Lettre conjointe du SCT et du Bureau aux sous-ministres et aux hauts fonctionnaires pour préciser les responsabilités/fonctions

20 janvier 2004

Lettre aux sous‑ministres et hauts fonctionnaires

Parmi les attentes décrites dans le Guide du sous‑ministre,sont exposées les responsabilités du sous‑ministre à l’égard de la vérificatrice générale. Comme l’indique le Guide, le sous‑ministre doit veiller à ce que son ministère établisse des relations de travail constructives et empreintes de respect avec la vérificatrice générale et mette à sa disposition l’information nécessaire pour s’acquitter de son mandat. Par ailleurs, les équipes de [vérification de gestion*] sont tenues de respecter des normes de pratique professionnelle élevées dans leurs rapports avec les ministères.

La façon dont ces obligations sont mises en pratique soulève souvent des questions. La direction et le vérificateur indépendant ont tous deux des responsabilités. Le document ci‑joint fournit la perspective de la direction et ses responsabilités ainsi que celles du vérificateur. Il résume le rôle important que les sous‑ministres et les autres cadres supérieurs des ministères et des organismes peuvent et doivent jouer dans le domaine de la [vérification de gestion*], un secteur d’activité de la vérificatrice générale.

Le document décrit les étapes précises du processus de vérification qui peuvent faciliter les relations de travail entre la direction et le vérificateur et, en particulier, celles où l’on juge comme étant importante la participation des sous‑ministres. Ces étapes se définissent ainsi : la compréhension des risques auxquels font face les ministères, le choix des secteurs à vérifier, les objectifs et les critères de la vérification, les recommandations et le suivi. Grâce à leur rôle renforcé, les comités de vérification et d’évaluation peuvent aider les sous‑ministres pour bon nombre des étapes cernées.

Ce document devrait être utile aux administrateurs généraux et à leurs cadres supérieurs.

Je vous prie d’agréer, Monsieur, [Madame], l’expression de nos sentiments les meilleurs.

Jim Judd
Le Secrétaire du Conseil du Trésor et
Contrôleur général du Canada

Sheila Fraser, FCA
Vérificatrice générale du Canada

P.j.

* La lettre originale s'est rapportée à la vérification de l’optimisation des ressources. En juin 2004, OAG retirent la pratique du < vérification de l’optimisation des ressources > a la < vérification de gestion >.

Collaboration avec le BVG aux missions de vérification de gestion
Information à l’intention des sous‑ministres et des hauts fonctionnaires
des ministères et des organismes

Objet

Résumer le rôle que les sous‑ministres et les hauts fonctionnaires des ministères et des organismes (entités) peuvent s’attendre à jouer dans les missions de vérification de gestion effectuées par le Bureau du vérificateur général (BVG) et améliorer les relations de travail.

Contexte

Le BVG a pour mandat d’effectuer des vérifications de gestion en vertu de l’article 7 de la Loi sur le vérificateur général. Lors de l’exécution de ce mandat, le droit d’accès du BVG à l’information et au personnel des entités est régi par l’article 13 de la Loi sur le vérificateur général. Cette autorisation ne peut être refusée, sauf disposition contraire expresse de la loi. En effet, le Guide du sous‑ministre du Bureau du Conseil privé réitère le rôle des sous‑ministres à cet égard. Leur rôle consiste à garantir que leur ministère établit des relations de travail respectueuses et constructives avec des organismes, tel le BVG, et à s’assurer que ces organismes obtiennent, de manière appropriée, l’information dont ils ont besoin pour remplir leur mandat législatif.

Le Manuel de vérification de gestion du BVG est disponible sur le site Web du BVG. Il établit le cadre de gestion de la qualité et les politiques connexes qui régissent la conduite de tous les travaux de vérification de gestion. L’objet d’une vérification de gestion peut être une entité gouvernementale ou une activité (secteur d’activité), une activité sectorielle ou un secteur fonctionnel de l’administration fédérale. Selon les divers degrés de complexité et de confidentialité liés aux éventuels objets de vérification, le processus de vérification offre un certain degré de souplesse. Le manuel s’adresse principalement aux professionnels du BVG. En tant que tel, il s’agit d’un outil destiné à l’interne.

