Communiqué conjoint — clarification du droit d'accès du BVG

Aux : Sous‑ministres et chefs d’organismes

Par le passé, la vérificatrice générale et le Secrétaire du Conseil du Trésor ont travaillé ensemble pour faciliter les relations entre les vérificateurs et les ministères et services qui sont vérifiés. Des relations de travail respectueuses et constructives sont essentielles pour que les deux parties à la vérification s’acquittent de leurs obligations.

Le document ci‑joint décrit le droit d’accès du Bureau du vérificateur général (BVG) aux dossiers et au personnel au cours d’une vérification ou d’un examen et contient des lignes directrices à cet égard. Il vise à permettre des échanges d’information efficaces et à renforcer les relations de travail entre les vérificateurs et les ministères et organismes. Nous pensons que toutes les parties ne pourront que profiter d’une meilleure compréhension du cadre qui régit les échanges d’information au cours d’une vérification ou d’un examen. À cette fin, je vous prie de transmettre le communiqué ci‑joint aux membres de votre équipe de gestion.

[NOTA : Le présent document a été distribué par courriel aux sous‑ministres et chefs d’organismes le 7 août 2007]

Communiqué : Droit d’accès du Bureau du vérificateur général aux fins de la vérification aux documents et au personnel

Introduction

Le présent communiqué vise à rappeler aux ministères et organismes le droit d’accès du Bureau du vérificateur général (BVG) aux documents et au personnel au cours d’une vérification ou d’un examen, et fournir des conseils pour faciliter cet accès.¹

Des précisions sont données ci‑dessous, mais en résumé, le principe qui régit l’accès du BVG aux documents est le suivant :

• Les représentants du BVG ont droit d’accès à l’information qu’ils jugent pertinente et nécessaire pour exécuter leurs vérifications et leurs examens; certains documents confidentiels du Cabinet sont soumis à une procédure distincte.

Le principe de fonctionnement régissant l’accès du BVG au personnel est le suivant :

• Les administrateurs généraux sont responsables de veiller à ce que les équipes de vérification du BVG aient accès, en temps voulu, aux membres du personnel pour les besoins des entrevues et des réunions dans le cadre de leurs vérifications et de leurs examens. Les membres du personnel ont le devoir de se rendre disponibles pour rencontrer l’équipe de vérification.

A. Accès du BVG aux documents

Portée générale de l’accès du BVG

La Loi prévoit que le BVG a le droit, « à tout moment convenable, de prendre connaissance librement » de tout renseignement que le vérificateur général juge nécessaire pour exécuter ses vérifications et examens. Par conséquent, les vérificateurs du BVG peuvent demander des documents, des rapports et des explications des fonctionnaires et des représentants des sociétés d’État. L’information comprend toutes les formes de documents et de communications, y compris la correspondance, les notes de service, les courriels et les documents connexes. Les vérificateurs peuvent prendre des extraits et faire des copies de l’information.

Les vérificateurs du BVG ont droit d’obtenir l’information qui ne serait pas nécessairement accessible en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Le fait qu’un document ne puisse être rendu public dans le cadre d’une demande d’accès à l’information n’est pas une raison valable pour en refuser l’accès au BVG.

Accès du BVG à certains documents confidentiels du Cabinet

Des décrets pris en 1985 et en novembre 2006 par le gouverneur en conseil confirment l’accès du vérificateur général aux mémoires au Cabinet, aux registres des décisions du Cabinet, aux présentations au Conseil du Trésor et aux décisions du Conseil du Trésor. Ce droit est régi par une procédure distincte qui fait intervenir le Secrétariat du Conseil du Trésor et le Bureau du Conseil privé.

• Les fonctionnaires des ministères et organismes ont la responsabilité d’informer les vérificateurs du BVG de l’existence de mémoires au Cabinet et de décisions du Cabinet ainsi que de présentations au Conseil du Trésor et de décisions du Conseil du Trésor qui ont trait au sujet de la vérification. Les vérificateurs peuvent demander ces documents directement au Secrétariat du Conseil du Trésor et au Bureau du Conseil privé.
• Si des fonctionnaires d’un ministère ou d’un organisme croient qu’un dossier donné concerne des documents confidentiels du Cabinet, ils doivent demander l’avis des services juridiques de leur ministère pour divulguer le dossier et donner à l’équipe de vérification le nom de l’avocat qui en est chargé. Le conseiller juridique du Ministère pourrait vouloir aussi consulter le conseiller juridique du Bureau du Conseil privé ou, s’il y a lieu, le service juridique du portefeuille du Conseil du Trésor.

