Subventions et contributions votées (Juin 2012)

Veuillez consulter les lignes directrices à titre de référence. Il se peut que le contenu ne soit pas à jour,
alors il faut les utiliser avec prudence.

1. Introduction et objet

Le présent guide, qui a été approuvé en juin 2012 par le Comité des méthodes et du perfectionnement, est réservé à un usage interne. Sa dernière mise à jour remonte à 2008. Il a pour objet d’orienter l’audit des subventions et des contributions votées. Il vise à faciliter la compréhension des politiques gouvernementales et des cadres ministériels applicables aux programmes de subventions et de contributions votées, afin qu’il soit possible de cerner rapidement les secteurs qui pourraient être importants pour l’audit. Puisque le régime de gestion des programmes de paiements de transfert du gouvernement fédéral évolue continuellement, ce guide fera vraisemblablement l’objet de mises à jour ponctuelles. Nous invitons les équipes de mission qui auraient besoin de directives plus précises à communiquer directement avec le spécialiste interne en la matière.

Le gouvernement dispose de nombreux moyens pour faire appliquer ses politiques d’intérêt public :

il impose des lois et des règlements;
il instaure des mesures fiscales;
il fournit des services, de l’information et des conseils;
il effectue des paiements de transfert aux particuliers, aux organisations et à d’autres ordres de gouvernement.

Les paiements de transfert aux particuliers et aux organisations prennent habituellement la forme de subventions ou de contributions. Contrairement à lorsqu’il paie pour obtenir des biens ou des services dans le cadre d’un marché public, le gouvernement ne bénéficie pas directement des subventions ou des contributions qu’il accorde. Pour le gouvernement, les subventions et les contributions font office de stimulants financiers. Elles lui servent à inciter les particuliers et les organisations bénéficiaires à entreprendre des activités menant à la réalisation des objectifs gouvernementaux quant à ses politiques, y compris les objectifs ministériels. Plus précisément, les paiements de transfert sont des transferts monétaires ou des transferts de biens, de services ou d’actifs à des tierces parties, incluant les sociétés d’État, en fonction de crédits. Ils comprennent les subventions, les contributions et d’autres paiements de transfert comme ceux qui sont versés aux autres ordres de gouvernement, à des organismes internationaux et aux peuples autochtones.

Certaines dépenses engagées sous forme de subventions et de contributions sont prévues par la loi. Ce sont des dépenses législatives. Parce qu’elles sont approuvées de façon permanente en vertu d’une loi du Parlement, il n’est pas nécessaire que ce dernier les approuve chaque année. Les paiements de sécurité de la vieillesse et de supplément de revenu garanti en sont des exemples. Certaines subventions et contributions doivent cependant être approuvées annuellement par le Parlement au moyen d’une loi de crédits. C’est ce qu’on appelle les subventions et contributions votées.

Les exigences en matière de gestion imposées aux ministères par les politiques gouvernementales diffèrent selon qu’il s’agit de subventions ou de contributions. Ainsi, un bénéficiaire qui satisfait aux critères d’admissibilité d’une subvention peut habituellement la recevoir sans avoir à remplir d’autres conditions. En revanche, pour que les coûts d’un projet lui soient remboursés, le bénéficiaire d’une contribution doit satisfaire à certaines exigences en matière de surveillance et de rendement, lesquelles sont précisées dans les conditions d’un accord de contribution.

Le présent guide reflète les politiques en vigueur. Il faut savoir que la Politique sur les paiements de transfert (qui date du 1^er juin 2000) a été remplacée par la Politique sur les paiements de transfert, qui est entrée en vigueur le 1^er octobre 2008. Cette nouvelle version de la Politique indique notamment les programmes de paiements de transfert visés :

1.2.1 Les modalités approuvées avant le 1^er octobre 2008 demeurent en vigueur jusqu’à leur date d’expiration ou jusqu’à ce qu’une décision ait été prise relativement à leur continuation ou modification en vertu de la présente politique.

1.2.2 Toute entente de financement conclue avant le 1^er octobre 2008 demeure en vigueur jusqu’à sa date d’expiration. Toutefois, elle peut être modifiée par le ministère avec l’accord du bénéficiaire afin de tenir compte des exigences de la présente politique.

1.2.3 Les nouvelles exigences de la politique en vertu des paragraphes 6.5.7, 6.5.8 et 6.5.9, concernant la gestion des risques, la mobilisation des demandeurs et des bénéficiaires, et les normes de service des ministères, s’appliqueront aux nouveaux programmes de paiements de transfert et à ceux qui se poursuivront après le 31 mars 2010; une adoption précoce est encouragée.

D’un point de vue pratique, cela signifie qu’il faut auditer les programmes de paiements de transfert en fonction de la version de la Politique qui s’applique.

2. Exigences de la Politique

L’objectif de la Politique sur les paiements de transfert consiste à « s’assurer que les programmes de paiements de transfert sont gérés de façon intègre, transparente et responsable en tenant compte des risques, sont centrés sur les citoyens et les bénéficiaires, et sont conçus et mis en œuvre compte tenu des priorités du gouvernement en vue d’atteindre les résultats escomptés pour les Canadiens ». Cette politique s’applique à tous les « ministères », tel qu’ils sont définis à l’article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques, à moins qu’ils ne soient exclus par une loi, un règlement ou un décret en particulier.

La Politique énonce les responsabilités du Conseil du Trésor, du secrétaire du Conseil du Trésor, des ministres et des administrateurs généraux.

2.1 Exigences à l’égard des administrateurs généraux

Les administrateurs généraux ont les obligations précises suivantes.

Pertinence et efficacité des programmes – S’assurer que les programmes sont, et demeurent, pertinents et efficaces en ce qui concerne l’atteinte des objectifs du ministère et du gouvernement, et qu’ils respectent et soutiennent la Structure de gestion, des ressources et des résultats du ministère de même que les résultats des examens périodiques des dépenses (p. ex. les examens stratégiques).

Stratégie de mesure du rendement – S’assurer qu’une stratégie de mesure du rendement est établie lors de la conception d’un programme, et qu’elle est maintenue et mise à jour tout au long de son cycle de vie afin de soutenir de façon efficace une évaluation ou un examen de la pertinence ou de l’efficacité du programme de paiements de transfert.

Évaluation ou examen – S’assurer qu’une évaluation ou un examen de la pertinence et de l’efficacité de chaque programme de paiements de transfert est entrepris au moins tous les cinq ans, comme l’exige la Loi sur la gestion des finances publiques, et que les mesures appropriées en fonction des constatations sont prises en temps opportun.

Systèmes en place – S’assurer que des systèmes efficients de surveillance, de contrôle interne, de mesure du rendement et de production de rapports sont en place pour soutenir la gestion des paiements de transfert.

Gestion des risques – S’assurer que les exigences administratives imposées aux bénéficiaires sont proportionnelles au niveau de risques. Plus particulièrement que la surveillance, la production de rapports et l’audit reflètent les risques particuliers du programme, le niveau de financement en fonction des frais d’administration et le profil de risques du bénéficiaire.

Participation des demandeurs et des bénéficiaires – Obtenir la participation des demandeurs et des bénéficiaires dans le but d’atteindre l’objectif et les résultats escomptés de la politique grâce à des programmes de paiements de transfert novateurs, efficients, axés sur les citoyens et les bénéficiaires, accessibles, compréhensibles et utilisables.

Normes de service ministérielles – Établir des normes de service raisonnables et pratiques pour les programmes de paiements de transfert du ministère.

Harmonisation des programmes – Assurer, lorsque c’est approprié, l’harmonisation des programmes de paiements de transfert, au sein du ministère et avec d’autres ministères.

Uniformisation – S’assurer que l’on donne suite aux occasions d’uniformisation de l’administration des processus, procédures et exigences propres aux paiements de transferts au sein du ministère.

Surveillance et rapports – Veiller au respect de la Politique sur les paiements de transfert et des directives qui l’accompagnent grâce à des évaluations périodiques, afin d’assurer l’efficacité de leur mise en œuvre.