Les sous‑ministres et les hauts fonctionnaires jouent un rôle important lors d’une vérification de gestion. Le présent document met l’accent sur les points clés du processus de vérification de gestion où les sous‑ministres et les hauts fonctionnaires ont un rôle à jouer. Il couvre l’éventail des activités liées aux vérifications, depuis la sélection des vérifications en passant par l’exécution de la vérification de gestion (p. ex., étapes de la planification, de l’examen et du rapport), jusqu’à la surveillance annuelle de la mise en œuvre des recommandations formulées lors de vérifications antérieures.

Organisation du document

Le présent document se veut bref. Il est destiné à servir d’aide‑mémoire aux hauts fonctionnaires. Certains principes généraux y sont établis, et on y trouve des tableaux énumérant les points clés de la participation des gestionnaires d’entités.

Principes généraux

Les principes généraux suivants s’appliquent :

  1. Personne‑ressource de l’entité
    • La direction de l’entité doit désigner pour le BVG une personne‑ressource qui sera responsable de la gestion et de l’administration du processus de vérification. (Il s’agit souvent du chef de la vérification interne.)
    • La direction de l’entité doit établir un « Bureau de première responsabilité » chargé des questions de fond pour chacune des vérifications dont l’entité fait l’objet. Cette procédure doit être suivie pour chacune des entités faisant l’objet d’une vérification à l’échelle de l’administration fédérale ou de toute autre vérification visant plus d’une entité.
  2. Échéancier
    • Le BVG et l’entité doivent communiquer et discuter des délais d’exécution pour que le rapport de vérification (chapitre) soit prêt à temps pour être inclus dans le Rapport de la vérificatrice générale au Parlement.
  3. Accès à l’information
    • Les entités doivent s’assurer que leurs employés comprennent bien le droit de la vérificatrice générale d’avoir accès en temps voulu à l’information, tant à celle contenue dans les documents qu’à celle fournie par les employés.
    • L’information fournie aux vérificateurs doit être claire et leur parvenir dans des délais raisonnables, conformément à l’échéancier convenu.
  4. Exécution de la vérification
    • Le directeur principal de la vérification doit normalement consulter la direction de l’entité aux points de décisions appropriés au cours de la vérification.
    • Si, une fois la phase d’examen commencée, le vérificateur juge nécessaire de changer considérablement l’étendue de la vérification, les raisons, les échéances et la stratégie doivent être discutées avec l’entité, tout en gardant à l’esprit que les décisions finales reviennent à la vérificatrice générale.
    • Les vérificateurs doivent déterminer les principaux sujets de discussion avant les réunions, lorsque c’est possible.
    • Les parties devront s’entendre sur la stratégie à adopter concernant la communication d’information sur la vérification aux ministères avant la fin de la période d’examen.
    • Au fur et à mesure que les questions sont soulevées pendant la vérification, il est important d’en discuter et de les régler aussi vite que possible, quitte à faire monter le dossier à un échelon supérieur au besoin afin de les résoudre dans les plus brefs délais.
  5. Le BVG et les entités devraient respecter le statut confidentiel des ébauches de rapport du BVG jusqu`à ce que le rapport soit déposé au Parlement.

Planification de la vérification

Le point de départ du processus de planification d’une vérification de gestion consiste à déterminer quelles activités vérifier parmi le vaste éventail des activités gouvernementales. Il s’agit d’un exercice complexe et exigeant qui demande une bonne connaissance des secteurs d’activité des entités et un haut niveau de jugement professionnel. Les plans périodiques monoétapes de chaque entité sont un facteur clé de cet exercice. Ils fournissent une stratégie systématique, intégrée et axée sur le risque de la planification à long terme de la vérification.

