Guide pour les audits de performance et les examens spéciaux sur l’apprentissage, la formation et le perfectionnement (novembre 2018)

Table des matières
Introduction
Objectif du guide
Champ d’application et public cible
Responsabilités de l’auditeur
Contexte
Termes et concepts clés à retenir
Dispositions législatives et exigences connexes
Directives d’audit
Importance de l’apprentissage, de la formation et du perfectionnement
Identification et évaluation des risques pour la sélection des audits ou la délimitation de l’étendue de l’audit
Approche d’audit recommandée

Introduction

Objectif du guide

Ce guide a comme objectif d’aider les équipes d’audit ayant identifié le risque que les employés de l’entité auditée ne possèdent pas les connaissances, les habiletés ou les compétences nécessaires pour s’acquitter de leurs fonctions et atteindre les objectifs de l’organisation. En raison de ce risque, l’équipe d’audit envisage ou prévoit d’effectuer des travaux d’audit dans ce domaine.

Le guide fournit aux équipes d’audit :

  • une compréhension de l’apprentissage, de la formation et du perfectionnement, y compris les dispositions législatives et les exigences connexes;

  • des directives pour déterminer si l’apprentissage, la formation et le perfectionnement constituent un secteur de risque qui doit être examiné;

  • une approche recommandée pour auditer l’apprentissage, la formation et le perfectionnement. Même si cette approche est exhaustive, les équipes d’audit peuvent l’adapter au contexte de l’audit, en consultation avec le spécialiste interne de la gestion des ressources humaines.

Champ d’application et public cible

Le présent guide s’applique aux audits de performance et aux examens spéciaux. Il s’adresse aux responsables de mission et à leurs équipes d’audit.

Responsabilités de l’auditeur

Selon la section 3081 du Manuel pour les missions d’appréciation directe, les équipes d’audit doivent tenir des consultations avec des spécialistes internes afin de traiter les questions exigeant des connaissances et une expérience particulières.

Contexte

Termes et concepts clés à retenir

Apprentissage : Acquisition de nouvelles connaissances et de nouvelles idées qui transforment la façon dont une personne perçoit, comprend ou agit1.

Formation : Façon organisée et structurée de transférer les connaissances et le savoir-faire nécessaires pour bien exécuter les fonctions d’un emploi ou d’une profession2.

Perfectionnement professionnel : Activité qui aide les employés à progresser dans leur carrière et qui cadre avec les priorités opérationnelles de l’organisation3.

L’apprentissage, la formation et le perfectionnement peuvent s’inscrire dans un cadre structuré comme des cours, des ateliers ou d’autres activités (p. ex. des conférences) élaborés à interne ou par des fournisseurs de services externes. Ils peuvent aussi faire partie d’un processus informel, comme l’apprentissage et l’encadrement en cours d’emploi.

La gamme d’activités d’apprentissage, de formation et de développement offerte par une organisation varie en fonction de sa taille et de l’expérience des employés qu’elle recrute. Par exemple, une petite organisation (moins de 100 employés) n’a peut-être pas les ressources à l’interne nécessaires pour assurer la formation et le perfectionnement des employés. Elle pourrait dépendre principalement de fournisseurs de services externes ou recruter des employés chevronnés qui possèdent déjà les connaissances et l’expérience requises pour exécuter les travaux.

Dispositions législatives et exigences connexes

Les fondements législatifs de l’apprentissage, de la formation et du perfectionnement au sein de la fonction publique sont la Loi sur la gestion des finances publiques et la Politique en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, selon lesquelles les administrateurs généraux doivent :

  • déterminer les besoins en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement des employés;

  • fixer les conditions de mise en œuvre de cet apprentissage, de cette formation et de ce perfectionnement;

  • s’assurer que les employés possèdent les connaissances, les habiletés et les compétences pour effectuer leur travail4.

Pour soutenir la mise en œuvre de la Politique en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a également élaboré la Directive sur l’administration de la formation indispensable5.

