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L’examen portant sur la nature, l’utilité et l’étendue de la documentation de l’audit diffère de celui portant sur les éléments probants suffisants et appropriés contenus dans la section BVG Audit 1051. Voir la section BVG Audit 1052 pour en apprendre davantage sur la façon d’obtenir des éléments probants suffisants et appropriés.
Le concept d’éléments probants suffisants et appropriés concerne la quantité et la qualité des éléments probants.
Le présent sujet décrit la documentation relative à ces éléments probants, notamment :
Les auditeurs doivent préparer la documentation de l’audit en suivant le principe de l’auditeur expérimenté et consigner par écrit qui a effectué les travaux d’audit et à quelle date ils ont été achevés. [nov.–2011]
Les auditeurs doivent préparer une documentation qui soit suffisante pour permettre à un auditeur expérimenté et n’ayant pas jusqu’alors participé à la mission de comprendre :
a) la nature, le calendrier et l’étendue des procédures d’audit mises en œuvre afin de se conformer aux NAGR et aux exigences des textes légaux et réglementaires applicables;
b) les résultats des procédures d’audit mises en œuvre et les éléments probants obtenus;
c) les questions importantes relevées au cours de l’audit, les conclusions sur ces questions, et les jugements professionnels importants qu’il a fallu porter pour tirer ces conclusions.
La nature et l’abondance de la documentation de l’audit dans une mission particulière, bien qu’elles doivent dans l’ensemble respecter les normes professionnelles et la politique du Bureau, reposent en grande partie sur un jugement professionnel fondé sur les circonstances particulières à chaque audit. Ni les normes professionnelles, ni la politique du Bureau n’interdisent à l’équipe d’audit d’ajouter dans le dossier des documents qu’elle juge nécessaire afin d’étayer ses travaux.
La documentation de l’audit sert à de multiples fins. Elle sert à planifier et à réaliser l’audit, facilite et étaye la revue, aide à démontrer que les exigences relatives aux normes professionnelles ont été appliquées, étaye l’évaluation du caractère suffisant et approprié des éléments probants réunis et des conclusions tirées. La documentation permet également de documenter la revue des pratiques et les inspections réalisées conformément à la NCGQ 1 et par des organismes externes.
Les sections BVG Audit 1051 et BVG Audit 1052 traitent des éléments probants suffisants et appropriés et présentent les procédures à suivre pour obtenir ces éléments probants. La section BVG Audit 7021 traite de l’évaluation du caractère suffisant et approprié des éléments probants obtenus.
L’objectif est de documenter l’audit de manière à ce qu’une fois terminé, le dossier d’audit permette de voir comment l’équipe d’audit a abouti à ses conclusions. Cela ne signifie pas qu’il faut expliquer étape par étape chacun des aspects de la réalisation de l’audit. Il est important d’indiquer clairement l’utilité de la documentation et les liens avec les objectifs de l’audit et les procédures mises en œuvre.
Pour bien documenter la nature et l’étendue des procédures d’audit réalisées, les auditeurs doivent montrer :
les liens entre les risques importants qui ont été déterminés et comment ces risques ont été abordés;
les liens entre les éléments probants recueillis à l’étape de la planification, ainsi que les jugements et les décisions concernant la quantité des travaux d’audit qui étaient nécessaires;
comment les éléments probants recueillis au moyen de l’évaluation des risques et les travaux réalisés concernant les contrôles internes sont liés à l’objet de l’audit (par exemple, les aspects des états financiers et les assertions);
comment l’équipe d’audit est arrivée à ses conclusions et si les éléments probants présentés étayent ces conclusions;
la conformité aux normes de certification, aux politiques du Bureau et aux méthodes;
comment les programmes d’audit ont permis de dégager des conclusions relatives aux objectifs de l’audit et au secteur d’examen.
La forme et le contenu de la documentation de l’audit dépendent des facteurs suivants :
Lors de la prise en considération de la nature et de l’étendue de la documentation pour un secteur d’audit particulier ou une procédure, il faut tenir compte du fait que les auditeurs ont généralement besoin d’une documentation plus convaincante ou étendue lorsque :
il y a un risque accru (lié à la réalisation de l’audit ou au risque de déceler des anomalies significatives, ou des défauts graves ou des constatations importantes);
un plus grand discernement est nécessaire dans la réalisation des travaux ou l’évaluation des résultats;
l’importance des éléments probants est plus élevée (c.-à-d. que les éléments probants sont cruciaux pour tirer des conclusions par rapport aux objectifs de l’audit).
Les auditeurs doivent appuyer par une solide documentation la conclusion générale, et consigner les raisons qui la motivent, lorsque la documentation des résultats aux tests ne permet pas de dégager clairement cette conclusion.
L’équipe d’audit compile une documentation suffisante sur les aspects qui présentent un risque important ou sur les points qui exigent beaucoup de discernement, sur le traitement des questions jugées importantes par l’équipe d’audit, sur les mesures prises à l’égard de ces questions (y compris les éléments probants supplémentaires obtenus) et sur le fondement des conclusions tirées. La section BVG Audit 1143 présente de plus amples renseignements sur la documentation des questions importantes et des jugements professionnels importants.
Le fait de consigner les caractéristiques distinctives d’un élément ou d’une question devant faire l’objet de tests permet d’atteindre plusieurs objectifs. Cela permet, entre autre, à l’équipe de mission de rendre compte de son travail, tout en facilitant l’examen des écarts ou des incohérences. Les caractéristiques distinctives varient selon la procédure d’audit et la nature de l’élément testé.
