Description des attentes — Guide à l’intention des sociétés d’État soumises à un examen spécial

Message de la vérificatrice générale du Canada

On nous pose souvent des questions sur la façon dont nous effectuons nos examens spéciaux – plus particulièrement sur ce que les sociétés d’État que nous auditons peuvent attendre de nous et ce que nous attendons d’elles. Le présent document vise à répondre à ces questions en présentant :

• les objectifs du Bureau du vérificateur général du Canada;
• les principes régissant les relations entre les auditeurs et les entités auditées;
• des renseignements sur notre processus d’audit.

Dans le cadre de ses travaux, le Bureau du vérificateur général du Canada s’efforce, d’une part, de promouvoir le respect, la confiance et l’intégrité dans ses relations avec les entités et, d’autre part, de maintenir son indépendance, son professionnalisme et son objectivité.

Notre but principal est de mieux servir le Parlement et le conseil d’administration des sociétés d’État en veillant à ce que les rapports d’examen spécial et les recommandations qui en découlent soient équitables et objectifs, et à ce qu’ils soient perçus comme tels par les personnes chargées d’apporter les changements que nous proposons. Nos recommandations visent à améliorer les moyens et les méthodes mis en œuvre par les sociétés d’État dans le but de protéger les biens publics, d’utiliser les ressources de façon économique et efficiente, et de mener leurs activités efficacement.

Nous espérons que le présent guide s’avérera une source d’information utile pour les représentants des sociétés d’État et qu’il favorisera des rapports fructueux et respectueux entre les sociétés d’État et le personnel du Bureau du vérificateur général.

1. Introduction aux examens spéciaux

Qu’est-ce qu’un examen spécial?

Un examen spécial est une des formes d’audit qu’effectue le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG). Les examens spéciaux sont exigés par la Loi sur la gestion des finances publiques. Dans le cadre d’un audit d’états financiers, l’objectif est de fournir une opinion sur la présentation fidèle des états financiers de la société, en conformité avec les principes comptables généralement reconnus. Dans le cadre d’un examen spécial, le BVG formule une conclusion quant à savoir si les moyens et les méthodes de la société d’État qui ont été sélectionnés aux fins de l’examen donnent une assurance raisonnable que :

• ses actifs sont protégés et contrôlés;
• ses ressources financières, humaines et matérielles sont gérées de façon économique et efficiente;
• ses activités sont menées efficacement.

Les éléments ci-dessus sont les objectifs de contrôle législatifs. La Loi sur la gestion des finances publiques exige des sociétés d’État et de chacune de leurs filiales à cent pour cent qu’elles maintiennent des moyens et des méthodes qui fournissent l’assurance raisonnable que ces objectifs ont été atteints.

Les examens spéciaux sont planifiés, et exécutés, et leurs résultats communiqués en conformité avec les normes d’audit professionnelles et les politiques du Bureau du vérificateur général du Canada. Ils sont réalisés par des auditeurs professionnels qui :

• établissent des critères pour l’évaluation de la performance;
• recueillent les éléments probants nécessaires à l’évaluation de la performance par rapport aux critères;
• communiquent tant les constatations positives que négatives;
• tirent une conclusion par rapport à l’objectif d’audit établi;
• font des recommandations lorsque des risques importants menacent l’entité et que les constatations montrent qu’il est possible d’améliorer la performance de manière significative.

Le public cible d’un rapport d’examen spécial est le Parlement, même si le rapport est adressé au conseil d’administration de la société d’État et rendu public par cette dernière. Les examens spéciaux contribuent à la reddition de comptes par le gouvernement devant le Parlement et la population canadienne.

Les examens ne mettent pas en question le bien fondé des politiques publiques ou des sociétés d’État. Ils servent plutôt à établir si une société d’État dispose de moyens et méthodes qui lui permettent d’obtenir l’assurance raisonnable que les objectifs de contrôle législatifs sont atteints.

Qui est audité?

Aux termes du paragraphe 138(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques, « Chaque société d’État mère fait procéder à un examen spécial de ses opérations et de celles de ses filiales à cent pour cent afin de déterminer si, dans la mesure du possible, [...] ». Cela signifie que la société doit indiquer qu’elle accepte d’être soumise à un examen spécial en signant la Lettre de mission et au sujet du secret professionnel de l’avocat que lui fera parvenir le Bureau du vérificateur général du Canada.

Il incombe à la société d’État de faire procéder à un examen spécial au moins une fois tous les dix ans. Un examen spécial additionnel peut être exécuté, au besoin, avant la fin de la période de dix ans fixée par la Loi. De plus, le gouverneur en conseil, le ministre de tutelle, le conseil d’administration d’une société d’État ou le vérificateur général pourraient demander un examen additionnel. Si cet examen est demandé par le vérificateur général, l’équipe qui en est chargée communique l’intention du Bureau de mener un examen spécial en faisant parvenir à la société d’État la Lettre de mission et au sujet du secret professionnel de l’avocat.

Qui fait quoi au BVG?

L’examen spécial fait intervenir les personnes suivantes :

Équipe d’audit — Équipe d’auditeurs chargée de réaliser un audit et d’en rendre compte au responsable de mission. Les équipes d’audit peuvent comprendre des membres contractuels.

Auditeur — Membre d’une équipe d’audit qui peut être un employé du BVG ou un contractuel affecté à l’équipe d’audit.

Directeur principal chargé de l’entité — Un directeur principal au sein du BVG qui s’est vu confier le rôle de premier agent de liaison ou de personne-ressource entre le Bureau et une entité auditée. Le directeur principal chargé de l’entité assure la coordination avec les autres équipes du BVG lors d’audits qui touchent l’entité dont il a la responsabilité.

Premier auditeur — Habituellement, un directeur de mission au sein du BVG qui est chargé de gérer au jour le jour la mission d’audit et l’équipe d’audit.

Responsable de mission — Habituellement, un directeur principal d’audit au sein du BVG qui est responsable de l’ensemble des examens spéciaux. Le responsable de mission gère l’ensemble du cycle d’audit, et veille à la qualité des produits d’audit élaborés par l’équipe.

Quelles autres personnes pourraient intervenir?

D’autres personnes peuvent également être appelées à intervenir dans un examen spécial :

Conseiller — Personne réputée comme étant un chef de file dans un domaine de spécialisation et qui est choisie par l’équipe d’audit pour formuler des avis – mais non prendre des décisions – sur la portée et l’importance des questions d’audit, les secteurs d’examen, les risques identifiés et l’étendue de l’audit. Les conseillers peuvent être choisis tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du BVG, en fonction de leurs compétences, de leur expertise, de leurs connaissances dans un domaine précis et de leur expérience.

2. Étapes de l’examen spécial

Un examen spécial comprend trois étapes :

• la planification;
• l’examen;
• le rapport.

