Cadre d’élaboration des guides des spécialistes internes

Guides

Des guides de pratique sont élaborés par des spécialistes internes pour soutenir les auditeurs dans leur travail. Les guides renseignent les auditeurs sur des sujets d’audit (comme documents de référence) et sur la façon de les auditer (comme éléments des méthodes d’audit).

Les normes d’audit et les politiques du BVG établissent les exigences suivantes :

L’équipe possède collectivement la compétence et les capacités qui sont nécessaires pour réaliser l’audit (section 3061 du Manuel d’audit annuel [AA] et du Manuel pour les missions d’appréciation directe [MAD]).
Des consultations appropriées sont tenues, conformément aux exigences du système de contrôle qualité du Bureau, pour renforcer la qualité des travaux et améliorer l’exercice du jugement professionnel, ainsi que réduire le risque d’erreur (sections 1012 et 3081 respectivement du Manuel d’AA et du Manuel des MAD).
Pour les missions d’appréciation directe, l’équipe acquiert une connaissance à jour des éléments considérés, y compris des risques connexes (section 4010 du Manuel des MAD).
Pour les audits d’états financiers, l’équipe acquiert une compréhension de l’entité et de son environnement, y compris de son contrôle interne, et identifie et évalue les risques d’anomalies significatives (section 5000 du Manuel d’AA).

Les praticiens utilisent les guides comme des outils pour appuyer les consultations auprès des spécialistes internes. Les guides soutiennent les équipes dans l’acquisition d’une compréhension et des connaissances à l’égard des éléments considérés et éclairent l’évaluation des risques et l’élaboration de la stratégie d’audit.

Objet du présent cadre

Étant donné que les guides comprennent des méthodes d’audit, le présent cadre a été élaboré pour :

assurer la conformité aux normes et aux politiques du Bureau;
assurer une surveillance appropriée et l’exercice de la diligence raisonnable;
clarifier le processus, les rôles et les responsabilités liés à l’élaboration et à la publication des guides.

Les méthodes d’audit forment l’ensemble des méthodes, des règles et des procédures d’audit. Il s’agit des politiques, des directives, des procédures, des modèles et des listes de contrôle qui définissent la façon dont l’auditeur réalise un audit et d’autres missions d’assurance pour être en mesure de formuler des conclusions appropriées. L’élaboration et la diffusion des méthodes d’audit nécessitent un contrôle et une surveillance appropriés, car ces renseignements font partie des documents de référence utilisés par les praticiens et les équipes d’audit pour réaliser des audits et tirer des conclusions appropriées.

Application et propriété du cadre

Application
Ce cadre s’applique aux guides des spécialistes internes élaborés pour toutes les gammes de produits.

Propriété
Les Services d’audit (SA) sont les propriétaires du cadre et ont la responsabilité de le communiquer aux spécialistes internes.

Étapes de l’élaboration d’un guide

Définition du besoin et de l’objet du guide.
Élaboration du contenu.
Diligence raisonnable et consultation (tout au long du processus).
Approbation et publication.
Communication et formation.
Actualisation continue.

Résumé des principaux rôles

Les spécialistes internes fournissent des conseils aux équipes d’audit. Pour ce qui est des guides, les spécialistes internes sont propriétaires du contenu et doivent mettre à jour les informations et en vérifier la pertinence continue. En particulier, ils ont les responsabilités suivantes :

gérer le processus d’élaboration du guide (en suivant ce cadre) et élaborer l’essentiel du contenu;
vérifier la pertinence et l’objet du guide et faire approuver son élaboration;
planifier et exécuter un exercice de diligence raisonnable et de la consultation;
s’assurer que le guide ne contient pas de directives en double ou contradictoires;
élaborer les stratégies de communication et de formation pour le contenu du guide;
régler les derniers détails du guide en vue de sa publication après l’approbation du contenu (dernier examen, révision, traduction et envoi aux SA pour publication);
appuyer les SA dans la mise en œuvre de la stratégie de communication;
mettre en œuvre la stratégie de formation, avec l’aide de l’Équipe de perfectionnement professionnel;
tenir à jour le contenu des guides, ce qui comprend la révision annuelle du matériel (y compris le matériel de formation), et coordonner les mises à jour requises avec les SA afin qu’elles concordent avec la mise à jour des méthodes d’audit et l’appuient, dans la mesure du possible.

Les Services d’audit (SA) surveillent et tiennent à jour les méthodes du Bureau et font autorité sur les méthodes et les directives d’audit dont elles sont responsables, ce qui comprend l’intégration des méthodes dans les programmes de formation existants. L’Équipe de perfectionnement professionnel, au sein des SA, oriente la conception, l’élaboration et la mise en œuvre des solutions de formation.