La composante « Gestion des personnes » du Cadre de responsabilisation de gestion du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada comprend une mesure du rendement de l’organisation axée sur l’apprentissage et le perfectionnement. L’efficacité de l’apprentissage et du perfectionnement se traduit par « un effectif qualifié et agile ayant les compétences et la souplesse requises pour répondre aux besoins d’une fonction publique en évolution ». Le Cadre utilise comme indicateur le pourcentage des employés de l’organisation qui ont consigné des objectifs d’apprentissage dans un document (un plan d’apprentissage et de perfectionnement) dans le cadre du processus de gestion du rendement. Ces informations sont recueillies et communiquées dans un rapport chaque année par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada6.

L’importance de l’apprentissage, de la formation et du perfectionnement a aussi été soulignée dans le Vingt-quatrième rapport annuel au Premier ministre sur la fonction publique du Canada du greffier du Conseil privé. Une des trois priorités du greffier consiste à recruter, à maintenir et à perfectionner les meilleurs talents. Le greffier a affirmé que la fonction publique devait composer avec un changement démographique important, alors que les baby‑boomers commencent à prendre leur retraite en grand nombre (9 000 fonctionnaires ont pris leur retraite en 2016), et que veiller à recruter, à former et à aider les bonnes personnes était désormais le « défi le plus urgent7 ». L’apprentissage, la formation et le perfectionnement seront donc essentiels pour s’assurer que la prochaine génération d’employés possède les connaissances, les habiletés et les compétences nécessaires pour effectuer le travail et atteindre les objectifs organisationnels.

Directives d’audit

Importance de l’apprentissage, de la formation et du perfectionnement

D’après le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, l’apprentissage, la formation, le perfectionnement professionnel « constituent des éléments clés pour répondre aux défis du XXIe siècle. L’acquisition de connaissances et d’habiletés ainsi que le développement du savoir‑faire en matière de gestion et de leadership sont essentiels à une gestion efficace de la fonction publique – il s’agit de l’assise d’un gouvernement attentif à ses citoyens, responsable et novateur8. »

Si l’effectif d’une organisation ne possède pas les connaissances, les habiletés et les compétences nécessaires pour exécuter le travail, cela peut :

  • réduire la productivité des employés, ce qui pourrait amener l’organisation à trop dépendre d’autres membres du personnel ou de ressources plus coûteuses (p. ex. heures supplémentaires et entrepreneurs) pour effectuer le travail;

  • miner le moral des employés, ce qui pourrait entraîner une hausse du nombre de congés de maladie utilisés et du taux de roulement;

  • dans les cas où un risque physique est un élément incontournable du travail, mettre en danger le bien-être des employés et accroître le taux d’accidents et le nombre de demandes d’indemnité pour accident du travail.

Globalement, ces conséquences entraînent une hausse des coûts du travail et un effectif peu productif, instable et en mauvaise santé — tous des éléments qui peuvent contribuer à la prestation inefficace des services à la population canadienne.

Identification et évaluation des risques pour la sélection des audits ou la délimitation de l’étendue de l’audit

Afin de déterminer si l’apprentissage, la formation et le perfectionnement présentent un risque qui doit être pris en considération dans le cadre de l’audit, les équipes d’audit doivent poser les questions suivantes :

  • Les résultats des sondages auprès des employés indiquent-ils des problèmes en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement?

  • Les entrevues de départ indiquent-elles des problèmes en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement?

  • L’organisation respecte-t-elle la Politique en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada9 ? Plus précisément :

    • l’organisation possède-t-elle d’une politique d’apprentissage qui soutient sa mission et son mandat et définit les exigences relatives à la formation professionnelle et aux plans d’apprentissage?

    • l’organisation dresse-t-elle la liste des employés devant suivre une formation obligatoire et s’assure-t-elle que ces employés reçoivent cette formation?

    • les employés possèdent-ils tous un plan d’apprentissage?

