D.2 Principes de fonctionnement de la revue des pratiques et de l’audit interne

1. Pour nous assurer que la fonction de revue des pratiques et d’audit interne (RPAI) atteint son objectif de servir efficacement le Bureau du vérificateur général du Canada (le Bureau), nous suivons un certain nombre de principes de fonctionnement de base ou concept fondamentaux.

2. Voici ces principes de fonctionnement :

   1. poursuite des objectifs du Bureau;
   2. audit interne à valeur ajoutée;
   3. affectation des ressources d’audit interne fondée sur les risques;
   4. professionnalisme individuel;
   5. responsabilité de la direction à l’égard des contrôles;
   6. approche tournée vers l’avenir;
   7. objectivité;
   8. indépendance;
   9. confidentialité;
   10. niveau d’erreur raisonnable;
   11. libre circulation des communications;
   12. perfectionnement continu du personnel;
   13. achèvement des travaux par le personnel.

3. La compréhension de ces principes est essentielle au succès de l’auditeur et du Bureau. Tous les employés devraient se donner comme objectif de s’approprier ces principes pour qu’ils soient bien ancrés dans leurs façons de faire. Ils devraient être pris en compte dans la planification et l’exécution de toute tâche et mission.

A. Poursuite des objectifs du Bureau

4. L’objectif commun de l’Équipe de la RPAI est de fournir des services d’assurance indépendants et objectifs pour aider le Bureau à atteindre ses objectifs. Cette attention continue sur les objectifs et la stratégie du Bureau lui permettra de s’assurer qu’ils sont soigneusement pris en compte dans les objectifs de l’audit interne, tant à l’étape de la planification annuelle que lors de la planification et de l’exécution de chaque audit. La pertinence et la valeur des observations et des recommandations d’amélioration formulées par l’Équipe de la RPAI s’en trouveront améliorées, et la fonction elle-même gagnera en importance.

B. Revue des pratiques et audit interne à valeur ajoutée

5. L’audit à valeur ajoutée vise à fournir des services à valeur ajoutée à la direction en faisant rapport sur des activités et en démontrant, par des évaluations analytiques, quelles sont les améliorations possibles. Chaque auditeur apporte quelque chose de différent, mais tous œuvrent dans un même but. Leurs efforts doivent être dirigés dans le même sens et leurs contributions doivent s’harmoniser pour former un tout — sans lacune, sans friction et sans travail en double.

6. L’Équipe de la RPAI vise à aider la direction, à tous les niveaux, à atteindre ses objectifs en contrôlant les opérations et les biens dont elle a la responsabilité. Pour ce faire, l’équipe fournit à la direction des évaluations sur le caractère adéquat et l’efficacité des contrôles internes exercés à l’égard des opérations, de la comptabilité et des fonctions administratives. L’Équipe de la RPAI doit toujours mener ses activités en suivant les normes les plus élevées en matière d’éthique professionnelle et en faisant preuve d’intégrité et d’honnêteté dans tous les secteurs et fonctions du Bureau et auprès de toutes les parties de l’extérieur.

7. Dans le but de réaliser l’objectif commun de l’audit énoncé au paragraphe précédent, l’Équipe de la RPAI établit chaque année un calendrier d’audit exhaustif, qui est soumis au Comité d’audit et au vérificateur général par l’entremise du plan pluriannuel et approuvé par ces derniers.

8. Lorsque des auditeurs internes sont affectés à un audit, leur défi est de collaborer avec le dirigeant principal de l’audit interne (DPAI) à l’élaboration d’un ensemble d’objectifs d’audit qui contribuent à l’objectif d’audit commun. Chaque audit se voit attribuer un budget temps. Il incombe aux auditeurs internes d’élaborer, avec l’aide du DPAI, un plan permettant d’optimiser le temps alloué à l’audit pour atteindre les objectifs d’audit établis.