Délais

Une vérification est un processus dynamique et interactif. Certaines demandes d’information aux fins de la vérification peuvent entraîner d’autres demandes. Les vérificateurs du BVG doivent avoir accès en temps voulu à l’information afin de s’acquitter de leurs responsabilités et de permettre au vérificateur général de présenter ses rapports en temps voulu au Parlement. Les documents demandés par le BVG doivent lui être fournis rapidement. Les fonctionnaires des ministères et organismes doivent prendre note que tout retard peut donner la perception qu’ils cherchent à limiter la vérification.

Pour la plupart des demandes courantes, l’information peut et doit être fournie immédiatement. D’autres demandes peuvent exiger la création ou la production de bases de données ou l’extraction d’information d’archives ou d’autres lieux. Ces demandes doivent être discutées avec le vérificateur, au cas par cas. Les deux parties doivent convenir d’une date où l’information sera fournie, et tous les efforts doivent être déployés pour respecter les engagements pris.

Règlement des questions d’accès

Les vérificateurs à qui l’on ne fournit pas l’information demandée dans un délai raisonnable ou qui ont été informés qu’ils ne recevraient pas l’information demandée au cours d’une vérification solliciteront l’avis du gestionnaire de l’équipe de vérification. L’équipe de vérification tentera de résoudre le problème avec l’agent de liaison du ministère ou de l’organisme ou, si nécessaire, avec la haute direction.

Le refus d’accès est une affaire grave. Le vérificateur général est tenu, par les normes professionnelles et par la Loi sur le vérificateur général, de signaler ces cas au Parlement. Avant que le vérificateur général ne signale un refus d’information au Parlement, le vérificateur général adjoint chargé de la vérification et l’administrateur général du ministère ou de l’organisme discuteront de la question sans tarder.

B. Accès du BVG au personnel

Normalement, seuls les fonctionnaires fédéraux qui sont interviewés devraient être présents au cours des entrevues. Cependant, dans certaines circonstances, l’équipe de vérification pourrait accepter que des observateurs y assistent.

Les notes prises par les vérificateurs du BVG lors des entrevues avec les fonctionnaires sont un aspect essentiel de la méthode de vérification. Quand l’information obtenue au cours d’une entrevue est utilisée comme élément probant important de la vérification, l’équipe de vérification transmettra aux personnes interrogées une copie de ses notes écrites pour qu’elles les examinent et les confirment.

Au début de la vérification, l’équipe de vérification donnera aux fonctionnaires du ministère ou de l’organisme les noms et les cotes de sécurité des employés du BVG et des employés à contrat affectés à la vérification et, par la suite, de tout autre membre du personnel pouvant s’ajouter à l’équipe de vérification. Les fonctionnaires du ministère ou de l’organisme veilleront à ce que l’information fournie soit appropriée, compte tenu de la cote de sécurité des membres de l’équipe de vérification du BVG.

On s’attend à ce que les ministères et organismes établissent un mécanisme de liaison avec le BVG pour :

• donner des conseils et de la formation à leurs employés au sujet de leurs rôles et responsabilités dans le cadre du processus de vérification et au sujet du contexte dans lequel la vérification se déroule.
• confirmer les cotes de sécurité de chaque membre de l’équipe de vérification du BVG et conseiller les fonctionnaires du ministère ou de l’organisme s’il y a lieu.

C. Autres questions

Sécurité des dossiers

Les ébauches des rapports de vérification qui sont remis aux fonctionnaires des ministères et organismes pour qu’ils confirment les faits au cours de la phase de rapport de la vérification sont des documents protégés. Les fonctionnaires des ministères et organismes ne doivent pas les photocopier ni en divulguer le contenu avant le dépôt du rapport du vérificateur général à la Chambre des communes. La divulgation des constatations des vérifications de la vérificatrice générale avant le dépôt pourrait être considérée comme une violation des droits ou des privilèges du Parlement.

La vérificatrice générale a fourni au greffier du Conseil privé et au Secrétaire du Conseil du Trésor l’assurance que les représentants du BVG prendront, en tout temps, des mesures de sécurité appropriées pour protéger les documents confidentiels du Cabinet.

Wayne G. Wouters Le Secrétaire du Conseil du Trésor, Canada

Sheila Fraser, FCA La vérificatrice générale du Canada

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¹ Ce communiqué complète les conseils généraux émis par le secrétaire du Conseil du Trésor et la vérificatrice générale en janvier 2004 au sujet des responsabilités des vérificateurs et des gestionnaires des ministères et organismes.