Planification de la vérification

Participation des sous‑ministres et des hauts fonctionnaires

 

Essentiel à l’administrateur général

Une lettre est envoyée à l’administrateur général pour l’informer que la planification monoétape a commencé.

Distribuer la lettre aux personnes de l’entité qui doivent être informées.

On apprend à connaître l’entité, notamment ses objectifs, son profil de risque, son profil de contrôle.

L’administrateur général rencontre les vérificateurs (vérificateur général adjoint et directeurs principaux).

Chaque année, les vérifications proposées sont regroupées en un document et le Conseil de direction du BVG approuve celles qui seront communiquées dans les 12 à 18 mois.
On informe les entités des vérifications prévues.

Recevoir l’information concernant les vérifications prévues et communiquer l’information aux intéressés de l’entité, au besoin.
Discuter des vérifications prévues avec le Comité de vérification et d’évaluation.

 

Processus de vérification

1. Phase de planification de la vérification de gestion

La planification de la vérification vise à permettre à l’équipe de vérification de parvenir à un niveau de connaissance approprié de l’entité, des programmes vérifiés et des problèmes auxquels l’entité est confrontée. Ces connaissances permettront à l’équipe d’élaborer un plan d’examen qui servira de fondement à une vérification organisée, efficiente et efficace par rapport aux coûts.

Processus de vérification

Participation des sous‑ministres et des hauts fonctionnaires

 

Essentiel à l’administrateur général

Une lettre est envoyée à l’administrateur général pour l’informer que la phase de planification de la vérification de gestion commencera sous peu.

Distribuer la lettre aux personnes de l’entité qui doivent être informées.

Une lettre est envoyée à l’administrateur général relativement au maintien du « secret professionnel de l’avocat » pour l’information requise.

Répondre à la lettre et envoyer une copie aux personnes de l’entité qui doivent être informées.

L’équipe de vérification acquiert une bonne connaissance de l’objet de la vérification afin d’élaborer un plan d’examen pour la vérification.

L’administrateur général rencontre les vérificateurs pour discuter de la vérification proposée. L’équipe de vérification reçoit l’information nécessaire pour lui permettre de comprendre les secteurs qui font l’objet de la vérification.
Fournir des points de vue sur les facteurs de réussite déterminants relatifs au domaine faisant l’objet d’une vérification, à la responsabilité du secteur vérifié, aux sources des critères, aux risques, aux préoccupations de la direction et à d’autres vérifications ou études connexes.

En fonction du plan d’examen, on prépare un rapport sur l’étendue et la planification de la vérification et on envoie le rapport à la personne‑ressource qui devra coordonner la rédaction de commentaires sur les objectifs de la vérification, la stratégie, la pertinence des critères et la responsabilité de la direction en ce qui concerne le secteur en question.
(Tout désaccord concernant les critères et les responsabilités de la direction sera mentionné dans le chapitre de la vérification avec une explication appropriée.)

Fournir des commentaires sur les objectifs de la vérification, la stratégie, les critères et les responsabilités de la direction dans le secteur, par écrit de préférence.

 

On prévoit utiliser le travail de la vérification interne chaque fois que la chose est possible dans les domaines pertinents à la vérification.

Évaluer les plans et s’assurer que le travail de vérification interne connexe est conforme aux priorités de la direction en ce qui a trait à la vérification interne.

 

2. La phase d’examen

L’objectif de la phase d’examen est de rassembler les éléments probants suffisants et adéquats pour appuyer tous les énoncés du rapport de vérification.

Processus de vérification

Participation des sous‑ministres et des hauts fonctionnaires

 

Essentiel à l’administrateur général

Lorsqu’un problème surgit, il faut normalement en discuter avec la direction de l’entité.
(Les équipes de vérification communiqueront dans le chapitre les mesures correctives lorsqu’il existe des éléments probants suffisants et adéquats qui montrent que le processus de correction est en cours.)