9. Si les auditeurs ont bien défini les objectifs d’audit et le plan, ils s’entendront avec le groupe de direction de l’audit sur ce qui suit :

   1. le but et les objectifs de l’audit ou de l’affectation;
   2. les travaux à réaliser;
   3. les secteurs d’audit prioritaires;
   4. les préoccupations particulières de la direction;
   5. les secteurs de risque d’audit;
   6. le nombre de jours à consacrer à l’audit ou à l’affectation;
   7. la date prévue pour la publication du rapport d’audit;
   8. les moyens qui seront utilisés pour mesurer l’efficacité de l’auditeur quant à l’atteinte des objectifs convenus.

C. Affectation des ressources d’audit interne fondée sur les risques

10. Les Normes internationales pour la pratique de l’audit interne (les Normes) précisent que « le responsable de l’audit interne doit établir des plans d’audit fondés sur une approche par les risques afin de définir des priorités cohérentes avec les objectifs de l’organisation ». Les auditeurs internes doivent se rappeler que la responsabilité du Bureau quant à l’utilisation économique et efficiente des ressources s’applique également à eux.

11. Les auditeurs internes sont une ressource limitée et, par conséquent, il est essentiel que cette ressource soit affectée et utilisée de la manière la plus avantageuse pour le Bureau. Pour répartir efficacement les ressources d’audit entre tous les biens et opérations du Bureau, l’Équipe de la RPAI se sert d’une approche d’évaluation des risques d’audit.

12. Nota : Dans une organisation qui se sert d’un processus de gestion du risque d’entreprise, la fonction d’audit interne s’appuiera sur les résultats de ce processus pour évaluer le risque d’audit. (Le processus de gestion du risque d’entreprise fera aussi partie de l’univers d’audit interne.)

13. On entend principalement par risque d’audit les dépenses réelles ou potentielles, ou l’utilisation de main‑d’œuvre, de matériaux et d’autres ressources, et la garde des biens du Bureau. L’Équipe de la RPAI détermine et quantifie ce risque d’audit en se fondant sur son jugement et sur ses expériences antérieures en gestion d’audit interne.

14. Un budget est établi pour chaque audit. Chaque directeur d’audit interne doit par la suite déterminer comment utiliser les jours prévus pour l’audit de la façon la plus économique et efficiente. Il n’est pas productif de consacrer beaucoup de ressources d’audit interne dans les secteurs à faible risque et à faible probabilité de perte. Pour faire une utilisation économique et efficiente des ressources qui leur sont allouées, les auditeurs internes devraient se concentrer sur les secteurs à risque élevé et à forte probabilité de perte. En somme, il faut se concentrer sur les secteurs importants et ne pas s’attarder aux aspects négligeables.

D. Professionnalisme individuel

15. En raison des exigences qu’elle impose en matière d’intelligence, de créativité et de compétence technique, et de l’importance de pouvoir traiter avec des personnes à tous les niveaux du Bureau, la fonction d’audit interne moderne fixe des normes élevées pour ses auditeurs. Ces normes ne devraient jamais être compromises. Par conséquent, il vaut mieux manquer de personnel que d’affecter des auditeurs internes qui, par manque de professionnalisme, peuvent détruire en une mission ce que l’Équipe de la RPAI a mis des années à bâtir.

16. Certains traits de caractère sont requis pour répondre aux exigences de l’audit interne moderne, par exemple l’adaptabilité, la compréhension et la détermination.

17. L’adaptabilité est nécessaire pour faire face à la diversité des missions d’audit interne. Il s’agit de la capacité de s’adapter au milieu en constante évolution dans lequel travaillent les auditeurs internes dans le cadre de leurs diverses affectations. Il s’agit également de la facilité avec laquelle les auditeurs assimilent le jargon utilisé dans le secteur audité, ainsi que la capacité de traduire ce jargon en langage usuel. En outre, l’adaptabilité englobe la capacité de réagir rapidement aux nouveaux problèmes, aux nouvelles gammes de produits, aux nouvelles perspectives d’une direction et aux nouveaux objectifs du Bureau.

