F.14 Réunion finale

1. La présente procédure a pour objectif de définir certaines activités qui devraient avoir lieu avant et pendant la réunion finale.

2. Au cours de l’audit :

   1. Discuter de tous les aspects d’une éventuelle constatation d’audit avec la personne qui exécute la fonction et veiller à obtenir son point de vue sur de possibles solutions.

   2. Exposer en détail toutes les constatations d’audit au moyen de documents préparés conformément à la Procédure D-12 — Caractéristiques d’une constatation d’audit étoffée.

   3. Travailler avec la direction, dans la mesure du possible, pour établir conjointement des mesures d’amélioration en réponse à la constatation en vue de les intégrer dans la recommandation. Discuter des constatations et des recommandations de l’audit exposées en détail avec le chef de service responsable. Discuter également de tout élément nécessitant un suivi et consigner la réponse de la direction à la constatation.

3. L’objectif de ce qui précède est de confirmer l’exactitude des faits appuyant la constatation, de rehausser la qualité de la mesure d’amélioration proposée, d’éviter les surprises lors de la réunion finale et de contribuer ainsi à la réussite et à la durabilité de la mesure d’amélioration.

4. L’Équipe de la revue des pratiques et de l’audit interne (RPAI) devrait discuter de l’ensemble des constatations d’audit, des exemptions proposées et des résultats avec le directeur principal de l’audit interne (DPAI) et le directeur de l’audit interne avant la tenue de la réunion finale.

5. Une stratégie de présentation devrait être mise au point avant la réunion finale. Les questions connexes peuvent être combinées, et une séquence de présentation devrait être établie. Les éléments peuvent être abordés par ordre décroissant d’importance, selon la séquence logique des opérations, par secteur de responsabilité ou de toute manière qui rehausse la communication, la compréhension et l’acceptation des mesures d’amélioration. Éviter les points initiaux qui pourraient établir un climat de désaccord. Les constatations devraient être groupées en deux catégories et présentées ainsi :

   1. Éléments à signaler : les questions qui devraient attirer le plus l’attention de la direction.

   2. Observations à communiquer : les questions moins graves qui seront communiquées de vive voix ou dans une note informelle adressée à la direction.

6. Le directeur de l’auditeur interne a la responsabilité de fixer la date de la réunion finale. Le but est de faire participer à la réunion des membres bien informés et responsables du personnel du secteur audité et des membres du personnel de direction qui peuvent prendre des décisions et mettre en œuvre les améliorations convenues. La réunion finale devrait avoir lieu avant le dernier jour ou tôt le matin du dernier jour des travaux sur place de manière à ce qu’il y ait suffisamment de temps pour tout suivi demandé.

7. Le but de la réunion finale est d’informer la direction des résultats de l’audit et du processus d’établissement du rapport, de parvenir à une entente définitive sur les constatations et de mettre la dernière main aux mesures d’amélioration planifiées. La direction peut également faire le point sur les mesures déjà mises en œuvre.

8. Le directeur de l’audit interne, le superviseur ou l’auditeur responsable devrait revoir les objectifs et l’étendue de l’audit ainsi que le processus d’établissement du rapport avec le secteur audité avant de discuter des constatations de l’audit. Dans la mesure du possible, les constatations de l’audit et les recommandations d’amélioration devraient ensuite être faire l’objet de discussions avec celui ou celle qui a élaboré les constatations de l’audit ou audité le secteur. Il faudrait aussi envisager de noter les pratiques ou les procédures dignes de mention qui ont été observées. Une personne devrait être chargée de consigner toutes les discussions qui ont lieu pendant la réunion. Un compte rendu détaillant chaque constatation ayant fait l’objet de discussions pendant la réunion finale devrait également être préparé.

Mise à jour :

2018-04-05