F.11 Feuilles de travail des audits internes

1. Toutes les feuilles de travail de l’Équipe de la revue des pratiques et de l’audit interne (RPAI) doivent être versées dans le dossier d’audit, dans TeamMate. Les feuilles de travail seront créées dans TeamMate et, une fois signées pour indiquer qu’elles ont été préparées, elles sont considérées comme étant prêtes pour la revue. Les documents dont la cote de sécurité est supérieure à « Protégé B » sont accessibles en format papier seulement et seront conservés séparément.

2. Les feuilles de travail sont des outils qui aident l’auditeur interne à effectuer ses travaux; elles servent de base aux communications avec la direction de l’entité pendant l’audit et constituent des documents écrits témoignant des travaux effectués à l’appui du rapport de l’auditeur interne. En vertu de la section 2310 des Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne (les Normes), les informations contenues dans les feuilles de travail devraient être suffisantes, fiables, pertinentes et utiles pour atteindre les objectifs de la mission et étayer les constatations et recommandations de l’audit :

   1. une information suffisante est factuelle, adéquate et probante, de sorte qu’une personne prudente et informée pourrait parvenir aux mêmes conclusions que l’auditeur interne;

   2. une information fiable est une information concluante et facilement accessible par l’utilisation de techniques d’audit appropriées;

   3. une information pertinente étaye les constatations et recommandations de l’audit, et répond aux objectifs de la mission;

   4. une information utile aide le Bureau du vérificateur général du Canada (le « Bureau ») à atteindre ses objectifs.

3. Pour contrôler la qualité de la conclusion d’une feuille de travail d’un audit interne, un test utile et efficace consiste à demander à un deuxième auditeur interne de passer en revue la feuille de travail sans la conclusion, pour voir s’il parvient à une conclusion similaire.

4. Les feuilles de travail servent de référence au préparateur lorsqu’il fait part de ses constatations ou répond aux questions, mais elles peuvent être utiles à d’autres personnes :

   1. l’Équipe de la RPAI utilisera les feuilles de travail pour faire la revue de la qualité du projet d’audit et pour évaluer le personnel d’audit interne affecté aux travaux;

   2. le gestionnaire dont l’unité est auditée peut se servir des renseignements figurant dans les feuilles de travail pour aider à la mise en œuvre des mesures d’amélioration ou pour communiquer des précisions au personnel opérationnel;

   3. les membres de la haute direction ou d’autres personnes qui peuvent avoir demandé la réalisation de l’audit ont besoin de rapports provisoires en temps voulu. Des feuilles de travail bien organisées contribuent à la production de ces rapports;

   4. les auditeurs externes passent en revue les travaux réalisés par l’Équipe de la RPAI pour établir leur niveau de confiance dans les travaux d’audit interne et pour évaluer l’incidence que les activités d’audit interne ont sur tout le système de contrôle interne du Bureau;

   5. des feuilles de travail solides sont essentielles pour répondre aux questions d’éventuels examinateurs externes.

5. Peu importe la méthode ou le degré de mécanisation appliqué en vue de consigner les résultats de l’audit, la qualité et les techniques de préparation des feuilles de travail de même que les types de feuilles de travail employées doivent respecter les Normes.

6. Les auditeurs internes doivent fonder leurs conclusions et leurs résultats sur l’analyse et les évaluations appropriées.

Qualités des bonnes feuilles de travail

7. Concision — Les feuilles de travail doivent contenir uniquement les éléments qui servent une fin utile.

8. Exhaustivité — Les feuilles de travail doivent pouvoir se tenir par elles-mêmes. Ainsi, il faut que l’auditeur ait répondu à toutes les questions, qu’il ait tiré au clair tous les points soulevés par le réviseur, et qu’il ait tiré une conclusion logique, mûrement réfléchie, pour chaque segment de l’audit.

9. Uniformité — Les feuilles de travail électroniques devraient être créées et sauvegardées dans les formats courants adoptés par l’Équipe de la RPAI. Elles devraient être rapidement archivées et facilement accessibles dans la structure de classement officielle, de manière à être incluses dans les sauvegardes régulières des systèmes.

10. Clarté — Les feuilles de travail ne devraient pas être surchargées. Prévoir suffisamment d’espace dans chaque tableau de sorte que toutes les informations pertinentes puissent y figurer de manière logique et ordonnée, tout en évitant les informations superflues. Les copies, les formulaires et les procédures ne devraient être inclus que s’ils sont pertinents pour l’audit ou pour une recommandation d’audit. Essayer également d’éviter les listes et les tableaux non nécessaires. Tous les tableaux devraient avoir une raison d’être qui se rapporte aux procédures ou aux recommandations d’audit.

