuvée et que le plan des travaux d’examen a été établi, l’équipe de mission est prête à décider de la manière de structurer ses dossiers d’examen. La structure des dossiers doit être adaptée au projet afin de réduire les conflits dans TeamMate et de refléter les méthodes de travail de l’équipe d’audit. Elle doit également permettre au réviseur de trouver et de revoir facilement les travaux d’examen.

Il existe différentes façons de structurer les travaux d’examen. Nous en présentons deux : d’après le secteur d’examen et d’après le type de documentation.

A. Dossier structuré d’après le secteur d’examen

Une option consiste à créer un répertoire pour chaque secteur d’examen. En pareil cas, la GLA peut servir de guide pour établir la structure.

On peut créer les sous-répertoires « Programme d’audit », « Documentation », « Entretiens », « Correspondance » et « Feuilles de travail » (Figure 2).

Figure 2

B. Dossier structuré d’après le type de documentation

Une autre option consiste à créer un répertoire pour chaque type de documentation (« Programmes d’audit », « Documentation », « Correspondance », « Entretiens » et « Feuilles de travail ») (Figure 3).

On peut créer, dans chaque répertoire, des sous-répertoires pour les documents clés et pour chaque secteur d’examen (Figure 4).

Figure 3

Figure 4

Dans les répertoires « Documentation », « Correspondance », « Entretiens » et « Feuilles de travail », on peut également créer un sous-répertoire spécial pour les documents clés qui sont pertinents pour plus d’un secteur d’examen et auxquels tous les membres de l’équipe voudront probablement accéder.

Conseil 1

3. Méthodes de documentation des travaux du programme d’audit

Une fois la structure établie (soit d’après le secteur d’examen ou le type de documentation), les travaux exécutés pour chaque programme d’audit peuvent être consignés dans le dossier pertinent pour ce programme.

Le programme d’audit expose les étapes qui doivent être réalisées en vue d’obtenir des réponses aux questions posées au cours de l’audit servant à formuler des conclusions par rapport aux sous-objectifs et aux critères d’audit (tels qu’ils sont formulés dans la GLA). Il guide les travaux d’examen et permet de tirer des conclusions d’après les objectifs fixés.

Le programme d’audit est une composante obligatoire des méthodes du Bureau. En outre, les normes de l’ICCA exigent que les travaux d’examen soient documentés en fonction de ce programme.

Manuel de l’ICCA

« Les travaux d’examen doivent être effectués conformément au plan de mission original ou à un plan de mission modifié, étayer les conclusions tirées et être consignés en dossier de façon appropriée. » (chapitre 5030.31)

La documentation des travaux d’examen en fonction du programme d’audit fournit aux directeurs principaux l’information dont ils ont besoin pour décider ce qui doit être inclus dans le rapport définitif et savoir pourquoi ce doit l’être. Cette approche permet également au réviseur d’établir les liens entre le plan d’audit, les travaux d’examen et les conclusions de l’audit.

Dans le dossier du programme d’audit, l’équipe peut documenter les résultats des étapes d’audit réalisées, les réponses aux questions posées lors de l’audit, l’évaluation en fonction des critères d’audit et les conclusions par rapport aux objectifs de l’audit. Deux méthodes sont couramment utilisées pour documenter les travaux à cet égard : la méthode au moyen de la section « Résultats » et la méthode au moyen de modèles.

Le choix de la méthode devrait être fait collectivement au sein de l’équipe d’audit. Même si les deux méthodes sont aussi pratiques l’une que l’autre, l’une d’elles pourrait être plus adéquate en fonction de la stratégie d’audit adoptée et de la division du travail.

A. Méthode no 1 : Section « Résultats »

Si l’équipe choisit la méthode au moyen de la section « Résultats », elle doit créer une procédure pour chaque sous-objectif, critère et question posée au cours de l’audit à même le dossier du programme d’audit (Figure 5). Le texte de ces sous-objectifs, critères et questions peut être tiré directement de la GLA et du programme d’audit.

Si elle opte pour cette méthode de documentation, l’équipe consigne ses analyses et ses constatations directement dans la section « Résultats ». Lorsque les étapes comprennent des analyses ou des tableaux volumineux, ces derniers peuvent être sauvegardés dans des feuilles de travail distinctes.