18. Traitant constamment avec des personnes, les auditeurs doivent faire preuve de compréhension, c’est‑à‑dire être capable de saisir ce qui suscite une réaction favorable ou déclenche une réaction hostile chez le client audité, et d’empathie face aux problèmes d’un client audité. Un auditeur interne compréhensif est sensible aux frustrations éprouvées par les clients audités et perçoit ce qu’ils ressentent par rapport à leur emploi, à leur gestionnaire et au Bureau. Pour l’auditeur interne, comprendre c’est aussi faire preuve de tact en posant des questions pertinentes sans hérisser la personne questionnée. Dans l’exercice de nos fonctions, nous devons faire preuve de respect envers le client audité ainsi qu’envers les autres auditeurs internes. Il faut tout faire pour éviter que le client audité voie de la suspicion ou de l’accusation et pour traiter tous les membres du service du client audité avec le même respect que ses collègues du Bureau.

19. Il faut faire preuve de détermination pour pouvoir composer avec des problèmes difficiles et s’aventurer dans de nouveaux secteurs. C’est faire preuve de détermination que de résister aux pressions susceptibles d’ébranler un auditeur interne dans la poursuite de ses objectifs et de s’engager à travailler aussi fort et aussi longtemps que possible pour établir les faits et les consigner afin que la direction puisse les approuver.

20. Faire reposer les recommandations sur des faits et placer ces faits dans le bon contexte sont des marques de professionnalisme.

21. Être en mesure d’évaluer avec objectivité le caractère significatif des constatations d’audit sans viser des fins personnelles et être reconnu comme étant digne d’une confiance absolue et entièrement responsable sont autant de traits de professionnalisme.

22. L’auditeur interne doit être capable de communiquer de vive voix et par écrit. Il doit en outre démontrer une attitude positive à l’égard de sa profession de manière à se mettre en valeur et à mettre l’audit en valeur également. Pour faciliter les communications, il doit aussi faire preuve d’imagination et d’esprit d’initiative pour trouver de nouvelles manières d’aborder des problèmes existants. Il ne faut jamais oublier que l’audit interne doit se dérouler dans le respect des normes professionnelles les plus élevées, en faisant preuve d’intégrité et d’honnêteté dans tous les secteurs et toutes les fonctions du Bureau ainsi qu’auprès des parties de l’extérieur. En résumé, l’audit interne doit se faire dans le respect des Normes.

E. Responsabilité de la direction à l’égard des contrôles

23. Dans la mesure du possible, les auditeurs internes ne doivent exercer aucune autorité ou responsabilité à l’égard des activités auditées et ne doivent pas exécuter d’autres fonctions comptables ou opérationnelles à l’extérieur du Bureau, qui pourraient exiger un audit ultérieurement. Par conséquent, l’Équipe de la RPAI ne demande ni n’accepte de responsabilité à l’égard de fonctions hiérarchiques ou d’activités de traitement courantes, afin de ne pas se trouver dans une position où elle devrait auditer sa propre performance. Pour être efficace, la fonction d’audit interne doit pouvoir, de façon objective et impartiale, examiner, analyser et interpréter des renseignements, des conditions et des procédures, ainsi que l’organisation et les contrôles. L’objectivité et l’impartialité sont compromises lorsqu’un membre du personnel assume une responsabilité hiérarchique.

24. Aux termes de la politique du Bureau, la responsabilité première quant à la conformité aux politiques et aux procédures prescrites et à la détermination des changements à apporter aux contrôles relève des gestionnaires qui supervisent le fonctionnement au jour le jour. Dans le cadre de ses responsabilités à l’égard de l’exercice du contrôle, la direction doit assurer la tenue des dossiers financiers et opérationnels qui reflètent correctement les actifs, les passifs et les activités du Bureau.

25. La fonction de comptabilité est un aspect important du système de contrôle de gestion. Au Bureau, le dirigeant principal des finances et le contrôleur assument la responsabilité première à l’égard de la conception et du fonctionnement du système de collecte et de communication des informations sur le contrôle financier. Toutefois, l’utilisation de ces informations aux fins d’administration et de fonctionnement relève d’abord de tous les niveaux de direction.