Les SA ont les responsabilités suivantes :

donner des conseils sur le besoin et l’objet d’un guide et l’approuver (voir l’étape 1);
s’assurer que le contenu concorde avec les normes d’audit, les méthodes du Bureau et les politiques du Bureau;
recenser et coordonner les répercussions générales du guide sur les méthodes (comme des liens ou des incidences concernant le logiciel pour les feuilles de travail d’audit, d’autres modèles, des manuels, du contenu de formation et d’autres projets connexes du Bureau);
donner des conseils sur la stratégie de consultation et la surveillance afin d’assurer l’exercice de la diligence raisonnable appropriée;
donner des conseils sur le calendrier d’élaboration (c’est-à-dire l’intégration, si possible, du guide au cycle annuel d’élaboration des méthodes; voir l’étape 6);
donner des conseils sur la stratégie de communication;
approuver le guide en vue de sa publication;
mettre en œuvre la stratégie de communication avec l’aide des spécialistes internes (comme l’affichage et la publication en ligne, les avis aux praticiens et l’intégration du guide aux formations existantes);
s’assurer que les méthodes et le contenu de formation pertinents sont mis à jour, s’il y a lieu, dans le cadre de la mise à jour et du cycle d’élaboration des méthodes annuels;
appuyer, notamment en donnant des conseils, l’élaboration et la mise en œuvre de la stratégie de formation par les spécialistes internes (l’Équipe de perfectionnement professionnel au sein des SA donne des conseils sur les solutions de formation appropriées, dirige la conception de la formation en formulant des avis sur l’élaboration du contenu et en coordonnant l’exécution; et veille à la coordination et à la concordance du guide avec les activités de formation et d’apprentissage existantes).

Étape 1 : Définition du besoin

Les spécialistes internes, en consultation avec les SA, doivent vérifier la pertinence et l’objet du guide. Les principaux facteurs à prendre en considération sont les suivants :

Quel est l’objet du guide? À quel besoin répond-il?
Comment appuie-t-il les normes d’audit et les politiques du Bureau?
À quelles gammes de produits le guide s’appliquera-t-il?
Quelle est son incidence sur les méthodes en vigueur (manuels, logiciel pour les feuilles de travail d’audit, modèles, autres directives, outils)? Où se situe-t-il par rapport aux autres projets en méthodologie ou projets du Bureau?
Quel est le plan préliminaire de consultation et de diligence raisonnable pour son élaboration? (Voir l’étape 2.)
Qui est le public cible (par exemple, le personnel interne du BVG, le Groupe national des pratiques professionnelles et d’autres groupes, y compris les tierces parties, comme les autres bureaux d’audit législatif)? (Voir l’étape 5.)

Point de décision : approbation de l’élaboration*
Une fois que le besoin et l’objet du guide ont été définis par les spécialistes internes, il faut faire approuver le projet par les personnes suivantes :

le vérificateur général adjoint (VGA) – SA (sur la recommandation des directeurs principaux concernés des SA), pour la concordance avec les méthodes existantes et l’incidence sur ces dernières;
le VGA opérationnel des spécialistes internes, pour les ressources à investir dans l’élaboration.

Les spécialistes internes devraient commencer l’élaboration de l’essentiel du contenu après avoir obtenu ces approbations.

* Le processus pourrait venir à être modifié en fonction des résultats du projet du BVG visant à redéfinir la structure de gouvernance et les rôles et responsabilités connexes de divers comités.

Étape 2 : Élaboration du contenu

Les spécialistes internes sont responsables de l’élaboration du contenu du guide. Il devrait comprendre ce qui suit :

L’essentiel du contenu du guide doit comprendre, si possible, un volet « matériel de référence » et un volet « méthodes d’audit ». Voici des exemples de sections possibles du guide (voir l’Annexe A : Modèle des guides des spécialistes internes) :
- objet;
- application et public cible;
- date d’approbation;
- renseignements généraux et documents de référence (concepts et contexte);
- méthodes pour l’évaluation des risques liés au sujet;
- signaux d’alarme et indicateurs de risque possibles;
- critères d’audit, questions et stratégies de test;
- sources d’information (où trouver des informations et comment les obtenir);
Un plan de projet pour l’élaboration du guide, qui comprend (voir l’Annexe B : Modèle de plan de projet pour l’élaboration d’un guide) :
- le calendrier des activités et jalons clés (envisager d’harmoniser ce calendrier avec le cycle annuel d’élaboration des méthodes, s’il y a lieu)
- un plan pour l’exercice de diligence raisonnable et de consultation pour l’élaboration du guide;
- une stratégie de communication et de formation pour le contenu du guide.

Les spécialistes internes sont invités à confier leur première ébauche aux Services de révision qui verront à la construction, la structure et la clarté du texte.

Étape 3 : Diligence raisonnable et consultation

Un des éléments du système de contrôle qualité du Bureau est la réalisation de consultations appropriées (sections 1012 et 3081 respectivement du Manuel d’AA et du Manuel des MAD). Compte tenu de l’incidence de ces guides sur les méthodes, il faut exercer une diligence raisonnable et effectuer les consultations requises pendant leur élaboration.

Les spécialistes internes doivent planifier et exécuter un exercice de diligence raisonnable et de consultations approprié. Les SA doivent assurer une supervision afin de veiller à la tenue de consultations appropriées.

Qui doit-on consulter sur quels sujets?
La personne à consulter dépendra du type de guide élaboré. Les SA peuvent donner des conseils sur le choix des principales parties prenantes et la stratégie de consultation.