Activités du BVG, par étape

Étape de la planification

À l’étape de la planification, l’équipe d’audit acquiert une connaissance appropriée de la société d’État, des moyens et des méthodes devant faire l’objet de l’audit ainsi que des problèmes auxquels société fait face. A cette étape, l’équipe d’audit procède à des demandes d’information pour acquérir une bonne compréhension de la société à auditer. De fait, les normes d’audit imposent des demandes spécifiques d’information. En se fondant sur cette connaissance, l’équipe d’audit élabore une stratégie d’audit, qui comprend un plan d’examen spécial et des programmes d’audit. L’équipe cerne ses besoins initiaux en matière d’information et précise les secteurs au sein de l’entité ainsi que les lieux ou les sites où elle compte effectuer une recherche préliminaire des faits. Cette information sert à établir la stratégie d’audit.

Les objectifs de contrôle législatifs étant assez vastes, il ne serait pas pratique ni même nécessaire d’examiner l’ensemble des moyens et des méthodes d’une société d’État. L’une des premières tâches du Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) à l’étape de la planification d’un examen spécial consiste à décider quels moyens et méthodes sont essentiels pour atteindre les objectifs de contrôle législatifs. Les moyens et les méthodes essentiels sont sélectionnés en appliquant une stratégie axée sur les risques, par laquelle l’équipe chargée de l’examen spécial :

• examine les risques inhérents au mandat de la société;
• étudie les enjeux du moment et les risques d’entreprise liés à l’environnement opérationnel de la société;
• prend en compte les moyens et les méthodes qui présentent un défaut grave ou qui ont fait l’objet d’une recommandation à des fins d’amélioration dans un rapport d’examen spécial antérieur.

À partir de ses connaissances et de son expérience, et à la lumière des consultations menées auprès de la société auditée, l’équipe d’audit élabore sa stratégie d’audit, qui comprend un plan d’examen spécial et des programmes d’audit.

L’équipe d’audit rencontrera le comité d’audit pour discuter du plan d’examen spécial, y compris l’objectif d’audit et les critères par rapport auxquels les moyens et les méthodes de la société seront évalués, l’échéancier prévu pour les principales communications et les étapes de l’examen spécial. Elle répondra aussi à toutes les questions que pourrait avoir le comité d’audit concernant l’étape de l’exécution de l’examen. Si des changements sont apportés au plan d’examen spécial, l’équipe représentera le plan ou un addenda au comité d’audit, qu’il pourra rencontrer de nouveau, au besoin. Le plan n’a pas à être approuvé officiellement, mais il est d’usage que le comité d’audit adopte une résolution à cette fin.

L’équipe définit aussi les informations dont elle a besoin au départ et précise les secteurs de l’entité et les emplacements ou les sites où elle prévoit effectuer une recherche préliminaire de faits.

Avis envoyé à la société — Pour lancer l’examen spécial, le BVG envoie au premier dirigeant de la société d’État (tel que le directeur général) une lettre de mission et au sujet du secret professionnel de l’avocat. Par cette lettre, le BVG avise officiellement le premier dirigeant de la société de son intention de réaliser un examen spécial et lui demande de lui donner accès à l’information et aux employés en temps opportun. En vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques, le BVG peut demander accès notamment aux documents protégés par le secret professionnel de l’avocat ou protégés autrement. La communication de tels documents par la société d’État n’équivaut pas à une renonciation à tout privilège qui serait rattaché à ces documents. La société devra confirmer par écrit sa compréhension des termes et des conditions de la mission communiqués dans la lettre dans les deux ou trois semaines suivant sa réception.

Étape de l’examen

L’équipe d’un examen spécial exprime une conclusion indépendante quant à savoir s’il existe une assurance raisonnable qu’une société d’État dispose des moyens et des méthodes pour atteindre ses objectifs de contrôle législatifs. Cela signifie que le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) doit recueillir des éléments probants suffisants et appropriés pour pouvoir exprimer une opinion sur les moyens et les méthodes de la société qui ont été sélectionnés aux fins de l’examen. Non seulement il doit vérifier que les moyens et les méthodes sont bien conçus, mais il doit également s’assurer qu’ils fonctionnent comme prévu pour atteindre les objectifs de contrôle législatifs. En conséquence, durant l’examen, la société peut s’attendre à ce que l’équipe chargée de l’audit lui demande des documents et souhaite mener des entrevues dans le but de recueillir des éléments probants suffisants et appropriés pour pouvoir appliquer les critères d’évaluation. Cela signifie également demander des documents et effectuer des entrevues auprès de la fonction d’audit interne de la société, comme le mentionne le plan d’examen spécial.

Dès le début de cette étape, l’équipe fait part de son intention d’utiliser les travaux effectués par le service d’audit interne de la société ou pour le compte de celui-ci.

Étape du rapport

L’équipe d’audit présente officiellement, par écrit, les constatations par rapport aux critères utilisés, les conclusions par rapport à l’objectif d’audit et les recommandations en rapport avec l’objectif d’audit. Elle rédige ainsi deux ébauches clés du rapport d’audit que l’entité est invitée à commenter :

• l’ébauche du rapport du directeur principal (PX) envoyée à la direction de la société;
• l’ébauche de transmission du comité d’audit, qui est la version quasi définitive du rapport d’examen spécial.

Conformément à l’alinéa 139(2)a) de la Loi sur la gestion des finances publiques, chaque rapport d’examen spécial doit comporter un énoncé indiquant si, selon l’examinateur, compte tenu des critères établis, il peut être garanti que, dans la mesure du possible, les moyens et méthodes étudiés n’ont pas de défauts graves. L’énoncé de l’opinion est le fondement de la conclusion par rapport à l’objectif d’audit et elle est incluse dans le paragraphe de conclusion du rapport d’audit.

Avant la publication du rapport définitif, le BVG donne à la société d’État la possibilité d’examiner les ébauches et de faire des commentaires pour valider les faits et fournir des réponses aux recommandations, lesquelles seront intégrées à la version définitive du rapport.

Après avoir reçu les réponses de la direction au sujet des recommandations formulées dans l’ébauche de rapport du PX l’équipe d’audit fait parvenir au comité d’audit l’ébauche de transmission, qui renferme les réponses, avant que le rapport soit envoyé au conseil d’administration. Les membres du comité d’audit ont ainsi la possibilité de poser des questions au BVG pour mieux comprendre le rapport et être ensuite en mesure de conseiller le conseil d’administration. Le BVG invite le comité d’audit à jouer un rôle actif pour ce qui est d’examiner et d’évaluer la pertinence des réponses de la direction ainsi que de fournir des commentaires.

Production du rapport définitif

Après avoir intégré les commentaires reçus à la version définitive du rapport d’examen spécial, l’équipe qui en est chargée présente le rapport définitif au conseil d’administration de la société.

Activités touchant la société, par étape

Étape de la planification

À l’étape de la planification, la société

• organise des réunions entre la haute direction et d’autres membres du personnel et le BVG afin de discuter de l’audit;
• fournit à l’équipe d’audit l’information dont celle-ci a besoin pour comprendre les secteurs qui seront audités, de même que des renseignements sur les chaînes de responsabilité, les sources de critères, les risques, les préoccupations de la direction ainsi que les évaluations, les études et les audits internes connexes qui ont été publiés antérieurement;
• facilite les visites dans les locaux de la société ou sur les lieux où sont menés des projets, s’il y a lieu.