2.2 Exigences à l’égard des ministères

C’est aux ministères qu’il revient d’établir le cadre de fonctionnement général des programmes. Ce cadre devrait prévoir des contrôles financiers et des contrôles de programme, des ressources ministérielles suffisantes pour exécuter et administrer efficacement les programmes de subventions et de contributions, et les niveaux d’autorisation nécessaires au sein des ministères pour assurer une reddition de comptes adéquate.

Contrôles financiers – Les ministères doivent se conformer aux articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques et assurer la tenue appropriée des documents comptables ainsi que la mise en place des contrôles appropriés afin de satisfaire aux dispositions sur la gestion de la trésorerie contenues dans la Politique sur les paiements de transfert. S’il y a lieu, ils doivent également recouvrer les sommes dues au gouvernement.

Capacités ministérielles – Les ministères doivent se doter de ressources, d’activités de formation et d’outils raisonnables suffisants pour exercer leurs activités courantes.

2.3 Exigences à l’égard des programmes

Pour être approuvées par le Conseil du Trésor, les modalités d’un programme doivent comporter certains éléments. Elles doivent énoncer clairement les critères d’admissibilité pour les bénéficiaires, les critères d’évaluation des projets, les limites sur le cumul de l’aide, les règles de calcul des paiements et les mécanismes de surveillance des contributions remboursables, le cas échéant. Elles doivent aussi préciser comment les objectifs des paiements de transfert contribuent à l’atteinte des objectifs du programme, y compris comment ils seront mesurés, évalués et communiqués, au moyen d’un Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats ou d’une stratégie de mesure du rendement. Le programme doit également comporter des paramètres de surveillance des bénéficiaires au moyen d’un Cadre d’audit axé sur les risques (CAAR). Dans le cas des programmes plus récents, les ministères doivent plutôt établir des stratégies de mesure du rendement.

Bénéficiaires admissibles – Les modalités du programme doivent identifier les bénéficiaires admissibles, c’est-à-dire qu’elles doivent définir les critères auxquels un bénéficiaire doit satisfaire pour pouvoir présenter une demande dans le cadre d’un programme de subventions ou de contributions. Le dossier de chaque bénéficiaire doit indiquer clairement comment ce dernier satisfait aux critères.

Critères d’évaluation – Une fois satisfaits les critères d’admissibilité du bénéficiaire, les demandes de subventions ou de contributions doivent respecter certains critères d’évaluation.L’analyse des propositions doit être documentée clairement et uniformément en fonction de ces critères. L’attribution d’une subvention ou d’une contribution doit résulter d’une évaluation objective des bénéficiaires potentiels en fonction des critères d’évaluation.

Limite sur le cumul de l’aide – Le programme doit satisfaire aux exigences de la Politique sur les paiements de transfert, lesquelles précisent que le montant du financement accordé à un bénéficiaire ne doit pas entraîner le dépassement de la limite sur le cumul de l’aide prévue dans le programme. Ce dernier peut comporter d’autres règles, notamment sur le pourcentage maximal des coûts admissibles pouvant être remboursés à un bénéficiaire.

Base de calcul des paiements – La base de calcul des paiements doit indiquer les montants maximaux que peut recevoir un bénéficiaire et s’il convient ou non de procéder par paiement anticipé. Elle doit comporter des provisions pour les retenues de garantie et prévoir la délégation des pouvoirs de signer des documents financiers permettant l’approbation des paiements.

Contributions remboursables – Dans le cas des contributions remboursables, les conditions qui donnent lieu à un remboursement doivent être précisées, et le programme doit prévoir des mécanismes de surveillance qui contribueront à déterminer les remboursements potentiels et à recouvrer les sommes dues.

Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR) – Chaque programme doit être assorti d’un CGRR ou d’une stratégie de mesure du rendement qui énonce clairement les objectifs du programme. Le cadre ou la stratégie doit présenter les indicateurs de rendement, les résultats escomptés, les méthodes permettant de communiquer les résultats et le rendement du programme et un plan d’évaluation comprenant les critères d’évaluation du degré de réussite, de la pertinence et de l’efficacité du programme. Il doit en outre établir un lien clair entre les objectifs du programme et le mandat du ministère. Il doit également permettre la comparaison des résultats annuels des indicateurs de rendement avec les rapports sur le rendement du ministère.

Cadre d’audit axé sur les risques (CAAR) – Le CAAR du programme doit comporter une évaluation des risques assortie de stratégies d’atténuation adaptées, un plan axé sur les risques visant la surveillance du programme et l’audit des bénéficiaires, une description des objectifs, les dates d’audit interne prévues et des stratégies de communication des résultats.

Stratégie de mesure du rendement – La stratégie de mesure du rendement doit prévoir la sélection, l’élaboration et l’utilisation continue de mesures du rendement pour guider la gestion des programmes ou la prise de décisions.

3. Audit d’un programme de subventions et de contributions : Conception du programme et examen des dossiers

La présente directive consiste en deux grands programmes d’audit que votre équipe et vous pourrez suivre lors de l’audit d’un programme de subventions et de contributions. Le premier, « Conception du programme », vise à évaluer le cadre de fonctionnement du programme de subventions et de contributions, et le deuxième, « Examen des dossiers », à évaluer si le programme fonctionne comme prévu.

3.1 Conception du programme

Le programme comprend les éléments suivants.

Cadre de contrôle de gestion – L’évaluation du cadre de contrôle de gestion comprend l’examen des politiques et des procédures mises en place par le ministère ou les responsables du programme pour encadrer les processus de gestion du programme.

Les cadres de contrôle de gestion établis par le ministère et les responsables des programmes doivent être suffisamment détaillés et complets pour tenir compte des exigences de la Politique sur les paiements de transfert et des politiques ministérielles particulières.

Des audits antérieurs ont révélé un manque d’uniformité dans l’application ou l’interprétation des politiques gouvernementales sur les subventions et les contributions, et des lacunes sérieuses dans les cadres de contrôle de la gestion des programmes.

Nous avons constaté que parmi les bonnes pratiques figurent des cadres qui simplifient les politiques liées aux subventions et aux contributions en les présentant dans l’ordre selon lequel est géré le cycle de vie des programmes.

Contrôles visant les autorisations – À ce chapitre, il s’agit de vérifier si les contrôles financiers appropriés ont été mis en œuvre et s’ils découlent des contrôles sur les autorisations.

L’audit doit permettre de vérifier si le ministère respecte comme prévu les autorisations financières qui ont été approuvées par le Conseil du Trésor et qui sont décrites dans la présentation au Conseil du Trésor pour le programme. Les pouvoirs délégués doivent également concorder avec les tableaux de délégation des pouvoirs du ministère.

Capacités ministérielles – Les capacités ministérielles se vérifient de deux façons. D’abord par l’existence d’outils de gestion des paiements de transfert qui contribuent à encadrer la gestion des subventions et des contributions. Ensuite, par l’existence d’une formation appropriée, tant sur le plan de la durée que du contenu, à l’intention des gestionnaires du programme.

Le plus souvent, la gestion des paiements de transfert se fait au moyen d’un système de cybergestion. Un tel système est conforme aux pratiques exemplaires s’il intègre toutes les procédures requises par la Politique sur les paiements de transfert et les politiques ministérielles. En général, un système ne devrait pas permettre aux agents de programme de passer d’une étape à l’autre sans se soumettre aux contrôles appropriés. Ces contrôles peuvent consister en des cases à cocher pour indiquer à quels critères d’admissibilité satisfait un bénéficiaire, et en l’obligation de documenter la demande et de la classer en fonction des critères d’évaluation du projet. Si un agent de programme ne réalise pas les étapes prévues, le bénéficiaire ne devrait pas pouvoir recevoir l’approbation nécessaire au financement.

