Guide pour les audits de performance et les examens spéciaux sur la rémunération (novembre 2018)
Table des matières
Introduction
Objectif du guide
Champ d’application et public cible
Responsabilités de l’auditeur
Contexte
Termes et concepts à retenir
Dispositions législatives et exigences connexes
Directives d’audit
Importance de la rémunération
Identification et évaluation des risques pour la sélection des audits ou la délimitation de l’étendue de l’audit
Approche d’audit recommandée
Introduction
NOTE À L’INTENTION DES ÉQUIPES D’AUDIT : Le Secrétariat du Conseil du Trésor est responsable de la rémunération pour presque tous les secteurs de la fonction publique fédérale, à l’exception des organisations qui ont le pouvoir de gérer leurs ressources humaines, y compris la rémunération. Ces organisations comprennent les organismes distincts et les sociétés d’État (en particulier ceux qui ne sont pas tributaires d’affectations budgétaires). Le présent guide s’applique donc aux audits visant ce type d’entités.
Objectif du guide
Ce guide a comme objectif d’aider les équipes d’audit ayant identifié le risque que l’entité auditée ne fournisse pas une rémunération qui sert à attirer, à garder et à récompenser les employés, ou qu’elle fournisse une rémunération qui ne respecte pas les principes ni les politiques de l’organisation ou du gouvernement fédéral. En raison de ce risque, l’équipe d’audit envisage ou prévoit d’effectuer des travaux d’audit dans ce domaine.
Le guide fournit aux équipes d’audit :
- une compréhension de la rémunération, y compris les dispositions législatives et les exigences connexes;
- des directives pour déterminer si la rémunération constitue un secteur de risque qui doit être examiné;
- une approche recommandée pour auditer la rémunération. Même si cette approche est exhaustive, les équipes d’audit peuvent l’adapter au contexte de leur audit, en consultation avec le spécialiste interne de la gestion des ressources humaines.
Champ d’application et public cible
Le présent guide s’applique aux audits de performance et aux examens spéciaux. Il s’adresse aux responsables de mission et à leurs équipes d’audit.
Responsabilités de l’auditeur
Selon la section 3081 du Manuel pour les missions d’appréciation directe, les équipes d’audit doivent tenir des consultations avec des spécialistes internes afin de traiter les questions exigeant des connaissances et une expérience particulières.
Contexte
Termes et concepts à retenir
Rémunération : Rémunération totale, en espèces ou non, d’un employé en contrepartie des services rendus, ce qui comprend, sans s’y limiter :
- les traitements et salaires et autres formes de rémunération en espèces comme les primes de rendement;
- les pensions et les indemnités d’assurances;
- les congés payés;
- les indemnités visant à compenser les employés qui travaillent dans des milieux difficiles (p. ex. pénitenciers, postes isolés, affectations à l’étranger)1.
De nombreux facteurs doivent être évalués au moment de prendre des décisions en matière de rémunération, notamment les tendances du marché du travail dans les secteurs privé et public, les tendances économiques, les relations avec les syndicats, les lois, les structures organisationnelles et de classification et la relativité interne.
Dispositions législatives et exigences connexes
Les textes suivants constituent les fondements législatifs de la rémunération au sein des organismes distincts et des sociétés d’État :
-
Loi sur la gestion des finances publiques : Cette loi confère au Conseil du Trésor, ou aux administrateurs généraux dans le cas des organismes distincts et des sociétés d’État, la responsabilité de déterminer et de réglementer les traitements auxquels ont droit les personnes employées dans la fonction publique en contrepartie d’un service rendu2.
-
Cadre des politiques de gestion de la rémunération du Secrétariat du Conseil du Trésor : Ce cadre présente une approche pour gérer la rémunération dans la fonction publique fédérale et quatre grands principes qui servent à guider les décisions que prend le Conseil du Trésor en matière de rémunération :
-
Comparabilité externe : La rémunération doit être comparable, mais non supérieure, à celle consentie pour un travail similaire sur les marchés du travail équivalents.
