Guide pour les audits de performance et les examens spéciaux sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail (novembre 2018)

Contents

Introduction
Objectif du guide
Champ d’application et public cible
Responsabilités de l’auditeur
Contexte
Termes et concepts à retenir
Principaux termes
Dispositions législatives et exigences connexes
Directives d’audit
Importance de la santé et de la sécurité psychologiques
Identification et évaluation des risques pour la sélection des audits ou la délimitation de l’étendue de l’audit
Approche d’audit recommandée

Introduction

Objectif du guide

Ce guide a comme objectif d’aider les équipes d’audit ayant identifié le risque que l’entité auditée n’ait pas un milieu de travail psychologiquement sain et sécuritaire, ce qui pourrait nuire à la santé physique et psychologique de ses employés et les rendre incapables de s’acquitter de leurs fonctions de manière active et productive. En raison de ce risque, l’équipe d’audit envisage ou prévoit d’effectuer des travaux d’audit dans ce domaine.

Le guide fournit aux équipes d’audit :

  • une compréhension de la santé et de la sécurité psychologiques, y compris les dispositions législatives et les exigences connexes;

  • des directives pour déterminer si la santé et la sécurité psychologiques constituent un secteur de risque qui doit être examiné;

  • une approche recommandée pour auditer la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail. Même si cette approche est exhaustive, les équipes d’audit peuvent l’adapter au contexte de l’audit, en consultation avec le spécialiste interne de la gestion des ressources humaines.

Champ d’application et public cible

Le présent guide s’applique aux audits de performance et aux examens spéciaux. Il s’adresse aux responsables de mission et à leurs équipes d’audit.

Responsabilités de l’auditeur

Selon la section 3081 du Manuel pour les missions d’appréciation directe, les équipes d’audit doivent tenir des consultations avec des spécialistes internes afin de traiter les questions exigeant des connaissances et une expérience particulières.

Contexte

Termes et concepts à retenir

Principaux termes

Santé mentale : État de bien‑être qui permet à chacun de réaliser son potentiel, de faire face aux difficultés normales de la vie, de travailler avec succès et de manière productive et d’être en mesure d’apporter une contribution à la communauté1.

Troubles mentaux : Il y a plusieurs formes de troubles mentaux, notamment la dépression, l’anxiété, la dépendance, les phobies, les troubles paniques et le syndrome de stress post-traumatique (SSPT).

Milieu de travail psychologiquement sain et sécuritaire : Milieu de travail qui favorise le bien‑être psychologique des employés et qui cherche activement à éviter de nuire à leur santé psychologique par négligence, insouciance ou de façon délibérée2.

Pratiques exemplaires en matière de santé et de sécurité psychologiques

La Norme nationale du Canada sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail fournit un cadre de création et d’amélioration continue d’un milieu de travail psychologiquement sain et sécuritaire. Ce cadre prévoit ce qui suit3 :

  • la détermination et l’élimination des dangers en milieu de travail qui posent un risque de dommage psychologique pour les travailleurs;

  • l’évaluation et la maîtrise des risques en milieu de travail associés aux dangers qui ne peuvent pas être éliminés (p. ex. les facteurs de stress liés aux changements organisationnels ou à des exigences de travail raisonnables);

  • la mise en place de structures et de pratiques qui favorisent et soutiennent la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail;

  • la promotion d’une culture favorisant la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail.

Dispositions législatives et exigences connexes

Bien qu’il n’existe aucune loi régissant la santé et la sécurité psychologiques dans la fonction publique fédérale, le gouvernement du Canada a adopté en 2016 la Stratégie pour la fonction publique fédérale sur la santé mentale en milieu de travail qui définit les responsabilités des administrateurs généraux en vue d’améliorer la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail. La Stratégie s’articule autour de trois objectifs stratégiques :

  • changer la culture pour être respectueux envers la santé mentale de tous les collègues;
  • renforcer les capacités avec des outils et des ressources pour les employés à tous les niveaux;
  • évaluer les mesures prises et en rendre compte.