    • l’organisation satisfait-elle aux exigences en matière de surveillance et de rapports de la politique?

  • L’organisation recense-t-elle chaque année les besoins en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement de ses employés?

  • L’organisation engage-t-elle les ressources nécessaires pour répondre aux besoins des employés en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement?

  • L’organisation élabore-t-elle et met-elle en œuvre des stratégies et des plans d’apprentissage, de formation et de perfectionnement pour répondre aux besoins recensés?

  • L’organisation surveille-t-elle ses stratégies et plans d’apprentissage, de formation et de perfectionnement pour s’assurer que les employés suivent les activités d’apprentissage, de formation et de perfectionnement dont ils ont besoin (en particulier, les formations obligatoires)?

  • L’organisation évalue-t-elle ses stratégies et plans d’apprentissage, de formation et de perfectionnement pour déterminer s’ils produisent les résultats prévus, et apporte-t-elle les changements qui s’imposent?

Les équipes d’audit doivent demander et revoir la documentation pertinente, notamment ce qui suit :

  • les résultats du dernier sondage auprès des employés;

  • un résumé des entrevues de départ;

  • les politiques, directives et lignes directrices sur l’apprentissage, la formation et le perfectionnement;

  • les stratégies et plans d’apprentissage, de formation et de perfectionnement;

  • la liste des besoins en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement;

  • les rapports et analyses sur les activités d’apprentissage, de formation et de perfectionnement fournies (p. ex. activités d’apprentissage, de formation et de perfectionnement requises par rapport aux activités suivies, en particulier les formations obligatoires);

  • les évaluations et analyses de l’efficacité des activités d’apprentissage, de formation et de perfectionnement fournies;

  • le profil de risque de l’organisation et son registre des risques;

  • les rapports à la haute direction sur l’apprentissage, la formation et le perfectionnement au sein de l’organisation.

Approche d’audit recommandée

Les tableaux ci-après présentent le critère d’audit et les sources; les questions d’audit; les principales questions à poser et les documents clés à obtenir lors d’un entretien; ainsi que les étapes d’audit et les techniques recommandées pour réaliser les travaux d’examen sur l’apprentissage, la formation et le perfectionnement.

Critère d’audit et sources

Critère d’audit : L’organisation s’assure que son effectif possède les connaissances, les habiletés et les compétences nécessaires pour effectuer le travail et atteindre les objectifs.

Sources :

REMARQUE : Pour les entités auditées qui ne sont pas assujetties aux politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, se reporter aux politiques et aux directives internes de l’organisation en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement comme sources de critères.

Loi sur la gestion des financières publiques, dernière modification : 2016 (http://laws-lois.justice.gc.ca/fra/lois/f-11/)

« Pouvoirs des administrateurs généraux de l’administration publique centrale

(…)

“12 (1) Sous réserve des alinéas 11.1(1)f) et g), chaque administrateur général peut, à l’égard du secteur de l’administration publique centrale dont il est responsable :

a) déterminer les besoins en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement des personnes employées dans la fonction publique et fixer les conditions de mise en œuvre de cet apprentissage, de cette formation et de ce perfectionnement; »

« Pouvoirs d’autres administrateurs généraux

(2) Sous réserve des conditions que fixe le gouverneur en conseil, chaque administrateur général d’un organisme distinct et chaque administrateur général désigné par le gouverneur en conseil en vertu de l’alinéa 11(2)b) peut, à l’égard du secteur de l’administration publique fédérale dont il est responsable :

a) déterminer les besoins en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement des personnes employées dans la fonction publique et fixer les conditions de mise en œuvre de cet apprentissage, de cette formation et de ce perfectionnement; »

Politique en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, dernière modification : 2008 (https://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=12405)

« 5. Énoncé de la politique
[…]
5.2 Les résultats attendus sont les suivants :
[…]

  • les employés à tous les niveaux feront l’acquisition et assureront le maintien de leurs connaissances, habiletés et compétences relatives aux responsabilités liées à leur poste et à leurs fonctions ».