Après avoir reçu la lettre de mission et au sujet du secret professionnel de l’avocat, le premier dirigeant de la société devrait convenir par écrit que la société respectera la confidentialité des documents contrôlés du BVG qui seront remis au cours de l’audit. Cette lettre confirme que la société accédera à toute demande que fera le BVG pour consulter les documents pertinents dont la société a la garde, y compris les documents protégés par le secret professionnel de l’avocat.

À la fin de l’étape de planification, la société examinera le plan d’examen spécial et approuvera le caractère valable des critères retenus pour évaluer si l’objectif d’audit a été atteint.

La société désigne un agent de liaison auprès du BVG pour l’audit. Cette personne :

• coordonne la circulation de l’information entre les représentants de la société et l’équipe d’audit pour faire progresser le processus d’audit et réduire au minimum les problèmes de communication ou l’égarement de documents;
• informe l’équipe d’audit par courriel de la préférence linguistique de la société pour l’audit et en particulier à l’égard du plan d’examen spécial, de l’ébauche du directeur principal (PX) et de l’ébauche de transmission du comité d’audit;
• fournit la liste des personnes qui devront bénéficier d’un accès électronique aux documents contrôlés du BVG.

L’agent de liaison doit aussi informer les employés de la société quant à l’objet, à la nature et au calendrier de l’audit.

Étape de l’examen

Les représentants de la société revoient et approuvent les comptes rendus de réunions et d’entrevues préparés par le BVG si ce dernier indique qu’il a l’intention de les utiliser comme éléments probants dans le cadre de l’audit. Cette approbation doit normalement être fournie dans les cinq jours ouvrables qui suivent la demande.

Étape du rapport

La société doit examiner les ébauches de rapport, valider les faits et répondre aux recommandations formulées, le cas échéant. Elle doit aussi confirmer qu’elle a fourni au BVG toute l’information qui lui a été demandée ou qui pourrait avoir une incidence importante sur les constatations ou la conclusion formulées dans le rapport d’audit.

Réunions et séances d’information

Étape de la planification

L’équipe d’audit et les représentants de l’entité examinent ensemble le calendrier et les étapes clés de l’audit en vue de déterminer si des modifications doivent y être apportées. Le cas échéant, les parties discutent de la meilleure façon d’ajuster les dates d’échéance, de manière à ce que le BVG puisse produire des rapports de qualité tout en respectant son calendrier de production et les échéances fixées dans la Loi sur la gestion des finances publiques.

L’équipe d’audit s’entend avec les représentants de la société sur la façon dont le BVG communiquera les résultats de l’audit aux cadres supérieurs, au comité d’audit et au conseil d’administration de la société.

Réunion d’introduction — L’équipe d’audit tient une réunion d’introduction avec les représentants de la société, y compris le premier dirigeant si nécessaire :

• pour lancer les travaux d’audit au sein de la société;
• pour discuter de l’audit prévu afin d’acquérir une meilleure compréhension des secteurs à auditer.

Avant la tenue de la réunion, l’équipe d’audit communique à la société les principaux sujets de discussion. Les responsables au sein de la société veillent à ce que les représentants concernés de la société assistent à cette réunion.

Réunions et séances d’information de l’audit — Le niveau hiérarchique des représentants de la société qui participent aux réunions et aux séances d’information de l’audit dépend des sujets de discussion et de la disponibilité des personnes.

Afin d’encourager une communication continue, l’agent de liaison de la société devrait avoir l’autorisation et la responsabilité :

• de tenir régulièrement des réunions au cours de l’audit;
• de veiller à ce que les personnes concernées y assistent;
• d’aider à résoudre tout problème ou obstacle lié à l’audit.

Le BVG donne à la société la possibilité de discuter du plan d’examen spécial proposé

Étape de l’examen

Les représentants de la société discutent des questions avec l’équipe d’audit et signalent tous les changements en cours. Ils sont préparés à répondre aux questions sur les sujets principaux qui ont fait l’objet de discussions avec l’équipe au cours des réunions.

L’équipe d’audit informe périodiquement les représentants et la haute direction de la société de ses constatations tout au long de cette étape et veille à obtenir les vues du premier dirigeant.

Les représentants de l’entité participent aux séances d’information afin :

• de comprendre la nature et les conséquences des constatations;
• de comprendre les recommandations proposées;
• de poser des questions au BVG au sujet de l’audit.

Étape du rapport

Le responsable de mission du BVG propose normalement de consulter les cadres supérieurs de la société à des moments décisionnels clés durant l’audit.

Avant la fin de l’étape de l’examen, le BVG s’entend avec les représentants de la société sur la façon dont il communiquera les résultats. On s’attend à ce que les cadres supérieurs concernés de la société participent à ces séances d’information.

L’équipe d’audit propose aux cadres supérieurs de la société de tenir des séances d’information afin de solliciter leurs points de vue sur la validité et l’exhaustivité des éléments probants, des constatations, de la conclusion et des recommandations de l’audit, y compris les mesures correctives à prendre. Le BVG déploie tous les efforts possibles pour régler les différends rapidement, de manière professionnelle et respectueuse.

Plan d’examen spécial

À la fin de l’étape de la planification, le BVG fournit à la société un plan d’examen spécial, qui contient les éléments suivants :

• le mandat et le contexte de la société;
• les responsabilités de la société et celles du BVG;
• l’objectif ou les objectifs de l’audit;
• les risques relatifs à la réalisation du mandat ou à l’atteinte des objectifs de contrôle législatifs de la société;
• l’étendue et l’approche de l’audit;
• les critères de l’audit et leurs sources;
• l’intention de l’équipe d’audit, le cas échéant, d’utiliser les travaux effectués par le service d’audit interne de la société;
• le calendrier de la mission et l’équipe d’audit.

Objectif, étendue et critères

L’objectif de l’examen spécial est de déterminer si les moyens et les méthodes que le BVG a choisi d’examiner procurent à la société une assurance raisonnable que ses actifs sont protégés et contrôlés, que ses ressources sont gérées de manière économique et efficiente et que ses activités sont menées avec efficacité, selon les termes de l’article 138 de la Loi sur la gestion des finances publiques. L’équipe du BVG rencontre les représentants de la société pour discuter du plan d’examen spécial.

Lorsque le plan d’examen spécial est prêt, l’équipe d’audit le communique au premier dirigeant de la société et lui demande de reconnaître par écrit, dans les délais établis, le caractère approprié des critères d’audit qui serviront à l’évaluation de la société. L’équipe soumet ensuite le plan au comité d’audit.

Changements importants

L’équipe informe la société, par écrit, de tous les changements importants apportés au plan d’examen spécial et transmet à la société un plan révisé, s’il y a lieu.

Si les changements apportés modifient la position de la société au sujet du caractère approprié des critères, les représentants de la société doivent en informer le BVG.