Figure 5

L’auditeur peut inscrire une question dans la section « Étapes d’audit », ainsi que les étapes à réaliser pour répondre à cette question. La réponse à la question et les résultats des travaux exécutés pour chaque étape sont inscrits dans la section « Résultats » (Figure 6).

Figure 6

Il est important de documenter toute modification apportée au programme d’audit initial au cours de l’audit, y compris le motif de la modification et le nom de la personne qui l’a autorisée. Par exemple, si l’équipe abandonne un secteur d’examen ou une question, les raisons de cette décision doivent être documentées.

Manuel de l’ICCA

« Le praticien doit identifier ou établir des critères valables pour l’évaluation des éléments considérés (chapitre 5025.32) et s’appuyer sur ces critères pour formuler sa conclusion. » (chapitre 5025.40)

Après avoir exécuté toutes les étapes de l’audit et répondu à toutes les questions posées au cours de l’audit, évaluer si les critères ont été respectés ou non respectés et documenter cette évaluation dans la section « Résultats » appropriée (Figure 7).

Figure 7

Manuel de l’ICCA

« L’objectif de la mission de certification est d’exprimer une conclusion relativement aux éléments considérés. Une mission peut avoir plusieurs objectifs. En pareil cas, le rapport comporte une conclusion pour chacun des objectifs. » (chapitre 5025.64)

Après avoir évalué si les critères ont été respectés ou non, formuler des conclusions par rapport aux sous-objectifs et inscrire ces conclusions dans la section « Résultats » (Figure 8).

Figure 8

Il est important, pour chaque secteur d’examen, de documenter clairement si les critères ont été respectés et de consigner les conclusions formulées par rapport aux sous-objectifs.

B. Méthode n^o 2 : Modèles

Si l’équipe choisit la méthode n^o 2 pour documenter les travaux du programme d’audit, elle doit créer un modèle pour chaque secteur d’examen ou critère. Ce modèle est semblable au document du programme d’audit initial, mais comporte quelques modifications.

Dans le dossier du secteur d’examen du programme d’audit, il faut créer une procédure pour chaque critère ou sous-objectif. Le modèle qui comprend les questions et les étapes propres à ce critère ou ce sous-objectif doit être inséré dans la section « Résultats » appropriée. Les résultats d’analyse sont consignés directement dans le modèle.

Figure 9

Un modèle contient les questions posées au cours de l’audit et les étapes d’audit propres à chaque secteur d’examen ou sous-objectif. Un modèle est donc un endroit où documenter les résultats des travaux d’examen, établir les liens avec les éléments probants et consigner les réponses à chaque question une fois les étapes d’audit pertinentes terminées (Figure 10).

Figure 10

Il est important de documenter clairement les conclusions par rapport aux sous-objectifs pour chaque secteur d’examen. La conclusion du sous-objectif qui figure dans le modèle (Figure 10) présenté en exemple est fondée sur les réponses obtenues aux questions posées au cours de l’audit. Un modèle de programme d’audit est disponible dans TeamMate.

4. Revue et approbation

La documentation des travaux d’audit et l’établissement de liens clairs entre les constatations et les éléments probants permettent au directeur principal de satisfaire aux exigences de la revue.

Manuel de l’ICCA

« Le praticien doit s’assurer, au moyen d’une revue du dossier de travail et d’entretiens avec l’équipe de certification, que des éléments probants suffisants et appropriés ont été obtenus pour étayer les conclusions tirées et le contenu de son rapport. » (chapitre 5030.32)

Pour chaque procédure dans TeamMate, il faut indiquer si elle est prête à être révisée par le membre de l’équipe responsable (« préparée ») et si elle a été « révisée » par le superviseur responsable. Dès qu’il a inscrit la réponse à la question posée au cours de l’audit, le membre de l’équipe peut indiquer dans la section appropriée qu’une procédure est prête à être revue (Figure 11).

Figure 11

Le superviseur revoit la documentation afin de s’assurer que le travail prévu dans le plan a été effectué et qu’il existe des éléments suffisants et appropriés pour étayer les conclusions. Il change ensuite, dans la section appropriée, l’état de l’étape afin d’indiquer que la procédure a été revue (Figure 12).

Figure 12

5. Directives connexes

D’autres documents contenant des directives utiles sur le processus de documentation et l’utilisation de TeamMate peuvent également être consultés :

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