F.4 Réunion initiale

1. Au début de la planification de la mission d’audit interne et avant de commencer l’étude préparatoire, l’Équipe d’audit interne devrait rencontrer la direction et les principaux superviseurs. La réunion initiale est l’occasion d’établir de bonnes relations dès le départ. Les sujets qui devraient être abordés lors de cette réunion sont les suivants :

   1. Étendue et objectifs — Examiner l’étendue et les objectifs de base prévus pour l’audit. Décrire les grandes lignes du plan de travail de l’audit. Insister sur le fait que le but de l’audit est de créer une valeur ajoutée pour le Bureau du vérificateur général du Canada (le Bureau) et d’aider la direction à atteindre ses objectifs en produisant des analyses, des évaluations, des recommandations et des informations à l’égard des activités examinées.

   2. Constatations d’audit interne — Expliquer la façon dont les constatations d’audit seront traitées, par exemple : la résolution des constatations mineures; l’analyse de toutes les constatations sur une base courante pour permettre à la direction du secteur audité de contribuer à l’élaboration de mesures correctives et de mettre celles-ci en œuvre en temps utile; la tenue de la réunion de clôture à la fin des travaux sur place pour reconfirmer toutes les constatations ainsi que les mesures correctives prévues; l’examen de l’ébauche du rapport; et la communication du rapport d’audit officiel. Obtenir un compte rendu de la résolution des constatations d’audit antérieures.

   3. État d’avancement de l’audit — Convenir clairement avec la direction du secteur audité de la façon dont son personnel sera informé de l’état d’avancement de l’audit et des constatations. Déterminer la fréquence des rapports d’étape et préciser les niveaux de la direction qui seront informés de l’avancement et des constatations, et consultés sur la conception des mesures correctives. Il faut envisager de fournir à la direction du secteur audité un calendrier des travaux d’audit. Ce calendrier devrait comprendre les dates estimatives des travaux sur place, des réunions intermédiaires, de la réunion de clôture, du dépôt du rapport et des audits de suivi.

   4. Activités de conseil — Demander dans quels secteurs posant problème les auditeurs peuvent conseiller la direction. Les auditeurs sont souvent en mesure de conseiller la direction du secteur audité quant aux « pratiques exemplaires » en vigueur dans d’autres fonctions du Bureau. (Il faut étudier avec soin toute suggestion ou demande formulée pour s’assurer qu’elle relève de l’audit. Éviter de participer à des activités fonctionnelles ou opérationnelles.)

   5. Gestion collaborative — Se renseigner sur les heures d’ouverture, l’accès aux dossiers, l’espace de travail mis à la disposition des auditeurs internes participants et les échéanciers de travail que doit respecter l’équipe auditée, et obtenir tout autre renseignement nécessaire pour insérer les activités d’audit dans l’horaire de travail habituel de manière à réduire au minimum les interruptions de travail du personnel du secteur audité.

   6. Présentations et visite — Organiser une réunion avec les autres membres du personnel avec lesquels l’auditeur travaillera pendant l’audit. Organiser une visite pour se familiariser avec le lieu de travail et discuter des autorisations de sécurité requises, s’il y a lieu. Des communications efficaces au début des travaux d’audit sur place peuvent avoir une influence positive sur l’atmosphère dans laquelle l’audit est réalisé. L’auditeur doit porter une attention particulière aux communications et y consacrer tous les efforts nécessaires.

Mise à jour :

2018-04-10