Le ministère ou les responsables du programme devraient avoir effectué une analyse des besoins des agents de programme qui gèrent les subventions et contributions, et élaboré ou identifié les cours disponibles considérés comme étant obligatoires pour qu’ils puissent faire leur travail. Ils s’assurent ainsi que la formation appropriée est disponible. Il leur incombe également de s’assurer que tous les employés concernés ont suivi une formation adaptée afin d’être en mesure de s’acquitter de leurs responsabilités.

Mécanismes de financement – Cet élément vise à évaluer les mécanismes de financement offerts, lesquels doivent respecter les principes de reddition de comptes au Parlement et assurer un juste équilibre entre la rentabilité, la gestion des risques et le traitement raisonnable des bénéficiaires du programme.

Les mécanismes de financement en tant que moyens de réaliser les objectifs des politiques sont choisis au moment de la conception du programme. Le choix effectué doit tenir compte des principales caractéristiques des mécanismes de financement, de la nécessité d’équilibrer les besoins des gestionnaires du programme avec ceux des bénéficiaires éventuels, de la tolérance de la direction aux risques, du niveau de surveillance envisagé, du coût d’administration du programme et de la nécessité d’auditer le programme. Plus il est nécessaire d’assurer un contrôle, une surveillance et un suivi pour que les bénéficiaires réalisent les objectifs du programme, plus il convient de recourir à des contributions plutôt qu’à des subventions.

Promotion du programme – La promotion du programme doit viser à ce que tous les bénéficiaires potentiels disposent de chances égales d’obtenir des fonds publics.

Pour qu’un programme soit couronné de succès, il faut qu’il suscite beaucoup d’intérêt auprès des demandeurs potentiels. Encourager le plus de demandeurs admissibles possible à soumettre une demande contribue à assurer l’équité du programme, et contribue aussi à l’allocation des fonds disponibles aux projets les plus prometteurs. Cela suppose une communication et une promotion appropriées et efficaces au moyen de techniques modernes ou classiques, afin d’informer les groupes cibles. Le matériel promotionnel doit notamment énoncer l’objet du programme, les diverses formes d’aide offertes, les conditions et l’ampleur de cette aide, et les critères d’admissibilité et d’évaluation. Il doit aussi renseigner le lecteur sur le processus d’approbation (y compris le processus d’appel, s’il y a lieu), les exigences d’un accord et les mécanismes de surveillance, et lui expliquer comment présenter une demande.

Critères d’admissibilité et d’évaluation – Les critères d’admissibilité et d’évaluation doivent être précis afin que les agents de programme comprennent bien qui a droit à un financement, quels projets y sont admissibles, à quelles conditions le financement peut être alloué, à quelles fins il doit servir et quel en sera le montant.

Il incombe au personnel du programme de faire en sorte que celui-ci soit exécuté selon le processus établi. Les gestionnaires de programme doivent donc s’assurer que les critères d’admissibilité, les conditions de l’aide fournie et l’ampleur de cette aide figurent dans la documentation sur les programmes, qu’ils sont bien compris, et qu’ils sont appliqués uniformément et impartialement par le personnel affecté au programme, y compris dans les bureaux régionaux. La documentation adéquate des critères d’admissibilité fait en sorte que les paiements ne sont versés qu’aux bénéficiaires admissibles, pour des dépenses admissibles. Lorsque les critères d’évaluation sont clairs et liés aux objectifs des programmes, il est possible pour le personnel de déterminer ultérieurement si le financement a permis d’atteindre efficacement les objectifs du programme. Les résultats escomptés doivent figurer dans la demande (pour les subventions) ou dans l’accord (pour les contributions) et s’inscrire dans les objectifs du programme.

Processus d’approbation – Le processus d’approbation doit garantir que le financement est alloué aux meilleurs projets et que le montant de l’aide est approprié.

Étant donné les limites pratiques, les agents de programme essaient surtout d’appuyer les projets les plus prometteurs parmi ceux qui sont admissibles et qui satisfont aux critères d’évaluation. Encourager le plus de demandeurs admissibles possible contribue à l’allocation des fonds disponibles aux projets les plus prometteurs. Pour assurer l’impartialité et l’équité du programme, il est essentiel que l’évaluation soit uniforme. Les agents de programme doivent disposer de lignes directrices pour le classement des projets. Si le personnel du programme comprend bien les responsabilités et les tâches qui lui sont confiées, le risque que des problèmes surviennent en ce qui concerne le processus établi, l’impartialité et l’équité s’en trouve réduit. De telles lignes directrices doivent aider le personnel à appliquer uniformément les modalités du programme et ses critères d’évaluation. Dans le cas des propositions importantes ou complexes, il convient de consulter des experts internes ou externes. C’est particulièrement le cas en ce qui concerne l’évaluation des besoins financiers du demandeur, qui nécessite une analyse prévisionnelle des revenus et des charges, et l’examen des répercussions des variations sur les diverses prévisions relatives à un projet.

Harmonisation des programmes de paiements de transfert – Les gestionnaires du programme doivent déterminer s’il convient d’harmoniser certains programmes de paiements de transfert en raison de la similitude de leurs objectifs respectifs, ou si les bénéficiaires peuvent également être admissibles à recevoir du financement dans le cadre d’autres programmes gouvernementaux.

Coût d’administration – Le ministère doit tenir compte du coût d’administration du programme de paiements de transfert.

Attentes en matière de rendement et de communication des résultats – Le Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats ou la stratégie de mesure du rendement du programme doit énoncer clairement les attentes en matière de rendement et de communication des résultats, et les évaluations du programme doivent être faites dans les meilleurs délais.

Le personnel affecté au programme à tous les niveaux doit comprendre les objectifs du programme et la façon dont les fonds alloués aux bénéficiaires contribuent à l’atteinte des objectifs.

Les objectifs doivent préciser quelles sont les réalisations escomptées du programme, à la lumière du mandat et des objectifs stratégiques des ministères ou des organismes. Comme les objectifs d’un programme sont habituellement des énoncés généraux, ils doivent être reformulés sous forme de résultats escomptés pour appuyer correctement les différentes étapes de la gestion du programme (élaboration de critères d’évaluation, processus de sélection des projets, accords, surveillance et communication des résultats). Une façon d’énoncer les résultats escomptés consiste à répondre à la question suivante le plus précisément possible : « Selon nous, quelle devrait être l’incidence du financement pour les bénéficiaires? »

La surveillance du rendement sert à évaluer la constance des résultats escomptés. Pour surveiller le rendement du programme, la direction établit des mesures quantitatives et qualitatives pertinentes de rendement du projet, puis du programme, et elle reçoit régulièrement des rapports. Les mesures de rendement du programme définissent les nouveaux problèmes qui se posent et permettent à la direction d’apporter des correctifs. Une saine gestion consiste donc à adopter des mesures appropriées fondées sur de bonnes informations. Il peut être difficile de déterminer l’étendue appropriée et le moment de la surveillance, en particulier dans le cas des petits programmes dont les ressources sont limitées et des programmes qui financent un grand nombre de subventions ou de contributions dont la valeur est relativement faible. L’identification et l’analyse efficaces des risques peuvent aider à définir l’étendue, le moment et la fréquence de la surveillance dans ces cas. La revue périodique du programme aide à faire en sorte que des ressources suffisantes sont toujours à la disposition du ministère en fonction de la taille, du risque perçu et de la sensibilité des sommes allouées.

Au niveau du projet, la possibilité que le statut ou la compétence du bénéficiaire change représente un risque important pouvant nuire à la capacité de ce dernier à mener à terme le projet. Les conditions des accords de financement devraient prévoir que la surveillance attire suffisamment l’attention sur les circonstances qui pourraient indiquer un échec. Dans le cas des subventions, les lettres d’offres peuvent prévoir la présentation de rapports semblables par les bénéficiaires.

Mesure du rendement – La surveillance du programme et l’audit des bénéficiaires doivent être effectués conformément à la stratégie de mesure du rendementdu programmeet d’après l’identification, l’évaluation et la gestion des risques : risques stratégiques, risques internes, risques liés au projet et au bénéficiaire et risques externes.