Discuter des problèmes et, en particulier, des mesures correctives en cours.

 

Les faits doivent être transmis à la direction de l’entité, qui doit les valider.

Examiner tous les énoncés factuels et confirmer aux vérificateurs qu’ils sont corrects ou, en cas d’erreur, fournir aux vérificateurs l’information correcte, éléments probants appropriés à l’appui.

 

Au cours du processus d’élaboration des recommandations, on obtient le plus tôt possible le point de vue de la direction au sujet des mesures correctives nécessaires.

Participer à l’élaboration des recommandations.

 

Vers la fin de l’examen, on informe l’entité des nouvelles constatations.

L’administrateur général participe à la séance d’information.

3. La phase du rapport

L’objectif de la phase du rapport est de présenter les constatations et les conclusions conformément à l’objectif de la vérification.

Processus de vérification

Participation des sous‑ministres et des hauts fonctionnaires

 

Essentiel à l’administrateur général

L’ébauche du chapitre du directeur principal est envoyée à la personne‑ressource pour qu’elle coordonne l’élaboration des réponses en respectant l’échéancier.

Examiner la version préliminaire et fournir au BVG le point de vue de l’entité, en termes clairs, sur :

  1. les faits contestés — accompagnés de tous les éléments probants dont l’entité dispose;
  2. l’exactitude du texte.

Envoyer la réponse dans les délais convenus, un processus qui prend normalement quatre semaines.

 

On discute des problèmes soulevés dans la réponse de l’entité et on tente de les résoudre.

Discuter des problèmes soulevés auprès de l’équipe de vérification et tenter de les résoudre.
Ces discussions devraient commencer dans les délais convenus.

 

Si des problèmes persistent, le vérificateur général adjoint doit rencontrer l’administrateur général pour tenter de les résoudre.

L’administrateur général doit rencontrer le vérificateur général adjoint pour résoudre les problèmes non réglés.
(Ces discussions doivent permettre de parvenir à une entente ou tout au moins à une bonne compréhension mutuelle des points sur lesquels on « s’entend qu’il y a désaccord ».)

Par suite des discussions, on révise l’ébauche du chapitre du directeur général pour y intégrer toutes les modifications nécessaires.
L’ébauche révisée (ébauche du SM) est envoyée à l’administrateur principal pour permettre à ce dernier d’émettre des commentaires et des réponses officielles aux recommandations en vue de prendre les mesures correctives qui s’imposent.

Fournir, par écrit, les commentaires finaux de l’administrateur général, notamment ses réponses officielles aux recommandations et tout désaccord avec les délais établis mutuellement ou les limites imposées par le BVG, normalement dans les deux semaines qui suivent.

Au besoin, on rédige une lettre de recommandations sur les constatations non incluses dans le chapitre et on l’envoie à l’entité (administrateur général ou haut fonctionnaire) en temps voulu.

Examiner l’ébauche et fournir des commentaires au BVG en temps voulu.

 

Surveillance annuelle des recommandations

Il importe que la vérificatrice générale et l’administrateur général sachent et comprennent à quel degré les recommandations de la vérificatrice générale ont été mises en œuvre. C’est une question de diligence raisonnable, de reddition de comptes et d’optimisation des ressources.


Processus de surveillance

Participation des administrateurs généraux et des hauts fonctionnaires

 

Essentiel à l’administrateur général

Une lettre est envoyée à la personne‑ressource, lui demandant où en est la mise en œuvre des recommandations des vérifications des années précédentes

Distribuer la demande aux personnes qui doivent contribuer à la rédaction de la réponse.
Coordonner la réponse et l’envoyer au BVG.
L’administrateur général et le Comité de vérification et d’évaluation discutent avec les vérificateurs (VGA et directeur principal) de l’état de la mise en œuvre des recommandations.

On informe l’entité des résultats.

Fournir l’information aux personnes qui doivent en prendre connaissance.