Différends non réglés

Le BVG fait part, en fournissant des explications appropriées dans le rapport d’audit, de tout différend non réglé, le cas échéant, au sujet des critères.

Ébauche du directeur principal (PX)

L’équipe d’audit demande à la société de lui faire parvenir ses commentaires, par écrit, sur l’ébauche du directeur principal (PX). L’équipe d’audit est aussi tenue de demander à la société une confirmation écrite du fait que cette dernière a fourni toute l’information dont elle a connaissance et qui lui a été demandée ou qui pourrait avoir une incidence importante sur les constatations ou la conclusion du rapport d’audit (cela exclut l’information classifiée comme documents confidentiels du Cabinet).

L’équipe d’audit demande également à la société ses réponses provisoires aux recommandations (modifiées, s’il y a lieu, pour tenir compte des discussions qui ont eu lieu).

L’équipe d’audit donne un accès électronique à une version protégée de l’ébauche du rapport :

• destinataires identifiés;
• à l’agent de liaison de la société auprès du BVG (qui doit coordonner les commentaires formulés par les parties responsables des secteurs audités).

Discussions au sujet de l’ébauche du rapport

L’équipe d’audit peut devoir rencontrer les représentants de la société afin de discuter de leurs commentaires. Les dates de ces réunions doivent être choisies de façon à respecter le calendrier de production des rapports du BVG.

Au besoin, le responsable de mission du BVG rencontre le premier dirigeant ou d’autres cadres supérieurs pour discuter de l’ébauche, y compris du caractère approprié des recommandations proposées et des réponses possibles à ces recommandations.

Attentes à l’égard de la société

La société doit :

• examiner l’ébauche du rapport;
• faire connaître sa position sur l’exactitude du texte;
• signaler tous les faits sur lesquels il y a divergence (et fournir tous les éléments probants à l’appui);
• informer l’équipe d’audit de tous les changements survenus;
• fournir une confirmation écrite du fait qu’elle a fourni toute l’information dont elle a connaissance et qui lui a été demandée ou qui pourrait avoir une incidence importante sur les constatations ou la conclusion formulées dans le rapport d’audit (cela exclut l’information classifiée comme documents confidentiels du Cabinet);
• fournir par écrit ses réponses aux recommandations.

Mise à jour du rapport

Après un examen approfondi, l’équipe révise l’ébauche du PX, au besoin, en tenant compte des discussions et des commentaires reçus :

• de la société;
• des tierces parties concernées (à savoir des entités fédérales – ministères, organismes, sociétés d’État – qui ne sont pas visées par l’audit, mais qui sont mentionnées directement ou indirectement dans le rapport).

Si nécessaire, le premier dirigeant ou la personne qu’il désigne rencontre le responsable de mission pour tenter de régler les questions en suspens soit en trouvant une entente, soit en établissant une compréhension mutuelle claire des points de divergence pour lesquels aucune entente n’a pu être établie.

Validation des faits

Le BVG s’efforce d’obtenir des représentants de la société la validation des faits afin de garantir l’exactitude, la pertinence et l’exhaustivité des éléments probants à mesure qu’ils sont recueillis.

Plusieurs réunions avec les représentants de la société peuvent s’avérer nécessaires pour obtenir un accord sur les faits recueillis au cours de l’étape de l’examen et des travaux sur place.

Lors de la validation des faits, la direction de la société (notamment ses cadres supérieurs) doit examiner tous les faits énoncés et apporter les corrections nécessaires, éléments probants à l’appui, si elle constate :

• des erreurs factuelles;
• des omissions;
• des changements contextuels;
• de nouvelles informations.

Les responsables de la société doivent examiner l’ébauche du PX et faire connaître leur position sur tous les faits sur lesquels il y a divergences de vues, en fournissant tous les éléments probants que la société auditée possède.

Ébauche de transmission du comité d’audit

L’équipe d’audit prépare l’ébauche de transmission du comité d’audit. Cette ébauche :

• reflète la prise en compte par l’équipe des discussions qui ont eu lieu entre l’équipe et la société depuis la fin de l’étape de l’ébauche du PX;
• renferme les recommandations définitives d’audit et les réponses provisoires de la société.

Un accès électronique à une version protégée de l’ébauche du rapport est donné aux destinataires identifiés et à l’agent de liaison de la société auprès du BVG.

L’ébauche de transmission du comité d’audit est soumise dans une seule langue officielle ou dans les deux langues officielles (selon l’entente conclue avec la société à l’étape de la planification).

Attentes à l’égard du comité d’audit

Le comité d’audit doit :

• confirmer que les faits présentés dans le rapport sont exacts;
• confirmer que les réponses aux recommandations communiquées sont définitives;
• préciser quels sont les points de divergence et leurs raisons.

Traduction du rapport

Le rapport d’examen spécial définitif est présenté au conseil d’administration dans les deux langues officielles. Si la direction et le comité d’audit de la société en font la demande à l’étape de la planification, l’ébauche du rapport du PX et l’ébauche de transmission du comité d’audit seront aussi présentées dans les deux langues officielles.

Des commentaires additionnels ou des approbations ne sont pas requis.

Différends non réglés

Le cas échéant, le BVG fait part dans le rapport d’audit, en fournissant des explications appropriées, de tout différend non réglé au sujet de la validité des faits ou de tout problème relatif à sa tentative d’obtenir, de la part de la société, une confirmation du fait que cette dernière a fourni toute l’information dont elle a connaissance et qui lui a été demandée ou qui pourrait avoir une incidence importante sur les constatations ou la conclusion formulées dans le rapport d’audit (cela exclut l’information classifiée comme documents confidentiels du Cabinet).

3. Recommandations et réponses

Pourquoi faire des recommandations?

Les rapports d’examen spécial comprennent souvent des recommandations qui indiquent aux sociétés les changements positifs qu’elles peuvent apporter pour corriger les défauts les plus graves signalés dans le rapport. Ces recommandations traitent des secteurs où le risque pour la société est important si les défauts ne sont pas corrigés.

Principes sur lesquels les recommandations sont fondées

Les recommandations formulées doivent :

• être entièrement étayées par les constatations et les conclusions, et découler de celles-ci;
• viser à supprimer les causes sous-jacentes des défauts.

Discussions continues et recommandations proposées

Pendant l’étape de l’examen d’un examen spécial, l’équipe d’audit offre périodiquement aux représentants de la société (et à la haute direction au besoin) des séances d’information sur les constatations qui se dégagent de l’audit.

L’équipe encourage également les discussions à propos des recommandations proposées, au fur et à mesure qu’elles sont formulées, et sollicite les vues sur les mesures correctives nécessaires.

Participation de la société

À la fin de l’étape de l’examen, l’équipe d’audit sollicite les vues des représentants de la société afin d’élaborer des recommandations clairement formulées et axées sur l’application de mesures concrètes.

Cela donne à la société suffisamment de temps pour préparer des réponses et élaborer un plan d’action. L’équipe demande au premier dirigeant ou à d’autres cadres supérieurs de lui faire part de leurs points de vue afin de s’assurer que les recommandations sont concrètes et réalistes.