-
Relativité interne : La rémunération doit correspondre à la valeur relative attribuée par l’employeur au travail accompli.
-
Rendement individuel/de groupe : La rémunération doit récompenser le rendement, s’il y a lieu et si possible, en fonction des contributions individuelles ou de groupe aux résultats obtenus.
-
Capacité de payer : La rémunération doit être abordable, compte tenu des engagements pris de fournir des services aux Canadiens, de la situation financière et de l’état de l’économie canadienne.
-
Le Cadre précise aussi les responsabilités du Conseil du Trésor à l’égard de la gestion de la rémunération au sein des divers secteurs de l’administration publique fédérale3.
- La politique ou la stratégie et le programme de rémunération de l’entité auditée.
Quoique la gamme des responsabilités du Conseil du Trésor en matière de rémunération varie selon les secteurs visés de l’administration publique fédérale, les responsabilités ci‑après s’appliquent à toutes les organisations4 :
-
Le Conseil du Trésor est responsable de toutes les questions liées à la gestion des ressources humaines dans l’administration publique fédérale, incluant le pouvoir d’établir les conditions d’emploi. Il lui incombe également d’établir les conditions d’emploi des personnes nommées par le gouverneur en conseil, quand ces conditions ne sont pas fixées par une loi fédérale.
-
Le président du Conseil du Trésor est le ministre responsable de la Loi sur la pension de la fonction publique et exerce une responsabilité générale par rapport au financement et à la capitalisation de tous les régimes de pension du secteur public fédéral. Il revient également au président du Conseil du Trésor ou au Conseil du Trésor de prendre certaines décisions discrétionnaires découlant de différentes lois portant sur les pensions.
-
Le Conseil du Trésor a le pouvoir d’établir des régimes d’assurances collectives ou d’avantages sociaux à l’intention de l’administration publique fédérale ou de l’un de ses secteurs, d’en fixer les modalités, dont les primes, les cotisations et les prestations, ou encore conclure des marchés à cette fin.
Les autres responsabilités du Conseil du Trésor en matière de gestion de la rémunération varient selon la nature des organisations du secteur public5 :
- Administration publique centrale : Le Conseil du Trésor est l’employeur au sein de l’administration publique centrale. Il a le pouvoir de conclure des conventions collectives avec les agents négociateurs et de fixer les conditions d’emploi des cadres de direction et des autres employés non représentés.
- Organismes distincts : Les organismes distincts peuvent exercer leurs propres pouvoirs en matière de gestion des ressources humaines, que leur confère un décret ou leur loi habilitante. Les pouvoirs en question peuvent être inconditionnels ou comporter des conditions, notamment consulter au préalable le Conseil du Trésor ou en obtenir l’approbation. Les organismes distincts sont des employeurs en soi. La plupart des organismes distincts ont besoin de l’approbation du gouverneur en conseil pour conclure des conventions collectives avec les agents négociateurs qui représentent leurs employés. Conformément à une directive du Cabinet publiée en 1967, le gouverneur en conseil oblige les organismes distincts, avant de négocier, à obtenir du Président du Conseil du Trésor un mandat de négociation collective, comprenant les objectifs visés et les limites à observer.
- Gendarmerie royale du Canada : La GRC est énumérée à l’annexe IV de la LGFP comme faisant partie de l’administration publique centrale. La Loi sur la Gendarmerie royale du Canada confère au commissaire de la GRC certains pouvoirs qu’exerce normalement le Conseil du Trésor. Cependant, il revient au Conseil du Trésor d’établir la rémunération et les indemnités versées aux membres.
- Forces canadiennes : Le Conseil du Trésor n’est pas l’employeur des militaires du rang des Forces canadiennes. Cependant, la Loi sur la défense nationale stipule que le Conseil du Trésor est responsable d’établir la rémunération et les indemnités des officiers et des militaires du rang.