L’atteinte des objectifs du programme est tributaire de l’utilisation des fonds aux fins convenues pour la réalisation des projets. Une surveillance efficace fournit l’assurance que toutes les exigences à l’égard d’une subvention ou d’une contribution sont respectées et permet d’améliorer l’ensemble du programme. La revue périodique des réalisations et des progrès accomplis au moyen des subventions et des contributions réduit le risque. La fréquence des revues varie en fonction de la taille des paiements, de la nature des risques et des priorités à cet égard, de la sensibilité des subventions ou des contributions, du degré d’incertitude ou du jugement subjectif dans l’évaluation originale, du genre de mécanisme de financement et du type de projet.

Dans le cas des subventions, qui sont des transferts de fonds inconditionnels, les critères d’admissibilité du programme, les renseignements exigés dans les demandes et le processus d’examen fournissent à la direction l’assurance nécessaire que les fonds affectés au projet serviront à des fins correspondant aux objectifs du programme. Les subventions importantes sont habituellement versées par paiements échelonnés après la vérification de l’admissibilité continue du bénéficiaire. Des rapports périodiques sur les progrès réalisés en vue de l’atteinte des objectifs avant le versement des paiements échelonnés sont une façon de s’assurer que les fonds continuent de servir aux fins prévues.

Dans le cas des contributions, qui sont des transferts de fonds conditionnels à des fins précises, un accord officiel est signé par les agents de l’organisme de financement et par le bénéficiaire. Cet accord prévoit l’objet et l’objectif immédiat de la contribution. Un énoncé de l’objectif qui est efficace est axé sur les résultats et lié aux objectifs du programme. Avant qu’on ne commence à verser les fonds, les parties à l’accord doivent bien comprendre quels sont les résultats à obtenir et non uniquement les extrants. Le versement des fonds dépend du rendement, et les accords font l’objet d’une vérification visant à déterminer si toutes les conditions, financières ou non, ont été respectées.

3.2 Examen des dossiers

Ce programme d’audit vise à déterminer si le programme fonctionne comme prévu. L’auditeur doit tenter de répondre aux sept questions suivantes :

L’approbation des bénéficiaires est-elle étayée d’une documentation claire quant à leur admissibilité, démontrant que le projet proposé est le plus approprié à financer compte tenu de l’ensemble des demandes?
Le dossier comporte-t-il une analyse appropriée justifiant l’aide du gouvernement, et a-t-on pris en considération les règles sur le cumul?
Conformément aux dispositions du Cadre d’audit axé sur les risques (CAAR) ou de la stratégie de mesure du rendement, a-t-on évalué les risques au moment de déterminer la fréquence et le niveau de surveillance appropriés, de même que les exigences en matière de communication des résultats de la part du bénéficiaire, et a-t-on tenu compte de cette évaluation dans les faits?
Quels contrôles visent à assurer que seuls les coûts admissibles des programmes de subventions et de contributions sont remboursés?
Les paiements dans le cadre du projet sont-ils conformes aux dispositions sur la gestion de trésorerie énoncées dans la Politique sur les paiements de transfert?
Les paiements sont-ils conformes à la Loi sur la gestion des finances publiques et a-t-on respecté les délégations du pouvoir de signer?
Les contributions remboursables, le cas échéant, sont-elles clairement identifiées? Quelles sont les procédures en place pour effectuer le suivi de leur remboursement? Le recouvrement est-il effectué en temps opportun?

Selon la politique gouvernementale, à quelques exceptions près, toutes les contributions à des entreprises sont remboursables. Ce qui fait qu’une contribution est remboursable ou non dépend des objectifs du soutien et du fait que la contribution accroît la capacité de l’entreprise à générer des profits ou à augmenter sa valeur. Dans le cas des entreprises à risque élevé ou des projets de nature très spéculative, l’État s’attend à recevoir une part équitable du rendement financier. Il faut tenir compte de la politique du Conseil du Trésor sur les contributions remboursables au moment de l’établissement des conditions de remboursement.

En général, lorsque l’objectif consiste à investir dans le développement économique, toutes les contributions aux entreprises commerciales sont remboursables, sauf dans le cas de celles qui sont expressément exemptées. S’il y a un lien direct entre les bénéfices gagnés et la valeur accrue de l’entreprise par suite du paiement, l’investissement devrait être remboursé à l’État selon sa politique sur les contributions remboursables. En outre, lorsque l’État accorde un appui financier aux entreprises à risque élevé ou aux projets de nature très spéculative, il devrait partager les avantages dans une proportion correspondant à sa part des risques. La politique du Conseil du Trésor sur les contributions remboursables doit être appliquée. Il y a d’autres cas de sommes dues à l’État, par exemple les sommes non dépensées d’un paiement anticipé à la fin d’un accord de contribution, les décaissements non admis et les sommes reçues à la suite de fausses déclarations ou par une personne non admissible.

4. Autres considérations

Les facteurs suivants peuvent être pris en considération lors de l’audit de subventions et de contributions votées :

Accès aux dossiers et aux informations des bénéficiaires – En vertu de la Politique sur les paiements de transfert de 2008, les modalités de l’accord de financement, qu’il s’agisse d’une subvention ou d’une contribution, doivent prévoir que le bénéficiaire doit mettre ses dossiers et ses informations à la disposition du vérificateur général du Canada lorsque ce dernier le lui demande dans le but de mener une enquête en vertu du paragraphe 7.1(1) de la Loi sur le vérificateur général. Il en est de même pour les modalités des accords de financement pluriannuel initial.

Mandat du Bureau permettant le suivi des fonds publics – La Loi d’exécution du budget de 2005 a modifié le mandat du BVG afin de lui permettre « de suivre la trace de chaque dollar », c’est-à-dire d’examiner les activités de certains bénéficiaires de subventions. Les nouvelles dispositions autorisent le BVG à auditer le « bénéficiaire » d’un « accord de financement », tel que ces deux termes sont définis dans la Loi sur le vérificateur général. En substance, le BVG peut examiner les bénéficiaires (ce qui exclut par définition les sociétés d’État, les établissements publics, les municipalités, les organisations internationales et les sociétés contrôlées par d’autres ordres de gouvernement) qui ont reçu plus de 100 millions de dollars au cours de cinq exercices consécutifs au titre d’un ou de plusieurs accords de financement conclus avec le gouvernement du Canada. En 2006, la Loi fédérale sur la responsabilité a élargi le mandat de suivi des fonds publics du BVG. Ce dernier peut désormais examiner les bénéficiaires qui ont reçu plus de 1 million de dollars au cours de cinq exercices consécutifs au titre d’un ou de plusieurs accords de financement. Les définitions de « bénéficiaire » et d’« accord de financement » ont été déplacées à l’article 42 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Ces définitions sont les suivantes :

42. (4) Les définitions qui suivent s’appliquent au présent article.

« accord de financement » Accord écrit aux termes duquel le bénéficiaire reçoit une subvention, une contribution ou tout autre financement [c’est nous qui soulignons] de Sa Majesté du chef du Canada ou d’une société d’État, directement ou par l’intermédiaire d’un mandataire de Sa Majesté, notamment sous forme de prêt. Sont exclus de la présente définition les marchés de fournitures, les marchés de services et les marchés de travaux.

« bénéficiaire » Personne physique ou morale, société de personnes ou organisme non doté de la personnalité morale qui a reçu, au total, au moins un million de dollars au cours de cinq exercices consécutifs au titre d’un ou de plusieurs accords de financement. Sont exclus de la présente définition :

a) les sociétés d’État;
b) les établissements publics;
c) les gouvernements des États étrangers, les gouvernements provinciaux et les municipalités, ainsi que leurs organismes;
c.1) les bandes, au sens du paragraphe 2(1) de la Loi sur les Indiens, tout membre du conseil ou tout organisme de la bande, et les organismes autochtones qui sont parties à un accord d’autonomie gouvernementale mis en vigueur par une loi fédérale, ainsi que leurs organismes;
d) les sociétés contrôlées par une municipalité ou par un gouvernement autre que le gouvernement fédéral;
e) les organisations internationales.