Pour atteindre ces objectifs, la Stratégie présente un certain nombre d’activités propres aux organisations que les administrateurs généraux doivent entreprendre pour promouvoir une bonne santé mentale et prévenir les dommages psychologiques attribuables aux facteurs liés au milieu de travail. Ces activités sont organisées par objectif stratégique et comprennent ce qui suit4 :

Activités propres aux organisations se rapportant à l’objectif de changer la culture pour être respectueux envers la santé mentale de tous les collègues :

  • nommer un champion et faire preuve d’un leadership soutenu et visible qui suit les rôles et responsabilités attendus du poste;

  • accroître la sensibilisation au continuum de santé mentale dans le milieu de travail et aux services de soutien en matière de santé qui sont disponibles;

  • mobiliser les employés et les comités de santé et de sécurité au travail et encourager les employés à participer aux activités et aux mesures de sécurité et de santé psychologiques dans chaque lieu de travail.

Activités propres aux organisations se rapportant à l’objectif de renforcer les capacités avec des outils et des ressources pour les employés à tous les niveaux :

  • évaluer les besoins organisationnels et fournir aux employés de la formation et des outils appropriés afin qu’ils déterminent leurs propres forces ainsi que les endroits où la santé mentale pourrait être améliorée pour aider à composer avec les facteurs de stress et les défis quotidiens, ce qui comprend la résilience, le soutien mutuel et pour le soutien au public;

  • éduquer et outiller les gestionnaires et les comités de santé et de sécurité au travail pour assurer une identification appropriée et rapide des risques en vue de réduire les dommages, ainsi que des interventions appropriées concernant les besoins des employés et les incidents en milieu de travail;

  • veiller à des interventions précoces et à une gestion active des dossiers, ce qui comprend les pratiques de maintien au travail et de retour au travail.

Activités propres aux organisations se rapportant à l’objectif d’évaluer les mesures prises et d’en rendre compte :

  • examiner les données accessibles ainsi que les programmes en milieu de travail actuels, les politiques et les pratiques, pour déterminer les risques et les secteurs à améliorer;

  • prendre des mesures correctives pour remédier aux risques et pour améliorer la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail;

  • produire régulièrement des rapports transparents prenant appui sur des données et des indicateurs clés.

Vu l’importance que le gouvernement accorde à la santé mentale, une nouvelle mesure sur la santé en milieu de travail a été ajoutée à la composante « Gestion des personnes » du Cadre de responsabilisation de gestion au cours de l’exercice 2016‑2017. Selon le Cadre, un milieu de travail sain est essentiel à la santé physique et psychologique des employés de la fonction publique fédérale. Un milieu de travail sain est aussi le fondement d’une fonction publique fédérale efficace, productive et engagée. Le Cadre mesure cet aspect à l’aide de deux indicateurs, dont le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada rendra compte chaque année5 :

  • Anombre moyen de jours de maladie payés par équivalent temps plein (ETP);

    • nombre moyen de jours de maladie payés avec attestation du médecin6 par ETP;
    • nombre moyen de jours de maladie payés sans attestation du médecin par ETP;
    • nombre moyen de jours de maladie payés avec et sans attestation du médecin (total) par ETP.

  • Que fait l’organisation pour appuyer la tenue en milieu de travail d’un dialogue sur la santé mentale qui soit ouvert et sans préjugés?

    • élaborer un plan d’action sur la santé mentale;

    • nommer un champion de la santé mentale;

    • éduquer et outiller les gestionnaires, les superviseurs et les membres des comités de santé et sécurité au travail (SST), au moyen de séances d’information, entre autres;

    • offrir des séances de sensibilisation à la santé mentale aux employés, y compris des services de soutien en santé mentale en milieu de travail.

Il est aussi question de la santé mentale dans les 23e et 24e rapports annuels du greffier du Conseil privé au Premier ministre sur la fonction publique du Canada. Dans les deux rapports, le greffier confirme son engagement à faire de la santé mentale et du bien-être au travail une priorité afin de bâtir un milieu de travail plus sain, plus respectueux et empreint de soutien, lequel renforce la fonction publique. Il fait référence à un certain nombre d’initiatives en cours à cet égard, notamment :

  • la Stratégie pour la fonction publique fédérale sur la santé mentale en milieu de travail;

  • le nouveau sondage annuel auprès des fonctionnaires fédéraux du Secrétariat du Conseil du Trésor;

  • le nouveau Centre d’expertise pour la santé mentale en milieu de travail;

  • l’exigence selon laquelle tous les sous-ministres et cadres de la fonction publique doivent entreprendre des activités relativement à la santé mentale et au bien‑être en milieu de travail dans le cadre de leur entente de rendement7.