- Sociétés d’État tributaires d’affectations budgétaires : Dans le cadre du processus de financement des sociétés d’État tributaires d’affectations budgétaires, des ajustements sont apportés à leurs niveaux de référence annuels en fonction des augmentations liées aux frais de rémunération, selon le taux fixé par le Conseil du Trésor.
Directives d’audit
Importance de la rémunération
La rémunération est importante parce qu’il s’agit d’une composante centrale d’un système de gestion efficace et qu’elle sert à attirer, à garder, à motiver et à renouveler les effectifs requis pour fournir aux Canadiens les services voulus. Si la rémunération versée aux employés n’est pas concurrentielle ou si elle est perçue comme étant inéquitable, il pourrait s’ensuivre :
- des problèmes de recrutement et de maintien en poste;
- une baisse du moral et de l’engagement des employés, ce qui pourrait entraîner :
- une baisse de productivité,
- une utilisation accrue des congés de maladie,
- un roulement de personnel
Ensemble, ces conséquences peuvent nuire à la prestation efficace des services offerts à la population canadienne et empêcher l’organisation d’atteindre les résultats escomptés.
Même si la rémunération doit être concurrentielle et contribuer à attirer, à motiver et à garder les employés, les décisions en matière de rémunération doivent aussi tenir compte de la capacité de payer et de la responsabilité financière. Les organismes publics ont une responsabilité envers les contribuables de s’assurer que les fonds publics sont dépensés de manière responsable. Si ces principes ne sont pas respectés, les fonds publics peuvent être dépensés de manière inappropriée, ce qui peut entraîner une augmentation des coûts d’exécution du travail de l’organisation. De plus, si des décisions en matière de rémunération devaient être perçues comme étant inappropriées (p. ex. excessives ou extravagantes), cela pourrait miner la crédibilité et la réputation de l’organisation et de l’ensemble de la fonction publique fédérale.
Par conséquent, les programmes de rémunération des employés (en espèces ou non) doivent être revus ou audités tous les trois à cinq ans pour déterminer leur efficacité, leur caractère concurrentiel et leur conformité avec les dispositions législatives applicables.
Identification et évaluation des risques pour la sélection des audits ou la délimitation de l’étendue de l’audit
Afin de déterminer si la rémunération présente un risque qui doit être pris en considération dans le cadre de l’audit, les équipes d’audit doivent poser les questions suivantes :
-
L’organisation a-t-elle une politique ou une stratégie et un programme de rémunération des employés et des cadres de direction?
-
Le cas échéant, la rémunération cadre-t-elle avec la stratégie opérationnelle générale de l’organisation? (Par exemple, si des changements ont récemment été apportés à la stratégie opérationnelle, le programme de rémunération appuie-t-il ces changements ou doit-il être révisé?)
-
L’organisation assure-t-elle un suivi de ses décisions en matière de rémunération pour s’assurer que les salaires, les primes de rendement et les avantages sociaux respectent :
- la politique ou la stratégie et le programme de rémunération de l’organisation;
- les exigences fédérales et provinciales applicables;
- les principes de rémunération du Conseil du Trésor?
-
Pour les postes pourvus par le gouverneur en conseil, les salaires, les primes de rendement et les avantages sociaux versés aux titulaires correspondent‑ils aux salaires, aux primes de rendement et aux avantages sociaux fixés pour le niveau attribué au poste pourvu par le gouverneur en conseil?
-
Les décisions en matière de rémunération sont-elles approuvées par le conseil d’administration (ou le président pour les postes de niveau inférieur)?
-
L’organisation évalue-t-elle sa politique ou sa stratégie et son programme de rémunération pour s’assurer qu’ils contribuent à attirer et à garder les employés et les cadres de direction et y apporte-t-elle les ajustements nécessaires?
