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Cette section explique :
Le responsable de mission doit veiller au rassemblement et à l’achèvement de la documentation du dossier d’audit définitif et complet (versions papier et électronique) dans un délai maximum de 60 jours civils à compter de la date du rapport de mission de certification (audits d’états financiers et examens spéciaux) ou au maximum dans les 60 jours de la date de dépôt (audits de performance). [nov.-2011]
La date d’achèvement de la constitution du dossier définitif est fixée à 60 jours civils à compter de la date du rapport de mission de certification. Cependant, dans le cas des examens spéciaux, puisque le temps écoulé entre la date de présentation du rapport d’examen spécial à la société d’État et la date à laquelle ce rapport est présenté au Parlement avec les Rapports d’audit du vérificateur général, il y a deux périodes d’achèvement. La première date d’achèvement de la constitution du dossier d’audit définitif est fixée à 60 jours civils à compter de la date de présentation du rapport d’examen spécial à la société d’État. Il peut y avoir une seconde date d’achèvement pour constituer la documentation d’audit définitive après la présentation du rapport d’examen spécial au Parlement. Dans le cas des audits de performance, la date d’achèvement de la constitution du dossier d’audit définitif est fixée à 60 jours civils après la date de présentation du rapport au Parlement.
La période de 60 jours civils est la « période d’achèvement de la constitution du dossier d’audit définitif ». La constitution d’un dossier d’audit définitif doit se faire pendant cette période d’achèvement et avant la date d’achèvement d’un dossier d’audit. Avant d’achever un dossier d’audit, les équipes doivent effectuer une revue de l’exhaustivité du dossier et retirer ou supprimer les éléments ne faisant pas partie intégrante de la documentation définitive de l’audit.
L’achèvement de la constitution du dossier d’audit est attesté par les équipes lorsqu’elles compilent la documentation dans le dossier d’audit et le rendent définitif. Conformément à la présente politique, la « date d’achèvement » est attestée par la date de l’archivage, dans le cas des documents électroniques dans le logiciel pour les feuilles de travail d’audit, et par la date estampillée, dans le cas des documents papier que reçoivent Information et gestion des dossiers. Cette étape est importante pour permettre au Bureau de conserver un dossier définitif des procédures mises en œuvre, des éléments probants obtenus et des conclusions tirées. L’achèvement garantit que seul le dossier d’audit définitif, dont toutes les notes d’encadrement ont été réglées et supprimées, sera utilisé dans un audit ultérieur ou à titre de document de référence futur.
Dans le cas des examens spéciaux, même s’il y a une deuxième période d’achèvement, les équipes de mission doivent constituer le dossier d’audit définitif en suivant les instructions ci-dessus qui portent sur la première période d’achèvement. Lorsqu’une deuxième période est nécessaire, le responsable de la mission doit autoriser au préalable la réouverture du dossier d’audit qui avait été achevé au cours de la première période d’achèvement.
Se reporter à la Directive sur la gestion des documents d’audit pour obtenir des indications sur la façon dont les équipes devraient achever de constituer un dossier d’audit.
Se reporter à la section BVG Audit 1192 – Confidentialité, archivage sécurisé, intégrité, accessibilité et facilité de consultation de la documentation des missions, pour obtenir des directives sur le retrait des mots de passe ou le cryptage des fichiers avant de les sauvegarder dans PROxI ou dans le logiciel pour les feuilles de travail d’audit.
La période de constitution définitive pour les audits de performance et les examens spéciaux tient compte des aspects et des activités propre à chaque processus de production de rapports qui sont consignés dans le dossier d’audit jusqu’à la date de dépôt et après cette date.
Les dossiers d’audit dans le logiciel pour les feuilles de travail d’audit ne doivent pas demeurer ouverts au-delà de la date d’achèvement en ce qui concerne les éléments qui, bien qu’ils soient importants, ne sont pas directement liés à la délivrance d’un rapport de mission de certification, d’un rapport d’examen spécial ou d’un chapitre. Par exemple, les équipes ne doivent pas demander que la période de constitution définitive soit prolongée simplement pour conserver un dossier d’audit ouvert en vue d’attendre une lettre finale de la direction ou d’inclure le compte rendu d’une audience parlementaire tenue après le dépôt.
Si la revue d’un rapport annuel ou une divulgation sur Internet demeure en suspens à la date limite de la période d’achèvement de 60 jours civils, les équipes doivent fermer leur dossier d’audit et le rouvrir lors de la revue du rapport annuel ou de la divulgation sur Internet.
Dans le cas exceptionnel où des équipes demandent que la période de constitution d’un dossier définitif soit prolongée pour documenter des questions n’ayant aucune incidence sur le rapport de mission de certification, ces équipes doivent obtenir l’approbation écrite du responsable de mission et consigner cette approbation en dossier.
La NCA 230.A22 et la NCMC 3001.A204 donnent des exemples de modifications administratives. En plus de ces exemples, voici d’autres exemples de modifications administratives :
ajouter les confirmations originales qui ont été reçues précédemment par télécopieur ou par courriel;
supprimer les notes d’encadrement;
organiser le dossier papier externe pour y insérer les éléments probants obtenus avant la date du rapport de l’auditeur ou du rapport de certification;
Transférer des éléments de correspondance contenant des éléments probants obtenus avant la date du rapport de l’auditeur ou du rapport de certification dans le dossier d’audit;
supprimer ou remplacer des liens brisés dans le dossier d’audit;
ajouter des documents électroniques produits à l’extérieur du logiciel pour les feuilles de travail d’audit qui contiennent des éléments probants obtenus avant la date du rapport de l’auditeur ou du rapport de certification;
créer un lien vers des documents ou supprimer des liens s’ils ne font pas partie de la documentation du dossier de mission définitif;
résoudre les conflits entre les répliques dans le logiciel pour les feuilles de travail d’audit.
Lorsque l’auditeur obtient des éléments probants avant la date du rapport de l’auditeur ou du rapport de certification, mais qu’il les consigne en dossier après la date du rapport ou qu’il apporte des modifications importantes à la documentation qui existait à la date du rapport, il indique clairement dans chaque procédure modifiée ce qui suit :
les informations qui ont été ajoutées ou modifiées;
la date à laquelle les éléments probants ont été obtenus;
la raison de l’ajout ou de la modification d’informations;
la date à laquelle les informations ont été ajoutées ou modifiées;
la date à laquelle les conclusions relatives aux nouvelles informations ont été approuvées par le gestionnaire d’équipe et/ou le responsable de mission;
pour les audits d’états financiers, l’auditeur doit aussi mettre à jour la procédure Responsable de mission et gestionnaire d’équipe – Approbation de l’achèvement afin de consigner en dossier la confirmation que toute la documentation a été finalisée, que cette dernière indique clairement la date à laquelle les éléments probants ont été obtenus et la date d’approbation des conclusions afférentes, et que toutes les modifications apportées à la documentation d’audit après la date du rapport de l’auditeur comportent une justification précise des raisons qui les sous-tendent. Cette procédure doit être marquée comme étant « révisée » par le gestionnaire d’équipe et le responsable de mission, le cas échéant.
Même si l’auditeur n’est pas tenu de consigner les informations ci-dessus pour d’autres modifications administratives apportées après la date du rapport de l’auditeur, il peut toutefois décider d’indiquer la nature de ces modifications afin de documenter le fait qu’un changement plus important n’a pas été apporté au dossier d’audit.