Au moment où les changements ont été apportés à la Loi fédérale sur la responsabilité, la vérificatrice générale avait indiqué qu’elle exercerait ce mandat en de rares circonstances seulement, car elle estimait que la responsabilité de s’assurer que les bénéficiaires respectaient les modalités de leur accord de financement revenait au ministère qui avait conclu l’accord en question.

Le mandat du Bureau en ce qui concerne les accords de financement conclus avec les bénéficiaires est énoncé à l’article 7.1 de la Loi sur le vérificateur général.

Annexe 1 : Exemples — Objectifs et critères d’audit

Pour les ministères, un objectif général d’audit consiste à déterminer si le contrôle exercé sur les programmes de subventions et de contributions votées est adéquat.

L’équipe doit tenir compte des critères possibles suivants et déterminer si les ministères :

conçoivent et mettent en œuvre des contrôles efficaces pour les finances et les programmes;
exercent une diligence raisonnable lors de la sélection et de l’approbation des bénéficiaires de subventions et de contributions;
se conforment aux autorisations;
élaborent un Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats ou une stratégie de mesure du rendement prévoyant des mécanismes adéquats d’évaluation et de communication des résultats, ainsi que des critères d’évaluation devant servir à mesurer l’efficacité des programmes;
se dotent des ressources nécessaires pour exécuter et administrer efficacement les programmes;
exercent une diligence raisonnable en vue de s’assurer que les bénéficiaires utilisent les contributions aux fins voulues, notamment au moyen d’un Cadre d’audit axé sur les risques;
veillent à la tenue appropriée des dossiers des programmes, des documents comptables et des autres documents pertinents;
veillent à ce que chaque paiement de transfert soit approprié compte tenu du cumul de l’aide et des dépenses admissibles pour le projet;
veillent à ce que les paiements de transfert soient conformes à la politique et à la Loi sur la gestion des finances publiques;
recouvrent, s’il y a lieu, les sommes qui sont dues à l’État.

Annexe 2 : Documents de base — Audit des programmes de subventions et de contributions

Rapports d’audit interne, y compris le programme ou le cadre de gestion et les réponses de la direction
Plan de travail du service d’audit interne/liste des audits internes
Présentation au Conseil du Trésor pour le programme
Modalités du programme
Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats ou stratégie de mesure du rendement pour le programme
Évaluations du programme
Cadre d’audit axé sur les risques pour le programme
Cadre de contrôle de gestion pour les paiements de transfert
Charte de délégation des pouvoirs de signature en matière financière
Modèles utilisés par les gestionnaires du programme pour les subventions et les contributions
Documentation et saisies d’écrans des systèmes informatiques utilisés pour les subventions et les contributions
Modèle d’accord au niveau des bénéficiaires pour les subventions et les contributions
Exemple d’accord de subvention ou de contribution
Formulaire de demande de subvention ou de contribution
Matériel promotionnel du programme
Liste des cours offerts sur la gestion des paiements de transfert, y compris les objectifs de formation
Articles publiés dans les médias au sujet du programme

Annexe 3 : Exemples — Programmes d’audit de la gestion ministérielle des subventions et des contributions

Dans cette annexe, vous trouverez des exemples de programmes d’audit et de questions à prendre en considération lors de l’audit d’un programme de subventions et de contributions. Divers mécanismes permettent de répondre à ces questions, comme des entretiens avec la haute direction ou l’examen des dossiers, y compris des bases de données.

Projet de travail n^o 1 — Conception du programme

Cadre de contrôle de gestion

Obtenir le cadre de contrôle de gestion du ministère et du programme concernant les paiements de transfert.
- Déterminer comment on a assuré l’application uniforme et le respect de la Politique sur les paiements de transfert.
- Dresser la liste des étapes de contrôle supplémentaires établies par le ministère ou dans le cadre du programme.
- Obtenir des copies des modèles fournis aux gestionnaires du programme en vue d’assurer le respect de la politique interne.
Recenser (ou obtenir) et consigner les rôles et les responsabilités officiels des principaux responsables des paiements de transfert au sein du ministère, par exemple les groupes d’élaboration des politiques, le centre d’excellence, les Finances, les gestionnaires de programmes et les auditeurs internes. Qui est responsable de quoi? Par exemple, qui est responsable de la présentation au Conseil du Trésor, du Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats, du Cadre d’audit axé sur les risques et des indicateurs de rendement?
Déterminer par quel moyen ces groupes mettent en commun leurs connaissances.
Déterminer s’il y a des différences régionales dans la manière dont le programme est organisé et administré. Dans l’affirmative, déterminer comment le ministère ou les responsables du programme veillent à assurer un contrôle adéquat en région.
Déterminer comment le ministère procure l’assurance qu’il dispose des systèmes, des procédures et des ressources ministériels nécessaires pour approuver les paiements de transfert, vérifier l’admissibilité des bénéficiaires et le montant de l’aide financière, et gérer et administrer les programmes avec une diligence raisonnable, conformément à la Politique sur les paiements de transfert.
Vérifier si toutes les exigences de la Politique sur les paiements de transfert ont été prises en compte dans la présentation au Conseil du Trésor, lors du renouvellement du programme.

Contrôles visant les autorisations

Déterminer si des contrôles financiers appropriés ont été conçus et mis en œuvre pour que les paiements soient assujettis à un contrôle des engagements, à la vérification des comptes et au respect des autres exigences relatives aux paiements énoncées dans les articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (voir la Politique sur les paiements de transfert).
- Qui veille à l’application de l’article 34? (agents de projets)?
- Qui veille à l’application de l’article 33? (Finances)?
Obtenir des pièces justificatives pour les crédits alloués pour le programme, pour chacun des exercices audités.
Acquérir une compréhension de la façon dont les responsables du programme exercent une surveillance sur les crédits alloués.
Décrire la méthode de répartition des crédits entre les régions ou les bénéficiaires. Qu’est-ce qui garantit que le budget alloué est respecté (rapprochements mensuels, rapports)?
Décrire les méthodes qui servent à répartir les crédits entre les programmes et les projets à la clôture de l’exercice.

Capacités ministérielles

Module de paiements de transfert

Dresser la liste des principaux objectifs du module de paiements de transfert.
- Déterminer si le ministère a formé un comité directeur des TI.
- Déterminer qui s’occupe du développement et de la maintenance du module (gestionnaires de programme/Finances/TI).
- Déterminer si on a évalué le module pour savoir s’il répond aux besoins des utilisateurs. Dans l’affirmative, déterminer comment.
Déterminer quels mécanismes garantissent que toutes les données sur les programmes et les bénéficiaires sont saisies dans le module.
Déterminer les informations qui doivent être saisies dans le module pour passer d’une étape à l’autre. Décrire les étapes et les éléments obligatoires du module. Nommer les éléments facultatifs qui devraient être obligatoires.
Déterminer si les systèmes financiers sont intégrés.
Déterminer si le programme permet l’approbation électronique.
Déterminer quelles fonctions relatives à la production de rapports ont été intégrées au module (compilation de résultats ou de statistiques).
Déterminer si les rapports satisfont aux besoins des utilisateurs (demander aux gestionnaires de programme).
Déterminer comment les rapports répondent aux exigences ministérielles.

Formation

Acquérir une compréhension du programme de formation destiné aux gestionnaires et aux agents du programme ou en obtenir une copie.
Acquérir une compréhension des objectifs des programmes de formation et déterminer quand les cours ont été conçus.
Déterminer comment les cours ont été conçus (experts externes, échange de matériel pédagogique entre ministères).
Déterminer comment le ministère s’assure que tout le personnel concerné a suivi la formation ainsi que la fréquence des mises à niveau des connaissances requises (examiner les registres de présence).
Déterminer comment le ministère évalue les besoins en matière de formation et la réussite du programme.
Déterminer si la formation traite de tous les aspects du contrôle interne visant les paiements de transfert, y compris l’utilisation du module sur les paiements de transfert.
Déterminer si l’organisation dispose d’un centre d’expertise ou d’un groupe d’étude central pour les subventions ou les contributions afin de faciliter la gestion du programme, et si elle dispose d’un programme de stage.