Techniques de préparation des feuilles de travail

11. En‑têtes descriptifs — Toutes les feuilles de travail devraient comporter le nom de l’audit, le numéro du projet d’audit, le titre de la feuille de travail, les initiales du préparateur, la date de préparation, la source d’information, l’objectif de la feuille de travail et la conclusion. Il faut également indiquer le niveau de sécurité de la feuille de travail. Par défaut, toutes les feuilles de travail sont au moins de niveau « Protégé A ».

12. Marques de pointage — L’auditeur utilise fréquemment divers symboles pour indiquer les travaux qui ont été effectués. Ces symboles, communément appelés « marques de pointage », sont intégrés dans TeamMate.

13. Références croisées — Les références croisées entre les feuilles de travail devraient être complètes et exactes, et comprendre des liens électroniques pouvant accélérer la navigation dans la mesure du possible. Des références croisées devraient être établies entre les feuilles de travail et les constatations d’audit, de même qu’entre les constatations d’audit et le compte rendu de la réunion finale ou le rapport d’audit pour indiquer les dernières mesures prises à l’égard d’un élément donné. Les références croisées devraient être faites dans les marges des ébauches des rapports d’audit. Ces références croisées procurent facilement un accès direct aux feuilles de travail.

14. Reports — L’auditeur devrait utiliser pleinement les feuilles de travail élaborées lors de l’audit précédent. Les graphiques d’acheminement, les descriptions de système et autres données peuvent être encore valables. Ces documents qui demeurent utiles devraient être intégrés dans les feuilles de travail courantes. Ils devraient être actualisés en fonction des informations à jour, renumérotés, assortis de renvois, et initialisés et datés par l’auditeur actuel.

Types de feuilles de travail

15. Dans le cas des feuilles de travail électroniques, un dossier TeamMate distinct devrait être créé pour chaque audit, à l’aide de la bibliothèque de l’audit interne. Toutes les feuilles de travail produites manuellement devraient être ajoutées dans TeamMate et assorties de tous les renvois pertinents.

16. Tableaux et analyses — Ils sont utiles pour établir les tendances statistiques, vérifier l’exactitude des données, établir des projections ou des estimations et déterminer si les tâches ou les dossiers ont été dûment remplis. Chaque revue de dossier, tableau de données ou analyse devrait comprendre :

    1. une explication de son objectif et de sa raison d’être (renvoi à l’étape d’audit);

    2. la méthode ayant servi à sélectionner l’échantillon, à faire les calculs, etc.;

    3. les critères appliqués pour évaluer les données;

    4. la source des données et la période examinée;

    5. un résumé des résultats des analyses;

    6. la conclusion de l’auditeur.

17. Documents — Des copies (de préférence), des documents numérisés ou des échantillons réels de divers documents peuvent servir d’exemples, à des fins de clarification, ou comme éléments probants matériels pour étayer une conclusion ou prouver l’existence d’un problème. (L’Équipe de la RPAI ne conservera jamais de documents originaux dans un dossier d’audit.) Il peut s’agir de notes de service, de rapports, de fichiers électroniques, d’imprimés d’ordinateur, de procédures, de formulaires, de factures, de graphiques d’acheminement, de contrats ou de nombreux autres éléments. Tout document numérisé ou copié devrait servir une fin utile au regard de l’audit. La forme électronique est privilégiée, à moins que le document n’existe pas sous cette forme. Les liens menant vers des pages de l’INTRAnet, des politiques, etc. devraient être archivés dans l’éventualité d’un changement de page.

18. Les documents reçus du secteur audité doivent être conservés dans TeamMate dans un dossier distinct de celui des feuilles de travail pour permettre aux réviseurs de comprendre ce qui a été préparé par l’Équipe de la RPAI et ce qui a été reçu du secteur audité. Les conventions régissant les titres des fichiers seront appliquées pour favoriser cette compréhension (fourni par l’entité, trouvé sur l’intranet de l’entité, document public, etc.).

19. Les suggestions suivantes s’appliquent lorsque les feuilles de travail sont préparées au moyen de documents plutôt que de notes de l’auditeur :

    1. Indiquer le nom de la personne qui a fourni le document et le dossier d’où il provient.

    2. Numériser ou copier et insérer seulement la partie du rapport, de la note de service, de la procédure, etc. qui est nécessaire pour servir d’explication ou de documentation à une éventuelle constatation. Ne pas verser l’intégralité du document dans les feuilles de travail, à moins que ce ne soit absolument nécessaire.

    3. Expliquer pleinement les termes et les mentions que contient le document ainsi que son utilisation, surtout lorsque des cartes, des dessins techniques ou des graphiques d’acheminement sont versés dans les feuilles de travail. Ces explications peuvent figurer sur une page jointe précédente ou sur le document lui‑même. L’utilisation d’une terminologie propre à l’entité se révélera utile dans les communications ultérieures, y compris dans les rapports.

