G.4 Normes et contrôle qualité visant la production de rapports

  1. La présente politique décrit les principes et les pratiques de l’Équipe de la revue des pratiques et de l’audit interne (RPAI) qui visent la production de rapports de haute qualité.

Nouveaux éléments d’audit

  1. La discussion portant sur les nouveaux éléments d’audit, qui doit être tenue avec des employés et des membres de la direction de différents échelons hiérarchiques, doit avoir lieu dès que ces éléments font surface. Les secteurs d’amélioration possibles sont examinés avec toutes les parties concernées, tant les preneurs de décisions que le personnel d’exécution, dans les secteurs liés aux activités, aux finances et aux systèmes. Cette démarche, suivie au fil de la progression de l’élément dans notre processus de contrôle qualité, fait en sorte que nous obtenons des commentaires appropriés des employés et de la direction concernant l’évaluation de l’élément et la solution proposée.

Discussions sommaires avec la direction

  1. Une fois la démarche ci-dessus terminée, tous les éléments sont communiqués verbalement à la haute direction à des fins de discussion. Ce processus de communication exhaustif et documenté est important pour confirmer encore une fois la qualité des faits observés, obtenir d’autres commentaires de la direction sur les améliorations recommandées et aider la direction à prendre les mesures voulues en temps opportun. De plus, il accroît la durabilité de la mesure d’amélioration établie.

Rapport de revue des pratiques et d’audit interne — En attente de la réponse de la direction

  1. L’Équipe de la RPAI détermine ensuite, à sa discrétion, lesquels des éléments ci-dessus seront inclus dans le rapport écrit. Les éléments retenus sont soumis à un deuxième auditeur interne, habituellement un superviseur ou un gestionnaire, qui fournira ses commentaires, conformément à notre processus de contrôle qualité.

  2. Au terme de ce processus, la direction est au fait de toutes les observations et elle accepte généralement les améliorations recommandées.

Réponse de la direction

  1. La direction a la responsabilité de donner suite aux éléments signalés et de formuler une réponse à chacun d’entre eux. Cette réponse décrit la mesure d’amélioration prévue et l’échéancier de sa mise en œuvre à inclure dans le rapport définitif. Il se peut que la réponse ait déjà été formulée et approuvée conjointement avec l’Équipe de la RPAI. La direction peut :

    1. accepter l’observation et la recommandation, et proposer une date de mise en œuvre de la mesure d’amélioration;

    2. accepter l’observation, mais proposer une autre solution;

    3. accepter l’observation, mais décider de ne prendre aucune mesure et d’accepter le risque s’y rattachant, en justifiant sa décision;

    4. être en désaccord avec l’observation et en expliquer les raisons. Cette situation ne devrait survenir que rarement en raison de notre processus de contrôle qualité et des discussions approfondies tenues avec la direction, à tous les échelons hiérarchiques.

  2. Toute réponse devrait décrire, en 200 mots ou moins, les mesures que le secteur audité prévoit prendre pour donner suite à la recommandation. Un plan d’action détaillé, assorti d’échéanciers et d’une description des travaux à réaliser, est fourni séparément.

  3. L’Équipe de la RPAI travaille activement avec la direction afin de l’aider à formuler ses réponses et de la conseiller à cet égard pour s’assurer qu’elle donne suite à la recommandation, elle présente une mesure d’amélioration adéquate et opportune, et s’attribue le mérite des mesures déjà prises.

  4. À cette étape, la fonction d’audit interne a la possibilité d’ajouter un commentaire d’audit interne sur un élément, mais cela ne se fait que rarement.

  5. À l’issue de ce processus, toute divergence d’opinions ou toute question litigieuse, que ce soit dans une observation ou une mesure requise, fera l’objet d’une discussion approfondie et sera accompagnée de données probantes étayant les raisons et indiquant tout risque assumé par la direction.

Considérations liées au risque

  1. Une des principales responsabilités de l’Équipe de la RPAI est de signaler les risques à la direction pour que cette dernière puisse déterminer si elle peut assumer un risque donné ou si elle doit prendre des mesures pour l’atténuer. L’Équipe de la RPAI ne doit pas assumer la responsabilité de négocier l’acceptation du risque ou d’établir des tolérances au risque. Par conséquent, si la direction décide d’accepter un niveau de risque différent de celui proposé dans une recommandation d’audit interne, la divergence est mise en évidence dans la réponse de la direction et, de ce fait même, portée à l’attention de la haute direction et du Comité d’audit.

  2. De même, toute question litigieuse ainsi que les risques connexes pris en charge sont automatiquement portés à l’attention de la haute direction et du Comité d’audit. Si un point est amélioré ou si une question est clarifiée à l’issue du processus de production de rapports, le rapport en fait aussi état.

Considérations liées à l’obligation de rendre compte

  1. La méthode d’établissement des rapports de l’Équipe de la RPAI contribue à la reddition de comptes et apporte des aspects incitatifs positifs au processus :

    1. Par-dessus tout, cette méthode responsabilise l’Équipe de la RPAI concernant la qualité et l’exactitude des observations qu’elle présente. Si la direction n’est pas d’accord avec une observation, le rapport indique les raisons de ce désaccord.

    2. Cette méthode incite la direction à travailler activement avec l’Équipe de la RPAI pendant l’audit, ce qui fait en sorte que les éléments inclus dans le rapport sont exacts et utiles. Si l’on reporte une discussion approfondie jusqu’au moment où les éléments sont présentés dans le rapport, les commentaires de la direction arrivent tard et sont moins efficaces. La résolution des divergences non décelées avant cette étape est coûteuse et pénible, car elle exige du temps, entraîne des coûts additionnels et retarde la production du rapport, ce qui peut aussi retarder l’amélioration d’autres points.

    3. Cette méthode incite aussi à régler convenablement les éléments de nature délicate au moyen de mesures d’améliorations appliquées en temps opportun. Elle contribue à l’efficacité des rapports d’audit interne en assurant une présentation franche des questions et l’obligation de les résoudre.

Mise à jour :
2018-03-07