« 6. Exigences de la politique

6.1 Les administrateurs généraux doivent s’assurer que :

  • leurs employés sont informés de la présente politique et possèdent les connaissances, les habiletés et les compétences pour effectuer leur travail ».
Question d’audit Principales questions à poser et documents clés à demander lors de l’entretien Étapes et techniques d’audit

Q1 – L’organisation possède-t-elle une politique d’apprentissage, de formation et de perfectionnement?

Principales questions :

  • La politique cadre-t-elle avec la Politique en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada? Plus particulièrement, précise-t-elle :

    • les exigences relatives à la formation professionnelle?

    • les exigences relatives aux plans d’apprentissage?

    • la façon dont elle respecte les exigences en matière de surveillance et de rapports?

  • La politique définit-elle clairement les rôles et les responsabilités en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement?

  • Les rôles et les responsabilités en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement sont-ils communiqués aux responsables? Si oui, comment?

Documents clés :

  • politiques, directives, lignes directrices et procédures en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement;

  • communications destinées à l’effectif sur les rôles et les responsabilités en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement.

Demander et revoir la documentation.

Rencontrer en entretien :

  • les responsables de l’apprentissage, de la formation et du perfectionnement (p. ex. le vice‑président des RH, le directeur/gestionnaire de l’apprentissage, de la formation et du perfectionnement, le coordonnateur de la formation);

  • les cadres supérieurs/hiérarchiques (s’il y a lieu).

Déterminer si l’organisation dispose d’une politique sur l’apprentissage, la formation et le perfectionnement qui cadre avec la Politique en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, et si les rôles et les responsabilités sont communiqués aux responsables de l’apprentissage, de la formation et du perfectionnement.

Consigner les observations et répondre à la question d’audit.

Q2 – L’organisation recense-t-elle chaque année les besoins en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement de ses employés?

Principales questions :

  • Comment les besoins en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement sont-ils identifiés (p. ex. processus de gestion du rendement, planification des activités, évaluations des risques)? Est-ce un exercice annuel?

  • Des plans d’apprentissage sont-ils établis pour chaque employé? Font-ils l’objet d’un suivi? (La Politique en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada exige l’élaboration de plans d’apprentissage.)

  • Les besoins sont-ils documentés et regroupés au niveau de l’organisation à des fins de planification? Si oui, comment?

  • Comment l’organisation établit-elle l’ordre de priorité des besoins et comment détermine-t-elle les besoins qui seront comblés?

  • L’organisation détermine-t-elle les formations obligatoires et, le cas échéant, dresse-t-elle la liste des employés qui doivent les suivre? (Les organisations sont tenues de déterminer les formations obligatoires conformément à la Politique en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.)

Documents clés :

  • politiques, directives, lignes directrices et procédures en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement;

  • documents qui expliquent le processus de gestion du rendement, plus particulièrement la méthode de recensement des besoins en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement;

  • taux d’achèvement des plans d’apprentissage des employés pour les deux derniers exercices (les organisations sont tenues de présenter cette information au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada conformément au Cadre de responsabilisation de gestion);

  • documents et analyses faisant le résumé des besoins des employés en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement au cours des deux derniers exercices;

  • documents indiquant les besoins qui seront satisfaits parmi ceux recensés, et pourquoi;

  • liste des activités d’apprentissage, de formation et de perfectionnement obligatoires par niveau de poste;

  • autres documents pertinents :

    • documentation du comité de la haute direction (ordres du jour, procès-verbaux, exposés et rapports examinés, comptes rendus des décisions);

    • documentation liée aux réunions du comité des RH;

    • évaluations ou audits internes pertinents du programme d’apprentissage, de formation et de perfectionnement de l’organisation et des moyens et méthodes connexes.

Demander et revoir la documentation.