Rédaction des recommandations et des réponses

L’ébauche du directeur principal (PX) remise à la société renferme toutes les recommandations provisoires. Dans la lettre qui accompagne l’ébauche du PX, le responsable de mission du BVG offre au premier dirigeant ou à d’autres cadres supérieurs l’occasion de se rencontrer pour discuter des recommandations. La discussion devrait porter, entre autres, sur le caractère approprié et réaliste des recommandations provisoires et sur les réponses probables de l’entité à celles-ci.

Dans cette lettre, l’équipe demande à la direction de la société de lui communiquer, par écrit, une ébauche de la réponse officielle aux recommandations. La lettre indique également à la société le délai qui lui est accordé pour répondre aux recommandations.

L’ébauche suivante, à savoir l’ébauche de transmission du comité d’audit, renferme le texte complet du rapport, y compris les recommandations et les réponses provisoires de la société. L’équipe demande au président du comité d’audit de confirmer, par écrit, que les faits présentés dans le rapport sont exacts et de fournir des commentaires sur les points de divergence, le cas échéant. L’équipe demande aussi au président du comité d’audit de confirmer que les réponses données aux recommandations (dans les deux langues officielles) sont définitives.

Désaccord avec les constatations de l’audit

Les réponses aux recommandations n’ont pas pour objet de contester les constatations de l’audit. L’équipe d’audit et la société doivent tenter de régler tout différend. Si cela n’est pas possible, la société qui n’accepte pas une recommandation doit dans sa réponse expliquer les raisons de ce désaccord. La réponse qu’elle fournira sera intégrée au rapport.

Si, au moment de l’envoi de l’ébauche de transmission du comité d’audit, une question n’a pas été résolue, l’équipe doit la porter à l’attention du vérificateur général adjoint. Si le délai prescrit n’est pas respecté, le rapport pourrait être présenté au conseil d’administration et publié sans les réponses de la société.

Réponses aux recommandations

Il est probable que les parlementaires accueilleront plus favorablement des réponses claires et concises présentant des mesures détaillées et des échéances précises.

Le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) a établi certaines conditions à l’égard du contenu et de la publication des réponses de la société. Ainsi, il n’inclura pas dans le rapport définitif :

• des réponses vagues ou des commentaires généraux sur les rapports;
• des réponses de la société lorsqu’il n’y a pas de recommandation;
• des réponses de la société à des recommandations qui ont été formulées dans de précédents rapports d’examen spécial.

Le BVG détermine si le libellé des réponses de la société est approprié et suffisant, et la réponse doit :

• indiquer clairement si la société souscrit ou non à la recommandation;
• contenir 200 mots au maximum;
• commencer toujours par « Recommandation acceptée » ou « Recommandation refusée »;
• jeter les bases d’un suivi éventuel, et contenir les délais et les mesures prévues par la haute direction pour donner suite aux recommandations, et un cadre de responsabilité clair de la haute direction.

Date d’échéance pour les réponses

Les réponses définitives à l’ébauche de transmission du comité d’audit, dans les deux langues officielles, doivent être reçues avant la date d’échéance fixée par le BVG afin d’être incluses dans le rapport définitif destiné au conseil d’administration.

Publication des recommandations

En publiant la réponse de la société à une recommandation, le BVG donne à cette dernière l’occasion d’indiquer au Parlement si elle accepte la recommandation et de décrire les mesures qu’elle compte prendre à cet égard ainsi que le calendrier de mise en œuvre.

Le BVG se réserve le droit :

• de réviser les réponses;
• de refuser d’ajouter des éléments qui ne répondent pas à une recommandation;
• d’omettre des éléments qui reprennent des renseignements déjà mentionnés dans le rapport;
• de ne pas ajouter dans un rapport définitif destiné au conseil d’administration des réponses ou des parties de réponses qu’il croit être fausses ou trompeuses.

L’équipe d’audit informe la société de tout changement important apporté aux réponses définitives.

4. Distribution du rapport

Calendrier de distribution

La Loi sur la gestion des finances publiques (la Loi) oblige le conseil d’administration de la société à présenter le rapport d’examen spécial au ministre de tutelle et au président du Conseil du Trésor dans les 30 jours suivant sa réception, et à le mettre à la disposition du public dans les 60 jours suivant sa réception. Les dates exactes de distribution devraient être discutées avec l’équipe d’audit du Bureau du vérificateur général du Canada (BVG). Le plan d’examen spécial précisera les dates clés de distribution du rapport.

Publication du rapport

Quand la société rend public le rapport d’examen spécial, l’équipe d’audit doit s’assurer que le rapport est reproduit avec exactitude et que toute autre information qui accompagne le rapport respecte le contenu du rapport et ne nuit pas à sa crédibilité. La Loi sur la gestion des finances publiques ne précise pas comment rendre public un rapport d’examen spécial. Néanmoins, peu importe le mode de publication choisi, le BVG se doit de revoir le rapport avant qu’il soit publié.

Rapport publié sur le site Web de la société — Lorsqu’une société d’État compte afficher le rapport d’examen spécial sur son site Web, l’équipe chargée de l’examen spécial doit lui fournir la version électronique du rapport sous forme de fichier PDF inaltérable, avec indexation, prêt pour l’affichage sur le site Web. L’équipe chargée de l’examen spécial comparera la version affichée sur le site Web au rapport original pour déterminer s’il a été reproduit avec exactitude. Toutefois, le BVG n’est pas tenu de faire le suivi des modifications apportées par la suite au site Web de la société.

Rapport publié sous forme imprimée — Lorsqu’une société d’État compte rendre public en version papier le rapport d’examen spécial, l’équipe d’audit doit lire l’ébauche ou les épreuves avant l’impression du document. Ensuite, l’équipe doit comparer le document imprimé avec le rapport présenté initialement pour déterminer s’il a été reproduit avec exactitude.

Qu’il soit sur support électronique ou papier, le rapport d’examen spécial doit être d’une qualité équivalente à celle du rapport délivré au conseil d’administration. Quand une société d’État inclut d’autres éléments d’information dans la version papier du document ou dans ses pages Web, l’équipe d’audit doit demander à la direction de la société de recenser toutes les pages qui mentionnent le BVG ou le rapport et de revoir l’information en question pour obtenir l’assurance qu’elle ne nuit pas à la crédibilité du rapport et qu’elle est conforme au mandat d’audit pour l’examen spécial et à l’information que l’équipe a obtenue lors de l’exécution de ses travaux.

Retrait de certains renseignements

Dans des cas exceptionnels, certains renseignements contenus dans un rapport d’examen spécial peuvent être retirés de la version rendue publique. Le retrait signifie la suppression de renseignements classifiés figurant dans un document mis à la disposition du public. Le retrait de renseignements ne peut se faire que lorsque le rapport d’examen spécial renferme des renseignements classifiés qui ne peuvent pas être rendus publics. Les renseignements classifiés sont ceux qui sont cotés Très secret, Secret ou Confidentiel.

