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Cette section présente les politiques et procédures du Bureau relatives au traitement des plaintes et des allégations formulées par le personnel du BVG, des entités auditées ou de tierces parties, qui signalent que le Bureau ou son personnel ne s’est pas conformé aux normes professionnelles, notamment aux exigences applicables en matière d’éthique, aux exigences des textes légaux et réglementaires, ou à son propre système de gestion de la qualité.
Les employés du Bureau, les entités auditées, les tiers et les membres du public peuvent formuler une plainte ou une allégation s’ils estiment que le Bureau ne s’est pas conformé aux normes professionnelles, notamment aux exigences applicables en matière d’éthique, aux exigences des textes légaux ou réglementaires, ou au système de gestion de la qualité du Bureau. Cependant, les employés du Bureau devraient en premier lieu recourir au mécanisme de résolution des divergences d’opinions. (Voir la section BVG Audit 3082 pour des directives sur la résolution des divergences d’opinions.) [nov.-2011]
Les plaintes et les allégations seront reçues par le vérificateur général ou le président du Comité d’audit du BVG. Les employés des Services juridiques prêteront leur concours à l’un ou à l’autre pour ce qui est de l’examen des plaintes ou des allégations, lorsqu’il sera approprié de le faire. Dans certains cas, ils pourraient mener l’enquête si, par exemple, la plainte ou l’allégation concerne des litiges possibles ou des poursuites. [sept.-2014]
Il n’y aura pas de représailles exercées par le Bureau, ses employés ou son Conseil de direction contre un employé du Bureau, une entité auditée ou un tiers qui aurait formulé de bonne foi une plainte selon laquelle le Bureau ne se conformerait pas aux normes professionnelles, aux exigences en matière d’éthique, aux exigences des textes légaux ou réglementaires, ou à son système de gestion de la qualité. [nov.-2011]
La confidentialité sera préservée tout au long de l’enquête dans la mesure du possible, et le Bureau tiendra compte des circonstances particulières et de toutes les obligations légales. Par conséquent, seules les personnes qui doivent en être informées sauront qu’une enquête est en cours. Tous les rapports et les documents relatifs aux plaintes ou aux allégations seront réservés aux personnes chargées de l’enquête, aux Services juridiques et aux membres du Conseil de direction. [nov.-2011]
Si l’enquête permet de constater l’existence de déficiences dans la conception des politiques et procédures de gestion de la qualité du Bureau, ou l’existence de cas de non-respect du système de gestion de la qualité du Bureau par une ou plusieurs personnes, le Bureau doit prendre des mesures appropriées, notamment les suivantes :
Lorsque l’enquête confirme des cas de manquement aux règles de déontologie pertinentes, ils doivent être communiqués aux responsables de mission qui ont travaillé directement avec la personne en cause et qui se sont fiés au travail de celle-ci. [juin-2021]
Au moins une fois par trimestre, ou à n’importe quel moment où cela est jugé nécessaire, un rapport sommaire sur chaque plainte ou allégation formulée pendant le trimestre et sur les plaintes ou allégations non réglées doit être présenté au Conseil de direction. Ce rapport doit comprendre :
À la fin du processus, le plaignant recevra une réponse l’informant que sa plainte ou son allégation est accueillie favorablement ou rejetée. En cas d’accueil favorable, la réponse mentionnera les mesures qui ont été prises. [nov.-2011]
Une plainte ou une allégation soumise en vertu de la présente politique doit être liée au défaut du Bureau d’effectuer un audit de performance, un audit d’états financiers ou un examen spécial conformément aux normes professionnelles et aux dispositions réglementaires et légales, y compris aux exigences applicables en matière d’éthique, et au non-respect du système de gestion de la qualité du Bureau. La plainte ou l’allégation doit être présentée de bonne foi.
Il est important de noter que ce processus est conçu pour traiter uniquement les défauts décrits précédemment. Il ne doit pas être utilisé pour contester et remettre en question les résultats et les constatations de l’audit, pas plus que les décisions professionnelles qui les sous-tendent.
Les employés, les entités auditées, les tiers et les membres du public peuvent présenter une plainte ou soulever une allégation par courrier ou par courriel, à l’adresse suivante :
Bureau du vérificateur général du Canada
240, rue Sparks
Ottawa (Ontario) K1A 0G6
À l’attention du : responsable des plaintes et des allégations
complaints-plaintes@oag-bvg.gc.ca
L’employé devrait fournir les renseignements suivants :
L’entité auditée, le tiers ou le membre du public devrait fournir les renseignements suivants :
Les entités auditées, les tiers et les membres du public trouveront sur le site Web du BVG de l’information sur la manière de formuler une plainte.
Le Bureau acceptera les plaintes et les allégations formulées anonymement, mais il faut savoir qu’il sera généralement plus difficile de faire enquête sur celles-ci et que le Bureau ne pourra répondre et communiquer les mesures prises.
Toutes les parties ont des droits et des responsabilités à ne pas négliger tout au long du processus de traitement d’une plainte ou d’une allégation, dont :
Si une plainte ou une allégation touche un litige possible ou une poursuite, le vérificateur général ou le président du Comité d’audit du BVG pourrait décider à tout moment de suivre une procédure différente pour faire enquête et traiter la plainte ou l’allégation.