Rencontrer en entretien :

  • les responsables de la formation et du perfectionnement (p. ex. le vice-président des RH, le directeur/gestionnaire de l’apprentissage, de la formation et du perfectionnement, le coordonnateur de la formation);

  • les cadres supérieurs /hiérarchiques (s’il y a lieu).

Déterminer si l’organisation recense les besoins des employés en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement, en particulier les formations obligatoires, les regroupe et établit l’ordre de priorité des besoins à traiter.

Consigner les observations et répondre à la question d’audit.

Q3 – L’organisation élabore-t-elle et met-elle en œuvre des stratégies et des plans pour répondre aux besoins recensés en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement?

Principales questions :

  • Les plans et les stratégies d’apprentissage, de formation et de perfectionnement cadrent-ils avec les priorités stratégiques et opérationnelles?

  • L’organisation a-t-elle un coordonnateur de la formation ou un poste similaire qui est responsable de soutenir la mise en œuvre de la formation obligatoire? (Il s’agit d’une exigence de la Directive sur l’administration de la formation indispensable du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.)

  • L’organisation assure-t-elle l’élaboration et la prestation de ses propres activités d’apprentissage, de formation et de perfectionnement ou a-t-elle recours à des fournisseurs de services externes à cette fin (élaboration ou achat)?

  • Sur quelle base l’organisation s’appuie-t-elle pour prendre cette décision (p. ex. disponibilité des ressources, analyse coûts-avantages, droit de propriété, nature délicate de la formation)?

  • Le plan de l’organisation en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement :

    • prend-il en compte les ressources (humaines et financières) nécessaires à sa mise en œuvre?

    • détermine-t-il des cibles, des obligations redditionnelles et des calendriers?

    • tient-il compte des exigences relatives aux langues officielles?

  • L’organisation fournit-elle les activités d’apprentissage, de formation et de perfectionnement prévu en temps opportun?

Documents clés :

  • politiques, directives, lignes directrices et procédures en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement;

  • stratégies et plans d’apprentissage, de formation et de perfectionnement des deux derniers exercices;

  • activités d’apprentissage, de formation et de perfectionnement fournies au cours des deux derniers exercices;

  • documents qui présentent la conception et le mode de prestation des activités d’apprentissage, de formation et de perfectionnement (p. ex. élaboration à l’interne ou fournisseur de services externe);

  • documents qui indiquent le budget que l’organisation a consacré aux activités d’apprentissage, de formation et de perfectionnement et les dépenses en la matière pour les deux derniers exercices;

  • autres documents pertinents :

    • documentation du comité de la haute direction (ordres du jour, procès-verbaux, exposés et rapports examinés, comptes rendus des décisions);

    • documentation liée aux réunions du comité des RH;

    • évaluations ou audits internes pertinents du programme d’apprentissage, de formation et de perfectionnement de l’organisation et des moyens et méthodes connexes.

Demander et revoir la documentation.

Rencontrer en entretien :

  • les responsables de la formation et du perfectionnement (p. ex. le vice-président des RH, le directeur/gestionnaire de l’apprentissage, de la formation et du perfectionnement, le coordonnateur de la formation);

  • les cadres supérieurs /hiérarchiques (s’il y a lieu).

Déterminer si l’organisation :

  • a un coordonnateur de la formation obligatoire;

  • élabore des stratégies et des plans qui cadrent avec les priorités stratégiques et opérationnelles et répondent aux besoins des employés en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement;

  • engage les ressources (humaines et financières) nécessaires pour les mettre en œuvre;

  • tient compte des langues officielles lors de la prestation d’activités d’apprentissage, de formation et de perfectionnement;

  • assure la prestation des activités d’apprentissage, de formation et de perfectionnement prévues en temps opportun.

Consigner les observations et répondre à la question d’audit.

Q4 – L’organisation surveille-t-elle ses plans d’apprentissage, de formation et de perfectionnement pour s’assurer que les employés suivent les activités d’apprentissage, de formation et de perfectionnement prévues dont ils ont besoin?