Une classification de sécurité peut être attribuée à des renseignements pour diverses raisons. Conformément à la Loi sur l’accès à l’information, les sociétés d’État peuvent refuser de communiquer au public tout document touchant, entre autres, les domaines suivants :

• les renseignements obtenus à titre confidentiel (comme le prévoit le paragraphe 13(1) de la Loi);
• les affaires internationales et la défense;
• la sécurité;
• les intérêts économiques (des secrets industriels ou des renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques).

La société est responsable de classifier son information. Il peut toutefois arriver que l’équipe chargée de l’examen spécial soit en désaccord à propos d’une cote de sécurité attribuée par la société ou à propos de la publication d’une version du rapport duquel certains renseignements classifiés auraient été supprimés. La direction et le conseil d’administration doivent discuter de tout retrait de renseignements avec le responsable de mission et, si nécessaire, avec le vérificateur général adjoint responsable de l’équipe d’audit. L’équipe obtiendra ensuite l’approbation du vérificateur général.

5. Dépôt

Avant le dépôt à la Chambre des communes

Après que le rapport d’examen spécial a été rendu public par la société, il est reproduit dans la prochaine publication des rapports du vérificateur général qui sera présentée au Parlement.

Le vérificateur général produit à l’intention du président de la Chambre des communes un préavis écrit de trente jours l’avisant de son intention de rendre ses prochains rapports prêts pour dépôt.

Activités le jour du dépôt

Le jour du dépôt d’un rapport du vérificateur général à la Chambre des communes, le BVG participe à :

• une séance d’information à huis clos à l’intention des parlementaires;
• une séance à huis clos pour les médias;
• une conférence de presse à l’intention des médias;
• des interviews des médias.

Séance d’information à huis clos à l'intention des parlementaires

Tous les députés et les sénateurs sont invités. Lorsqu'ils se présentent à la séance, ils reçoivent un exemplaire du rapport et des documents de communications connexes.

Séance à huis clos pour les médias

Les membres accrédités de la Tribune de la presse parlementaire qui participent à la séance à huis clos des médias reçoivent un exemplaire du rapport et du matériel de communication sur celui-ci.

Conférence de presse

Seuls les membres accrédités de la Tribune de la presse parlementaire peuvent assister à la conférence de presse.

La société doit prendre ses propres dispositions pour visionner la conférence de presse, soit à la Tribune de la presse parlementaire, soit en ligne.

Interviews des médias

Le vérificateur général reste à la disposition des journalistes après le dépôt du rapport pour répondre à leurs questions.

Information non incluse dans le rapport

Dans certains cas, des députés, des sénateurs, des journalistes ou des membres du public désirent obtenir des renseignements supplémentaires sur les entités auditées ou sur des sujets qui ne sont pas traités dans le rapport.

Conformément à sa politique, le BVG ne fournit pas d’autre information que celle contenue dans le rapport. En conséquence, le BVG renvoie à la société toute question qui nécessite de plus amples renseignements ou de l’information contextuelle.

6. Après l’examen spécial

Mécanismes de rétroaction

Dans le but d’évaluer son rendement et de recenser les secteurs où des améliorations peuvent être apportées, le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) croit qu’il est important d’obtenir une rétroaction des sociétés d’État qui ont récemment fait l’objet d’un examen spécial.

C’est pourquoi il mène des sondages postérieurs à l’examen sur divers aspects de l’expérience d’examen une fois les rapports achevés.

Le président du conseil d’administration et le premier dirigeant de la société d’État reçoivent le questionnaire et doivent y répondre rapidement. Un sommaire des résultats du sondage est présenté au Parlement dans le rapport sur le rendement du BVG.

Audiences

Le vérificateur général et d’autres représentants du BVG sont souvent invités à comparaître devant les comités de la Chambre des communes et du Sénat pour répondre à des questions sur les rapports après leur dépôt.

Le vérificateur général est invité le plus souvent à comparaître devant le Comité permanent des comptes publics de la Chambre des communes, qui a expressément le mandat d’étudier tous les rapports du vérificateur général et d’en faire rapport. Il étudie aussi les rapports sur les plans et les priorités et les rapports sur le rendement annuel du BVG. De plus, d’autres comités parlementaires tiennent des audiences sur des questions soulevées dans les rapports du vérificateur général.

Le Comité permanent des comptes publics invite généralement le premier dirigeant et d’autres représentants des sociétés d’État à comparaître en même temps que le vérificateur général et ses cadres supérieurs.

Plans d’action

Le Comité permanent des comptes publics a adopté la motion suivante :

Un plan d’action doit indiquer notamment les mesures précises pour donner suite aux recommandations, les échéances prévues et les responsables de la mise en œuvre de ces mesures. Les sociétés d’État qui sont invitées à comparaître devant le Comité permanent des comptes publics pour discuter des constatations d’audit devraient fournir ce plan d’action au Comité et au BVG avant la tenue de l’audience.

Questions qui ne figurent pas dans le rapport

L’équipe d’audit peut parfois cerner des questions moins importantes que celles contenues dans le rapport déposé à la Chambre des communes ou qui n’ont pas fait l’objet de l’audit mais qui, selon elle, présentent un intérêt pour la société. S’il y a lieu, l’équipe communique ces questions au premier dirigeant ou à la fonction d’audit interne au moyen :

• d’un exposé;
• d’une communication orale;
• d’une lettre à la gestion officielle.

Lorsque le BVG fait parvenir une lettre à la gestion, il peut demander à la société de répondre par écrit aux questions soulevées dans la lettre, et notamment d’indiquer les mesures qui seront prises et la date d’achèvement cible.

Le BVG peut aussi décider de faire le suivi de ces questions à une date ultérieure.

7. Accès à l'information et sécurité

Aperçu

En conformité avec les lois fédérales en vigueur, les équipes d’audit du Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) ont le droit d’accéder à ce qui suit au sein des sociétés :

• à l’information;
• aux documents;
• aux employés.

Droits d’accès du BVG

Les auditeurs du BVG ont le droit de recevoir tous les renseignements qu’ils jugent pertinents et nécessaires pour leur permettre d’exécuter leurs audits et leurs examens. Les auditeurs peuvent demander des documents, des rapports et des explications aux fonctionnaires ainsi qu’aux cadres, aux employés ou aux mandataires des sociétés d’État.

À mesure que les auditeurs du BVG font part à la société des renseignements dont ils ont besoin et des entrevues qu’ils veulent réaliser, les responsables au sein de la société doivent leur donner l’accès requis. L’information que la société doit fournir, sur demande, peut viser toutes les formes de communication – écrite, orale et visuelle, sur support papier ou électronique, et concerner tant les ébauches que les versions définitives des documents, à l’exception des ébauches des documents rattachés aux présentations au Conseil du Trésor.

