Directives supplémentaires sur la divulgation d'information contrôlée du Bureau

12 février 2002

Les directives suivantes précisent quelques‑uns des points discutés dans le Manuel de vérification de gestion concernant la divulgation de l’information de vérification (paragraphes 8.17 à 8.19).

Principales définitions — La Loi sur l’accès à l’information donne aux citoyens canadiens et aux résidents permanents le « droit à l’accès aux documents relevant d’une institution fédérale », conformément au principe selon lequel l’information sur le gouvernement devrait être accessible au public. (accentuation)

« Institution fédérale » est défini selon l’objet de la Loi comme étant toute organisation figurant à l’annexe de la Loi. Le Bureau du vérificateur général n’est pas inclus dans l’annexe et c’est pourquoi la Loi ne s’applique pas au BVG.

La Loi sur les archives nationales donne un sens très large au terme « document » : tous éléments d’information, quels que soient leur forme et leur support, notamment correspondance, note, livre, plan, carte, dessin, diagramme, illustration ou graphique, photographie, film, microforme, enregistrement sonore, magnétoscopique ou informatisé, ou toute reproduction de ces éléments d’information.

Par conséquent, on peut s’attendre à ce que toute information en possession d’une entité, y compris les documents électroniques et les courriels, puisse éventuellement être rendue publique par suite d’une demande d’accès à l’information présentée à l’entité.

Exceptions pouvant s’appliquer aux demandes d’accès à l’information contenue dans des documents — Les directives du Conseil du Trésor sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information indiquent que les institutions fédérales doivent se consulter lorsqu’elles reçoivent une demande d’information concernant aussi d’autres institutions. De telles consultations permettent au Bureau de donner les raisons pour lesquelles il croit que des documents ou parties de ceux‑ci ne devraient pas être publiés.

Dans le premier cas, on trouvera la liste des exceptions aux articles 13 à 26 de la Loi sur l’accès à l’information. Ces exceptions sont les suivantes :

• renseignements obtenus à titre confidentiel des gouvernements des États étrangers (art. 13);
• renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement de porter préjudice à la conduite des affaires fédéro‑provinciales (art. 14);
• renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement de porter préjudice à la conduite des affaires internationales ou de la défense (art. 15);
• renseignements préparés afin de faire respecter les lois fédérales ou provinciales ou les enquêtes criminelles (art. 16);
• renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement de nuire à la sécurité des individus (art. 17);
• renseignements qui risqueraient de nuire aux intérêts économiques du Canada (art. 18);
• renseignements personnels (art. 19);
• renseignements de tiers (art. 20);
• renseignements portant sur les activités du gouvernement (art. 21);
• renseignements relatifs aux examens ou aux vérifications (art. 22);
• renseignements qui seront publiés par une institution fédérale ou un mandataire du gouvernement dans les quatre‑vingt‑dix jours suivant la demande (art. 26).

Certaines de ces exceptions sont obligatoires, mais d’autres sont discrétionnaires. Les ébauches de chapitre à l’étape de l’approbation seraient probablement protégées contre la divulgation en vertu de l’exception relative aux documents devant être publiés dans les quatre‑vingt‑dix jours suivant la demande. Autrement, étant donné que les ébauches de chapitre doivent en fin de compte être publiées, il est peu probable qu’une bonne partie de l’information qu’elles contiennent répondra aux critères d’exception, et elles ne sont pas protégées après la publication. Cependant, selon le contenu de l’ébauche de chapitre, il se peut que certaines exceptions prévues par la Loi puissent s’appliquer à certaines parties du document.

Il convient également de noter que le Bureau peut seulement recommander que l’information ne soit pas divulguée en vertu d’une exception; la décision finale revient à l’entité qui donne suite à la demande d’accès.