Principales questions :

  • L’organisation surveille-t-elle la présence aux cours, aux ateliers et aux autres activités d’apprentissage, de formation et de perfectionnement offerts, en particulier aux cours de formation obligatoire?

  • L’organisation vérifie-t-elle si les employés suivent les activités d’apprentissage, de formation et de perfectionnement dont ils ont besoin? (Les organisations doivent vérifier la réussite des formations obligatoires conformément à la Directive sur l’administration de la formation indispensable du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.)

  • Pour les employés qui n’ont pas suivi les activités d’apprentissage, de formation et de perfectionnement prévues, l’organisation examine-t-elle les raisons pour lesquelles la formation n’a pas été suivie (p. ex., le cours n’est pas offert dans la langue officielle de l’employé) et l’incidence de cette situation?

  • Des informations sur les besoins des employés en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement et sur la formation suivie, en particulier la formation obligatoire, sont-elles recueillies et tenues à jour? Dans l’affirmative, de quelle façon (p. ex. feuille de calcul, système d’information sur les RH)? (Les organisations doivent vérifier la réussite des formations obligatoires conformément à la Directive sur l’administration de la formation indispensable du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.)

  • L’organisation a-t-elle mis en place des moyens et des méthodes pour évaluer la qualité des données afin d’assurer l’intégrité des données sur les RH, y compris les données sur l’apprentissage, la formation et le perfectionnement?

  • Les résultats sont-ils communiqués à la haute direction?

Documents clés :

  • documents et analyses dressant la liste des employés devant suivre des activités d’apprentissage, de formation et de perfectionnement et, en particulier, des formations obligatoires;

  • documents et analyses indiquant que les employés ont réussi les activités d’apprentissage, de formation et de perfectionnement et, en particulier, les formations obligatoires;

  • documents liés au système d’information sur les RH (p. ex. manuels d’utilisateur, guides, rapports sur la qualité des données) si l’organisation recueille et tient à jour des données sur l’apprentissage, la formation et le

  • rapports présentés à la haute direction sur les activités d’apprentissage, de formation et de perfectionnement prévues et réalisées, en particulier la formation obligatoire;

  • autres documents pertinents :

    • documentation du comité de la haute direction (ordres du jour, procès-verbaux, exposés et rapports examinés, comptes rendus des décisions);

    • documentation liée aux réunions du comité des RH;

    • évaluations ou audits internes pertinents du programme d’apprentissage, de formation et de perfectionnement de l’organisation et des moyens et méthodes connexes.

Demander et revoir la documentation.

Rencontrer en entretien :

  • les responsables de la formation et du perfectionnement (p. ex. le vice-président des RH, le directeur/gestionnaire de l’apprentissage, de la formation et du perfectionnement, le coordonnateur de la formation);

  • les cadres supérieurs/hiérarchiques (s’il y a lieu).

Suivre le cheminement des principaux systèmes d’information des RH (électroniques ou sur papier) utilisés pour recueillir et tenir à jour les données sur l’apprentissage, la formation et le perfectionnement afin de recenser les informations consignées, leur qualité, leur utilisation et les rapports produits, si cela n’a pas déjà été fait à l’étape de la planification.

Déterminer si les employés ont suivi les activités d’apprentissage, de formation et de perfectionnement dont ils avaient besoin (en particulier la formation obligatoire). Dans la négative, évaluer l’incidence de cette situation sur l’employé et sur la capacité de l’organisation d’assurer la prestation des programmes et des services requis aux Canadiens.

Consigner les observations et répondre à la question d’audit.

Q5 – L’organisation évalue-t-elle ses stratégies et plans d’apprentissage, de formation et de perfectionnement pour déterminer s’ils produisent les résultats prévus, et apporte-t-elle les changements qui s’imposent?

Principales questions :

  • L’organisation dispose-t-elle d’une stratégie d’apprentissage, de formation et de perfectionnement et, le cas échéant, en quoi consiste-t-elle?