Mécanismes de financement

Répondre de façon détaillée aux questions ci-après, en fonction des entretiens tenus avec le client et de l’analyse du BVG :

Quel est l’objectif premier du programme? Autrement dit, pourquoi ce programme a-t-il été instauré?
Ce programme a-t-il été exempté de certaines exigences de la Politique sur les paiements de transfert? Le cas échéant, consigner les raisons de cette exemption.
Comment le choix des mécanismes de financement est-il justifié par les autorisations du ministère?
Le recours à un contrat pour réaliser les objectifs du programme est-il envisageable?
Comment, et à quelle fréquence, le choix des mécanismes de financement sera-t-il réévalué pour déterminer s’ils sont toujours adaptés au programme qui est en constante évolution (changements dans les critères d’admissibilité, changements dans les accords nécessitant de nouvelles modalités)?
Comment a-t-on évalué les risques au moment de choisir les mécanismes de financement?
Si on a choisi le mécanisme des contributions, a-t-on clairement établi les raisons pour lesquelles ces dernières devraient être non remboursables, remboursables à certaines conditions ou remboursables sans condition?
A-t-on choisi plusieurs mécanismes de financement? Le cas échéant, pourquoi?
Discuter avec les gestionnaires de programme et les ministères de leurs préoccupations. Quels échanges ont-ils eus avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada au sujet des mécanismes de financement?

Promotion du programme

Déterminer si la promotion du programme permet de faire en sorte que tous les demandeurs potentiels disposent de chances égales.
Déterminer si les critères d’admissibilité ont été rendus publics.
Déterminer si on a utilisé la même stratégie de promotion dans toutes les provinces et tous les territoires. En l’absence de promotion, déterminer comment les gestionnaires du programme savent si tous les bénéficiaires potentiels connaissent le programme.
Déterminer la meilleure stratégie de promotion (support papier ou électronique, séances d’information). La stratégie adoptée tient-elle clairement compte de l’évolution des besoins de la population cible? Est-elle facile à comprendre (langage clair)? Quel est le degré de pénétration du marché (portée du programme)?
Comment les demandeurs potentiels peuvent-ils obtenir de l’information sur le programme (documentation, sites Web, services d’assistance)?

Critères d’admissibilité

Acquérir une compréhension des critères d’admissibilité.
- Sont-ils les mêmes pour toutes les régions? Dans la négative, consigner les différences en dossier.
- Y a-t-il des dérogations dans l’application des critères d’admissibilité (p. ex. si les critères ne s’appliquent pas à un bénéficiaire donné)?
Vérifier si les critères d’admissibilité concordent avec les modalités énoncées dans la présentation au Conseil du Trésor.
Déterminer comment les critères de sélection des projets font en sorte que seuls les bénéficiaires admissibles reçoivent du financement.
Déterminer si les gestionnaires démontrent visiblement qu’ils attachent de l’importance à l’uniformité et à l’équité. Dans l’affirmative, décrire de quelle manière. Déterminer si l’organisme a formé un comité de projet, dressé une liste de contrôle ou créé un formulaire d’évaluation type dans le but d’assurer l’uniformité lors de l’examen des demandes. Dans l’affirmative, obtenir une copie de ces documents (vérifier si les agents du programme savent qui est admissible aux paiements de transfert, selon quelles conditions et à quelles fins, et quelles sont les sommes qui peuvent être versées).
Déterminer comment sont résolus les conflits d’intérêts et s’il existe des lignes directrices à cet égard pour encadrer les personnes qui évaluent les demandes. Dans l’affirmative, déterminer si ces lignes directrices sont appliquées et surveillées.
Déterminer si, avant d’approuver une contribution de plus de 100 000 $ ou de verser une subvention de plus de 100 000 $, le ministère recueille des renseignements sur les autres sources de financement du projet auprès des bénéficiaires potentiels. Noter la politique ministérielle à cet égard.

Processus d’approbation

Évaluer si la probabilité de financer les meilleures propositions est optimisée (évaluation au cas par cas ou évaluation par lots).
Acquérir une compréhension du processus d’approbation et préparer un diagramme simple qui présente le fonctionnement de la promotion ou de la publicité du programme, de l’examen initial des demandes jusqu’à l’approbation et à l’acceptation des bénéficiaires (c.-à-d. du formulaire de demande à la proposition officielle, dans le but de compter le nombre d’examens par les pairs et les autres exigences relatives à l’approbation). (Note : Les équipes de mission d’attestation pourraient déjà disposer de diagrammes utiles illustrant le processus qu’il est possible d’utiliser.)
Déterminer qui est habilité à annuler une décision et pour quelles raisons.

Gestion horizontale

Tenir des entretiens avec des responsables du programme ou des agents de projets pour savoir si le programme compte des bénéficiaires qui reçoivent des fonds d’autres programmes (que ce soit du même ministère ou d’un autre ministère).
Déterminer si, lorsque c’est possible, le ministère coordonne avec d’autres programmes ministériels la planification des audits ou les exigences en matière de communication des résultats des bénéficiaires.

Coût d’administration

Demander à l’entité comment a été compilée l’information sur le coût d’administration du programme qui figure dans la présentation au Conseil du Trésor. Comment est-on parvenu à cette estimation des coûts? Fournir la liste des coûts inclus dans l’estimation.
Demander à l’entité si un suivi des coûts réels par rapport aux coûts estimatifs est effectué et, le cas échéant, comment est effectué ce suivi.
Déterminer si on a effectué des analyses de rentabilité du programme.

Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR) ou stratégie de mesure du rendement

Approbation du CGRR

Obtenir une copie du CGRR ou de la stratégie de mesure du rendement faisant partie de la présentation au Conseil du Trésor.
Vérifier si le document est complet (profil, modèle logique, stratégie permanente de mesure du rendement, stratégie d’évaluation, stratégie de communication de l’information). Vérifier la cohérence par rapport au mandat, aux objectifs ou à l’architecture des activités de programme du ministère.
Si le CGRR ou la stratégie de mesure du rendement porte sur un large éventail de programmes, déterminer comment on a défini les éléments du CGRR ou de la stratégie qui concernent le programme audité. S’assurer que les résultats sont conformes à ce qui a été approuvé par le Conseil du Trésor lors de la présentation du programme.

Élaboration du CGRR

Comprendre qui est concerné par l’élaboration du CGRR pour le programme audité (selon le guide du CGRR, les principales personnes concernées devraient être les gestionnaires, les experts en évaluation et les analystes du Conseil du Trésor).
Documenter la méthode d’élaboration des indicateurs de rendement pour le programme et évaluer la qualité de ces indicateurs pour mesurer l’efficacité du programme à partir des résultats obtenus (la qualité des indicateurs est liée à la fiabilité, la validité, la crédibilité, le rapport coût-efficacité du recouvrement et le fait que les indicateurs sont directement liés à l’extrant en question).
Déterminer si les indicateurs de rendement sont les mêmes pour toutes les régions.

Compilation des résultats aux fins de la comparaison avec les objectifs du CGRR

Obtenir une copie du modèle des modalités prévues dans les accords conclus avec les bénéficiaires du programme. Vérifier la concordance entre les résultats que les bénéficiaires doivent communiquer et les critères de mesure du rendement du CGRR. Tirer une conclusion quant à la cohérence.
Acquérir une compréhension de la façon dont les résultats communiqués par les bénéficiaires sont mesurés, compilés et analysés.
Déterminer si l’analyse comporte une comparaison entre les réalisations des différents bénéficiaires, dans le but de recenser les initiatives qui sont couronnées de succès et de mettre en commun les pratiques exemplaires.
Vérifier si les résultats communiqués au moyen du CGRR, l’architecture des activités de programme et le rapport ministériel sur le rendement concordent et si, par conséquent, ils sont transparents pour le Parlement.
Déterminer comment les « leçons tirées » sont consignées et intégrées aux décisions qui seront prises lors de l’élaboration de futurs programmes ou la restructuration de programmes existants.