Directives d’audit

Importance de la santé et de la sécurité psychologiques

Comme l’indique la Stratégie pour la fonction publique fédérale sur la santé mentale en milieu de travail, pour que la fonction publique du Canada soit efficace et productive, un milieu de travail sain doit être établi. Un milieu de travail sain est essentiel à la santé physique et psychologique de tous les employés de la fonction publique, car c’est ce qui leur permet de servir énergiquement les Canadiens au mieux de leurs talents et de leurs compétences8. Un milieu de travail psychologiquement sain et sécuritaire favorise la participation, le moral, le recrutement, le maintien en poste et la productivité tout en réduisant l’absentéisme, les griefs, les coûts associés aux soins de santé, la prise de congés de maladie et les accidents du travail9.

L’absence d’un milieu de travail psychologiquement sain et sécuritaire au sein d’une organisation pourrait :

  • réduire la productivité de l’employé, ce qui pourrait amener les organisations à trop compter sur d’autres employés ou sur des ressources temporaires et plus coûteuses (p. ex. heures supplémentaires et entrepreneurs) pour effectuer le travail;

  • nuire à la santé mentale et au moral des employés, ce qui pourrait augmenter le recours aux congés de maladie, le nombre de demandes d’invalidité et le roulement du personnel. À l’heure actuelle, les défis liés à la santé psychologique représentent environ la moitié de toutes les demandes d’invalidité approuvées dans la fonction publique du Canada10.

Ensemble, ces conséquences se traduisent par des coûts plus élevés pour terminer le travail et créent un milieu de travail improductif, instable et malsain, ce qui peut contribuer à une prestation inefficace des services à la population canadienne.

Identification et évaluation des risques pour la sélection des audits ou la délimitation de l’étendue de l’audit

Afin de déterminer si la santé et la sécurité psychologiques présentent un risque qui doit être pris en considération dans le cadre de l’audit, les équipes d’audit doivent poser les questions suivantes :

  • L’organisation a-t-elle une stratégie ou une politique en matière de santé mentale?

  • L’organisation a-t-elle respecté les exigences établies dans la Stratégie pour la fonction publique fédérale sur la santé mentale en milieu de travail? Plus précisément, l’organisation a-t-elle :

    • nommé un champion de la santé mentale?

    • accru la sensibilisation à l’égard de la santé mentale et des services de soutien en matière de santé qui sont disponibles?

    • encouragé les employés à participer aux activités et aux mesures de sécurité et de santé psychologiques?

    • fourni aux employés et aux gestionnaires de la formation et des outils en matière de santé mentale?

    • assuré une intervention précoce et une gestion active des dossiers pour les employés aux prises avec des problèmes de santé mentale?

    • cerné les secteurs à améliorer et élaboré et mis en œuvre un ou plusieurs plans d’action pour atténuer les risques et améliorer la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail?

    • établi des indicateurs sur la santé mentale et régulièrement rendu des comptes à cet égard?

  • L’organisation a-t-elle consacré les ressources nécessaires pour respecter les exigences de la Stratégie pour la fonction publique fédérale sur la santé mentale en milieu de travail?

  • Les ententes de rendement des sous-ministres et des cadres comprennent‑elles un objectif sur l’établissement et le maintien d’un milieu de travail psychologiquement sain et sécuritaire?

  • L’organisation participe-t-elle au nouveau sondage annuel du Secrétariat du Conseil du Trésor auprès des fonctionnaires portant sur le respect, la diversité et le bien‑être?

  • L’organisation évalue-t-elle périodiquement sa stratégie en matière de santé mentale ou son ou ses plans d’action à cet égard pour déterminer s’ils produisent les résultats escomptés, et apporte-t-elle les ajustements nécessaires?

  • Les résultats du sondage auprès des fonctionnaires et les entrevues de départ révèlent-ils des problèmes de santé et de sécurité psychologiques?