Il n’est pas nécessaire, ni pratique, que l’auditeur consigne dans son dossier tous les points pris en considération ou tous les jugements professionnels portés au cours de l’audit. De plus, il n’est pas nécessaire que l’auditeur documente séparément, par exemple dans une liste de contrôle, le fait qu’il se soit conformé à une exigence lorsque cela ressort clairement des documents inclus dans le dossier d’audit. Par exemple :
l’existence d’un plan de mission adéquatement documenté démontre que l’auditeur a planifié l’audit;
il n’y a peut-être pas de moyen unique de démontrer que l’auditeur a fait preuve d’esprit critique, mais la documentation de l’audit peut néanmoins attester que l’auditeur a exercé son esprit critique, notamment en mettant en œuvre des procédures spécifiques permettant de corroborer les réponses de la direction à ses demandes d’information;
De même, le fait que l’associé responsable de la mission a assumé la responsabilité de la direction, de la supervision et de la réalisation de l’audit peut être attesté de diverses façons dans la documentation de l’audit, notamment par la consignation de renseignements relatifs à ses interventions aux moments opportuns dans certaines étapes de l’audit.
Les programmes d’audit définissent en détail les travaux à effectuer. Chaque secteur d’activité est liée aux procédures d’audit qui sont mis à jour à intervalles réguliers. En outre, tous les travaux réalisés dans le cadre des programmes d’audit sont consignés en dossier dans le logiciel pour les feuilles de travail d’audit. Un bon programme d’audit fournit à l’auditeur exécutant les travaux des renseignements détaillés sur la nature, le calendrier et à l’étendue des procédures à mettre en œuvre. Il peut également fournir des renseignements sur les éléments probants obtenus (résultats) et les conclusions tirées permettant de réaliser une revue efficace.
Le recours aux programmes d’audit réduit le nombre de documents supplémentaires à recueillir à la suite de l’exécution des procédures. Cela aide également à le préparer le dossier d’audit au cours des exercices ultérieurs pour les audits d’attestation, et permet d’aider l’équipe d’audit à préparer les éléments de corroboration des audits de performance et des examens spéciaux. L’information fournie dans le programme d’audit, notamment les critères d’audit et les étapes de l’audit, peut être réutilisée dans les audits d’attestation de l’année suivante ou dans les chapitres qui font le suivi des audits de performance ou dans des projets d’audit futurs de sociétés d’État. Il faudra peut-être apporter des modifications aux programmes d’audit à la lumière des circonstances propres à l’entité, des risques et d’autres facteurs relevés à l’étape de planification de l’audit.
Les étapes d’audit et les résultats documentés doivent être examinés ensemble pour déterminer si la documentation de l’audit est suffisante. Par exemple, la documentation sur une étape d’audit où n’apparaît que le mot « terminée » ne répondra pas aux exigences en matière de documentation des résultats, puisqu’on ne peut repérer les éléments ayant fait l’objet de tests, l’étendue des travaux d’audit réalisés ou les conclusions tirées. Dans le cas où une étape d’audit n’est pas applicable, la documentation de l’audit doit justifier cette situation ou indiquer si les étapes d’audit ont été modifiées en conséquence.
Il faut que les modifications aux programmes d’audit et aux étapes d’audit connexes soient effectuées avant le début des travaux d’examen. Si des modifications devaient être apportées au programme d’audit, elles doivent être rapidement communiquées, ainsi que toute autre question relevée, aux cadres de l’équipe d’audit. Dans les cas où les modifications n’ont pas été faites avant le début des travaux sur place, il faut modifier les étapes de l’audit au fur et à mesure de la progression des travaux, obtenir l’approbation des modifications aux programmes d’audit et inclure l’information appropriée sur la nature, le calendrier et l’étendue des étapes à exécuter.
Voici une liste de contrôle des pratiques exemplaires à suivre à chacune des étapes de l’audit :
Objet – les étapes de l’audit assez bien décrites pour permettre de comprendre l’objectif et l’objet des procédures de l’audit.
Source – indication de la source des documents [(p. ex. le client (PPC), le BVG ou un tiers (nom du tiers)].
Conclusion et résultat – les auditeurs documentent les conclusions et les résultats tirés des éléments probants à toutes les étapes de l’audit.
Étendue – l’étendue de la documentation est suffisante pour permettre à un auditeur expérimenté n’ayant pas jusqu’alors participé à la mission de comprendre la nature, le calendrier, l’étendue et les résultats des procédures mises en œuvre, les éléments probants obtenus et les conclusions tirées.
Nature – la documentation des étapes de l’audit, soit l’inspection de documents ou les confirmations, les tests portant sur l’efficacité de fonctionnement des contrôles et les tests de détail, comprend l’identification de l’inspection des éléments (source à partir de laquelle les éléments ont été tirés et critères de sélection). La documentation des étapes de l’audit liées à l’inspection de contrats ou d’ententes ayant une incidence financière comprend des résumés analytiques ou des copies des documents.
Calendrier – les auditeurs obtiennent tous les éléments probants à l’appui du rapport d’audit et les revoient avant l’achèvement du rapport d’audit. La documentation est terminée et le dossier est archivé à tout le moins en conformité avec les politiques du Bureau.