Évaluation de programmes

Déterminer s’il existe un plan d’évaluation fondé sur l’évaluation des risques et sur les priorités ministérielles et gouvernementales dans l’ensemble.
Acquérir une compréhension des personnes chargées d’élaborer l’évaluation du programme (employés, experts-conseils).
Déterminer comment le ministère s’assure que les personnes chargées de l’évaluation sont compétentes, objectives et intègres.
Déterminer si le travail d’évaluation a nécessité des consultations ainsi que l’avis d’intervenants et de groupes d’examen par les pairs importants.
Déterminer si le travail d’évaluation a abouti à des constatations opportunes, pertinentes et crédibles, et à des conclusions dignes de confiance, fondées sur une collecte de données et des analyses pratiques, objectives et présentant un bon rapport coût-efficacité.
Déterminer si les rapports d’évaluation présentent les constatations, conclusions et recommandations clairement et objectivement.
Déterminer si l’évaluation porte sur la pertinence, la réussite et la rentabilité du programme. (voir la Politique sur l’évaluation)
Déterminer si l’évaluation du programme concorde avec les mesures du rendement énoncées dans le CGRR.

Cadre d’audit axé sur les risques (ou stratégie de mesure du rendement)

Conception du Cadre d’audit axé sur les risques

Obtenir une copie du Cadre d’audit axé sur les risques (CAAR) inclus dans la présentation au Conseil du Trésor.
S’assurer que le CAAR utilisé pour le programme concorde avec celui de la présentation au Conseil du Trésor.
S’assurer que le CAAR est complet (introduction, rôles, responsabilités et relations, profil du programme, évaluation des risques et stratégie d’atténuation des risques, surveillance du programme et audit des bénéficiaires, audit interne, stratégies de communication des résultats).
Acquérir une compréhension de la conception du CAAR et consigner en dossier les noms et qualités des personnes qui ont participé à son élaboration (p. ex. s’il s’agissait d’experts-conseils ou d’employés du ministère, et quel était le degré d’acceptation).
Si le CAAR porte sur un large éventail de programmes, déterminer comment on a défini les éléments du CAAR qui concernent le programme audité. S’assurer que les résultats sont conformes à ce qui a été approuvé par le Conseil du Trésor.
Obtenir une copie des principaux éléments pris en considération dans l’évaluation des risques pour ce programme et déterminer comment ces éléments sont appliqués au niveau des bénéficiaires.
Évaluer le caractère approprié des critères utilisés pour déterminer les éléments de risque du programme.
Consigner l’information recueillie sur les bénéficiaires retenus à des fins d’audit en raison de l’application du CAAR, pour chaque exercice compris dans l’étendue de l’audit.
Déterminer si on a tenu compte de la fréquence et de l’étendue des travaux et des capacités nécessaires à l’application du cadre d’audit (c.-à-d. si le ministère dispose des ressources nécessaires pour appliquer le plan).
Déterminer si le CAAR a été appliqué comme prévu.
Consigner la manière dont les responsables du programme analysent et utilisent les résultats des travaux provenant du CAAR (mise en commun des pratiques exemplaires, correction des faiblesses systémiques).

Surveillance des bénéficiaires

Acquérir une compréhension du cadre de contrôle du programme.
Décrire le processus de surveillance : Comment a-t-on déterminé ce qui doit être fait et quand cela doit l’être, pour chacun des bénéficiaires?
Déterminer si la surveillance est exercée de manière uniforme pour tous les bénéficiaires ou s’il y a divers niveaux de surveillance en fonction des risques et du caractère significatif.

Projet de travail n°2 — Examen des dossiers

Approbation des bénéficiaires

Déterminer si les procédures d’approbation font en sorte que les demandes acceptées s’inscrivent dans les objectifs énoncés dans le programme.
- Y a-t-il une copie de la demande en dossier?
- Y a-t-il, dans le dossier du bénéficiaire, des documents qui prouvent clairement que la demande satisfait aux critères d’admissibilité?
- Comment le projet satisfait-il aux critères d’admissibilité? Comment répond-il aux critères d’évaluation ou les dépasse-t-il? Comment est-il démontré qu’il est potentiellement avantageux pour le Canada dans une perspective sociale ou économique?
- Comment l’agent de projet sait-il que le montant accordé est approprié? Y a-t-il des lignes directrices à cet égard?
Vérifier si le dossier contient des documents indiquant clairement quelles sont les autres sources de financement du bénéficiaire (pour les montants supérieurs à 100 000 $, voire inférieurs selon la politique du programme).
Déterminer ce qui justifie un financement par le gouvernement et vérifier la présence de pièces justificatives correspondantes compte tenu de ce qui suit :
- présence d’éléments probants attestant que le projet ne pourrait fonctionner (ou fonctionner de la façon voulue) sans un financement du gouvernement;
- nécessité du financement pour accélérer les travaux ou pour toute autre raison s’inscrivant dans les objectifs du programme;
- objet du projet par rapport aux objectifs du programme.
Déterminer si les estimations concernant la planification du projet (calendrier et budgets) sont réalistes et de quels indicateurs l’agent dispose pour le savoir.
Déterminer si, dans le cadre du programme, le demandeur est tenu de mobiliser d’autres fonds en fournissant du financement, en argent ou en nature.
Dans le cas des contributions aux entreprises, déterminer s’il y a une relation directe et documentée entre les bénéfices et l’accroissement de la valeur pour l’entreprise et le versement d’une contribution. Dans l’affirmative, a-t-on utilisé le mécanisme des contributions remboursables afin de recouvrer la totalité des sommes investies par le gouvernement? Si l’aide financière est destinée à des entreprises à risque élevé ou à des projets spéculatifs, le gouvernement bénéficie-t-il des avantages financiers qui en découlent, proportionnellement au niveau de risque partagé?
Si le bénéficiaire a déjà reçu une contribution remboursable, vérifier si le remboursement de la contribution est à jour.
Déterminer si on a exigé une évaluation environnementale et si on a procédé à une telle évaluation.

Cumul de l’aide

Déterminer si, comme l’exige la Politique sur les paiements de transfert, le ministère obtient une déclaration écrite des bénéficiaires potentiels concernant les autres sources de financement de leur projet.
Vérifier si les fonds provenant d’autres sources sont visés par les dispositions sur le cumul de l’aide.

Surveillance des bénéficiaires

Vérifier si la fréquence des rapports sur l’information financière est conforme aux exigences prévues dans l’accord.
Déterminer quelles vérifications effectue l’agent de projet en ce qui concerne les rapports financiers et voir si ces vérifications sont consignées en dossier.
Vérifier si la fréquence des rapports sur l’information financière est conforme aux exigences prévues dans l’accord.
Déterminer quelles vérifications effectue l’agent de projet en ce qui concerne les rapports sur les indicateurs de rendement et voir si ces vérifications sont consignées en dossier.
Acquérir une compréhension de la méthode utilisée par l’agent de projet pour comparer les résultats réels au budget ou aux résultats escomptés.
Déterminer ce qui peut très mal tourner au niveau du projet.
Déterminer comment les gestionnaires peuvent savoir en temps voulu que les choses tournent mal, en vue d’adopter des mesures correctives.
Déterminer si les risques que les choses tournent mal sont suffisamment courants pour avoir une incidence sur le rendement du programme en général.
Déterminer comment les gestionnaires peuvent savoir si la surveillance du rendement du projet est fiable.
Déterminer si la fréquence et l’étendue de la vérification du projet ou des audits de la conformité aux accords sont suffisantes pour fournir des informations utiles sur le rendement continu du programme.
Déterminer si des mesures correctives sont prises rapidement lorsque des problèmes sont détectés au cours des audits de la conformité.