  • L’utilisation des congés de maladie et le taux d’absentéisme sont-ils élevés ou à la hausse?

  • Les plaintes de harcèlement sont-elles élevées ou à la hausse?

  • Les résultats du Programme d’aide aux employés révèlent-ils une utilisation élevée ou croissante de ces services pour des raisons de santé mentale?

Les équipes d’audit doivent demander et revoir la documentation pertinente, notamment ce qui suit :

  • la politique ou la stratégie en matière de santé mentale (si disponible);

  • le nom et le poste du champion de la santé mentale ainsi que la description de ses rôles et responsabilités;

  • des documents corroborant les efforts déployés par l’organisation pour accroître et promouvoir la sensibilisation à la santé et à la sécurité psychologiques ainsi que les services de soutien en matière de santé qui sont disponibles dans le milieu de travail;

  • le matériel de formation et les outils favorisant la formation et l’apprentissage en matière de santé mentale ainsi que les fiches de présences et les évaluations;

  • des documents expliquant les mesures prises par l’organisation pour assurer une intervention précoce et une gestion active des dossiers pour les employés aux prises avec des problèmes de santé mentale;

  • les indicateurs de rendement utilisés pour mesurer l’état de la santé et de la sécurité psychologiques en milieu de travail et en rendre compte;

  • des évaluations et des analyses de l’efficacité de la stratégie ou des plans d’action de l’organisation en matière de santé mentale visant à améliorer la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail;

  • le ou les plans d’action pour identifier  les risques  et améliorer la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail, et la documentation connexe;

  • les rapports à la haute direction sur l’état de la stratégie de l’organisation en matière de santé mentale et s’il y a lieu,  les plans d’action en la matière ainsi que des activités connexes;

  • les documents démontrant l’engagement de ressources (financières et humaines) en vue de la mise en œuvre de la Stratégie pour la fonction publique fédérale sur la santé mentale en milieu de travail et de la stratégie en santé mentale de l’organisation (s’il y a lieu);

  • les ententes de rendement des sous-ministres et des cadres pour le dernier exercice;

  • les résultats des derniers sondages auprès des employés – sondage triennal de la fonction publique et nouveau sondage annuel « Protégeons la santé mentale au travail » (s’il y a lieu);

  • un résumé des entrevues de départ;

  • les données sur l’utilisation des congés de maladie ainsi que le nombre et la nature des plaintes de harcèlement au cours des deux derniers exercices;

  • les résultats sommaires du Programme d’aide aux employés des deux derniers exercices;

  • le profil de risque de l’organisation et son registre des risques.

Approche d’audit recommandée

Les tableaux ci-après présentent le critère d’audit et les sources; les questions d’audit; les principales questions à poser et les documents clés à obtenir lors d’un entretien; ainsi que les étapes d’audit et les techniques recommandées pour réaliser les travaux d’examen sur la santé et la sécurité psychologiques.

Critère d’audit et sources

Critère d’audit : L’organisation offre à tous les employés un milieu de travail psychologiquement sain et sécuritaire.

Sources :

REMARQUE : Se reporter aussi à la politique ou à la stratégie en matière de santé mentale de l’organisation (si disponible) comme sources de critères.

Stratégie pour la fonction publique fédérale sur la santé mentale en milieu de travail, 2016 (https://www.canada.ca/fr/secretariat-conseil-tresor/services/travail-sain/mieux-etre-milieu-travail/sante-mentale-travail/strategie-fonction-publique-federale-sante-mentale-milieu-travail.html%20)

« Les administrateurs généraux devront promouvoir une bonne santé mentale et prévenir les dommages psychologiques attribuables aux facteurs liés au milieu de travail […] »

« Comme première étape, les administrateurs généraux devront démontrer un engagement de leadership visible et durable, solliciter la participation de la haute direction, des gestionnaires et des employés ainsi que promouvoir des activités saines en milieu de travail. »

« Nous devons veiller à ce que les considérations associées à la santé et à la sécurité psychologiques soient intégrées dans tous les volets de travail dans la fonction publique fédérale et à ce que les employés se sentent libres et capables d’exprimer des préoccupations et de demander de l’aide quand ils en ont besoin, dans un environnement exempt de stigmatisation. »

