G.2 Format des rapports de revue des pratiques et d’audit interne

1. La présente procédure a pour objectif de définir le format des rapports de l’Équipe de la revue des pratiques et de l’audit interne (RPAI). Elle contient des directives au sujet de la rédaction et des caractéristiques des rapports : ces derniers doivent rendre compte des objectifs et de l’étendue de la mission, ainsi que des conclusions, des recommandations et des plans d’action.

2. L’Équipe de la RPAI du Bureau du vérificateur général du Canada (le Bureau) fournit une assurance au vérificateur général, lui prodigue des conseils et lui communique de l’information impartiale et objective. Le format des rapports de revue des pratiques et d’audit interne comporte les éléments présentés ci‑dessous.

3. Éléments à inclure :

   1. La date du rapport, le titre ou le sujet de l’audit.

   2. La première page renferme l’introduction. Elle contiendra de l’information contextuelle si l’auditeur croit que les lecteurs du rapport n’ont pas l’expérience nécessaire pour bien interpréter le rapport d’audit.

   3. La section suivante est celle des constatations, des recommandations et des réponses.

   4. La section intitulée « Au sujet de l’audit interne » devrait comprendre ce qui suit :

      1. les objectifs de l’audit;

      2. les systèmes et les méthodes examinés ainsi que les critères d’examen;

      3. la période visée;

      4. la date du rapport d’audit;

      5. la date de l’approbation du rapport par le vérificateur général;

      6. le nom de l’auditeur ou des auditeurs qui ont réalisé l’audit.

   5. Si toutes les constatations présentées dans le rapport n’ont pas été acceptées ou qu’elles ne feront pas l’objet de mesures d’amélioration jugées satisfaisantes pour la fonction d’audit interne, un paragraphe à ce sujet devrait inclus.

   6. Un résumé soulignant l’importance de l’audit interne et de ses résultats doit être inclus.

   7. Toute communication des résultats de la mission devrait faire état des points forts constatés. Si le rapport ne relève pas de questions importantes, les résultats favorables devraient être exposés.

   8. Une opinion (résultats adéquats, amélioration requise, attention immédiate de la direction requise) sur les sujets précis de l’audit doit être formulée. L’opinion d’audit interne devrait être associée aux objectifs de l’audit pour que les lecteurs du rapport puissent comprendre la portée de l’opinion.

   9. Il faut ensuite demander une réponse écrite de suivi dans un délai déterminé. La date de suivi devrait laisser le temps de présenter le rapport d’audit au Comité d’audit. La fonction d’audit interne devrait rencontrer la direction du secteur audité pour bien comprendre le plan d’action et être en mesure d’en commenter le caractère adéquat (voir le point e. ci-dessus).

   10. Il faut indiquer que les missions sont « conduites conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne » dans le rapport d’audit interne. En vertu de la norme 2430 de l’IIA, les auditeurs devraient ajouter cette mention seulement si les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité démontrent que les activités de l’Équipe de la RPAI sont conformes aux Normes.

4. Les sections suivantes doivent se retrouver tant dans les rapports de revue des pratiques que dans les rapports d’audit interne :

   1. Constatations importantes — Les constatations importantes nécessitant des mesures correctives devraient être analysées en détail dans la section d’examen approprié de TeamMate. Les données relatives à chaque constatation devraient comprendre une description de la situation défavorable, les faits justificatifs et les résultats des tests, l’effet de la situation observée et, s’il y a lieu, la cause de la situation observée, et une recommandation proposant des mesures correctives ou un énoncé de la mesure proposée par le responsable.

   2. Constatations moins importantes — Les constatations et les commentaires jugés moins importants devraient figurer dans une feuille de travail Le rapport d’audit devrait contenir à la fin un énoncé indiquant qu’une liste distincte des constatations moins importantes a été remise à la direction concernée pour examen et amélioration.

   3. Ces constatations seront consignées dans la section d’examen approprié de TeamMate et notées comme étant moins importantes. Ces constatations pourraient ne pas nécessiter une réponse de la direction à inclure dans le rapport; cependant, elles devraient être communiquées aux membres de la direction concernés pour résolution.