Coûts admissibles

Déterminer quels contrôles assurent que les coûts du projet sont admissibles en vertu des modalités des accords.
Déterminer si ces procédures sont suffisantes et si elles sont fondées sur le risque.
Prélever un échantillon composé d’un rapport financier périodique par bénéficiaire et examiner les types de dépenses en vue d’évaluer leur caractère raisonnable par rapport aux modalités des accords. Consigner en dossier les rapports examinés, en prévision d’une réexécution. Consigner tout élément relevé dans le cadre d’un examen ou d’un entretien avec les agents de projet qui ne semble pas économique (p. ex. louer au lieu d’acheter un ordinateur).

Dispositions sur la gestion de trésorerie

Vérifier si la date du dernier paiement tombe au cours de la période approuvée pour le projet.
Comparer la date du début du projet à la date de son approbation, pour s’assurer que les fonds n’ont pas été engagés avant l’approbation officielle du projet.
Déterminer quels mécanismes empêchent le versement des paiements avant que le besoin ne se manifeste (consulter la Politique sur les paiements de transfert pour voir les cas spéciaux).
S’assurer que les paiements versés sont conformes aux modalités acceptées par le bénéficiaire (en examinant un échantillon). Pour ce qui est des paiements et des dates, déterminer quelles pièces justificatives consulter (en l’absence de pièces justificatives dans le dossier, vérifier les chèques).
Vérifier si les modalités de paiement sont conformes aux exigences de la Politique sur les paiements de transfert :
- paiements anticipés;
- remboursements (suivi exercé);
- accumulation des soldes non dépensés.
S’assurer que les paiements versés l’ont été durant l’exercice au cours duquel les sommes ont été dépensées (examiner les opérations de clôture).
Dans le cas de versements multiples, déterminer comment les agents du programme s’assurent de l’admissibilité continue des bénéficiaires.

Articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques

S’assurer qu’un échantillon d’un paiement par dossier est établi conformément à l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (consigner les paiements choisis en prévision d’une réexécution). Plus particulièrement, pour ce qui est de l’article 34, déterminer comment les agents du programme obtiennent l’assurance que les modalités de l’accord de paiement de transfert ont été respectées (la personne responsable des approbations doit connaître le projet dans les faits et l’attestation doit être fondée sur une échelle de risques).
S’assurer que les paiements sont effectués en conformité avec l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
À l’aide du tableau de délégation des pouvoirs, vérifier si les niveaux de pouvoir sont conformes à la politique interne.
Déterminer si la séparation des tâches entre ceux qui examinent et approuvent les demandes et ceux qui approuvent les paiements est appropriée. Consigner les cas où la même personne approuve les demandes et les paiements, et où l’agent de projet approuve les paiements.

Contributions remboursables

Déterminer ce qui indique qu’une contribution est remboursable et comment une telle contribution est enregistrée dans le système financier.
Déterminer comment sont évalués les risques financiers du ministère et de l’entité.
Vérifier si les accords de contribution comprennent un calendrier de remboursement.
Déterminer comment on obtient l’assurance que les risques financiers et les bénéfices sont partagés de manière équitable.
Déterminer si les accords de financement prévoient le remboursement intégral et le partage des bénéfices ou des redevances, le cas échéant.
Déterminer comment les dispositions visant les remboursements tiennent compte des risques élevés associés à la contribution. Pour les programmes qui recouvrent une partie de leurs coûts, déterminer comment on tient compte du fait que les projets qui sont couronnés de succès servent à payer ceux qui ne réalisent aucun bénéfice.
Vérifier si des intérêts sont facturés en cas de retard dans les remboursements.

Conclusion sur les dossiers des bénéficiaires

Établir une conclusion quant à l’exhaustivité des dossiers des bénéficiaires en se fondant sur les travaux exécutés sur l’échantillon. Indiquer si les dossiers sont conservés adéquatement et si les documents requis sont organisés de manière appropriée.
Consigner la mesure dans laquelle le travail est fait en double en ce qui concerne la tenue des dossiers des bénéficiaires (par exemple au moyen de saisies d’écran du système de gestion de l’information sur les subventions et contributions).

Annexe 4 — Rapports du BVG sur les programmes de subventions et de contributions

Exercice	Chapitre
2011	1	Le Plan d’action économique du Canada
2011	3	Les paiements versés aux producteurs — Agriculture et Agroalimentaire Canada
2011	1	Les dépenses pour les sommets du G8 et du G20 de 2010
2011	2	Le Fonds d’infrastructure du G8
2011	4	Les programmes pour les Premières nations dans les réserves
2010	1	Le Plan d’action économique du Canada
2010	4	La gestion des conflits d’intérêts
2009	6	Certains accords de contribution — Ressources naturelles Canada
2008	1	Une étude sur les paiements de transfert fédéraux aux provinces et aux territoires
2006	6	La gestion des subventions et des contributions votées
2005	8	Autres observations de vérification — L’Agence canadienne de développement international
2005	5	Agence canadienne de développement international — Les vérifications de la conformité financière et la gestion des marchés et des contributions
2005	4	La reddition de comptes des fondations
2004	7	Le processus suivi pour répondre aux questions des parlementaires inscrites au Feuilleton
2004	8	Autres observations de vérification — Téléfilm Canada
2004	4	Agence canadienne d’inspection des aliments — La réglementation des végétaux à caractères nouveaux
2003	2	La reddition de comptes et l’éthique au gouvernement
2003	3	Le Programme de commandites
2003	10	Autres observations de vérification — Ressources naturelles Canada
2002	1	Repenser les rapports soumis par les Premières nations aux organismes fédéraux
2002	5	La gestion et le contrôle financiers au gouvernement fédéral
2002	6	Statistique Canada — La gestion de la qualité des statistiques sur la santé
2002	1	Soustraire des fonds publics au contrôle du Parlement
2002	8	Autres observations de vérification — Santé Canada et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
2001	4	Les subventions et les contributions votées — La gestion dans l’ensemble du gouvernement
2001	5	Les subventions et les contributions votées — La gestion des programmes
2001	6	Agence de promotion économique du Canada atlantique — Le développement économique
2001	9	Santé Canada — Une stratégie proactive de promotion de la santé
2000	2	Développement des ressources humaines Canada — La qualité du service au niveau local
2000	11	Développement des ressources humaines Canada — Les subventions et les contributions
2000	12	Les valeurs et l’éthique dans le secteur public fédéral
2000	13	L’évaluation des capacités de gestion financière des ministères
2000	14	Agence canadienne de développement international — La gestion des marchés et des accords de contribution
2000	15	Santé Canada — La santé des Premières nations : Suivi
2000	33	Suivi des recommandations formulées dans des rapports antérieurs — Les subventions et les contributions : certains programmes d’Industrie Canada et du ministère du Patrimoine canadien — 1998, chapitre 27

Annexe 5 — Références

Lois et règlements pertinents

Loi sur l’accès à l’information
Loi sur le vérificateur général
Loi canadienne sur l’évaluation environnementale
Loi sur les conflits d’intérêts
Loi constitutionnelle de 1982
Loi sur la gestion des finances publiques
Règlement concernant les marchés de l’État

Politiques du Conseil du Trésor

Politique sur les paiements de transfert (2000 et 2008)
Politique sur l’évaluation
Politique de communication du gouvernement du Canada
Politique sur la gestion de l’information
Politique sur la vérification interne

Autres publications gouvernementales

Directive sur les paiements de transfert (2008)
Lignes directrices sur la vérification de bénéficiaires aux termes de la Politique sur les paiements de transfert et de la Directive sur les paiements de transfert
Pour soutenir des évaluations efficaces : Guide d’élaboration de stratégies de mesure du rendement
Ligne directrice sur une stratégie de mesure du rendement aux termes de la Politique sur les paiements de transfert
Ligne directrice sur les normes de service
Norme comptable 3.2 du Conseil du Trésor — Paiements de transfert (Subventions et contributions)
Cadre de responsabilisation de gestion

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