« Nous devons fournir la formation, les outils et les ressources adéquats au personnel et aux gestionnaires en vue de promouvoir la santé mentale, de renforcer la résilience, de prévenir les préjudices et de donner suite aux incidents et aux préoccupations. »

« Nous devons établir un nombre modeste d’indicateurs que nous pouvons utiliser afin de mesurer les progrès, de prendre souvent le pouls de nos organisations et nos effectifs et de faire preuve de transparence quant aux progrès. »

Commission de la santé mentale du Canada (https://www.mentalhealthcommission.ca/Francais/norme-nationale)

« Il est essentiel d’assurer la santé et la sécurité psychologiques de tous les Canadiens. »

Norme nationale du Canada sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail, 2013 11

« La vision d’un milieu de travail psychologiquement sain et sécuritaire vise à prévenir activement les dommages à la santé mentale des travailleurs, y compris par négligence ou insouciance ou de façon délibérée, et à faire la promotion du bien‑être psychologique des employés. »
Question d’audit Principales questions à poser et documents clés à demander lors d’un entretien Étapes et techniques d’audit

Q1 – L’organisation a‑t‑elle une politique ou une stratégie en matière de santé mentale?

REMARQUE : Les organisations ne sont pas tenues par la loi d’avoir une politique ou une stratégie en matière de santé mentale, mais certaines en ont une. Si l’entité auditée a une telle politique ou stratégie, répondez à la Q1, sinon passez à la Q2.

Principales questions :

  • La stratégie est-elle raisonnable? C’est‑à‑dire, comporte‑t‑elle des objectifs et des priorités? Présente‑t‑elle des programmes ou des activités pour atteindre ces objectifs? Comporte‑t-elle un échéancier et un plan pour mesurer et surveiller les progrès réalisés et le succès de la stratégie?

  • La politique ou la stratégie définit-elle clairement les rôles et les responsabilités à l’égard de la santé et de la sécurité psychologiques en milieu de travail?

  • Les rôles et responsabilités à l’égard de la santé et de la sécurité psychologiques sont-ils communiqués aux personnes qui en sont responsables? Si oui, de quelle manière?

  • La stratégie est-elle fondée sur des données sur la santé et la santé psychologiques de l’organisation (c.‑à‑d. des données de référence ont-elles été recueillies et analysées pour comprendre l’état actuel et déterminer l’état voulu)? Les données de référence peuvent comprendre le nombre de plaintes de harcèlement, le nombre de demandes d’invalidité pour des raisons de santé mentale, l’utilisation de congés de maladie, les résultats des sondages auprès des employés, le recours au Programme d’aide aux employés et d’autres facteurs de risques présentés dans la Norme nationale du Canada sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail12.

Documents clés :

  • politique ou stratégie en matière de santé mentale;

  • données de référence utilisées pour évaluer la santé et la sécurité psychologiques de l’organisation et pour établir la stratégie en matière de santé mentale de l’organisation;

  • communications envoyées aux employés concernant leurs rôles et responsabilités à l’égard de la santé et de la sécurité psychologiques en milieu de travail.

Demander et revoir les documents.

Rencontrer en entretien :

  • les responsables de la santé et de la sécurité psychologiques : p. ex. le vice‑président des RH, le directeur/gestionnaire des RH, le conseiller en RH;

  • les cadres supérieurs/hiérarchiques.

Déterminer si l’organisation a une politique ou une stratégie en matière de santé mentale et, le cas échéant, si celle-ci est raisonnable; c’est-à-dire si elle comporte des objectifs ou des priorités, si elle prévoit des programmes et des activités pour atteindre ces objectifs, si elle établit un échéancier ainsi que des plans pour mesurer les progrès et le succès de la stratégie. Déterminer aussi si l’organisation a utilisé des données de référence et, le cas échéant, quelles données de référence elle a utilisées pour évaluer sa santé et sécurité et pour établir sa stratégie en matière de santé mentale.

Déterminer si les rôles et les responsabilités sont clairement définis et communiqués aux responsables de la santé et de la sécurité psychologiques.