Secret professionnel de l’avocat

Les auditeurs du BVG ont le droit de prendre connaissance de documents qui sont peut-être protégés par le secret professionnel de l’avocat ou d’autres privilèges. Pour garantir le respect de tels privilèges quand des documents protégés sont remis aux auditeurs, le BVG fait officiellement une demande d’accès à ces documents au début de l’audit.

Le BVG envoie au premier dirigeant de la société une lettre de mission et au sujet du secret professionnel de l’avocat pour demander l’accès en temps opportun à l’information et aux employés de l’entité, en vertu des pouvoirs qui lui sont conférés par la Loi sur la gestion des finances publiques et, entre autres, aux documents qui sont peut-être protégés par le secret professionnel de l’avocat ou d’autres privilèges.

Le premier dirigeant confirme par écrit que la société respectera l’obligation que lui impose la Loi et que la remise de ces documents au BVG ne constitue pas une renonciation aux privilèges qui leur sont rattachés. Cet échange de lettres garantit le caractère privilégié de l’information fournie au BVG aux fins de l’audit.

Le BVG respecte la confidentialité des documents et n’y fait pas référence dans ses rapports.

Accès au personnel de la société

L’entité doit mettre le personnel requis à la disposition de l’équipe d’audit dès que celle-ci identifie les personnes qu’elle veut interviewer. Il n’est pas acceptable ni approprié que la société prépare le personnel en vue d’une entrevue, ni qu’elle filtre l’information demandée par le BVG. En règle générale, seuls les employés qui sont interviewés assistent aux entrevues, afin de favoriser l’obtention de réponses franches et complètes. Dans certaines circonstances, l’équipe d’audit et la société pourront convenir qu’il est approprié que des observateurs assistent à une entrevue, mais cette décision appartient au BVG.

Documents confidentiels du Cabinet

Le décret C.P. 2018-0535 confirme l’accès du vérificateur général aux documents confidentiels du Cabinet.

Une entité auditée a la responsabilité d’informer les auditeurs du BVG de l’existence de :

• mémoires au Cabinet;
• décisions du Cabinet;
• présentations au Conseil du Trésor;
• décisions qui ont trait à l’audit.

Ces documents sont mis à la disposition du vérificateur général dans le cadre d’un processus distinct qui fait intervenir le Bureau du Conseil privé ou le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, selon le cas.

Refus d’accès

Le fait qu’un document ne puisse être rendu public dans le cadre d’une demande d’accès à l’information n’est pas une raison valable pour en refuser l’accès au personnel du BVG. Les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information ne s’appliquent pas quand il est question de l’accès du BVG à l’information à des fins d’audit.

Les auditeurs qui éprouvent des difficultés à obtenir l’information demandée au cours d’un audit, comme un problème de retard, le signaleront au responsable de mission. Si les difficultés persistent, le responsable de mission tentera de résoudre la question avec l’agent de liaison de la société ou, si cela est nécessaire, avec la haute direction.

Dans certains cas, un retard à produire l’information ou les documents demandés équivaut à un refus d’accès. Le vérificateur général peut signaler ces cas au Parlement

Format

Le BVG préfère obtenir l’information sous forme électronique, mais accepte les copies papier.

L’information peut comprendre toutes les formes de communication – écrite, orale et visuelle, ou électronique – sous forme d’ébauches ou de versions définitives.

La liste des formes de l’information fournie par l’entité peut comprendre, sans s’y limiter :

• la correspondance;
• des notes de service;
• des livres;
• des rapports;
• des plans;
• des cartes;
• des dessins;
• des diagrammes;
• des analyses;
• des sondages;
• des illustrations ou des éléments graphiques;
• des photographies;
• des films;
• des microfilms;
• des enregistrements sonores;
• des bandes vidéo;
• des enregistrements.

Les auditeurs peuvent extraire une partie de l’information et la photocopier, à moins que cette information ne soit protégée par une cote de sécurité qui l’interdit.

L’équipe d’audit tient un registre des documents demandés et reçus au cours de l’audit.

Échéances pour l’accès

Le droit d’accès à l’information et à l’information privilégiée s’applique :

• dès que la société a été informée du début de l’examen spécial;
• dès que le premier dirigeant de la société a répondu à la lettre de mission et au sujet du secret professionnel de l’avocat du BVG.

Les représentants de la société doivent demander aux employés de se tenir à la disposition des auditeurs et de mettre l’information à leur disposition comme ils le feraient pour toute autre activité importante de la société. Il est essentiel que les auditeurs aient accès à l’information dans les délais fixés dans le plan d’examen spécial. Les représentants de la société doivent répondre le plus rapidement possible aux demandes d’information du BVG.

Des facteurs tels que le format de l’information demandée et l’endroit où elle se trouve ou la disponibilité d’une personne peuvent influer sur la rapidité avec laquelle les auditeurs obtiennent l’information.

Information	Échéance
Facilement accessible	Cinq jours ouvrables
Information exigeant d’être compilée (c.-à-d. manipulation de données, recherches d’archives)	L’équipe d’audit et les représentants de la société en discutent et conviennent d’une échéance

Sécurité de l’information

Les membres de l’équipe d’audit ont accès au sein de la société :

• à l’information pour laquelle ils ont la cote de sécurité requise;
• au personnel qui peut leur fournir l’information.

Les auditeurs doivent respecter les mêmes exigences en matière de sécurité que le personnel de la société.

Au début d’un audit, l’équipe d’audit communique à l’agent de liaison de la société la liste des noms et des cotes de sécurité des employés du BVG et du personnel contractuel qui sont affectés à l’audit. Si des changements sont apportés à cette liste au cours de l’audit, l’équipe en fait part à l’agent de liaison.

Autres ressources

• La Loi sur la gestion des finances publiques
• Loi sur l’accès à l’information
• Loi sur le vérificateur général
• Lignes directrices aux conseillers juridiques des ministères et des entités et aux agents de liaison d’audit avec le BVG concernant l’accès du vérificateur général à l’information contenue dans certains renseignements confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada (Documents confidentiels du Cabinet)
• Protocole d’entente de 2010 sur l’accès du Bureau du vérificateur général aux documents du Cabinet
• Droit d’accès du Bureau du vérificateur général aux fins de la vérification aux documents et au personnel (communiqué (SCT–BVG) transmis par courriel aux sous-ministres et chefs d’organisme le 7 août 2007)
• Décret C.P. 2018-0535 du 11 mai 2018

8. Utilisation et traitement de l’information

Aperçu

Au cours du processus d’examen spécial, le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) et la société échangent de l’information qui doit être utilisée et traitée avec la diligence requise.

Devoir de respect de la confidentialité

Le respect de la confidentialité des affaires de la société constitue l’un des principes sous-jacents de l’audit.

Le BVG déploie tous les efforts nécessaires pour que l’information d’audit demeure en sa possession. Le Code de valeurs, d’éthique et de conduite professionnelle du Bureau du vérificateur général du Canada exige que tous les membres du personnel connaissent les règles de sécurité applicables à leur travail et qu’ils considèrent ces règles comme une responsabilité personnelle essentielle et importante.