Les parties prenantes qui pourraient être consultées comprennent notamment :

les SA – l’équipe de méthodologie;
les SA – consulter l’Équipe de perfectionnement professionnel sur la stratégie de formation;
les SA – obtenir auprès du VGA l’approbation de l’élaboration ainsi que l’approbation du guide définitif en vue de sa publication;
d’autres spécialistes internes pour éviter la rédaction de directives en double ou contradictoires;
des praticiens et des auditeurs pour évaluer l’utilité et la compréhension des besoins en matière de contenu, de formation et de communication;
d’autres VGA concernés pour déterminer l’incidence du guide sur la vision et l’orientation stratégiques et sa conformité à ces dernières;
les Services de révision et de traduction pour décider du calendrier des travaux de révision et de traduction, y compris l’incidence sur les ressources. Les Services de révision et de traduction devraient recevoir la première ébauche pour revoir la construction, la structure et la clarté du texte;
les comités consultatifs des produits d’audit (les comités consultatifs de la vérification annuelle, de l’audit de performance et de l’examen spécial).

Quand consulter?
Il faut tenir des consultations tout au long du processus d’élaboration du guide. Il faut d’abord consulter les SA pour déterminer le besoin du guide avant d’entamer les travaux d’élaboration du sujet. Des consultations auront lieu avec les SA (à la fois avec les équipes des méthodes et l’Équipe du perfectionnement professionnel) tout au long de l’élaboration et de la mise à jour du contenu du guide et des formations connexes. (Voir l’étape 6.)

Étape 4 : Approbation et publication

Approbation du contenu
Le guide doit être approuvé à deux niveaux hiérarchiques :

les spécialistes internes approuvent le sujet du guide;
les SA approuvent le guide pour s’assurer qu’il est conforme aux normes d’audit, aux politiques et aux méthodes du Bureau et assorti de stratégies de communication et de formation appropriées. Il faut obtenir les approbations suivantes :
- l’accord des PX concernés de les SA;
- la recommandation du comité consultatif du produit pertinent (CSPAP, CDPAP, COPPAP, ou CCVA), s’il y a lieu;
- l’approbation du VGA des SA.

Publication
Après avoir obtenu les approbations, les spécialistes internes sont responsables des derniers détails du guide en vue de sa publication, notamment :

s’assurer que le guide est révisé et traduit;
effectuer une dernière révision;
transmettre le guide aux SA en vue de sa publication et de sa diffusion en bonne et due forme.

Les guides des spécialistes internes seront publiés en interne sur la page des spécialistes internes de l’INTRAnet. La publication à l’externe des guides sera examinée au cas par cas. (Voir la section sur la communication à l’étape 5.)

Étape 5 : Communication et formation

Les spécialistes internes, sur les conseils des SA, élaboreront des stratégies de communication et de formation pour le guide. Les SA seront responsables de l’exécution de la stratégie de communication avec l’appui des spécialistes internes (c’est-à-dire, l’affichage et la publication sur l’INTRAnet et la communication d’un avis aux praticiens).

Les spécialistes internes seront responsables de la mise en œuvre de la stratégie de formation. L’Équipe de perfectionnement professionnel dirigera la conception des solutions de formation et appuiera leur élaboration et leur exécution coordonnée avec les spécialistes internes.

Principes directeurs de l’élaboration des stratégies de communication et de formation :

Les stratégies doivent cadrer avec l’objet du guide et son public cible. (Compte tenu de l’objet du guide, qui doit recevoir ces informations? À quel besoin répond-il?) De plus, tenir compte des utilisateurs à l’extérieur du BVG (comme les autres bureaux d’audit législatif).
Les stratégies de communication et de formation doivent indiquer clairement si les informations du guide seront communiquées à l’extérieur du BVG et par quel moyen. La publication à l’externe des guides sera examinée au cas par cas.
Il est préférable d’incorporer les guides des spécialistes internes dans les processus de communication et de formation existants (comme les manuels d’audit, le cycle annuel d’élaboration des méthodes et des moyens de discussion et de communication réguliers gérés par les SA).

Étape 6 : Actualisation continue

Les spécialistes internes sont propriétaires du contenu des guides et doivent s’assurer que l’information est tenue à jour et demeure pertinente.

Le contenu des guides doit être révisé annuellement au minimum et le calendrier d’exécution doit concorder avec les mises à jour effectuées dans le cadre du cycle annuel d’élaboration des méthodes.

Les SA contribuent à cette étape en facilitant l’actualisation du contenu du guide et son inclusion dans la mise à jour et le cycle annuel d’élaboration des méthodes. Le VGA des SA examinera les nouveaux guides dans le cadre des travaux de planification relatifs au plan d’entreprise annuel des SA.

Dans le cadre du cycle annuel d’élaboration des méthodes, les SA effectuent au moins annuellement une analyse pour déterminer les mises à jour devant être apportées aux méthodes. Dans le même temps, les SA doivent s’assurer que le contenu des cours de formation est modifié pour tenir compte des révisions, des ajouts ou des suppressions effectués aux méthodes d’audit du Bureau.

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