  • Comment l’organisation évalue-t-elle l’efficacité de ses activités d’apprentissage, de formation et de perfectionnement? Utilise-t-elle :

    • des évaluations de cours?

    • des tests et des examens sur le contenu de la formation?

    • ele rendement de l’employé au travail (p. ex. évaluations du rendement)?

    • d’autres outils?

  • Comment l’organisation évalue-t-elle ses stratégies et ses plans d’apprentissage, de formation et de perfectionnement pour déterminer s’ils répondent aux besoins des employés? À quelle fréquence cette évaluation est-elle effectuée?

  • Les informations tirées de cette évaluation sont-elles utilisées pour adapter les plans et les stratégies d’apprentissage, de formation et de perfectionnement selon les besoins?

  • Les résultats sont-ils communiqués à la haute direction?

Documents clés :

  • stratégie d’évaluation des activités d’apprentissage, de formation et de perfectionnement;

  • documents qui expliquent la méthode d’évaluation des activités d’apprentissage, de formation et de perfectionnement (p. ex. feuille d’évaluation de cours, tests et examens, évaluations en cours d’emploi);

  • examens des stratégies et des plans d’apprentissage, de formation et de perfectionnement pour les deux derniers exercices;

  • rapports présentés à la haute direction sur l’examen des stratégies et des plans d’apprentissage, de formation et de perfectionnement, y compris les améliorations et les modifications proposées;

  • autres documents pertinents :

    • documentation du comité de la haute direction (ordres du jour, procès-verbaux, exposés et rapports examinés, comptes rendus des décisions);

    • documentation liée aux réunions du comité des RH;

    • évaluations ou audits internes pertinents du programme d’apprentissage, de formation et de perfectionnement de l’organisation et des moyens et méthodes connexes.

Demander et revoir la documentation.

Rencontrer en entretien :

  • les responsables de la formation et du perfectionnement (p. ex. le vice-président des RH, le directeur/gestionnaire de l’apprentissage, de la formation et du perfectionnement, le coordonnateur de la formation);

  • les cadres supérieurs/hiérarchiques pour savoir s’ils estiment que les besoins en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement sont satisfaits (p. ex., sont-ils d’avis que leurs employés possèdent les connaissances, les habiletés et les compétences nécessaires pour remplir leurs fonctions?).

Déterminer si l’organisation :

  • possède une stratégie d’évaluation des activités d’apprentissage, de formation et de perfectionnement;

  • évalue ses stratégies et plans d’apprentissage, de formation et de perfectionnement pour déterminer s’ils produisent les résultats prévus; et apporte les changements qui s’imposent.

Consigner les observations et répondre à la question d’audit.

1 Politique en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada : https://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=12405

2 Politique en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada : https://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=12405

3 Politique en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada : https://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=12405

4 Loi sur la gestion des finances publiques : http://laws-lois.justice.gc.ca/fra/lois/f-11/; Politique en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada : https://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=12405

5 Directive sur l’administration de la formation indispensable : https://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=12407

6 Cadre de responsabilisation de gestion : https://www.canada.ca/fr/secretariat-conseil-tresor/services/cadre-responsabilisation-gestion.html

7 Vingt-quatrième rapport annuel au Premier ministre sur la fonction publique du Canada du greffier du Conseil privé : https://www.canada.ca/fr/conseil-prive/organisation/greffier/publications/2017-rapport-annuel-page-accueil.html

8 Politique en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada : https://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=12405

9 Il faut noter que la Politique en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada s’applique à l’administration publique centrale selon la définition de la Loi sur la gestion des finances publiques, soit les ministères figurant à l’Annexe I et les autres parties de l’administration publique fédérale figurant à l’Annexe IV de la Loi. La Politique ne s’applique pas aux organismes distincts ni aux sociétés d’État. Toutefois, elle indique que ces organisations peuvent y avoir recours pour soutenir l’élaboration de leurs propres politiques.