Consigner les observations et répondre à la question d’audit.

Q2 – L’organisation a‑t-elle entrepris les activités requises en vertu de la Stratégie pour la fonction publique fédérale sur la santé mentale en milieu de travail relativement à ce qui suit :

  • changer la culture pour être respectueux envers la santé mentale de tous les collègues;

  • renforcer les capacités avec des outils et des ressources pour les employés à tous les niveaux;

  • évaluer les mesures prises et en rendre compte?

Principales questions :

  • Conformément aux exigences de la Stratégie pour la fonction publique fédérale sur la santé mentale en milieu de travail, l’organisation a‑t‑elle :

    • nommé un champion de la santé mentale?

    • accru la sensibilisation à la santé et à la sécurité psychologiques et les services de soutien en milieu de travail offerts?

    • encouragé la participation des employés aux activités et mesures liées à la santé et à la sécurité psychologiques?

    • offert des occasions de formation et des outils aux gestionnaires et aux employés sur la santé mentale?

    • assuré l’intervention précoce et la gestion active des dossiers pour les employés aux prises avec des problèmes de santé mentale?

    • relevé les points à améliorer et élaboré des plans d’action pour atténuer les risques et améliorer la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail?

    • établi des indicateurs sur la santé mentale et régulièrement rendu des comptes à cet égard? (Les indicateurs peuvent comprendre le nombre de plaintes de harcèlement, le nombre de demandes d’invalidité pour des raisons de santé mentale, l’utilisation de congés de maladie, les résultats des sondages auprès des employés, le recours au Programme d’aide aux employés et d’autres facteurs de risques présentés dans la Norme nationale du Canada sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail13.)

  • L’organisation a-t-elle consacré les ressources (financières et humaines) requises pour respecter la Stratégie pour la fonction publique fédérale sur la santé mentale en milieu de travail?

  • L’organisation s’est‑elle servie de la Norme nationale du Canada sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail pour élaborer sa stratégie ou son ou ses plans d’action pour améliorer la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail?

Documents clés :

  • nom et poste du champion de la santé mentale;

  • documents corroborant les efforts déployés par l’organisation pour accroître et promouvoir la sensibilisation à la santé et à la sécurité psychologiques en milieu de travail ainsi que les services de soutien en matière de santé qui sont disponibles en milieu de travail (p. ex. séances de sensibilisation à la santé mentale, communiqués, INTRAnet et autre correspondance);

  • matériel de formation et outils favorisant la formation et l’apprentissage en matière de santé mentale, fiches de présences et évaluations;

  • documents expliquant les mesures prises par l’organisation pour assurer une intervention précoce et une gestion active des dossiers pour les employés aux prises avec des problèmes de santé mentale;

  • documents expliquant les secteurs à améliorer et les plans d’action établis pour atténuer les risques identifiés et améliorer la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail;

  • indicateurs de rendement utilisés pour mesurer et surveiller la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail;

  • rapports présentés à la haute direction sur la santé et la sécurité psychologiques;

  • Norme nationale du Canada sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail.

  • autres documents pertinents :

    • documentation du comité de la haute direction (ordres du jour, procès-verbaux, exposés et rapports examinés, comptes rendus des décisions);

    • documents liés aux réunions du comité des RH;

    • évaluations de la santé et de la sécurité psychologiques en milieu de travail ou audits internes pertinents.

Demander et revoir les documents.

Rencontrer en entretien :

  • les responsables de la santé et de la sécurité psychologiques; p. ex. le vice-président des RH, le directeur/gestionnaire des RH, le conseiller en RH;

  • les cadres supérieurs/hiérarchiques.

Déterminer si l’organisation a respecté les exigences de la Stratégie pour la fonction publique fédérale sur la santé mentale en milieu de travail. Plus précisément, évaluer si l’organisation a entrepris des activités précises relativement à ce qui suit :

  • changer la culture pour être respectueux envers la santé mentale de tous les collègues;

  • renforcer les capacités avec des outils et des ressources pour les employés à tous les niveaux;

  • évaluer les mesures prises et en rendre compte.

Déterminer si l’organisation a engagé les ressources (financières et humaines) nécessaires pour respecter les exigences de la Stratégie.