    4. Chaque document devrait être assorti de renvois vers la page ou vers l’analyse distincte où il a été mentionné.

    5. Aucun document ni feuille de travail ne devrait être inclus dans le dossier d’audit interne sans être accompagné d’une explication indiquant la raison de son inclusion.

    6. Les liens électroniques menant vers d’autres fichiers ou documents devraient être indiqués.

20. Descriptions narratives et graphiques d’acheminement des processus — Dans bon nombre d’audits, il est nécessaire de décrire les systèmes ou les processus suivis par le secteur audité. Ces procédures ou processus seront dépeints à l’aide de descriptions narratives ou de graphiques d’acheminement, ou d’une combinaison des deux. Le choix de la méthode à utiliser dépendra de l’efficacité relative de la méthode par rapport aux complexités du système devant être décrit.

21. Les descriptions narratives sous forme de points saillants sont souvent plus faciles à utiliser, et devraient être utilisées, si elles permettent de décrire le système ou le processus avec clarté et concision. Toutefois, si les descriptions narratives sont longues et que l’exposé des points de contrôle connexes est difficile à intégrer dans le texte, les graphiques d’acheminement (ou une combinaison de descriptions narratives et de graphiques d’acheminement) constituent une solution de rechange appropriée. Les graphiques d’acheminement illustrent de façon pratique les relations complexes parce qu’ils ramènent les explications narratives à une image du système. Ils sont concis et peuvent être plus faciles à analyser que les descriptions écrites (voir D‑8).

22. Entretiens — La plupart des informations verbales sont obtenues dans le cadre d’entretiens, officiels ou non, menés en personne ou par téléphone. Les entretiens officiels sont plus souhaitables, parce que les intervieweurs savent qu’ils apportent des éléments à l’audit; toutefois, les entretiens impromptus, ou même les discussions informelles, permettent souvent d’obtenir des informations importantes. Toute information verbale à même d’étayer une conclusion dans les feuilles de travail de l’audit devrait être consignée. Les entretiens aident les auditeurs à cerner les secteurs problématiques, à acquérir une connaissance générale du sujet de l’audit, à recueillir des données qui ne sont pas consignées dans des documents, et à documenter les opinions et les évaluations de l’entité auditée ou les justifications des mesures qu’elle a prises. Les notes d’entretien devraient contenir uniquement les faits présentés par la personne interrogée; les opinions de l’auditeur interne ne doivent pas y figurer.

23. Les informations obtenues dans le cadre des entretiens (plus particulièrement lors des entretiens officiels) sont le type d’éléments dont la valeur probante est la plus faible. Si ces informations représentent l’unique source d’éléments probants, les comptes rendus doivent être signés ou approuvés par courriel par la personne qui a fourni les informations. D’autres éléments probants sont essentiels pour éviter qu’une constatation d’audit soit biaisée.

24. Pendant la préparation des entretiens aux fins de la consignation d’informations dans les feuilles de travail, tenir compte des suggestions suivantes :

    1. veiller à indiquer le nom, le service et le titre du poste de toutes les personnes qui ont fourni des informations, y compris les données recueillies pendant des conversations informelles;

    2. indiquer quand et à quel endroit a eu lieu la rencontre;

    3. organiser les notes par thème dans la mesure du possible;

    4. noter les sources d’informations citées par la personne interrogée.

25. Observations — Les observations de l’auditeur peuvent servir aux mêmes fins que les entretiens. Si des observations peuvent être utilisées pour étayer une conclusion, elles devraient alors être consignées. Les observations sont particulièrement utiles dans le cas des examens physiques.

26. Les observations servant à des fins justificatives devraient généralement préciser :

    1. l’heure et la date de l’observation;

    2. l’endroit où l’observation a été faite;

    3. qui accompagnait l’auditeur pendant l’observation;

    4. ce qui a été observé – lorsque des tests sont réalisés, les feuilles de travail devraient préciser les éléments échantillonnés et le fondement de l’échantillon.

27. Constatations — Toutes les constatations d’audit devraient être consignées dans les feuilles de travail (voir D-12). L’auditeur devrait consigner toute constatation immédiatement après avoir découvert la situation.

28. L’utilisation de la fonction des exceptions dans TeamMate aidera l’auditeur à garder toutes les constatations organisées. Ce résumé devrait comprendre la référence de la feuille de travail, la constatation et la recommandation, le nom de l’auditeur qui a fait la constatation, la réponse du secteur audité à la constatation et la manière dont la constatation a été réglée, avec justification (reportée, analysée, annulée, etc.).

Mise à jour :

2018-03-07