E.14 Normes de documentation des graphiques d’acheminement

1. La présente procédure décrit l’approche générale, le format, l’utilisation de symboles et les normes de documentation générales que l’Équipe de la revue des pratiques et de l’audit interne (RPAI) adoptera pour consigner les principaux systèmes de contrôle de l’activité. Elle vise à réduire la durée totale des audits à long terme. Même s’il faut accorder beaucoup de temps aux audits, au départ, le temps à investir dans les audits subséquents sera moindre, les travaux se limitant à effectuer une mise à jour nécessitant un nombre restreint de tests des opérations lorsque les contrôles sont adéquats et inchangés.

2. La plupart des graphiques d’acheminement seront préparés au moyen d’Excel ou du progiciel standard (Visio) adopté au Bureau du vérificateur général du Canada (le Bureau); cependant, il peut être utile de créer manuellement de brefs graphiques d’acheminement dans certaines circonstances. De plus, il faut garder en tête que d’autres méthodes de documentation ou une combinaison de ces méthodes peuvent convenir (descriptions narratives, grilles, etc.).

3. Les principaux systèmes de traitement des opérations sont définis comme des groupes ou des cycles d’opérations. Par exemple :

   1. produits/facturation/créances/recouvrement;
   2. achats/réception/comptes fournisseurs/décaissements;
   3. masse salariale/comptabilisation du temps/paiement;
   4. information sur la production/contrôle des stocks;
   5. acquisition d’immobilisations, dépréciation/amortissement/cession;
   6. calendrier d’entretien, gestion des travaux, établissement de rapports.

4. L’objectif principal d’un graphique d’acheminement pour l’audit interne est de recenser les caractéristiques clés du contrôle — c’est-à-dire les caractéristiques qui favorisent l’atteinte des objectifs de contrôle afin d’en évaluer le caractère adéquat et de planifier des tests visant à connaître leur efficacité — ou de déterminer si des informations supplémentaires sont nécessaires. Un graphique d’acheminement est un moyen efficace de repérer les cas de contrôle excessif ou insuffisant par rapport au coût, au risque ou à la redondance des traitements. Les fonctions d’audit externe et interne du Bureau profiteront de la documentation des principaux contrôles et systèmes de traitement des opérations liés à l’acheminement et aux points de contrôle importants. Cette documentation peut aussi servir à communiquer les forces et les faiblesses à la direction.

5. Au lieu d’un graphique d’acheminement, certaines missions d’audit interne, en particulier les missions de conseil, peuvent nécessiter une analyse plus détaillée des processus allant bien au‑delà des contrôles internes afin d’étudier le déroulement des travaux, l’efficience, le double emploi, etc. Il est important, surtout dans les communications destinées à la direction, de préciser s’il s’agit d’un graphique d’acheminement du contrôle interne ou d’un processus plus détaillé afin d’éviter des erreurs d’interprétation.

6. Les graphiques de contrôle interne créés par l’Équipe de la RPAI mettront en évidence notamment les cinq grands objectifs de contrôle qui devraient être intégrés à un système pour fournir l’assurance raisonnable que l’information est fiable, exacte et exhaustive et que les contrôles sont adéquats pour permettre de réaliser les objectifs de la direction. Ces objectifs de contrôle sont les suivants :

   1. Autorisation — Les opérations sont autorisées par une personne possédant les connaissances et l’autorité appropriées pour juger si elles sont exécutées conformément aux intentions de la direction.

   2. Comptabilisation — Toutes les opérations autorisées, y compris les statistiques, les unités, les valeurs, etc., sont inscrites dans les documents, les comptes, les comptes auxiliaires et la période d’exploitation ou la période comptable appropriés.

   3. Protection — La responsabilité d’assurer la garde matérielle des actifs, la sécurité de la propriété intellectuelle et la sécurité des informations commerciales est attribuée à des membres du personnel clairement identifiés dont les tâches ne sont pas liées aux fonctions de tenue des livres connexes.

   4. Rapprochement — Les livres sont régulièrement comparés aux actifs, aux documents et aux comptes de contrôle connexes ou à toute autre donnée fiable comparable.

   5. Évaluation — Les valeurs comptabilisées sont examinées en vue de déterminer s’il y a eu perte de valeur (perte de qualité et perte économique). Les dépréciations, les provisions ou autres ajustements sont comptabilisés de façon appropriée afin d’assurer l’exactitude des données de gestion et la conformité aux normes comptables canadiennes pour le secteur public.

7. Un format standard a été établi pour favoriser une préparation efficiente et uniforme des graphiques d’acheminement et en faciliter la revue. Vous trouverez ci-après des lignes directrices générales sur les graphiques d’acheminement, l’examen de contrôle de la qualité des graphiques d’acheminement et des pratiques précises en la matière. Les graphiques d’acheminement préparés par l’Équipe de la RPAI doivent respecter les conventions et les documents fournis. Ils doivent aussi être élaborés de manière logique, concise et claire.