-
L’organisation réalise-t-elle des sondages sur la rémunération pour comparer ses programmes de rémunération (salaires, primes de rendement et avantages sociaux) à ceux d’organisations comparables pour s’assurer qu’ils restent concurrentiels?
-
Y a-t-il des éléments probants attestant que l’organisation revoit son programme de rémunération pour déterminer s’il :
- motive les employés à atteindre les objectifs opérationnels?
- est souple et concurrentiel de manière à attirer et à garder les employés? (Ou, le recrutement et le maintien en poste posent-ils problème? Les résultats du sondage auprès des employés ou les entrevues de départ révèlent-ils des problèmes de rémunération?)
- établit des distinctions suffisantes entre les employés actuels et les nouveaux employés?
- est approprié selon le rôle et le niveau de responsabilité?
- est lié de façon appropriée au rendement d’une personne, d’une équipe et de l’organisation?
-
Les résultats des sondages auprès des employés ou les entrevues de départ révèlent-ils un problème de rémunération?
-
Quels sont les systèmes d’information (électronique ou sur papier) en place pour recueillir et surveiller les données sur la rémunération et en rendre compte, et quelle est la qualité des données?
Les équipes d’audit doivent demander et revoir la documentation pertinente, notamment ce qui suit :
- la politique ou la stratégie et le programme de rémunération des employés et des cadres de direction et la documentation connexe (y compris les échelles salariales et les primes de rendement par poste ou par niveau, le programme d’avantages sociaux et toute documentation démontrant comment la stratégie de rémunération a été élaborée);
- les salaires et les primes de rendement réels versés aux employés et aux cadres de direction au cours des deux derniers exercices (au moins ceux des cadres de direction selon la taille de l’organisation), et leurs justifications (p. ex. documents d’évaluation du rendement);
- les informations fournies au comité de direction ou au conseil d’administration concernant la rémunération (p. ex. les échelles salariales, le budget total de la rémunération, la distribution des primes de rendement, la rémunération du président, du président-directeur général et du vice‑président);
- les examens organisationnels ou les audits de la politique ou de la stratégie et du programme de rémunération;
- les résultats des sondages sur la rémunération, y compris le nom des organisations comparables qui ont servi à établir des comparaisons entre les différents programmes, et les changements qui ont été apportés au programme de rémunération de l’organisation par la suite;
- les sondages auprès des employés et les résultats des entrevues de départ;
- la liste des systèmes d’information qui appuient le programme de rémunération et la documentation connexe sur l’assurance de la qualité des données;
- le profil de risque de l’organisation et son registre des risques;
- les rapports à la haute direction sur la politique ou la stratégie et le programme de rémunération.
Approche d’audit recommandée
Les tableaux ci-après présentent les critères d’audit et les sources; les questions d’audit; les principales questions à poser et les documents clés à obtenir lors d’un entretien; ainsi que les étapes d’audit et les techniques recommandées pour réaliser les travaux d’examen sur la rémunération.