Consigner les observations et répondre à la question d’audit.

Q3 – Dans leurs ententes de rendement, les sous‑ministres et les cadres de l’organisation sont‑ils évalués sur la mesure dans laquelle ils ont établi et maintenu un milieu de travail psychologiquement sain et sécuritaire?

Principales questions :

  • Les ententes de rendement des sous‑ministres et des cadres comprennent‑elles l’objectif d’établir et de maintenir un milieu de travail psychologiquement sain et sécuritaire?

  • Les sous-ministres et les cadres sont-ils évalués par rapport à cet objectif à la fin de l’exercice?

  • La rémunération au rendement est-elle liée à l’atteinte de cet objectif?

Documents clés :

  • ententes de rendement des sous‑ministres et des cadres du dernier exercice (objectifs et examen de fin d’exercice).

Demander et revoir les documents.

Rencontrer en entretien :

  • les responsables de la santé et de la sécurité psychologiques ou de la gestion du rendement des cadres : p. ex. le vice‑président des RH, le directeur/gestionnaire des RH, le conseiller en RH;

  • les cadres supérieurs.

Déterminer si les sous‑ministres et les cadres de l’organisation sont évalués sur l’établissement et le maintien d’un milieu de travail psychologiquement sain et sécuritaire dans leurs ententes de rendement.

Consigner les observations et répondre à la question d’audit.

Q4 – L’organisation surveille-t-elle la mise en œuvre de sa stratégie ou de son ou ses plans d’action en matière de santé mentale ainsi que les activités entreprises à cet égard pour déterminer s’ils produisent les résultats escomptés, et apporte‑t‑elle les ajustements nécessaires?

Principales questions :

  • Comment l’organisation surveille-t-elle sa stratégie en matière de santé mentale ou son ou ses plans d’actions et activités connexes pour déterminer s’ils produisent les résultats escomptés? À quelle fréquence ce suivi est-il effectué?

  • Quels indicateurs ou quelles autres mesures de rendement sont utilisés pour suivre le progrès? (Renvoi à la Q2.)

  • L’organisation participe‑t-elle au sondage annuel auprès des employés portant sur le respect, la diversité et le bien‑être? (Remarque : ce sondage annuel a été créé en 2017.)

  • Quels systèmes d’information (électroniques ou sur papier) existent pour documenter les activités sur la santé mentale entreprises et les résultats obtenus?

  • L’organisation a-t-elle des moyens et des méthodes pour évaluer la qualité des données afin d’assurer l’intégrité des données en RH, y compris les données sur la santé mentale?

  • Les résultats des évaluations de la stratégie ou des plans d’action de l’organisation en matière de santé mentale sont-ils utilisés pour faire les ajustements nécessaires?

  • Les résultats sont-ils communiqués à la haute direction? De quelle façon et à quelle fréquence?

Documents clés :

  • documents expliquant la façon dont la stratégie ou les plans d’action de l’organisation en matière de santé mentale ainsi que les activités à cet égard sont suivis et évalués;

  • indicateurs de rendement utilisés pour surveiller les progrès réalisés en vue d’améliorer la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail;

  • examens de la stratégie ou des plans d’action de l’organisation en matière de santé mentale et des activités entreprises au cours du dernier exercice;

  • rapports à la haute direction sur la stratégie ou les plans d’action de l’organisation en matière de santé mentale et les activités connexes, y compris toute amélioration ou ajustement proposé;

  • autres documents pertinents :

    • documentation du comité de la haute direction (ordres du jour, procès-verbaux, exposés et rapports examinés, comptes rendus des décisions);

    • documentation liée aux réunions du comité des RH;

    • évaluations de la stratégie ou des plans d’action en matière de santé mentale de l’organisation et des activités connexes ou des audits internes pertinents.

Demander et revoir les documents.

Rencontrer en entretien :

  • les responsables de la santé et de la sécurité psychologiques : p. ex. le vice‑président des RH, le directeur/gestionnaire des RH, le conseiller en RH;

  • les cadres supérieurs/hiérarchiques.