Pour empêcher que des documents soient diffusés en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, on peut aussi dire que c’est nous qui en avons le contrôle et non l’entité qui a l’intention de les diffuser. Le Bureau fonde cet argument sur le fait que nous avions l’intention d’assurer le contrôle du document, par exemple en l’imprimant sur du papier à bordure rouge, en en faisant circuler un nombre limité de copies et en demandant qu’elles nous soient retournées. Cette façon de faire encourage parfois l’entité à retourner le document au Bureau plutôt qu’à le diffuser, mais elle ne nous fournit pas un argument solide sur le plan légal. Le Bureau n’a jamais débattu cette question devant les tribunaux, mais la plupart du temps ceux‑ci considèrent que la simple possession est synonyme de contrôle.

De plus, les entités ne sont tenues de consulter avant la divulgation de l’information que lorsque les exceptions pouvant être invoquées ont trait aux affaires internationales, à la défense, à la sécurité nationale, au respect de la loi et aux établissements carcéraux. Il est donc possible que le Bureau ne soit pas informé avant la divulgation d’une information de vérification.

Le fait que le Bureau a créé un document et qu’il n’est pas assujetti à la Loi sur l’accès à l’information ne lui confère pas des droits additionnels pour empêcher sa diffusion.

Dans de tels cas, la seule façon de nous assurer que les documents et les dossiers ne soient pas rendus publics est de les garder en notre possession. C’est pour cette raison que le Manuel de vérification de gestion insiste sur la nécessité de récupérer tous les documents que nous ne voulons pas voir diffuser. Cependant, nous pouvons demander aux entités qu’elles nous retournent les documents, mais nous ne pouvons pas l’exiger. Nous ne pouvons pas non plus leur demander de détruire les documents qui sont en leur possession.

Il convient de noter qu’à l’occasion, une entité peut décider de détruire les copies du « document contrôlé » qu’elle a en sa possession plutôt que de les retourner au Bureau. Dans ce cas, le directeur principal demandera à l’entité de fournir au Bureau un document attestant qu’elle a détruit les copies du document en question.

Lorsqu’une entité ne retourne pas tous les documents bien que nous lui ayons demandé de le faire ou qu’elle ne fournit pas de document attestant leur destruction, les directeurs principaux doivent en informer leur vérificateur général adjoint et leur sous‑vérificateur général.

Intervention du BVG lorsqu’une ébauche ou un document est sur le point d’être rendu public — Le Manuel précise que lorsque le personnel du BVG apprend qu’un document est sur le point d’être rendu public, il doit en informer son directeur principal, le directeur des communications et l’expert interne, Accès à l’information de l’entité. De même, les directeurs principaux doivent informer leur vérificateur général adjoint qui, à son tour, fait part de la situation aux sous‑vérificateurs généraux. Lorsqu’un document remis à une entité est sur le point d’être rendu public, les directeurs principaux doivent communiquer avec leur personne‑ressource chez l’entité afin de gérer efficacement la situation, aussi bien du point de vue du Bureau que de celui de l’entité.

Le directeur des communications préparera une stratégie pour répondre à toute demande concernant le document. La stratégie et l’intervention du Bureau seront adaptées à chaque cas, mais elles tiendront probablement compte des éléments suivants :

• informer le Parlement;
• obtenir le plus d’information possible sur le document (par exemple s’il s’agit d’une ébauche, déterminer de quelle ébauche il s’agit);
• déterminer s’il est approprié de préparer une évaluation des différences entre le document et tout document connexe diffusé ou devant être diffusé par le Bureau ou si nous nous limiterons à faire remarquer que des changements ont été faits parce que les faits ne pouvaient pas être validés au degré requis par notre système de gestion de la qualité;
• maintenir l’indépendance de la stratégie d’intervention du Bureau (c.‑à‑d. que nous ne coordonnerons pas notre intervention avec l’entité vérifiée);
• exiger qu’on interrompe la photocopie ou la distribution du document pour cause de non‑respect des droits d’auteur.

La possibilité que les ébauches de chapitre et d’autres documents soient rendus publics montre qu’il est important de veiller à ce que la qualité de tout le matériel fourni aux entités vérifiées ou à d’autres institutions gouvernementales puisse résister à l’examen public.

On peut obtenir d’autres directives sur la divulgation de l’information de vérification ou sur toute autre question liée à l’accès à l’information en communiquant avec l’expert interne, Accès à l’information de l’entité.