   4. L’inclusion ou non d’une constatation ou d’un commentaire dans le rapport repose sur le jugement que pose l’auditeur sur l’incidence de la constatation et/ou le risque qu’elle représente. Cet aspect sera documenté clairement dans TeamMate dans l’analyse de la constatation. Le directeur principal de l’audit interne (DPAI) effectuera un examen supplémentaire et une évaluation de la décision de l’auditeur.

5. Les rapports devraient tous se caractériser par ce qui suit :

   1. Exactitude — Tous les rapports doivent être corroborés par des faits. Il est extrêmement important de maintenir la crédibilité de la fonction d’audit interne et de chaque auditeur interne à son plus haut niveau en présentant un rapport factuel, impartial et objectif.

   2. Objectivité — Une communication est objective dans la mesure où elle est factuelle, impartiale et exempte de distorsion. Les observations, les conclusions et les recommandations devraient être présentées dans les rapports sans préjudice.

   3. Clarté — Tous les rapports doivent être faciles à comprendre, clairs et écrits dans un langage simple. Une communication claire est facile à comprendre et logique. On améliorera la clarté en évitant d’utiliser inutilement des termes techniques ou des termes d’audit et en donnant suffisamment d’information complémentaire. Il est recommandé d’utiliser les termes du Bureau.

   4. Quantification — Tous les commentaires doivent être quantifiés dans la mesure du possible pour mieux définir l’importance et l’incidence des points soulevés. Des montants en dollars, des quantités, le nombre des écarts observés dans un test et l’étendue des tests en sont des exemples.

   5. Concision — Tous les rapports doivent aller à l’essentiel, ce qui ne signifie pas pour autant qu’ils doivent être courts.

   6. Effet constructif — Le contenu de tous les rapports devrait être mesuré et ne pas froisser la susceptibilité des lecteurs. L’accent devrait être sur l’amélioration et non sur la critique des processus, des personnes ou de ce qui est révolu.

   7. Exhaustivité — Les rapports d’audit interne devraient être complets. Il est important qu’ils n’exigent pas d’interprétation ou de commentaires verbaux pour en combler les lacunes. Le contenu des rapports devrait se tenir par lui-même.

   8. Rapidité — Tous les rapports doivent être publiés rapidement après l’achèvement de la mission. Après que le Comité d’audit en a recommandé l’approbation par le vérificateur général, les rapports d’audit interne et les rapports sommaires de revue des pratiques devraient être envoyés aux services de révision et de traduction et de préparation de la publication, si ce n’est déjà fait. Les auditeurs devraient suivre l’avancement de chaque rapport d’audit interne dans TeamMate. Nota : Certains rapports produits par l’Équipe de la RPAI ne suivent pas ce processus (p. ex. le rapport de revue des pratiques au responsable de mission).

   9. Résolution — Tous les rapports d’audit interne et les rapports sommaires doivent être assortis de plans d’action de la direction indiquant qui appliquera les mesures correctives, ce qui sera fait et à quelle date. Le rapport perd en efficacité s’il ne contient pas de réponses précises et n’indique pas les responsabilités.

6. Lignes directrices concernant la préparation et la distribution des rapports de l’Équipe de la RPAI :

   1. L’auditeur interne devrait avoir terminé l’ébauche de son rapport avant que le DPAI ait terminé l’examen final des feuilles de travail.

   2. Une ébauche du rapport devrait généralement être transmise à la direction du secteur audité ou au responsable de mission avant la réunion d’examen. Toutes les ébauches distribuées devraient être datées, et tous les participants à la réunion d’examen devraient avoir la même version. L’orthographe et la grammaire de toutes les ébauches de rapport devraient être vérifiées. Comme il peut s’agir de la première présentation de l’ensemble des constatations à la direction, il est important que celle-ci reçoive un produit d’aspect professionnel.

   3. Avant la réunion d’examen, à tout le moins, les sections à risque élevé de l’ébauche de rapport devraient porter un renvoi aux feuilles de travail d’audit.

   4. Les rapports sommaires et définitifs d’audit interne seront distribués par le DPAI au personnel de direction concerné directement responsable du secteur audité. Le rapport de revue des pratiques sera transmis au responsable de mission pour approbation finale. Il revient au DPAI de décider de le distribuer aux cadres supérieurs.

   5. Les rapports d’audit interne et les rapports sommaires seront publiés sur le site Web et le site INTRAnet du Bureau.

Mise à jour :

2018-04-05