26. Par conséquent, les contrôles relèvent principalement de la direction. Il incombe à la direction de concevoir, d’établir et de mettre en œuvre les contrôles ainsi que d’assurer leur caractère adéquat, leur efficacité et leur efficience. Les contrôles ne devraient pas être mis en œuvre simplement pour donner suite à la recommandation d’un auditeur. Justifier ainsi la mise en place d’un contrôle mène à croire que les gestionnaires responsables ne sont pas véritablement convaincus que ces contrôles sont à leur avantage. Les contrôles sont mis en place pour aider tous les niveaux de direction à exécuter leurs responsabilités de la manière la plus efficace et efficiente possible. Les procédures connexes ne visent qu’à inscrire les politiques de la direction dans les pratiques courantes. Les responsabilités de l’Équipe de la RPAI sont les suivantes :

    1. revoir le caractère adéquat et l’efficacité des processus de la direction relativement à la gestion des risques, au contrôle et à la gouvernance;
    2. revoir, évaluer, tester et mesurer la conformité avec les procédures et les contrôles établis;
    3. déterminer le caractère adéquat, l’efficacité et l’efficience des contrôles et du rendement des employés responsables de la mise en œuvre de ces contrôles;
    4. transmettre ses connaissances à l’égard des contrôles, des faiblesses et des problèmes découlant d’audits, de recherches ou d’idées;
    5. conseiller la direction en ce qui concerne la signification, l’importance, les méthodes, les techniques et les types de contrôles;
    6. formuler des recommandations quant aux endroits et aux moments où des contrôles sont requis et évaluer les risques de ne pas en avoir;
    7. déterminer si des contrôles adéquats fondés sur les risques existent à toutes les étapes des activités du Bureau et s’ils sont gérés et mis en œuvre de manière efficace;
    8. aider la direction à comprendre que la responsabilité première à l’égard des contrôles lui revient et qu’elle ne doit pas s’en remettre à la fonction d’audit interne pour toutes les idées ou recommandations concernant les contrôles.

F. Approche tournée vers l’avenir

27. Au moment d’évaluer et de tester les contrôles internes conçus et mis en œuvre par la direction, la fonction d’audit s’intéresse davantage aux répercussions futures qu’aux données du passé. Ce n’est qu’en formulant des constatations AXÉES SUR L’AVENIR que l’Équipe de la RPAI peut contribuer efficacement à améliorer le rendement futur du Bureau.

28. Il est donc nécessaire que les auditeurs interprètent leurs constatations en gardant cette idée à l’esprit. Il est impératif de ne pas porter de jugement. Lorsque les auditeurs indiquent le nombre de fois où des éléments étaient erronés ou non conformes à la procédure existante, leur intention est uniquement de fournir des paramètres utiles pour l’interprétation des recommandations visant à améliorer le rendement futur. Les erreurs ne sont que des exemples d’une condition sous‑jacente. Les auditeurs internes s’intéressent davantage à corriger le problème et améliorer le processus qu’à mettre l’accent sur des erreurs.

G. Objectivité et indépendance

29. Compte tenu du rôle de l’audit interne comme activité d’évaluation indépendante qui sert la direction, les auditeurs internes cherchent constamment à être aussi objectifs que possible dans l’exercice de leurs responsabilités et fondent leurs constatations et leurs recommandations sur des faits plutôt que sur des impressions.

30. Pour toutes les missions de revue des pratiques et d’audit interne (RPAI), le personnel de la RPAI doit adhérer :

    1. au Code de déontologie de l’Institute of Internal Auditors;
    2. au Code de valeur, d'éthique et de conduite professionnelle au BVG;
    3. aux règles de conduite professionnelle ou au code de déontologie qui s’appliquent aux employés selon leur titre professionnel ou leur adhésion à un ordre professionnel du Canada.

31. Puisqu’ils auditent une organisation pour laquelle ils travaillent, les auditeurs internes doivent être très vigilants en ce qui concerne la préservation de leur indépendance. Ils doivent signaler sans tarder au dirigeant principal de l’audit interne (DPAI) les menaces aux exigences déontologiques pertinentes ainsi que les manquements à cet égard afin que ces problèmes soient résolus.

