G.8 Suivi des rapports de revue des pratiques et d’audit interne

  1. L’Équipe de la revue des pratiques et de l’audit interne (RPAI) a mis en place un processus pour s’assurer que la direction prend des mesures correctives ou d’amélioration pour donner suite à ses recommandations.

Les principes clés

  1. Les principes clés du processus de suivi sont les suivants :

    • Des travaux de suivi ou de surveillance seront prévus, tout comme les autres étapes nécessaires pour effectuer les revues de pratiques et les audits internes.

    • Le niveau de suivi dépendra des résultats de la revue des pratiques ou de l’audit interne, c’est-à-dire « adéquat », « amélioration nécessaire » ou « attention immédiate de la direction requise ».

Les activités de suivi ou de surveillance

  1. Les activités de suivi peuvent prendre trois formes :

Suivi occasionnel

Il s’agit d’un suivi dans sa forme la plus élémentaire, qui peut se faire au moyen d’un examen des procédures de la direction ou d’une conversation téléphonique. Il peut aussi se faire par l’échange de notes. Il convient normalement pour les constatations moins importantes.

Suivi limité

Un suivi limité suppose en général plus d’interaction avec la direction. Il peut s’agir de vérifier les procédures ou les opérations et, dans la plupart des cas, ce suivi ne peut pas être réalisé au moyen d’un échange de notes ou d’une conversation téléphonique avec la direction. Il exige une observation sur les lieux ou des tests.

Suivi détaillé

Un suivi détaillé demande généralement plus de temps et peut faire intervenir la direction à une plus grande échelle. La vérification et les tests des procédures mises en œuvre et la corroboration des documents comptables en sont des exemples. On effectuera un suivi détaillé normalement pour les constatations d’audit plus cruciales.

Présentation des rapports de suivi sommaires

  1. Un rapport de suivi sommaire est préparé en prévision de chaque réunion du Comité d’audit.

  2. Ce rapport est un résumé global qui présente les recommandations de l’audit en question et d’audits antérieurs qui n’ont pas encore été mises en œuvre et l’état d’avancement de leur mise en œuvre.

  3. Le but de ce rapport sommaire est de suivre toutes les constatations afin qu’elles soient résolues comme il se doit.

Processus

  1. Après avoir reçu un rapport sommaire des constatations d’une revue des pratiques ou un rapport d’audit interne, la direction doit remplir le modèle de plan d’action de l’Équipe de la RPAI. Ce modèle une fois rempli doit être sauvegardé dans PROxI et classé selon le secteur qui a fait l’objet de l’audit interne. S’il est question d’un rapport sommaire des constatations d’une revue des pratiques, le modèle doit être sauvegardé sous le dossier des Services d’audit. Le numéro de PROxI est mis à jour automatiquement au bas de la page, alors il n’a pas besoin d’être modifié. Une fois le modèle rempli, c’est le chef du service ayant fait l’objet de l’audit qui devient propriétaire du document.

  2. La version définitive du rapport de revue des pratiques ou d’audit interne et le plan d’action détaillé doivent être présentés à la réunion du Comité d’audit pour approbation. La direction sera présente à cette réunion.

  3. Chaque version actualisée du plan d’action par la direction devrait être sauvegardée en tant que nouvelle version et envoyée au directeur principal de l’audit interne (DPAI) pour examen. L’Équipe de la RPAI doit avoir accès en « lecture seule » au document.

  4. L’Équipe de la RPAI examinera les plans d’action de façon continue en fonction des dates butoirs pour la mise en œuvre des mesures prises par la direction.

  5. L’Équipe de la RPAI préparera le rapport de suivi sommaire pour chaque réunion du Comité d’audit.

  6. La direction sera invitée à la réunion du Comité d’audit uniquement dans le cas où il y a des écarts, par exemple la direction n’a pas mis en œuvre une recommandation.

Mise à jour :
2018-04-05