| Critères d’audit et sources |
|---|
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Critères d’audit (les équipes d’audit peuvent se servir d’un ou des deux critères selon la nature des risques d’audit identifiés) :
Sources: REMARQUE : Se reporter aussi à la politique ou à la stratégie et au programme de rémunération de l’organisation comme source des critères, en plus des sources ci-après. Loi sur la gestion des finances publiques, dernière modification : 2016 (http://laws-lois.justice.gc.ca/fra/lois/f-11/index.html) « Pouvoirs du Conseil du Trésor “11.1 (1) Le Conseil du Trésor peut, dans l’exercice des attributions en matière de gestion des ressources humaines que lui confère l’alinéa 7(1)e) : […] (c) déterminer et réglementer les traitements auxquels ont droit les personnes employées dans la fonction publique, leurs horaires et leurs congés, ainsi que les questions connexes ». « Délégation par le gouverneur en conseil 11.2 (1) Le gouverneur en conseil peut, sous réserve des conditions et modalités qu’il fixe, déléguer telles de ses attributions ou des attributions du Conseil du Trésor, en matière de gestion des ressources humaines d’un organisme distinct, au ministre compétent ou à l’administrateur général. » Cadre des politiques de gestion de la rémunération, 2007 (https://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=12084§ion=HTML) Principes De concert avec d’autres cadres clés, la rémunération sert à attirer, garder, motiver et renouveler les effectifs requis pour fournir aux Canadiens les services voulus. |
| Question d’audit | Principales questions à poser et documents clés à demander lors de l’entretien | Étapes et techniques d’audit | |
|---|---|---|---|
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Q1 – L’organisation a‑t‑elle une politique ou une stratégie et un programme de rémunération en place? |
Principales questions :
Documents clés :
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Demander et revoir la documentation. Rencontrer en entretien :
Déterminer si l’organisation a une politique ou une stratégie et un programme de rémunération et s’ils comprennent les éléments énumérés dans la deuxième colonne. Consigner les observations et répondre à la question d’audit. |
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Q2 – La politique ou la stratégie et le programme de rémunération de l’organisation correspondent-ils à ceux d’autres organismes publics? |
Principales questions :
Documents clés :
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Demander et revoir la documentation. Rencontrer en entretien :
Analyser la politique ou la stratégie et le programme de rémunération de l’organisation et déterminer s’ils cadrent avec ceux d’autres organismes du secteur public. Voici des données de référence importantes du Secrétariat du Conseil du Trésor :
Consigner les observations et répondre à la question d’audit. |
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Q3 – L’organisation assure-t-elle un suivi des décisions en matière de rémunération pour s’assurer que les salaires, les primes de rendement et les avantages sociaux sont versés conformément :
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Principales questions :
Documents clés :
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Demander et revoir la documentation. Rencontrer en entretien :
Suivre le cheminement des principaux systèmes d’information des RH (électroniques ou sur papier) utilisés pour recueillir et tenir à jour les données sur la rémunération afin de recenser les informations consignées, leur qualité, leur utilisation et les rapports produits, si cela n’a pas déjà été fait à l’étape de la planification. Analyser un échantillon des salaires, des primes de rendement et des avantages sociaux réels versés aux employés et déterminer s’ils sont conformes aux exigences fédérales et provinciales applicables et à la politique ou à la stratégie et au programme de l’organisation. Déterminer si l’organisation fait un suivi de ses décisions en matière de rémunération pour s’assurer qu’elles respectent les exigences fédérales et provinciales applicables, ainsi que sa politique ou sa stratégie et son programme de rémunération. Consigner les observations et répondre à la question d’audit. |
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Q4 – L’organisation évalue-t-elle sa politique ou sa stratégie et son programme de rémunération pour déterminer s’ils produisent les résultats voulus et apporte-t-elle des ajustements au besoin? |
Principales questions :
Documents clés :
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Demander et revoir la documentation. Rencontrer en entretien :
Déterminer si l’organisation évalue sa politique ou sa stratégie et son programme de rémunération pour savoir s’ils produisent les résultats escomptés (p. ex. attirer et retenir les employés) et si elle apporte les ajustements nécessaires. Consigner les observations et répondre à la question d’audit. |
1 Cadre des politiques de gestion de la rémunération du Secrétariat du Conseil du Trésor : https://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=12084
2 Loi sur la gestion des finances publiques : http://laws-lois.justice.gc.ca/fra/lois/f-11/index.html
3 Cadre des politiques de gestion de la rémunération du Secrétariat du Conseil du Trésor : https://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=12084
4 Cadre des politiques de gestion de la rémunération du Secrétariat du Conseil du Trésor : https://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=12084
5 Cadre des politiques de gestion de la rémunération du Secrétariat du Conseil du Trésor : https://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=12084