Pour toute information qu’ils reçoivent de la société, les auditeurs doivent respecter, à tout le moins, les mêmes exigences de sécurité que les employés de la société.

Le tableau suivant illustre les diverses façons utilisées par le BVG pour assurer la confidentialité des documents de l’entité.

Principaux documents

Calendrier	Documents du BVG	Documents de la société
Début de l’audit	Lettre de mission et au sujet du secret professionnel de l’avocat	Lettre de reconnaissance du premier dirigeant de la société
Fin de l’étape de la planification	Plan d’examen spécial	Lettre de reconnaissance du premier dirigeant de la société du caractère valable des critères
Étape du rapport	Ébauche du directeur principal (PX) Ébauche de transmission du comité d’audit	Lettre de confirmation du premier dirigeant de la société de l’information soumise Lettre de reconnaissance du fondement factuel du rapport et du caractère définitif et qu’il contient les réponses définitives aux recommandations
Une semaine après avoir achevé le rapport		Retour de tous les documents papier contrôlés du BVG, le cas échéant

Documents contrôlés

Au cours de l’audit, l’équipe fournit à la société des documents contrôlés, comme l’ébauche du rapport du directeur principal (PX) et l’ébauche de transmission du comité d’audit. S’il est jugé nécessaire, l’équipe d’audit peut aussi envoyer le plan d’examen spécial comme un document contrôlé. Ces documents contrôlés sont la propriété du BVG.

Les représentants de la société doivent respecter la confidentialité du contenu des documents contrôlés du BVG et s’assurer que ces documents ne sont pas copiés, photocopiés, distribués, publiés à nouveau, téléchargés, affichés, ou transmis de quelque façon ou par quelque moyen que ce soit sans le consentement écrit préalable du BVG.

Les renvois aux documents contrôlés ne doivent contenir que les numéros de section et de paragraphe. Le caractère confidentiel du contenu de ces documents doit être respecté. La divulgation des constatations du vérificateur général avant l’approbation du conseil d’administration est considérée comme une violation des droits et des privilèges du conseil.

À moins d’avis contraire, les documents contrôlés du BVG sont transmis électroniquement à l’agent de liaison de la société et aux destinataires désignés à l’avance. Ces documents sont accessibles uniquement pendant une période donnée, jusqu’à l’expiration du droit d’accès. À la demande de l’entité, l’équipe peut fournir un maximum de deux copies papier des documents contrôlés du BVG.

Retour des documents papier contrôlés du BVG

Lorsque des documents papier contrôlés du BVG sont envoyés, ils sont numérotés et ils doivent être retournés au BVG dans la semaine qui suit l’achèvement du rapport.

Les sociétés doivent assurer le suivi de tous les documents papier contrôlés distribués à l’interne, le cas échéant, et les retourner au BVG. Elles ne sont pas autorisées à détruire ou à déchiqueter ces documents. De plus, elles doivent prévenir sans délai le BVG si un document papier contrôlé est perdu ou rendu public.

Divulgation à des tiers

Aux termes du paragraphe 16.1(1) de la Loi sur l’accès à l’information, le vérificateur général du Canada doit refuser de communiquer les documents demandés en vertu de cette loi qui contiennent des renseignements obtenus ou compilés par le BVG, ou pour son compte, dans le cadre d’une enquête, d’un examen ou d’un audit réalisé par lui ou sous son autorité. Les membres du public ne peuvent pas consulter les plans d’examen spécial, ni les ébauches de rapports d’examen spécial ni les autres documents de l’examen spécial détenus par le BVG, tels que les feuilles de travail.

Langues officielles

Au début de l’audit, l’agent de liaison de la société auprès du BVG confirme par courriel la préférence linguistique de l’entité pour l’audit et en particulier pour le plan d’examen spécial, l’ébauche du PX et l’ébauche de transmission du comité d’audit.

9. Relations avec les services d’audit interne

Aperçu

Au cours d’un examen spécial, l’équipe d’audit doit souvent s’entretenir avec le service d’audit interne de la société auditée.

Ce service d’audit interne assure habituellement la liaison avec le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) et facilite les échanges d’information et l’accès aux employés de la société.

Réunions avec les employés de la société

Réunion	But de la réunion	Participants
Réunion d’introduction	Discuter de l’audit afin que l’équipe d’audit puisse mieux comprendre les secteurs visés par l’audit	Représentants concernés (déterminés par le responsable de mission, en consultation avec l’agent de liaison de la société)
Réunions suivantes	Recueillir l’information	Uniquement les employés qui doivent fournir de l’information aux auditeurs (les représentants du service d’audit interne et l’agent de liaison n’assistent pas à ces réunions)
Réunions tenues au cours de l’étape du rapport	Obtenir les vues des cadres supérieurs	Cadres supérieurs

Coordination de l’information

Le service d’audit interne doit demander aux employés de se tenir à la disposition des auditeurs et de mettre l’information à leur disposition comme ils le feraient pour toute autre activité importante de la société.

Le service d’audit interne veille à ce que les représentants concernés de l’entité assistent à la réunion d’introduction pour discuter de l’audit prévu.

Au cours de la validation des faits et de l’examen de l’ébauche du directeur principal (PX), l’agent de liaison de la société auprès du BVG doit faciliter le processus visant à obtenir et à coordonner les réponses des parties responsables de la société et fournir à l’équipe d’audit :

• la position de la société sur l’exactitude du texte;
• tous les faits contestés;
• la confirmation écrite du premier dirigeant que la société a fourni toute l’information dont elle a connaissance et qui lui a été demandée ou qui pourrait avoir une incidence importante sur les constatations ou la conclusion formulées dans le rapport d’audit (cela exclut l’information classifiée comme documents confidentiels du Cabinet);
• les commentaires consolidés des parties responsables des secteurs audités.

Au cours de l’étape du rapport de l’examen spécial, l’agent de liaison de la société auprès du BVG doit faciliter l’accès du BVG aux cadres supérieurs afin d’obtenir leurs vues.

Lors de la coordination des réponses aux recommandations, l’agent de liaison de la société auprès du BVG doit veiller à ce que celle-ci fournisse les réponses définitives à l’ébauche de transmission du rapport du comité d’audit dans les deux langues officielles et dans les délais prévus afin qu’elles soient publiées dans le rapport définitif.

Pratiques inacceptables

La société doit mettre le personnel requis à la disposition de l’équipe d’audit dès que celle-ci identifie les personnes qu’elle veut interviewer. Il n’est pas acceptable ni approprié que le service d’audit interne prépare le personnel avant une entrevue, ni qu’elle filtre l’information demandée par le BVG.

Devoir d’information du BVG

L’équipe d’audit informe l’agent de liaison de la société auprès du BVG :

• de l’état d’avancement de l’audit;
• des faits nouveaux, notamment lorsque de nouvelles constatations sont formulées.

Généralement, l’équipe d’audit et l’agent de liaison de la société auprès du BVG établissent dès le début de l’audit des modalités visant à assurer une communication continue, telle que des réunions à des moments prédéterminés.