Suivre le cheminement des principaux systèmes d’information des RH (électroniques ou sur papier) utilisés pour recueillir et tenir à jour les données sur la santé mentale (y compris les données sur l’effectif) afin de recenser les informations consignées, leur qualité, leur utilisation et les rapports produits, si cela n’a pas déjà été fait à l’étape de la planification.

Déterminer si l’organisation évalue périodiquement sa stratégie ou ses plans d’action en matière de santé mentale pour savoir s’ils produisent les résultats escomptés, si elle apporte les ajustements nécessaires et si elle communique régulièrement les résultats à la haute direction.

Consigner les observations et répondre à la question d’audit.

1 Norme nationale du Canada sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail, 2013

2 Protégeons la santé mentale au travail : https://www.psmt.ca/about/about-safety

3 Norme nationale du Canada sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail, 2013

4 Stratégie pour la fonction publique fédérale sur la santé en milieu de travail, 2016 :  https://www.canada.ca/fr/secretariat-conseil-tresor/services/travail-sain/mieux-etre-milieu-travail/sante-mentale-travail/strategie-fonction-publique-federale-sante-mentale-milieu-travail.html

5 Cadre de responsabilisation de gestion : https://www.canada.ca/fr/secretariat-conseil-tresor/services/cadre-responsabilisation-gestion.html

6 Un congé avec attestation du médecin est un congé pour lequel un certificat du médecin est requis pour que le congé soit autorisé.

7 Vingt-troisième rapport annuel au Premier ministre sur la fonction publique du Canada : https://www.canada.ca/fr/conseil-prive/organisation/greffier/publications/2016-rapport-annuel-page-accueil.html; Vingt-quatrième rapport annuel au Premier ministre sur la fonction publique du Canada : https://www.canada.ca/fr/conseil-prive/organisation/greffier/publications/2017-rapport-annuel-page-accueil.html

8 Stratégie pour la fonction publique fédérale sur la santé en milieu de travail, 2016 : https://www.canada.ca/fr/secretariat-conseil-tresor/services/travail-sain/mieux-etre-milieu-travail/sante-mentale-travail/strategie-fonction-publique-federale-sante-mentale-milieu-travail.html

9« La Santé mentale en milieu de travail », Emploi et Développement social Canada : https://www.canada.ca/fr/emploi-developpement-social/services/sante-securite/sante-mentale.html

10 Stratégie pour la fonction publique fédérale sur la santé en milieu de travail, 2016 :  https://www.canada.ca/fr/secretariat-conseil-tresor/services/travail-sain/mieux-etre-milieu-travail/sante-mentale-travail/strategie-fonction-publique-federale-sante-mentale-milieu-travail.html

11 https://www.mentalhealthcommission.ca/Francais/ce-que-nous-faisons/sante-mentale-en-milieu-de-travail/norme-nationale

12 Norme nationale du Canada sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail, 2013 (section 4.3.4.2). Parmi les facteurs à évaluer, il convient de compter, entre autres, les suivants :

  1. soutien psychologique;
  2. culture organisationnelle;
  3. leadership et attentes clairs;
  4. politesse et respect;
  5. exigences psychologiques de l’emploi;
  6. croissance et perfectionnement;
  7. reconnaissance et récompenses;
  8. participation et influence;
  9. gestion de la charge de travail;
  10. engagement;
  11. équilibre travail-vie personnelle;
  12. protection psychologique contre la violence, l’intimidation et le harcèlement;
  13. protection de l’intégrité physique;
  14. autres facteurs de stress chroniques déterminés par les travailleurs.

13 Norme nationale du Canada sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail, 2013 (4.3.4.2). Parmi les facteurs à évaluer, il convient de compter, entre autres, les suivants :

  1. soutien psychologique;
  2. culture organisationnelle;
  3. leadership et attentes clairs;
  4. politesse et respect;
  5. exigences psychologiques de l’emploi;
  6. croissance et perfectionnement;
  7. reconnaissance et récompenses;
  8. participation et influence;
  9. gestion de la charge de travail;
  10. engagement;
  11. équilibre travail-vie personnelle;
  12. protection psychologique contre la violence, l’intimidation et le harcèlement;
  13. protection de l’intégrité physique;
  14. autres facteurs de stress chroniques déterminés par les travailleurs.