H. Confidentialité

32. En raison de la nature même de la revue des pratiques et de l’audit interne, de la relation établie entre l’auditeur et le client audité et du type d’informations fréquemment fournies ou obtenues, il est ESSENTIEL pour l’Équipe de la RPAI de toujours tenir compte de la nature confidentielle de telles informations et de leurs sources et de les diffuser selon le principe du « besoin de savoir ». Une indiscrétion peut compromettre la crédibilité de l’Équipe de la RPAI et miner son efficacité globale.

I. Niveau d’erreur raisonnable

33. Aucune organisation publique normale n’est à l’abri des erreurs. On peut donc s’attendre à ce qu’un certain niveau d’erreur soit observé. Cela dit, lorsque ce niveau d’erreur devient déraisonnablement élevé, a tendance à beaucoup augmenter, entraîne un risque significatif ou a une incidence financière importante, les auditeurs internes doivent traiter ces erreurs comme une question cruciale et inciter la direction à consacrer plus de ressources à la détection et à la prévention de ces erreurs. À l’inverse, un niveau d’erreur très faible pourrait indiquer un investissement excessif dans les contrôles et représenter une occasion d’améliorer les processus.

J. Libre circulation des communications

34. Étant donné les affectations souvent non structurées, dynamiques et exigeantes du personnel, il est essentiel d’établir un bon esprit d’équipe pour assurer l’efficacité générale. Pour ce faire, il faut faciliter la libre circulation des communications officielles et informelles entre tous les niveaux hiérarchiques, ainsi qu’entre les membres de l’équipe d’audit interne.

K. Perfectionnement continu du personnel

35. Même si le perfectionnement personnel est essentiellement axé sur l’auto-perfectionnement, on peut accélérer le processus en :

    1. créant un milieu optimal pour le perfectionnement;
    2. proposant suffisamment de défis, d’exigences, de variété et de possibilités de participer dans le but de maintenir l’intérêt au plus haut niveau possible;
    3. donnant rapidement les résultats en ce qui a trait à la productivité et à l’efficacité au travail;
    4. exigeant une approche professionnelle dans l’exercice des responsabilités;
    5. valorisant des normes de rendement élevées, l’esprit de compétition et le sentiment de fierté à l’égard du Bureau;
    6. encourageant la participation aux activités de perfectionnement offertes tant au Bureau qu’à l’extérieur.

L. Achèvement des travaux par le personnel

36. Lorsqu’un projet a été attribué, les auditeurs internes doivent accomplir les travaux de leur propre initiative, en assumer la responsabilité et soumettre un dossier complet qui facilite le plus possible la prise de mesures par la direction et qui exige le moins d’effort possible de la part de l’auditeur responsable et du gestionnaire de l’audit.

37. Le principe de fonctionnement concernant l’achèvement des travaux par le personnel exige que chaque membre de l’Équipe de la RPAI exécute chaque tâche figurant dans la méthode décrite précédemment. Cela constitue l’utilisation la plus efficace des membres de l’équipe et amène rapidement ceux-ci à pouvoir assumer des responsabilités grandissantes. Pour que ce principe fonctionne, les mesures suivantes doivent être suivies attentivement :

    1. comprendre ce qui est voulu ou requis (BUT, OBJECTIF et ÉTENDUE);
    2. voir l’affectation dans son ensemble et assumer la responsabilité à l’égard de l’affectation globale;
    3. coordonner les plans avec toutes les parties concernées;
    4. tenir le DPAI informé;
    5. présenter un dossier complet afin que le DPAI n’ait qu’à l’approuver pour que les travaux soient achevés.

38. Le test final relatif au principe de l’achèvement des travaux par le personnel est le suivant : si vous étiez superviseur, seriez‑vous prêt à signer les travaux que vous avez faits et mettre votre réputation en jeu en ce qui concerne leur exactitude? Si la réponse est non, les travaux ne sont pas achevés.

Mise à jour :

2018-03-23