Lignes directrices générales sur les graphiques d’acheminement

8. La présentation se doit d’être claire et simple. La présence d’un trop grand nombre de détails inutiles peut cacher les principaux éléments au lieu de les mettre en évidence. Les éléments complexes, comme les contrôles des exceptions, seront mieux expliqués dans une note en pièce jointe. Toutefois, les explications devraient être brèves et présentées sous forme de liste. Dans la plupart des cas, la combinaison d’un graphique d’acheminement et d’une description narrative donne un meilleur résultat qu’une seule de ces techniques.

9. Seuls les opérations ou les documents ayant une importance sur le plan des contrôles doivent être inclus (c.-à-d. les contrôles visant l’autorisation, la comptabilisation, la protection, le rapprochement et l’évaluation). Pour ce faire, le graphique ne doit comprendre que les activités au sein d’une application pour laquelle des données, des opérations ou des documents ont été introduits, modifiés ou transférés à d’autres secteurs. Pour qu’il soit possible de l’illustrer sous forme de graphique, un processus doit être divisé en fonction de ses composantes, plus précisément les actions et les décisions. En outre, le nom et le poste des personnes exécutant les opérations doivent être indiqués pour chaque action. Le titre de chaque document doit aussi être inséré dans les symboles de document.

10. L’auditeur obtient habituellement les renseignements nécessaires pour préparer ou mettre à jour un graphique d’acheminement en s’informant auprès du personnel des procédures mises en œuvre, en consultant les guides de procédure, les graphiques d’acheminement existants et d’autres documents de système, et en observant les processus d’exploitation et de gestion. Des exemples de documents sont recueillis et chaque secteur concerné est interrogé au sujet de ses actions et fonctions particulières. Des demandes d’information peuvent être présentées en même temps que l’examen des opérations, en particulier pour la mise à jour des graphiques d’acheminement.

Examen de contrôle de la qualité des graphiques d’acheminement

11. Les constatations des auditeurs internes sur les procédures de contrôle et les conclusions ou suggestions d’amélioration préliminaires doivent faire l’objet d’un test de cheminement ou d’un test des opérations, et être consignées dans les feuilles de travail. Étant donné que les utilisateurs d’un système sont ceux qui le connaissent le mieux, c’est à eux que l’auditeur doit demander d’examiner les graphiques d’acheminement et de commenter leur exactitude.

12. Les graphiques d’acheminement doivent être examinés par le personnel de supervision une fois que le personnel sur place concerné aura fait de même. Les graphiques d’acheminement peuvent être communiqués à d’autres utilisateurs. Ils peuvent aussi être utilisés dans le cadre des procédures de planification d’un audit ultérieur.

Pratiques précises pour la création de graphiques d’acheminement

13. Dans un souci d’exhaustivité et d’uniformité, les objectifs de contrôle interne visés doivent être consignés au moment de transposer un système de traitement d’opérations dans un graphique d’acheminement.

14. Le graphique d’acheminement doit mettre en évidence les points de contrôle interne à l’aide d’une grosse flèche. Ces points de contrôle doivent être accompagnés d’un renvoi aux objectifs de contrôle précis.

15. Chaque zone du graphique ne doit pas contenir plus de neuf symboles et d’une ligne de liaison.

16. Utilisez l’en-tête standard du graphique d’acheminement (FCHEADER.FCD) comme point de départ pour la préparation du graphique. Signez le graphique d’acheminement, indiquez la date et consignez-le en précisant le cycle/titre, le segment, l’emplacement et le numéro de dossier. Le numéro de dossier doit correspondre au numéro du projet d’audit et à la page du graphique d’acheminement.

17. Commencez le graphique d’acheminement dans le coin supérieur gauche de l’écran et travaillez en descendant vers le coin inférieur droit de l’écran.

18. Le graphique d’acheminement commence par le lancement de l’opération et se termine par sa comptabilisation dans le registre des opérations et/ou le livre comptable approprié, y compris le grand livre général. Indiquez où le traitement commence et où il s’arrête à l’aide d’un symbole de début et de fin.

19. La personne et le secteur responsables de chaque étape du graphique d’acheminement doivent être indiqués dans la partie supérieure du symbole approprié.

20. Utilisez des verbes d’action pour économiser de l’espace dans le graphique d’acheminement.

21. Agrandissez les symboles si l’information ne peut pas être contenue dans les symboles de taille normale.

22. Utilisez des symboles de connecteurs au lieu de dessiner des lignes autour ou sur des parties du graphique d’acheminement.

Mise à jour :

2018-02-21